Anskaffe entreprenør

Her finner du veiledning for anskaffelse av entreprenør. Detaljnivået i prosjekteringsgrunnlaget varier ut fra valgt entrepriseform.

Publisert: 13. okt 2016, Sist endret: 07. nov 2018

I totalentrepriser baseres tilbudsgrunnlaget på dokumentasjon fra skisseprosjekt kombinert med en funksjonsbeskrivelse. I utførelsesentrepriser baseres tilbudsgrunnlaget på dokumentasjon fra detaljprosjektet.

Nye løsninger og dialog

Hvis du ser etter nye og bedre løsninger kan dialog med leverandører før konkurransen gi gode innspill. Dialog kan sikre en god felles forståelse for behov og mål, som er en forutsetning for å lykkes med nye løsninger. Les mer om dialogaktivteter på temasiden dialog med markedet.

I totalentreprise må behovet for nye løsninger være tydelig beskrevet i konkurransegrunnlaget, slik at totalentreprenøren kan sette sammen sin prosjektgruppe og gjennomføre prosjektering i samsvar med behovet.

Dersom totalentreprisen skal inneholde viktige nye løsninger, er det to forhold som bør belyses spesielt i konkurransedokumentene:

  • Risikodeling: Totalentreprenøren har ansvar for at leveransene samsvarer med kontrakten. Prosjekteringsgrunnlaget er på et relativt overordnet funksjonsnivå ved kunngjøring. Løsninger med stort innslag av innovasjon kan gi økt risiko, noe entreprenøren ofte vil prise høyt. Derfor kan det være fornuftig å vurdere deling av risiko mellom byggherre og entreprenør.
  • Godkjenningsprosess og kriterier for overtagelse: Det er ofte en fordel for innovative løsninger at det beskrives hvilke kriterier som skal legges til grunn for byggherrens overtagelse, for eksempel prøvedrift i en viss periode.

Huskeliste

  • Vurder om konkurransen skal kunngjøres på forhånd som veiledende kunngjøring.
  • Legg rammetillatelsen ved konkurransedokumentene hvis mulig.
  • Ta stilling til om det skal gjennomføres prøvedrift, og om dette skal gjennomføres før eller etter overtakelse av bygget. Dette må med i konkurransegrunnlaget og tidsplanen.
  • Om entreprenøren skal ha opplæring av driftspersonell i prøveperioden, må dette avtales i kontrakten. Det kan også avtales at opplæring skal skje før overtagelse i tilfeller hvor det ikke er lagt opp til prøveperiode.
  • Bruk Difis kriteriesett for miljø for å finne gode tildelingskriterier, kvalifikasjons- og kontraktkrav.
  • Skriv søknad om igangsettelsestillatelse så snart kontrakten er inngått.

Det er viktig å være nøye med detaljene i konkurransegrunnlaget.  Evaluering og eventuelle kontraktsjusteringer er kompliserte prosesser. Hvis de må gjøres på nytt gir det utsettelser i byggeprosjektet.

Veiledende kunngjøring over EØS terskelverdi?

Hensikten med veiledende kunngjøring er å varsle markedet om at det snart kommer en konkurranse. Veiledende kunngjøring vil forberede markedet og gi mulighet til å korte ned på tidsfristene for kunngjøring av konkurransen. Minimumsfrister for kunngjøring er regulert i anskaffelsesforskriften.

Konkurransegrunnlaget

Konkurransegrunnlaget er viktig for å få en god konkurransegjennomføring. Følgende forhold bør med:

  • Leverandørene må fremlegge og bruke et velkjent kvalitetsstyringssystem for leveransen. Oppdragsgiver må forsikre seg om at kvalitetssystemet er i daglig bruk.
  • Redegjør for særskilte krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA). Still som krav at entreprenør er kjent med og følger oppdragsgivers SHA-plan.
  • Særskilte miljøkrav må beskrives og kontraktsfestes. Henvis til prosjektets miljøprogram eller miljøoppfølgingsplan dersom slikt finnes. Sikre at miljøkrav så langt det er mulig kommer inn i prisbærende poster.
  • Eventuell prøvedrift før eller etter overtakelse må beskrives i konkurransegrunnlaget. Vi anbefaler å bruke NS 6450.
  • Ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsoppdrag for offentlige oppdragsgivere skal ha lønns- og arbeidsvilkår som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtaler. Byggherren må stille krav til dette i sine kontrakter.

Tildelingskriterier

Tenk nøye igjennom hvilke tildelingskriterier som vil realisere prosjektmålene dine og hvordan de skal dokumenteres. Følgende kriterier er vanlige i entreprisekonkurranser, men du må vurdere hvilke kriterier som er fornuftige for ditt prosjekt:

  • Kvalitet: For eksempel behovsoppfyllelse i løsningsforslag, miljø, estetikk, oppdragsforståelse, erfaring fra lignende oppdrag og referanser på nøkkelpersonell.
  • Ulike priselementer: Tilbudssum, timepriser, påslagsprosenter for tilleggsarbeider og eventuelle opsjoner. For å få en reell sum i evalueringen skal du sette et estimert antall timer timeprisen vil bli vurdert mot.
  • Byggetid: Er aktuelt når ferdigstillelse har økonomisk verdi for byggherren. En forutsetning er at byggherren ikke opererer med en absolutt ferdigstillelsesdato i kravspesifikasjonen. Husk at kortere byggetid kan være et fordyrende element.

Anskaffelser av inventar

Samtidig som du planlegger anskaffelse av entreprenør, må du vurdere anskaffelse av følgende:

  • Supplerende fast inventar
  • Løst inventar

Om byggherren ønsker at inventar skal inn i bygget før overtakelse, må leveransene inn i kontrakten / fremdriftsplanen. Det forutsetter at byggherre har lagt ved en hovedfremdriftsplan før entreprenøren gir tilbud som viser at det skal leveres inventar før overtakelsesdatoen. Kommer det inn i etter fremdriftsplanen etter kontraktsinngåelse, kan entreprenøren påberope seg at dette enten er en endring eller en urettmessig brukstakelse

Anskaffelser relatert til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV)

Noen serviceavtaler er en forutsetning for å oppnå brukstillatelse av bygget, for eksempel serviceavtaler for brannvarslings- og sprinkleranlegg. Det er dermed viktig at disse avtalene er på plass før overtakelse.

Vi anbefaler at serviceavtaler for ulike tekniske anlegg er en del av anskaffelsen av selve anlegget. Hvis dette ikke planlegges som én anskaffelse, kan du risikere å få en leverandør av anlegget og en annen som skal utføre service og vedlikehold. Dette kan gi problemer når det kommer til reklamasjonsrett.

Du bør også vurdere om opplæring av ditt driftspersonell skal inngå som en del av leveransen.

Igangsettelsestillatelse

Arbeidene kan ikke starte opp uten igangsettelsestillatelse. Byggherren må derfor sørge for at søknad om dette sendes inn så snart som mulig etter kontraktsinngåelse. Hvis søknaden ikke er godkjent blir du ansvarlig for eventuelle økonomiske tap for entreprenøren.  

      Fant du det du lette etter?

      Fant du det du lette etter?
      *