Svare på spørsmål fra leverandører

Du bør ha rutiner for å svare på spørsmål fra leverandører om konkurransen. Svar skriftlig, og publiser alle svar til alle leverandører.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 06. nov 2018

Skriftlige svar gir bedre likebehandling

Gi alle interesserte leverandører den samme informasjonen fra samme tidspunkt. Det er nødvendig for å oppfylle kravet til likebehandling i anskaffelseslovens § 4.

Dette tilsier at all kommunikasjon rundt forhold ved konkurransen skjer skriftlig. Du bør derfor avvise telefonhenvendelser og be om at spørsmål blir sendt skriftlig. 

For de som benytter et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) vil all dialog mellom leverandørene og oppdragsgiver foregå i KGV-verktøyet. Det er en enkel måte å holde alle leverandører oppdatert og sikrer sporbarhet på all dialog mellom partene.

Informer om spørsmål og svar i konkurransegrunnlaget

Oppdragsgiver bør i konkurransegrunnlaget angi hvordan kommunikasjonen mellom oppdragsgiver og leverandør skal foregå:

  • om spørsmål og svar skal formidles i KGV-verktøyet
  • der anskaffelsen ikke er kunngjort anbefales at man angir en adresse for mottak av spørsmål
  • sett en frist for når spørsmål senest må være mottatt hos oppdragsgiver

Spørsmål og svarene på spørsmålene formidles via Doffin/TED- databasen, eventuelt via et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).  Gjengi spørsmålet i anonymisert form sammen med svaret i et eget dokument som du laster opp på Doffin, eventuelt KGV verktøyet. Alle leverandører som har registrert sin interesse på Doffin vil da automatisk bli varslet om at svaret et publisert. Fordelen med å legge ut dokumentsjon er sporbarhet og at alle potensielle leverandører får tilgang samtidig til informasjon.

Frist for å besvare spørsmål

Dersom du får spørsmål fra leverandørene i anskaffelser som er over EØS-terskelverdien (del III),  skal du besvare disse senest 6 dager før tilbudsfristens utløp, jf § 14-2. Dette er fordi leverandørene skal få tid til å sette seg inn i endringene/suppleringene/rettelsene og kunne ta hensyn til det i sine tilbud. Du plikter å forlenge tilbudsfristen forholdsmessig dersom svarene kommer såpass nær tilbudsfristen at leverandørene trenger mer tid for å sette seg inn i de nye opplysningene eller du gir svarene senere enn 6 dagers fristen, jf foa § 20-1 (2). 

Det er ikke regulert frister for anskaffelser under EØS-terskelverdien, dvs i (del II i anskaffelsesforskriften. Du plikter imidlertid å overholde de grunnleggende prinsipper slik at det kan være lurt å praktisere de samme reglene her.

Frist for leverandørene å be om supplerende opplysninger

Det anbefales å sette en siste frist for å inngi spørsmål. Denne fristen bør være i tilstrekkelig tid forutfor tilbudsfristen, slik at du rekker å gi tilbakemelding i tide slik at leverandøren kan tilpasse sine tilbud til svarene.  Da fristen for å besvare spørsmål etter del III er 6 dager før tilbudsfristen, bør fristen for spørsmål være i god tid forutfor denne fristen, slik at du får tid til å formulere svarene. Hvor lang tid i forkant du kan sette en slik frist, vil bero på en anskaffelsesfaglig vurdering og avhenger bla av hvor lang tilbudsfrist dere har satt, hvor omfattende konkurransegrunnlaget er, når tilbudsfristen er (feks rett etter sommerferier og høytidsdager).

Dersom du setter en frist for å stille spørsmål, er du imidlertid ikke avskåret fra å svare på spørsmål som kommer etter denne fristen. Du må vurdere om det er anskaffelsesfaglige hensyn som tilsier at du likevel bør besvare spørsmålene. Det kan foreksempel være spørsmål som presiserer eller klargjør konkurransegrunnlaget slik at mulighetene for å få inn tilbud som dekker behovet ditt er større.   Sjansen er imidlertid større for at du må forlenge tilbudsfristen der svarene publiseres kort tid før tilbudsfristens utløp.

Spørsmål og svar basert på EHF og via PEPPOL edelivery

EHF spørsmål og svar utvikles av Difi.  Formatet dekker prosesser i konkurransegjennomføringsfasen og i kontraktsoppfølgingsfasen.  Her finner du informasjon om prosessenDen tekniske veilederen vil du finne her.

 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*