Vekting og bruk av poengskala

Overordnet veiledning om krav til vekting og bruk av poengskalaer.

Publisert: 28. aug 2018, Sist endret: 06. nov 2018

Prioritering og vekting

For anskaffelser under 1,3 mill kr. eksl. mva. er det ingen særskilte krav til priotering eller vekting annet enn det som følger av de grunnleggende prinsipper, jf anskaffelsesloven § 4.

For anskaffelser som følger reglene i FOA Del II (under EØS-terskelverdiene) er det krav om at tildelingskriteriene skal angis i prioritert rekkefolge, jf FOA § 8-11(1).

For anskaffelser etter FOA Del III (over EØS-terskelverdiene) er det krav om at oppdragsgiver skal angi den relative vektingen som gis hvert av tildelingskriteriene, jf FOA § 18-1(6). Vekting kan kun unnlates i tilfeller hvor "det av objektive grunner ikke er mulig å vekte tildelingskriteriene". I så fall skal de oppgis i prioritert rekkefølge.

Vektingen for del-III anskaffelser kan angis innenfor et område med et passende maksimalt utslag. Du kan altså istedet for å fastsette en spesifikk vekt angi at tildelingskriteriet kvalitet skal vektes med for eksempel 40 til 45 %. Kravet til at det maksimale utslaget skal være passende innebærer at det ikke må være for stort av hensyn til forutberegneligheten for leverandørene. Nærings- og fiskeridepartementet sier i sin veiledning at et utslag vanskelig kan tenkes å overstige +/- 10 %. Et tildelingskriterium vil da kunne oppgis med en vekting på 30 % med +/- 10 % maksimalt utslag, noe som innebærer at kriteriet kan vektes fra 20-40 %.

For å bidra til forutberegnlighet anbefales at oppdragsgiver - uansett størrelsen på anskaffelsen i forhold til terskelverdiene - på forhånd (før kunngjøring) har definert tildelingskriterier med vekting.

Det er viktig at det som er opplyst i konkurransegrunnlaget vedrørende vekting blir overholdt i den konkrete evaluering av tilbudene. Dette har bl.a. som konsekvens at man ikke bør tildele poeng etter en rangordning av tilbudene, men vurdere poengene ift. de fastsatte vurderingskriteriene. For de kvalitative kriteriene bør man da til poengskalaen ha laget en separat vurdering av hvor mange poeng hvert tilbud skal ha for oppfyllelsen av kriteriet. 

For ytterligere informasjon om krav til vekting av tildelingskriterier vises det til veiledningen på høyre side.

Poengfastsetting og bruk av poengskalaer

Når du bruker evalueringsmodeller hvor vurdering av pris, kostnads- og kvalitetskriteriene regnes om til poeng, må alle kriteriene som brukes kunne sammenfattes i en sammenlignbar tabell ut fra en poengskala.

En viktig forutsetning for bruk av slike tabeller er at poengberegningen må være objektiv og etterprøvbar slik at det sikres at relevante forskjeller mellom tilbudene gjenspeiles i de poengene tilbudene gis. Oppdragsgiver må gi beste tilbud maksimalt oppnåelig poeng, vurderer de relevante forskjellene til øvrige tilbud og setter en poengscore i forhold dette for hvert enkelt kriterium. For kvalitative kriterier kan dette være en ren skjønnsmessig vurdering, mens det for kvantitative kriterier benyttes matematiske formler.

Når tildelingskriterier skal måles i forhold til det beste tilbudet (relativ vurdering), er utfordringen at tilbud nummer to, tre etc. innenfor hvert tildelingskriterium må gis en score som på riktig vis reflekterer avstanden til beste tilbud. Dersom du derimot vurderer tildelingskriteriene i forhold til en referanseramme/ kvalitetsstandard, vil utfordringen være å finne den objektive standarden du vil måle mot. 

Har du definert et minimumsnivå for kvalitet, må dette være beskrevet i konkurransegrunnlaget. Mimimumsnivået fastsettes i  kravspesifikasjonen som ”skal-krav”, ”obligatoriske-krav” eller ”må-krav”.

Dette innebærer at bare de tilbud som tilfredsstiller alle minstekravene blir ansett for å være et tilbud på det som oppdragsgiver etterspør. Øvrige tilbud skal avvises som vesentlig avvikende fra kravspesifikasjonen.

Tilbud som kun oppfyller minstekravene får ikke noen uttelling ved vurderingen av kvalitet. Poenggivningen starter når tilbudene inneholder mer-kvalitet utover minstekravene. Hvis du gjør det motsatte, og opererer med en poengskala som også gir uttelling for kvalitet under minstekravene, har du i realiteten innsnevret poengskalaen, og dermed forskjøvet den oppgitte vekten av kvalitet. 

For kvalitetskriterier må poengskalaen som benyttes være dekkende for den kvalitet man forventer i tilbudene. Poengskalaen må også avspeile den forventede spredning i kvaliteten mellom tilbudene på samme måte som de forventede tilbudspriser skal kunne rommes innenfor samme poengskala.

Særlig hvor du i kunngjøringen informerer om evalueringsmodellen som skal brukes, bør beløpet for maksimumpoeng for pris settes til laveste forventede pris eller et beløp litt lavere enn det. Tilsvarende bør beløpet for minimumpoeng settes slik at det svarer til den høyest forventede pris eller et beløp litt høyere enn det. Ved å sette beløpene for minimum- og maksimumpoeng litt utenfor det forventede sikres at modellen også kan anvendes ved tilbud som har lavere eller høyere priser enn forventet. 

For at poengskalaen skal dekke hele spekteret i forventede tilbud, må den heller ikke kunne romme kvalitet eller beløp som det er usannsynlig at tilbudene vil inneholde eller kvalitet eller beløp som er mye høyere/ lavere enn det forventede. Hvis en skala går langt ut over det forventede, vil du kunne ende opp med at kun en liten del av skalaen blir anvendt dersom tilbudene er som forventet. Det vil kunne innebære at modellen ikke er egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbud. 

Det er også viktig at du bruker samme poengskala og karaktersystem konsekvent for alle tildelingskriteriene i samme konkurranse. Ellers kan resultatet bli at det enkelte tildelingskriterium i realiteten får en annen vekt enn det som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. 

For å sikre at de kvalitative tildelingskriterier sikres lik vekt som øvrige kriterier, er det godtatt at man etter karakterfastsettingen av tilbudene til et eller flere kvalitative kriterier oppjusterer poengsummene slik at beste tilbud under hvert tildelingskriterium får maksimal poengsum. Det er da viktig at øvrige tilbud oppjusteres forholdsmessig. 

Bruk av poengskalaer reiser også spørsmål om hva slag skala som kan brukes og om det er noen begrensninger ift. dette. Ved å bruke en for liten skala kan det gi store utslag ved evalueringen ved at trappetrinnene mellom poengene bli for store og oppdragsgiver risikerer at til dels store forskjeller i tilbudene får samme poengscore.

Motsatt kan det med en for stor skala bli en utfordring ved at det blir for liten forskjell i poeng ved at mange tilbud vil bli bedømt til å være i en ende av skalaen. En skala fra 1 til 6 eller 1 til 10 poeng vil normalt gi en spredning i vurderingen av tilbudene som ivaretar relevante forskjeller mellom tilbudene samtidig som hele skalaen blir brukt.

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*