Fellesavtale for forbruksmateriell

15. september 2017 signerte Difi/Statens innkjøpssenter tre Statlige fellesavtaler om kjøp av forbruksmateriell med Staples Norway AS, Lyreco Norge AS og Maske AS.

Hva avtalen omfatter?

Avtalen omfatter kjøp av forbruksmateriell som inkluderer følgende innkjøpsområder:

• Kontorrekvisita – eks. kopipapir, arkivmateriell, kontorrekvisita, skrivemateriell, emballasje
• Datarekvisita – eks. toner, blekk, musematter, ergonomiske artikler
• Renholdsprodukter – eks. rengjøringsmidler, engangshansker, søppelsekker, toalettpapir, tørkeruller, papirhåndklær, håndsåpe
• Kantineprodukter – eks. engangsbestikk, kaffefilter, husholdningsvarer som te, kaffe, kjeks

I tillegg er det mulig å utløse opsjon på kjøp innenfor følgende innkjøpsområder:

• Enkle grafiske produkter
• Profileringsartikler

Status på implementering og avtaleforvaltning

Alle omfattede virksomheter har nå implementert og tatt i bruk fellesavtalen.

Statens innkjøpssenter har gjennomført løpende statusmøter med alle tre leverandører, noe som har fungert meget godt. I løpet av 2019 vil det avholdes statusmøter hvert kvartal.

Det ble i henhold til kontrakt foretatt en regulering av prisene med virkning f.o.m. 1. oktober 2019. Prisene ble regulert basert på endring i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (KPI) som utgjorde en prisøkning på 1,6 %.

Spørsmål og svar

Avviksskjema: Det er opprettet et skjema for avviksrapportering. Virksomhetene kan benytte skjemaet til å rapportere avvik på fellesavtalen.Virksomhetene skal selv følge opp avvik i sin kontraktsoppfølging. Statens innkjøpssenter benytter rapporteringen for å samle inn avvik fra virksomhetene for å kunne se mønstre i avvik og ha mulighet til å fange opp gjentagende avvik. Link til skjemaet finner dere her: Avviksskjema

Tiltredelsestidspunkt og forlengelse av eksisterende avtaler: Vi minner om at tidspunkt for tiltredelse oppgitt i konkurransen er bindende. Videre forlengelser og/eller utløsing av opsjoner med andre leverandører vil være i strid med avtalen.

Godkjenning bruk av nettbutikk og punch-out: Rutinene for godkjenning av bruk av nettbutikk er enkel, send oss en e-post til forbruksmateriell@difi.no merket «Godkjenning nettbutikk». Søknaden skal inneholde en kort forklaring på hvorfor søknad om bruk av nettbutikk eller punch-out og eventuelt status på prosessen for implementering av elektronisk bestillingsløsning som kan motta EHF-varekatalog, herunder valgt systemleverandør for løsningen. Vi svarer fortløpende på dette med kopi til leverandørens kontaktperson. Les mer her om hvordan bruke avtalene

Fellesavtalens bilag 7 – Administrative bestemmelser: Fellesavtalen har et bilag 7 som kan benyttes for å dokumentere lokale administrative forhold mellom leverandøren og den enkelte virksomhet. Eksempler på hva som kan stå her er kontaktinformasjon for begge parter, valgt bestillingsløsning, avtalte rutiner i forhold til leveringsdager, andre tjenester som skapservice eller påfylling, opplæringsbehov, møtefrekvens mm. I tillegg kan følgende dokumenter være relevant som vedlegg til bilaget:

• Opsjonsavtale dersom utløst opsjon
• Oversikt over leveringssteder

Leverandørene har fått veiledning og ansvar for å bistå med utfylling av dette bilaget, men her må den lokale avtaleansvarlig ta ansvar og eierskap til hva virksomheten mener er viktig å få dokumentert. Statens innkjøpssenter skal ha en kopi av ferdig bilag 7 med vedlegg som sendes til forbruksmateriell@difi.no merket Bilag 7 [virksomhetens navn].

Utløsning av opsjon: De lokale avtaleforvalterne har fått tilsendt en veileder om hvordan utløse opsjon på andre innkjøpsområder (profilering/trykksaker), herunder en «mal for opsjonsavtale». Har dere spørsmål til dette, så send oss en e-post til forbruksmateriell@difi.no.

Lokal avtaleforvalter: Den lokale avtaleforvalteren er avtaleansvarlig og koordinator både ovenfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres dersom det skjer endringer av lokal avtaleforvalter eller evt. dennes kontaktinformasjon. Les mer om ansvar og roller for avtaleforvaltere her.

Se andre relevante spørsmål og svar.

Virksomheter fordelt på leverandører

Følgende leverandører er tildelt følgende virksomheter:

Maske AS: Tildelte virksomheter

Lyreco Norge AS: Tildelte virksomheter

Staples Norway AS: Tildelte virksomheter

Alle virksomheter har fått brev om hvilken leverandør de er tildelt.

For nærmere informasjon om begrunnelsen for valg av leverandører se meddelelsesbrevet som gikk ut til leverandørene i konkurransen 4. september 2017.

Avtaleforvalter

Yngvar Loen Larsen
E-post: yll@difi.no
Mob: +47 950 41 740

Alle henvendelser relatert til fellesavtalen om forbruksmateriell kan sendes til forbruksmateriell@difi.no.