Program og konseptutvikling av byggeprosjektet

Ulike løsninger og konsepter som kan tilfredsstille behovet må utredes og vurderes. I denne fasen må du også opprette en plan for prosjektet og ta stilling til hvilken gjennomføringsmodell du vil bruke.

Publisert: 26. sep 2013, Sist endret: 30. Apr 2019

 Huskeliste

  • Brukerne må engasjeres i brukermøter, arbeidsmøter eller tilsvarende.
  • Gjennomfør analyser og konseptutredninger for å vurdere ulike alternative løsninger.
  • Livssykluskostnader (LCC) bør gjennomføres for de ulike alternativene. Beregningene holdes på et lite detaljert nivå i denne fasen – kostnadene beregnes med estimerte nøkkeltall/ erfaringstall per m2.
  • Avklar tidlig om det er behov for nytenkning og innovasjon; er det områder som fungerer dårlig, hvor er det utfordringer? - Dette kan være triggere som viser et innovasjonspotensial 
  • Lag en prosjektplan med kostnadsoverslag.
  • Ta stilling til hvilken gjennomføringsmodell du vil bruke for prosjektet. (Se Entrepriseveilederen)

Bygge nytt, bygge på, bygge om, eller rehabilitere?

Når du trenger større arealer eller har et gammelt, lite funksjonelt bygg eller anlegg, er det lett å konkludere med at den enkleste løsningen er å bygge nytt. Det er imidlertid viktig, både for økonomi og miljø, å vurdere om du virkelig har behov for en så stor endring:

  • Kan du disponere eksisterende arealer annerledes?
  • Kan du leie lokaler eller arealer et annet sted?
  • Kan du gjennomføre en generell oppgradering?
  • Kan du bygge om deler av arealet?
  • Kan du bevare deler av konstruksjonen, for eksempel bærende konstruksjoner?
  • Kan du bevare enkelte bygnings- eller anleggskomponenter, eksempelvis heiser, trapper, ventilasjonsanlegg, broer eller veibelysning for ombruk?

Disse vurderingene kan være en del av en mulighetsstudie, som får fram mulige måter å løse behovene som er identifisert. Studien gir et godt grunnlag for videre beslutning på ledernivå. Vurderingene kan være en del av en mulighetsstudie med  en LCC beregning av de ulike alternativene, se eget punkt om dette lenger ned på siden.

Viktige vurderinger ved en eksisterende eiendom - tomten

Tomten må vurderes med tanke på en rekke forhold:

  • Hvordan er plassering med tanke på brukerne, i dag og om 10 år?
  • Hvordan er transportbehovet for bil/buss?
  • Er tomten stor nok etter den nye behovsvurderingen?
  • Er det plass til senere utvidelser?
  • Har tomta plass til provisoriske lokaler under en eventuell ombygging?
  • Kan eiendommen enkelt brukes til andre formål, offentlig eller privat?
  • Gir reguleringen for aktuelle tomter føringer for valget?

Disse vurderingene bør gjøres både for eventuell eksisterende tomt og for potensielle lokaliseringer på ny tomt enten eid, festet eller ved leie av nye lokaler. Se lenger ned på siden, film nr. 1 i Difis basiskurs om LCC illustrerer disse vurderingene i praksis.

Nybygg: viktige miljøvurderinger ved valg av ny tomt eller beliggenhet 

  • Uberørte områder er en ressurs i et økologisk perspektiv. Kan du bygge der det allerede er bebygd?
  • Vurder plassering av bygget opp mot kollektivt knutepunkt. Miljøbelastningen fra reiser og transport reduseres ved å bygge nær et knutepunkt.
  • Undersøk om det er miljøverdier vernet i lov, forskrift eller avtaler som må ivaretas ved utbygging. Dette kan være forekomst av truede eller sjeldne naturtyper og påvirkning av leveområder til truede dyrearter.
  • Er tomten optimal for et bygg eller anlegg med de funksjonene du trenger? Er det andre funksjoner som egner seg bedre med tanke på flerbruk, transportbehov mm?

Bygninger som skal rehabiliteres

Når en bygning rehabiliteres vil det lovmessig som regel defineres som en hovedombygging. Ved hovedombygging må bygningen, etter rehabiliteringen, tilfredsstille gjeldende teknisk forskrift, som energikrav, krav til universell utforming, inneklimakrav, osv.  
Noen grunnleggende spørsmål i vurdering av om det lønner seg å rehabilitere eksisterende bygg:

  • Er det mulig å tilpasse bygningene til kravet om universell utforming?
  • Kan de fleste bærende konstruksjonene beholdes?
  • Kan funksjoner bli værende i dagens rom?
  • Er bygningene signalbygg i nærmiljøet eller bevaringsverdige?
  • Har kommunen teknisk underlag for bygget: Tegninger, bygningsmessig beskrivelser, tilstandsanalyse, oversikt over farlige bygningsmaterialer?

