Evaluere tilbud

Evaluering av tilbudene består i å rangere tilbudene i forhold til hverandre basert på hvert tildelingskriterium for å finne frem til en vinner.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 28. jun 2019

Når de ikke kvalifiserte leverandørene er valgt bort, kan du begynne å vurdere tilbudene. Det første du ser på er om tilbudet oppfyller de spesifikasjoner, dvs krav du har satt til egenskapene ved ytelsen. Dersom tilbudet ikke oppfyller disse kravene, skal du avvise tilbudet.

Det neste du så gjør er å ta tilbud for tilbud og rangere dem i forhold til de andre tilbudene på hvert tildelingskriterium du på forhånd har satt for konkurransen. Her er det ikke en "enten-eller-vurdering", men en rangering fra topp til bunn av tilbudene basert på hvordan de skårer på hvert tildelingskriterium og den vekt du har gitt kriteriet. 

For å gjennomføre en god evaluering som gjør at du finner fram til det beste tilbudet, er du avhengig av å ha satt riktige og presise tildelingskriterier, organisert evalueringsprosessen på en best mulig måte og valgt den beste evalueringsmodellen. Før endelig evaluering av tilbud gjennomføres, må eventuell avklaring av tilbudene gjøres og eventuelle forhandlinger må være sluttført.

Avklaring av tilbudene

Du kan be leverandørene supplere, ettersende, avklare eller utfylle mottatte opplysninger innen kort tilleggsfrist, dersom tilbudet eller dokumentasjonen synes å innehold feil eller uklarheter eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler. En slik supplering, ettersending mm skal ikke medføre at tilbudet forbedres. Dette er helt konkret regulert i forskriftens  § 23-5 for anskaffelser over EØS-terskelverdien, men vil tilsvarende gjelde for de mindre beløpsmessige anskaffelser enten de er regulert av del I eller del II i forskriften.

Forhandlinger

Der det er hjemmel til å forhandle, skal de foregå slik det er angitt i konkurransegrunnlaget. 

Inngå kontrakt uten å forhandle
Der du har forbeholdt det retten til å inngå kontrakt uten å forhandle i anskaffelsesdokumentene, kan du inngå kontrakt direkte. Dette vil som regel kun unntaksvis være tilfelle, da leverandørene typisk vil legge inn en forhandligsmonn i konkurranser med forhandling.

Gjennomføring av forhandlinger
Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene, men det er ikke anledning til å forhandle om tildelingskriteriene og absolutte krav. Grunnen til dette er kravet til forutberegnelighet. Det kan være leverandører som har valgt å ikke delta i konkurransen da de ikke kunne oppfylle de absolutte krav du har satt eller som ser at de ikke vil kunne vinne frem i konkurransen med de tildelingskriterier som var angitt i anskaffelsesdokumentene. Dersom du endrer noen av disse i forhandlingene, er dette en vesentlig endring det ikke er lovlig å gjøre.

Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget som følge av forhandlingene skal umiddelbart sendes til alle leverandøre som er med i forhandlingene.

Etter at forhandlingene er gjennomført, skal du sette en siste felles frist for mottak av endelig tilbud (også kalt revidert tilbud) fra leverandørene. Pass på at fristen er tilstrekkelig lang, slik at leverandørene har tid til å inngi det endelige tilbudet.

Det er ikke tillatt å forhandle om det endelige tilbudet.

Gjennomføringer av forhandlinger i faser
Der du har angitt i anskaffelsesdokumentene at forhandlingene vil foregå i faser, kan du redusere antall leverandører det skal forhandles med basert på tildelingskriteriene. Det betyr at du må rangere tilbudene på hvert tildelingskriterium og så velge ut de leverandører du ønsker å invitere inn til forhandlinger. De leverandører som blir valgt bort, skal snarest få en begrunnelse.

Gjennomføring av forhandlinger med et redusert antall leverandører
Der du har angitt i anskaffelsesdokumentene at du kun vil invitere et begrenset antall leverandører til forhandling, skal du invitere kun det antall du har angitt. Du skal velge ut leverandørene basert på tildelingskriteriene.

De leverandører som ikke blir invitert med til forhandlinger, skal snarest få en begrunnelse.

Selve forhandlingene skal gjennomføres slik at de grunnleggende krav inklusiv kravene til likebehandling og forutberegnelighet overholdes, les mer om det i veiledning for forhandlinger

Gjennomføring av evalueringen

Når eventuelle avklaringer og rettelser er gjort og forhandlinger gjennomført, evalueres tilbudene etter de tildelingskriterier som er beskrevet og i henhold til den vekting mellom kriteriene som er oppgitt.

Det anbefales å etablere interne prosedyrer for hvordan evalueringsarbeidet skal gjennomføres, hvordan arbeidet skal organiseres, konkrete tips og veiledning om hvordan evaluering skal gjøres, hvordan arbeidet skal dokumenteres, hvordan resultatene skal kommuniseres mv. Dette kan gjøres gjennom bruk av et konkurransegjennomføringsverktøy, i en prosjektbeskrivelse, arbeidsmanual e.l.  

Les mer om evaluering av tildelingskriterier og bruk av evalueringsmodeller på "Tildelingskriterier – utforming og evaluering".

Automatisk evaluering

For automatisk evealuering av varer og tjenester egner EHF tilbudskatalog seg godt.  Ved at leverandør spesifiserer sine varer og tjenester likt og at katalogen er maskinlesbar kan konkurranseverktøyet legge opp til at besvarelsene evaluerer automatisert.  Det kan være pris, kvalitet eller egenskaper ved varen og tjenesten, som miljø eller sosialt ansvars merker, som evalueres.  Her kan du lese mer om prosessen EHF tilbudskatalog og EHF katalog er en del av. For å få til et optimal prosess vil bruk av EHF Forespørselskatalog, der du stiller krav om generiske egenskaper, gjøre det lettere for leverandørene å besvare anskaffelsen.  Konkurransesystemet vil lettere kunne sammenligne tilbudene på tvers av leverandørene og sikre en retferdig og transparent prosess.  Her finner du prosessen der EHF forespørselskatalog er en del av

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*