Signere og arkivere kontrakt

Når karensperioden er gått ut og eventuelle klager er behandla, skal kontrakten signerast og arkiverast.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endra: 03. nov 2018

Kontrakten vert ikkje rekna som inngått  før begge partar har signert.

Kontrakt skal signerast av ein med fullmakt til å forplikte avtaleparten. I offentlege verksemder ligg det gjerne føre eit fullmaktsregime der storleiken på kontraktens verdi avgjer kven i verksemda som har fullmakt til å signere kontrakten.

Kontrakt, anskaffingsprotokollen, alle konkurransedokument (konkurransegrunnlag), innkomne tilbod og all skriftleg kommunikasjon mellom oppdragsgivar og tilbydarane bør journalførast og arkiverast.

Oppdragsgivar plikter å oppbevare all dokumentasjon som er tilstrekkeleg til å grunngje viktige avgjersler  i anskaffingsprosessen. For anskaffingar etter del III i forskrifta er det plikt til å oppbevare slik dokumentasjon i minst 3 år frå tidspunktet for inngåing av kontrakten. Dette er ein god regel for alle anskaffingar uansett verdi, då leverandørar eller andre med klageinteresse kan klage til KOFA i inntil to år etter at kontrakt er inngått, viss dei meiner det har gått føre seg ei ulovleg direkte anskaffing.

Mange har integrert sitt konkurransegjennomføringsverktøy mot arkiv og dette vert handtert automatisk gjennom anskaffingsprosessen. Alternativt må dette gjerast manuelt.

Beskrivelse av en elektronisk prosess for signering av kontrakt.

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*