Anskaffelsens formål

Hvordan bekskrive formålet med anskaffelsen slik at dere tydeliggjør hvilke resultater og effekter dere ønsker å oppnå. Formålet vil legge føringer for hvilke behov som anskaffelsen bør ivareta.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 13. des 2018

Formålsbeskrivelsen vil følge anskaffelsen som en "tolkningsramme " gjennom hele anskaffelsesprosessen.

Footer inn her

Når du konkretiserer formålet med anskaffelsen, beskriver du den effekt eller tilstand som helt eller delvis ønskes oppnådd gjennom anskaffelsen. I sin enkleste form er formålet et direkte "svar" på utfordringen.    

Bruk god tid på å sikre at de involverte har en omforent forståelse av formålet. Dette vil begrense eventuelle uoverensstemmelser senere i prosessen. Hvis du sliter med formuleringen er det ofte en indikasjon på et utydelig formål.

Beskrivelsen av formålet er viktig som

  • En intern forankring av den felles forståelsen av hva virksomheten vil oppnå med denne anskaffelsen.
  • Referansegrunnlag når spesifikasjon, tildelingskriterier og kontraktskrav formuleres.
  • Sentral informasjon til leverandørenes forståelse av hva som er viktig for dere. Informasjonen vil ha betydning for hva slags ytelser de tilbyr i sine tilbud.
  • Vurderingstema under evaueringen mht i hvilken grad de ulike tilbudene bidrar til ønsket effekt.
  • Beskrivelse av hva som skal anskaffes i protokoll for anskaffelser både under og over 1,3 mill. kroner.
  • Referansegrunnlag i dialogen etter kontraktsinngåelse og mellom din virksomhet og valgte leverandør i utviklingsanskaffelser.
  • Vurdering av om du får kontraktsmessig leveranse; om leveransen bidrar til at virksomheten oppnår det formål som er angitt.

Eksempel: Leie av lokaler

Utfordringen i et leieforhold kan være at lokalene er ikke lenger er helt optimale fordi utøvelsen av tjenesteproduksjonen har endret karakter. Dere har en leiekontrakt som nå løper ut, med mindre dere forlenger kontrakten i henhold til en opsjon dere har. Dersom dere forlenger kontrakten, vil dere fremdeles ha lokaler som ikke er helt optimale.  

Formålet med en ny anskaffelse kan her være:

  • Formålet er å anskaffe kontorlokaler som egner seg bedre til å utføre den tjenesteproduksjonen virksomheten har ansvar for. Hvordan tjenesten utføres må beskrives nærmere.

Ønsket resultatet vil kunne være: 

  • Effektiv tjenesteproduksjon, raskere saksbehandling, mere fornøyde brukere og godt inneklima.

Det vil ofte også være strategiske føringer som må innarbeides. Dersom virksomheten for eksempel har "Bærekraft" som en del av sin visjon vil det kunne resultere i et formål:

  • Formålet er å anskaffe kontorlokaler som oppfyller kravene til passivhus og som egner seg til å oppfylle tjenesteproduksjonen virksomheten har ansvaret for innen xx. xx 20xx. 

Formålsbeskrivelsen blir derfor summen av svaret på utfordringen pluss strategiske føringer.

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*