Leverandør- og kundeaktivering av EHF katalog, ordre og faktura

Tips til oppdragsgjevarar som ønskjer å auke bruken av EHF katalog, ordre og faktura og kreditnota hos sine leverandørar og kundar.

Publisert: 16. okt 2018, Sist endra: 04. nov 2018

 

EHF katalog og ordre

EHF Katalog er en liste hvor egenskapene til varene eller tjenesten er beskrevet på en standardisert måte. Som oppdragsgiver skal du være sikker på at ditt system skal kunne presentere vare og tjenesteinformasjonen til dine bestillere slik at de kan ta riktige beslutninger.

Ved at informasjonen kommer på en enhetlig måte kan innkjøpere sjekke og godkjenne innholdet, via katalogverktøy tilknyttet bestillingsløsning, så avtalelojalitet oppnås.

Mer informasjon om formatet ligger under EHF katalog.

EHF Ordre

For å utføre en bestilling bør varer og tjenester hentes fra en katalog inngått via en rammeavtale.

Virksomheten må også beslutte grenseverdier for hvor stort beløp en bestiller kan ta beslutning om. Større beløp enn grenseverdien må da sendes til en godkjenner.

Ved godkjennelse sendes bestillingen til leverandør. Du finner beskrivelse for noen prosesser og roller her For at offentlige virksomheter skal fremstå som like overnfor leverandørmarkedet er det viktig at systemene benytter EHF Ordre som format. Leverandørene må sørge for at sine systemer som skal ta imot en bestilling er kompatibel med dette formatet. 

De fleste bestillingsløsningen har funksjonalitet som støtte en bekreftelse av bestillingen / ordren som sendes. Noen systemer kan bare ta imot hodeinformasjon, det vil si at de kan bekrefte om ordren en godkjent eller avvist. Andre systemer kan ta imot informasjon helt ned på linjenivå.  

Det er en fordel for bestiller å få en bekreftelse på linjenivå med status på om varen eller tjenesten kan leveres, delvis leveranse ved at noe leveres med en gang og resten senere eller ikke kan levere.

Ved å kreve bestilling via ordre vil gi oppdragsgiver god oversikt for alle ordrene som er bestilt, når de kommer og at det blir enklere å følge opp fakturaen som kommer ved at ordre og faktura er like i forhold til antall og pris som er avtalt.
Leverandørene vet at de får raskere betalt da ordren og fakturaen er like og misforståelser unngås.

Mer informasjon om formatet ligger under EHF Ordre og ordrebekreftelse.

EHF faktura og kreditnota

Fordelar ved bruk av EHF faktura og kreditnota

  • Mindre feil i fakturaane
  • Sikre innsendelse av fakturaen
  • Raskare behandling hos mottakar
  • Standard format (EHF) og standard innlevering (CEF eDelivery)
  • Standarden blir brukt av dei fleste økonomisystema i Noreg
  • Kompatible med fakturaar til og frå EU(PEPPOL BIS)
  • Tilfredstillar krava frå offentlege styresmakter

I eksisterande avtalar

  • Invitere leverandørane og kundane dine til eit møte og forklare at de ønskjer EHF faktura og kreditnota
  • Send brev til leverandørar og kunder og be dei om å sende/motta EHF faktura og kreditnota
  • Høyr kva tid leverandøren/kunde kan begynne å levere EHF faktura
  • Vurder å finne ein annen leverandør/kunde (det er du som har pengane og skal betale for eit produkt/tjeneste)

Merk! Leverandørar kan krevje betaling for å tilpasse seg EHF faktura. Vurder om det løner seg å krevje EHF faktura før neste innkjøp.

I nye avtalar

​​

 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*