Byggeperiode

I byggeperioden er det viktig å følge opp kontraktene og ha gode rapporterings- og kontrollrutiner.

Publisert: 26. sep 2013, Sist endret: 13. nov 2018

Huskeliste

  • Følg opp innsending av igangsettelsessøknad.
  • Hold oppstartsmøte med entreprenør.
  • Sikre at rollene overfor bygningsmyndigheter og forskrifter følges opp.
  • Følg opp kontrollarbeid.
  • Følg opp endringsarbeid.
  • Følg opp krav til ID-kort/ HMS-kort på byggeplassen. Dette til reduserer faren for sosial dumping.

Samhandling - Oppstart og opplæring

I første omgang skal det sendes inn søknad om igangsettingstillatelse (IG) for hele eller deler av arbeidet. For total- og samspillsentrepriser må det som oftest detaljprosjektertes i en periode før grunnlaget for IG er klart.

Når først byggeperioden starter, skjer fremdriften raskt. Det er derfor viktig at alle aktører har forstått hvilke krav og forutsetninger som gjelder i prosjektet. Det er viktig at det legges opp til gode samhandlingsrutiner og at disse avtales i oppstatsmøtet. Et oppstartsmøte eller -seminar med fokus på krav og forutsetninger i prosjektet bidrar til økt felles forståelse. Senere i byggeprosjektet er det viktig at nye entreprenører som kommer på byggeplassen, får en tilsvarende, men mer kortfattet opplæring.

På et oppstartsmøte kan følgende være behandlet og dokumentert i et skriftlig møtereferat: 

TemaBeskrivelse
Gjennomgang av kontraktenGå i gjennom kontraktens innhold og de praktiske sidene ved dette. Gjennomgå spesielt mulige endringer som følger av avtaleformuleringer som «med mindre annet er avtalt» - Hva betyr dette for partene?  
KommunikasjonI hvilken form skal kommunikasjon skje? Når må den være skriftlig? Når skal man bruke spesielle skjema/formular? Hvem skal stå for og godkjenne kommunikasjonen? Hva er kontaktinformasjonen til disse nøkkelressursene?
SamhandlingNår finner byggemøtene sted og hvordan føres referatene? Avtales det andre fora for å diskutere utfordringer og strategiske målsetninger i prosjektet? Hvem skal delta? Hvem har beslutningsmyndighet?
KontrollerHvilke kontroller og befaringer skal gjennomføres for at byggherre skal ivareta at leveransene er i tråd med kontraktsbestemmelsene? Hvordan kontrolleres leveransene til underleverandør? Hvem deltar på kontrollene og befaringene? Hvis pris beregnes ut fra medgått arbeid/mengder, hvordan avtales dette? 
Prosjektering / underlagEr det kommentarer til prosjekteringen? Er ansvarsfordelingen tydelig i kontrakten?
Bankgarantier, forsikringerEr dokumentasjon på nødvendige kausjoner, forsikringer og bankgarantier fremlagt? 
Fakturering, overtagelse og sluttoppgjørNår sendes timelister? Hva er fakturaadresse? Er det avtalt spesielle forhold ved overtagelsen? 
TvisteløsningerHvordan planlegger partene å løse tvister som oppstår underveis?

    Samhandling - byggefase

    Gjennom felles risikovurderinger og oppfølging av disse vil endringer og avvik diskuteres på et tidlig nok tidspunkt til at endringer effektivt kan håndteres. I de tilfeller digitale verktøy som BIM benyttes kan det være lurt å bruke dette som grunnlag for samhandlingen. BIM-modellen må da oppdateres fortløpende med endringene man blir enige om i samhandlingen. Sentralt i samhandlingen er ansvarspunkter som følger av byggerherreforskriften. Se også materiell fra tredje samling av Difis kursarena balanserte anskaffelser for bygg og anlegg:

    Ansvar etter byggherreforskriften

    Byggherreforskriften pålegger byggherren å sikre at sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) blir ivaretatt i hele byggeperioden. Byggherren må utpeke en koordinator for kontroll av utførelse (KU). Ansvaret for SHA etter byggherreforskriften kan ikke byggherren fraskrive seg uansett valg av gjennomføringsmodell.

