Spesifikasjoner, krav og kriterier

Spesifikasjoner beskriver hvilket overordnet behov og behovselementer som skal dekkes, hvilke resultater som skal leveres og hvordan leveransen skal følges opp i hele kontraktens levetid.

Publisert: 29. aug 2018, Sist endret: 12. nov 2018

Spesifikasjoner som behovselementer

Spesifikasjonen er måten behovene beskrives på. Det vil som regel være ulike behovselementer i en og samme anskaffelse:

  • Behov for en viss kapasitet
  • Behov for en viss tilgjengelighet
  • Behov for å tilfredsstille en viss kvalitet
  • Behov for en viss miljøegenskap osv.

Alle disse behovselementene vil til sammen dekke behovet i anskaffelsen.

Statusen til behovselementet kan være enten krav, tildelingskriterier eller kontraktsvilkår. Strategisk viktighet, konkurransesituasjon, markedets modenhet mm vil være avgjørende for hvilken status du gir behovselementet.

Gode spesifikasjoner:

  • Øker sannsynligheten for at leveransen dekker behovet
  • Åpner for kostnadseffektive løsninger
  • Stimulerer til innovasjon
  • Gir grunnlag for effektive garantier
  • Gir riktig risikofordeling mellom oppdragsgiver og leverandør

Åpne spesifikasjoner

Hovedregelen er at du skal spesifisere åpent ved å beskrive behovet og krav til ytelsen og ikke ved detaljerte beskrivelser av konkrete løsninger.

Åpne spesifikasjoner legger til rette for å få den beste løsningen fordi åpne spesifikasjoner inviterer til flere løsningsalternativer, løsninger du ikke kjenner til og også helt nye innovative løsninger som vil dekke behovet ditt på en bedre måte.

En spesifikasjon kan bestå av:

  • Krav som skal være oppfylt for å dekke behovet/behovselementet (kravspesifikasjon)
  • Tildelingskriterier (behovselementer som gir merverdi)
  • Kontraktsvilkår (behovselementer som skal oppfylles i kontraktsgjennomføringen)

Krav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår må sees i sammenheng og brukes der det egner seg best ut fra behovsoppnåelse, konkurransesituasjon og kostnader.

Krav til spesifikasjoner

Spesifikasjonene skal være relevante og proporsjonale og være knyttet til det anskaffelsen gjelder.

Bør jeg stille krav, bruke tildelingskriterier eller kontraktsvilkår? 

Behovselement som krav

Spesifikasjonskrav er krav og grensesnitt (for eksempel hvilke standarder som skal oppfylles og hvilke fysiske rammer en løsning skal fungere innenfor) og krav til ytelsen. Leverandørene skal tilby ytelser som oppfyller kravene. De tilbud som oppfyller kravene vil bli vurdert på tildelingskriteriene.

Det er viktig at du ikke unødvendig begrenser konkurransen ved å angi krav som hindrer leverandøren i å gi inn sitt beste tilbud.

Dersom det stilles for mange, strenge eller unødvendige krav, kan du risikere å få inn tilbud som er dyrere fordi leverandøren må ta høyde for tilpasninger til dine krav. Du kan også risikere at leverandøren ikke ønsker å delta i konkurransen. 

Du kan også ende opp med å få tilbud på «gårsdagens løsning». Dette er særlig relevant der du bruker en tidligere kravspesifikasjon uten kritisk å tenke over om kravene fremdeles er relevante.

Ulike fagmiljøer vil spille inn ulike behovselementer som krav til spesifikasjonen. Du bør alltid stille kontrollspørsmål og vurdere om kravene er nødvendige for å få dekket behovet. Kravene kan være "gamle", ved at de ikke tar høyde for teknologisk utvikling og nye metoder.

Du bør stille spørsmål om hvorfor kravet fagmiljøene fremmer er viktig. Bruk gjerne den interaktive metodikken 5xhvorfor - dvs still spørsmålet "hvorfor" fem ganger til det presenterte kravet. Slik kan du få avdekket om kravet er relevant å stille. Den som mener at kravet er viktig, kan komme til den erkjennelse at kravet ikke er påkrevet for å oppnå formålet med anskaffelsen.

Det kan stilles krav til miljøegenskaper ved ytelsen, som for eksempel krav om null-utslipps kjøretøy, krav om maksimum energibruk eller at visse kjemikalier ikke skal brukes i produksjonsprosessen.

Det er også mulig å kreve at ytelsen skal være miljømerket som en miljøegenskap. Også et slikt krav er begrensende for hvilke ytelser leverandøren kan tilby og kan føre til at behovet ikke blir dekket.

