Evaluere tilbud

Evaluering av tilbudene består i å rangere tilbudene i forhold til hverandre basert på hvert tildelingskriterium for å finne frem til en vinner.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 08. nov 2018

Når de ikke kvalifiserte leverandørene er valgt bort, kan du begynne å vurdere tilbudene. Det første du ser på er om tilbudet oppfyller de spesifikasjoner, dvs krav du har satt til egenskapene ved ytelsen. Detsom tilbudet ikke oppfyller disse kravene, skal du avvise tilbudet.

Det neste du så gjør er å ta tilbud for tilbud og rangere dem i forhold til de andre tilbudene på hvert tildelingskriterium du på forhånd har satt for konkurransen. Her er det ikke en "enten-eller-vurdering", men en rangering fra topp til bunn av tilbudene basert på hvordan de skårer på hvert tildelingskriterium og den vekt du har gitt kriteriet. 

For å gjennomføre en god evaluering som gjør at du finner fram til det beste tilbudet, er du avhengig av å ha satt riktige og presise tildelingskriterier, organisert evalueringsprosessen på en best mulig måte og valgt den beste evalueringsmodellen. Før endelig evaluering av tilbud gjennomføres, må eventuell avklaring av tilbudene gjøres og eventuelle forhandlinger må være sluttført.

Avklaring av tilbudene

 

Du kan be leverandørene supplere, ettersende, avklare eller utfylle mottatte opplysninger innen kort tilleggsfrist, dersom tilbudet eller dokumentasjonen synes å innehold feil eller uklarheter eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler. En slik supplering, ettersending mm skal ikke medføre at tilbudet forbedres. Dette er helt konkret regulert i forskriftens  § 23-5 for anskaffelser over EØS-terskelverdien, men vil tilsvarende gjelde for de mindre beløpsmessige anskaffelser enten de er regulert av del I eller del II i forskriften.

Forhandlinger

Der det er hjemmel til å forhandle, skal de foregå slik det er angitt i konkurransegrunnlaget.  

Selve forhandlingene skal gjennomføres slik at de grunnleggende krav inklusiv kravene til likebehandling og forutberegnelighet overholdes, les mer om det i veiledning for forhandlinger

Gjennomføring av evalueringen

 

Når eventuelle avklaringer og rettelser er gjort og forhandlinger gjennomført, evalueres tilbudene etter de tildelingskriterier som er beskrevet og i henhold til den vekting mellom kriteriene som er oppgitt.

Det anbefales å etablere interne prosedyrer for hvordan evalueringsarbeidet skal gjennomføres, hvordan arbeidet skal organiseres, konkrete tips og veiledning om hvordan evaluering skal gjøres, hvordan arbeidet skal dokumenteres, hvordan resultatene skal kommuniseres mv. Dette kan gjøres gjennom bruk av et konkurransegjennomføringsverktøy, i en prosjektbeskrivelse, arbeidsmanual e.l.  

Les mer om evaluering av tildelingskriterier og bruk av evalueringsmodeller på "Tildelingskriterier – utforming og evaluering".

Automatisk evaluering

For automatisk evealuering av varer og tjenester egner EHF tilbudskatalog seg godt.  Ved at leverandør spesifiserer sine varer og tjenster likt og at katalogen er maskinlesbar kan konkurranseverktøyet legge opp til at besvarelsene evaluerer automatisert.  Det kan være pris, kvalitet eller egenskaper ved varen og tjenesten, som miljø eller sosialt ansvars merker, som evalueres.  Her kan du lese mer om prosessen EHF tilbudskatalog og EHF katalog er en del av. For å få til et optimal prosess vil bruk av EHF Forespørselskatalog, der du stiller krav om generiske egenskaper, gjøre det lettere for leverandørene å besvare anskaffelsen.  Konkurransesystemet vil lettere kunne sammenligne tilbudene på tvers av leverandørene og sikre en retferdig og transparent prosess.  Her finner du prosessen der EHF forespørselskatalog er en del av

 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*