Bygninger som skal rehabilites, får i utgangspunktet same krav til standard på alle område som nybygg. Når en bygning vurderes rehabilitert vil det lovmessig som regel defineres som en hovedombygging. Om prosjektet defineres som en hovedombygging må bygningen, etter rehabiliteringen, tilfredsstille gjeldende teknisk forskrift, som energikrav, krav til universell utforming, inneklimakrav, osv.  

Spørsmål i vurdering av om det lønner seg å rehabilitere eksisterende bygg:

  • Er det mulig å tilpasse bygningene til kravet om universell utforming?
  • Kan de fleste bærende konstruksjonene beholdes?
  • Kan funksjoner bli værende i dagens rom?
  • Er bygget tilpasningsdyktig over tid sett opp mot virksomhetens behov?
  • Er bygningene signalbygg i nærmiljøet eller bevaringsverdige?
  • Har kommunen teknisk underlag for bygget: Tegninger, bygningsmessig beskrivelser, tilstandsanalyse, oversikt over farlige bygningsmaterialer?
  • Som alternativ til ombygging, påbygg/ tilbygg og/ eller rehabilitering av eksisterende bygg bør det vurderes om behovet bedre løses ved nytt bygg – enten nybygg i egen regi eller leie av nytt eller eksisterende bygg.

Huskeliste til hjelp i vurderingene:

  • Rehabilitering krever en god tilstands- og økonomisk analyse.
  • Rehabiliterte bygg får generelt sett større bruksareal sammenliknet med nybygg, for samme funksjoner. Disse ekstra kvadratmetrene må driftes og vedlikeholdes, og ekstra årskostnad må påregnes. Eventuelt kan du leie supplerende areal for å dekke det totale arealbehovet.
  • Det må skaffes erstatningslokaler under ombyggingen.
  • Salg av attraktive tomter og/eller bygninger som enkelt kan tilpasses annen bruk, gir tilskudd til finansiering av nybygg. 
  • Om et nybygg kan bedre primærdriften, vil merkostnaden på investeringen i nybygg raskere betale seg tilbake.
  • Ved byggearbeid i bygg som er i drift vil du ofte oppleve ulemper for brukerne i form av støy, sikkerhetsrisiko og  mindre tilgjengelige uteområder.

Energiambisjoner

Energiambisjoner bør avklares i tidligfase. Beregninger av livssykluskostnader vil få frem de økonomiske fordelene ved energieffektive bygg. Beslutningen om energiambisjon kan tas senere, men kan da medføre økte kostnader.

Avklaringen av energiambisjoner bør gjøres før alternativutredningen i konseptutviklingen. Når miljømål for prosjektet fastsettes vil f.eks. et passivhus være en måte å oppnå miljømålet på. Ofte er det nødvendig med en politisk behandling av dette i løpet av denne fasen for å avklare rammene for prosjektet. Energiambisjonene kan også gi høyere investeringskostnader, men der investeringene vil gi betydelig lavere energikostnader i driftsperioden. Prosjekteier bør være tydelig på hvordan energiambisjonene og besparelser i løpende energikostnader prioriteres mot investeringsramme.

Avklaringen av energiambisjoner bør skje i eller før forprosjekt. Når miljømål for prosjektet fastsettes vil f.eks et passivhus være en måte å oppnå miljømålet på. Ofte er det nødvendig med en politisk behandling av dette i løpet av denne fasen for å avklare rammene for prosjektet.

LCC i konseptutvikling

Livssykluskostnadene (LCC) består av to hovedelementer: investeringskostnaden og løpende kostnader i driftsperioden til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU-kostnader) av bygget i en definert levetid.

Leiekostnader er også en årlig kostnad der byggherre normalt dekker kostnader til verdibevarende vedlikehold, men der leietaker dekker driftskostnader og utviklingskostnader (ombygging). For å kunne sammenligne investeringskostnader og løpende kostnader (FDVU-kostnader og leie) benyttes en nåverdiberegning.

Ulike konsepter som utredes i konseptutviklingsfasen vil ha ulik sammensetning av investeringskostnader og årlige kostnader. Om man f.eks. skal sammenligne nybygg i egenregi, rehabilitering i egenregi og leie av eksterne lokaler for å dekke et behov vil investeringskostnadene være høyest for nybygg, mens løpende årlige kostnader til leie og drift av bygget vil være høyest for leid bygg. Det er følgelig nødvendig å gjøre en LCC-beregning for alle alternativene for å kunne gi et sammenlignbart beslutningsgrunnlag for økonomi.

I denne fasen er alternativene lite detaljert og alle beregninger gjøres på kvadratmeternivå basert på estimerte erfaringstall/ nøkkeltall. Areal er følgelig den største kostnadsdriveren i denne fasen. 