Behovselement som tildelingskriterium

Dersom din virksomhet ønsker å legge vekt på kvalitet ut over det som er beskrevet i kravene, angis dette i konkurransegrunnlaget som tildelingskriterier.

Bruk av tildelingskriterium kan være hensiktsmessig der det gir merverdi ved at behovselementet støtter opp om formålet med anskaffelsen og gir bedre behovsdekning. Eksempler på dette kan være kortere leveringstid, kortere responstid, bedre funksjonalitet, lavere utslipp eller energibruk.

Leverandørene konkurrerer om å være best på tildelingskriteriet. Vekten på tildelingskriteriet skal gjenspeile den merverdi ytelsen gir. Hva som skal vektlegges som tildelingskriterier vil som regel være strategiske vurderinger. Konkurransestrategien for den enkelte anskaffelse bør ha vurderinger om hvilke behovselementer som bør være krav og hva som bør være tildelingskriterier, alternativt kan det finnes overordnede føringer i styrende dokumenter.

Husk på at ethvert tildelingskriterium skal ha en merverdi for behovsoppfyllelsen og at det har en kostnad. Det er budsjettansvarlig som skal godkjenne konkurransestrategien herunder tildelingskriteriene.

Der det ikke er nok leverandører som vil kunne levere tilbud fordi de ikke kan oppfylle et konkret krav, kan bruk av tildelingskriterier være hensiktsmessig for å få oppfylt behovet best mulig. Det tilbudet som best oppfyller kriteriet vil da få maksimum poeng. Jo viktigere kriteriet er for behovsoppfyllelse, jo høyere bør det vektes, ellers kan det bli «trumfet» av en lav pris.

Kombinasjon av krav og tildelingskriterium på samme behovselement

Dersom det gir merverdi for virksomheten å vektlegge behovselementet utover det som er stilt som krav, kan et tildelingskriterium være egnet i tillegg til kravet.  Det tilbudet som oppfyller det stilte tildelingskriteriumet best, vil skåre høyest på tildelingskriteriet. Dette må komme tydelig fram i anskaffelsesdokumentene. 

For eksempel kan du stille krav om at et kjøretøy maksimum skal ha et CO2-utslipp på 130 gram CO2 per kilometer, samtidig som du gir poeng til de tilbudene som tilbyr kjøretøy med et utslipp som er lavere enn 130 gram CO2 per kilometer.

Dersom markedet er umodent, eller du vet at svært få leverandører kan oppfylle et krav, kan det være strategisk lurt å senke kravet og bruke tildelingskriterier i kombinasjon med krav. Da begrenser du ikke konkurransen unødig samtidig som du premierer det/de tilbud som tilbyr noe utover kravet.

Behovselement som kontraktsvilkår

Kontraktsvilkår er egnet til å regulere gjennomføringen av leveransen og risikofordelingen. Kontraktsvilkår er ikke gjenstand for evaluering i motsetning til tildelingskriterier. Leverandøren behøver ikke oppfylle kontraktsvilkårene for å kunne levere inn tilbud, leverandøren forplikter seg bare på å gjennomføre kontrakten på den måten som kontraktsvilkåret regulerer.

Noen kontraktsvilkår kan være enkle å gjennomføre, mens andre kontrakts kanvilkår innebære en forpliktelse til endring i løpet av kontraktsperioden. Det kan være endringer i omfang eller lengde.

Det kan for eksempel være forpliktelser til å ha visse systemer eller kvalitetssikringsrutiner på plass, at alle sjåfører har tatt kurs i «økonomisk kjøring» innen en viss frist eller at leverandøren skal tilby en høyere andel økologiske produkter på avtalen over tid.

Det kan også være klausuler for å ta høyde for ny teknologi i løpet av kontraktsperioden, for eksempel å stille krav om at alle kjøretøyene skal byttes ut til mer miljøvennlig teknologi eller at IKT utstyr som leveres på avtalen til enhver tid skal være siste modell.

Slike endringsklausuler er som regel kun egnet ved kontrakter av en viss varighet som for eksempel rammeavtaler. Det er en forutsetning at leverandøren rekker å gjennomføre endringen slik at den får betydning for denne leveransen. Hvis det først får betydning for neste konkurranse, vil det være et ulovlig kontraktsvilkår.

Hvis markedet er umodent kan kontraktsvilkår være egnet for å få til en endring i kontraktsperioden. For eksempel dersom et krav om at avfallsbilene skal oppfylle en viss teknologi vil medføre at ingen eller et fåtall levererandører kan oppfylle kravet, kan du i stedet stille et kontraktskrav om at bilene skal skiftes ut til mer miljøvennlig teknologi i løpet av kontraktsperioden.

Klima- og miljøspesifikasjoner

Virksomheten plikter å legge vekt på å minimere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger ved sine anskaffelser, jf FOA § 7-9.