    Ansvar for gode lønns- og arbeidsvilkår og adgangskontroll

    Som en del av kontraktsoppfølgingen må du sikre at det ikke foregår sosial dumping hos de som utfører byggearbeidene. Følgende tema er spesielt viktige å kontrollere:

    • Kontroller at entreprenørens arbeidstakere har lønns- og arbeidsvilkår som følger av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Samme kontroll må føres med entreprenørens underleverandører.
    • Du må etablere rutiner for å sikre internkontroll av ID-kort / HMS-kort på byggeplassen.

    Difi anbefaler at kontroller og oppfølging skjer på bakgrunn av risikovurderinger. Når risikovurderingen avdekker lav risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår, er det ikke nødvendig å gjennomføre ytterligere kontroll. Selv om risikoen vurderes som lav, betyr det ikke at det ikke kan skje brudd på kravene. Det er viktig at du som oppdragsgiver prioriterer ressursene på oppfølging og kontroll av kontrakter der risikoen er størst.

    Kontrakten skal inneholde bestemmelser om sanksjoner hvis du har avdekket brudd på kravene om lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten. Du står relativt fritt til å iverksette passende sanksjoner, men det er et krav om at sanksjonen er egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle vilkårene i kontrakten. Dette betyr at sanksjonen må stå i forhold til alvorlighetsgraden og omfanget av bruddet på kontraktsvilkåret.

    Fagsidene om arbeidslivskriminalitet, samt DIFIs veileder om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gir konkret veiledning i hvordan du kan følge opp dette og forhindre sosial dumping i prosjektet.

    Oppfølging av miljøkrav i byggeperioden

    Hvis ikke andre er oppnevnt skal byggelder følge opp miljø i byggeperioden. Dersom det er krav som skal oppfylles i kontraktsperioden, må du kontrollere at kravene er oppfylt til riktig tid. Dette kan være:

    • kontraktfestede krav til rapportering
    • krav til miljøkompetanse hos leverandøren
    • nødvendig opplæring av brukerne blir gjennomført
    • Miljø som fast punkt på agendaen i byggemøter
    • Rutiner for kontroll av at materialvalg er i henhold til miljøkrav
    • Kontroll av masseregnskap for forurenset grunn
    • Kontroll av utførelse av spesielt kritiske konstruksjoner, for eksempel konstruksjoner som påvirker energibruken i bygget eller anlegget

    Kontroll av utførelse

    Ofte utpeker byggherren én eller flere byggeledere som skal følge opp arbeidet i byggeperioden. Det er viktig at byggeleder har gode oppfølgingsrutiner og -verktøy slik at alle kontraktkrav kan oppfylles.

    Eksempler på gode byggelederverktøy er:

    • Kontrollplan og sjekklister for utførelseskontroller og prestasjonsmålinger.
    • Møteplan og fast møteagenda for byggemøter og status-/samhandlingsmøter.
    • Rapporteringsrutiner for produksjonskalkyler, økonomi, fremdrift og endringer.

    Endringsarbeid

    Det vil normalt være behov for større eller mindre endringer gjennom byggeperioden. Det er viktig at du som byggherre følger opp endringsordrene fra entreprenøren.

    Du må etablere rutiner for loggføring av varsel om endringer og endringsmeldinger. Standardkontraktene har laget et regime for endringsvarsling som skal følges. Ikke alle endringer har økonomiske konsekvenser, men det er likevel viktig at endringsmelding blir sendt. På denne måten sikrer du deg kontroll over prosjektet.

        Fant du det du lette etter?

        Fant du det du lette etter?
        *