For investeringskostnaden i de ulike alternativene må følgende momenter beregnes/vurderes:
•    Totale bygge-/ anleggskostnader, inkludert prosjektering
•    Budsjett for prosjektorganisasjonen
•    Risikovurderinger (eks. høyere risiko ved rehabilitering enn nybygg)
•    Fremdriftsføringer og virkninger for prisstigning og finansieringskostnader
•    Tilstrekkelig finansiering for å gjennomføre prosjektet

For de årlige kostnadene må følgende momenter beregnes/ vurderes: 
•    FDVU-kostnader og avvik i disse for de ulike alternativene
o    Rehabiliterte bygg når ofte ikke samme energieffektivitet som nybygg
o    Rehabiliterte bygg har ofte lavere fleksibilitet, noe som gir høyere utviklingskostnader i levetiden
o    Rehabiliterte bygg er ofte mindre arealeffektive enn nybygg, noe som gir høyere areal og følgelig høyere FDVU-kostnader
o    Rehabiliterte bygg er ofte ikke planlagt for moderne, effektivt renhold, som f.eks. tilpasninger for maskinelt renhold
•    Leiekostnader i driftsperioden (leie hele eller deler for å dekke det definerte behovet)
•    Eventuelle leieinntekter dersom man bygger for stort/ kan sambruke (deler av) arealet

For å følge god praksis skal alltid videreføring av dagens situasjon, eventuelt med nødvendige oppgraderinger for å møte lovkrav, som krav til inneklima, brannkrav, krav i forskrift om miljørettet helsevern, osv. Dette omtales normalt som nullalternativet. Hvordan nullalternativet skal defineres og beregnes er beskrevet i Finansdepartementets veileder nr. 8 for kvalitetssikring av konseptvalg.

Styringsdokumenter og beslutningsunderlag

Prosjektet må utarbeide prosjektplaner og beslutningsunderlag for å vise hvilket konsept som best svarer ut definert behov, krav og mål.

Lag prosjektplan

Prosjektplan med et kostnadsoverslag er grunnlag for fremdrift av prosjektet og kommende konkurranser. Prosjektplanen må inneholde følgende:

  • Beskrivelse av prosjektet
  • Mandat
  • Mål (prioritert)
  • Kostnadsoverslag
  • Hovedmilepæler
  • Krav til samfunnsansvar (unngå sosial dumping, ta miljøhensyn og sosialt ansvar)

Det er viktig å sette av nok tid til tverrfaglig samarbeid og oppfølging av samfunnsansvar i prosjektplanen. Mål og krav for samfunnsansvar må bli evaluert og status målt ved milepælene. Det er viktig å sette av nok tid i utførelsesfasen til:

  • Ekstra miljøkartlegging og sanering ved rivning eller ombygging.
  • Kartlegging av risiko for sosialt ansvar i leveransekjedene til byggematerialene.
  • Oppfølging av risiko for sosial dumping i leverandørkjedene.

    Økonomi

    Redegjør for økonomien på overordnet nivå. Følgende momenter må være vurdert:

    • Totale bygge-/anleggskostnader
    • Budsjett for prosjektorganisasjonen
    • Risikovurderinger
    • Fremdriftsføringer
    • Tilstrekkelig finansiering for å gjennomføre prosjektet

    Livssykluskostnadene i prosjektet kan tydelige viktige valg mellom de alternative konseptene.

    Det kan være nyttig å ta kontakt med bransjeaktører for å diskutere deres erfaringer. Kostnadsoverslag skal legges inn i prosjektplanen.

    Sluttresultat for steget: Godkjenning av program og konseptutredning

    Program- og konseptutredningen skal resultere i et beslutningsgrunnlag med anbefalt konsept som dekker behov, krav og mål på best mulig måte.

    En sammenstilling av LCC-analyse, der både LCC-beregningene og kvalitative forskjeller alternativene imellom, presenteres som del av beslutningsgrunnlaget må skal følges med her. Beskrivelsen av LCC-analysen må inkludere hvilke forutsetninger som er tatt for LCC-beregningene, for eksempel hvilken levetid som er benyttet, hvilken rente som er lagt til grunn, hvordan inflasjon er behandlet, hvordan internleie eller forskjell mellom eide og leide bygg er håndtert, om det er inkl. eller eks. MVA, mm.

    Beslutningsgrunnlaget skal inkludere en konklusjon og hvilket alternativ prosjektteamet anbefaler å gå videre med. 
    Beslutningsgrunnlaget skal svare ut de formkrav (fylkes)kommunen har til saksfremlegg på hhv. rådmannsnivå og politisk nivå.
    Prosjekteier gjør vedtak basert på beslutningsgrunnlaget. For offentlige eiere må beslutningen som regel tas på politisk nivå da det å gå videre med anbefalt konsept som regel inkluderer en investeringsbeslutning. Anbefalt konsept kan godkjennes med eller uten endringer, og beslutningen legger rammen for videre byggeprosjektet.

    Hjelp oss å bli bedre

    Fant du det du lette etter?

    Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

    Hjelp oss å bli bedre
    *