Omfanget av klima- og miljøbelastning har betydning for om det er relevant og stille krav og hvilke miljøkrav som bør stilles i anskaffelsen.

I flere Europeiske land og også i EU er det laget forslag til ulike miljøkrav og -kriterier.

Ivaretagelse av grunnleggende menneskerettigheter

Virksomheten plikter å ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter i sine anskaffelser der det er risiko for brudd på slike rettigheter.

Ivaretagelse av menneskerettigheter kan ikke stilles som kravspesifikasjon, men kan ivaretas som kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår.

Ved anskaffelser der det er lav risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, og/eller forholdsmessighetsvurderingen ikke tilsier at det skal stilles krav, kan produktets strategiske viktighet tale for at det likevel er proporsjonalt å stille etiske krav.

Følgende kan vurderes:

  • Vil produktet bære virksomhetens logo?
  • Vil produktet komme i direkte kontakt med offentligheten (for eksempel mat til barnehage/skole, skole-pc, sykehus- og sykehjemstekstiler)? 

Universell utforming

 

Det er plikt til å ta hensyn til universell utforming for ytelser som skal brukes av personer, enten allmennheten eller ansatte hos oppdragsgiver, med mindre unntak kan begrunnes særskilt. Dette får betydning for hvilke spesifikasjoner skal kan og skal stilles.

Råd ved utformingen av spesifikasjoner

  • Ta med formålet med anskaffelsen i anskaffelsesdokumentene - det vil være nyttig for leverandørens forståelse av behovet. Det vil også være nyttig for virksomhetens egen felles forståelse av hva som skal oppnås med denne anskaffelsen og hvilke krav dere kan og bør stille.

  • Hvorfor har dere et behov? For eksempel på grunn av ny lovgivning, pålegg, organisasjonsendring, mål om effektivisering eller mål om bedre kvalitet?

  • Beskriv strategiske føringer nedfelt i styrende dokumenter som tildelingsbrev, anskaffelsesstrategier, med mer.

  • Hvilke konkrete resultater dere ønsker å oppnå med anskaffelsen. Det er viktig for leverandørens forståelse av leveransen, og for at dere kan måle om dere får riktig kvalitet under leveringen.

  • Dersom en av målsettingene er å fremme innovasjon, bør dette formålet komme klart frem i konkurransegrunnlaget.

  • Bruk åpne spesifikasjoner som ytelses- og funksjonskrav fordi det legger til rette for at leverandørene kan levere inn sine beste tilbud uten å være bundet av unødvendige og fordyrende krav. Det kan også bidra til løsningsforslag du ikke kjenner til og også innovative løsningsforslag.

  • Kombiner åpne spesifikasjoner med krav som må overholdes, for eksempel lovkrav, miljøkrav eller henvisning til standarder.

  • Grensesnitt til andre løsninger/ytelser. Hva skal anskaffelsen passe sammen med?

  • Vurder forholdet mellom krav og tildelingskriterier. Hva må absolutt oppfylles i tilbudet, og hva vil bidra til bedre behovsoppfyllelse?

  • Gå i dialog med leverandørene under planleggingen. Det vil gi viktig tilbakemelding på hva som er for strenge, unødvendige eller fordyrende krav. Det vil også gi viktig informasjon om hvordan leverandørene kan dokumentere krav og kriterier.

  • Vurder om spesifikasjonen bidrar til å oppfylle behovet. Det er din oppgave som innkjøper å verifisere de spesifikasjonene som fagpersoner og interessenter foreslår.

  • Bruk god tid på spesifikasjonene - den er førende for hva du faktisk får tilbud om.

  • Bruk gjerne interaktiv metodikken: 5 x hvorfor - still spørsmålet "hvorfor" til det presenterte behovet gjentatte ganger. Ved å begrunne hvorfor spesifikasjonen er viktig, får man hjelp til å avgrense spesifikasjonen på riktig nivå.

  • Hvis du underspesifiserer (angir for dårlig/upresist hva ditt behov er), vil det kunne resultere i økte kostnader, avlysning av konkurransen, endringsordre, tilleggsanskaffelse, økte driftskostnader med videre.

  • Hvis du overspesifiserer (tar med for mange krav), vil det også kunne resultere i økte kostnader, da du betaler for noe du egentlig ikke har behov for, såkalte "kjekt-å-ha-løsninger", eller du begrenser leverandørens muligheter til å tilby den løsningen som best passer til behovet ditt.

  • Der du bruker kontraktsvilkår for å få til en endring under gjennomføringen av kontrakten, kan det være lurt å sette en frist for at endringen skal være gjennomført.

​ 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*