Fellesavtale for reisebyråtjenester

Statens innkjøpssenter har inngått ny fellesavtale for reisebyråtjenester med Berg-Hansen og Egencia. Avtalen er gyldig fra 12. juni 2020 og varer i tre år med opsjon om forlengelse i to år. Det er sendt ut informasjon til alle virksomheter.

Publisert: 11. sep 2016, Sist endret: 25. jun 2020

Statlig fellesavtale for kjøp av reisebyråtjenester var identifisert i «kategoristrategi 2019-2024 for reiseområdet» som et viktig og prioritert tiltak.

Statens innkjøpssenter ser positivt framover mot videre realisering av strategien. Inngåelse av statelige fellesavtaler på reisebyråtjenester er et viktig ledd i en større prosess der reisebyrået vil være en nødvendig infrastruktur som skal legge til rette for at strategien kan iverksettes og etterleves.

Leverandørene vil være strategiske partnere som aktivt skal bidra til økt avtalelojalitet, samt administrativ støtte knyttet til policystyring, herunder fokus på miljøvennlige transportalternativ, betaling av reiser og oppfølging knyttet til statistikk, analyse og anbefalinger til videreutvikling som gir en merverdi for statens reiseaktivitet.

Fellesavtalene skal bidra til å sikre riktig behovsdekning for virksomhetene slik at reisebyråtjenesten oppleves som den foretrukne bestillingskanalen for den reisende. Reisebyrå skal oppleves som nyttig gjennom at bestilling via reisebyrå skal gi merverdi for både arbeidsgiver og arbeidstaker.

Med kompetanse og tilgjengelighet, enkelt brukergrensesnitt og et bredt utvalg av aktuelle produkter til riktig kost skal reisebyrå bidra til en enkel og sømløs brukeropplevelse fra bestilling, betaling til innlevering av reiseregning.

I tillegg til dette skal fellesavtalene også bidra til økt klimafokus og bærekraft. Dette innebærer blant annet at det tydelig informeres om og gis gode muligheter for å ta mer klimavennlige valg når det gjelder reiser, herunder bestille tog istedenfor fly.

Spørsmål og svar om fellesavtalen

Hva er avbestillingsregler i fellesavtalen for bestilte reiser gjennom reisebyrå?

Fellesavtalen regulerer ikke avbestillingsregler for reiser bestilt gjennom reisebyrå utover at det er reglene til det enkelte flyselskap og hotell som gjelder. Generelt vil type bestilt produkt, eksempelvis fleksibel eller restriktiv flybillett, samt kansellerbart eller ikke kansellerbart hotellrom, avgjøre hvilke avbestillingsregler som gjelder.

I dagens unntakstilstand grunnet koronasituasjonen, tilbyr de fleste flyselskaper mulighet for å endre restriktive billetter. Noen flyselskap tilbyr også «refusjon» av restriktive billetter i form av voucher til den enkelte reisende. Den kan kun benyttes i forbindelse med en tjenestereise på et senere tidspunkt.

Ta kontakt med ditt reisebyrå for info om hva som gjelder den enkelte reise, samt for å endre/avbestille reiser bestilt gjennom reisebyrå.

Får vi refusjon for de reisene som ikke ble gjennomført grunnet koronasituasjonen?

Se først spørsmål og svar over.

Dersom en tjenestereise ikke ble gjennomført grunnet frykt for koronasituasjonen og der flyselskapet ikke tilbyr noen form for refusjon, må arbeidsgiveren sørge for at den ansatte får tilbakebetalt eventuelle utlegg ved bestilling av reisen.

Dersom reisen er betalt med kredittkort som utløser forsikring og arbeidsgiver har betalt årsavgiften, utbetales erstatning etter denne forsikring. Hvis det ikke er tilfelle og den ansatte har egen privatforsikring som dekker tjenestereiser, skal denne benyttes fullt ut før arbeidsgiveren dekker noe av tapet. Hvis den ansatte ikke har privatforsikring eller den private reiseforsikringen ikke dekker tjenestereiser, må arbeidsgiveren uansett ta ansvaret for det tap den ansatte har lidd.

Ta kontakt med ditt reiseforsikringsselskap for å finne ut hva som gjelder den enkelte reise.

Fellesavtalen har utløpt. Kan vi fortsette å handle hos vår nåværende leverandør?

Fellesavtalen gikk ut 31.12.2019. Utløp av fellesavtalen påvirker ikke den enkelte avropsavtale. En avropsavtale går ut etter en endt toårsperiode fra implementering. Ingen avropsavtale vil imidlertid løpe utover 2020. Det betyr at en avropsavtale inngått i løpet av 2019 vil vare maksimalt til 31.12.2020. Avropsavtaler inngått i 2018 vil utløpe i løpet av 2020 etter at en toårsperiode har passert.

Team for avtaleforvaltere

Vi har opprettet et Team i Microsoft Teams for hver fellesavtalen om kjøp av reisebyråtjenester.  Dette for å tilrettelegge for en mer effektiv kommunikasjon, bedre informasjonsflyt og selvbetjening. Teamet vil fungere som en digitalt møteplass for lokale avtaleforvaltere. Det er et sted for læring, samhandling og erfaringsutveksling. I teamet får alle medlemmer tilgang til avtaledokumenter og annen relevant informasjon.

Det vil bli sendt ut en invitasjon til alle lokale avtaleforvaltere innen kort tid. Ved spørsmål vennligst send en e-post til reise@digdir.no.

Kontakt

Alle henvendelser relatert til fellesavtale for reisebyråtjenester ønskes sendt til reise@digdir.no.

Kategoristrategi for reiseområdet

Statens innkjøpssenter har utarbeidet kategoristrategi for reiseområdet.

Om avtalen

Fellesavtalene omfatter reisebyråtjenester ved tjenestereiser som dekker oppdragsgivernes behov for en brukervennlig og kostnadseffektiv løsning for søk, bestilling og betaling av tjenestereiser i tråd med gjeldende regelverk og retningslinjer, samt bidrar til at staten reduserer totale reisekostnader gjennom dens merverdi.

Berg-Hansen Reisebureau AS og Egencia Norway AS er leverandører for fellesavtalen for kjøp av reisebyråtjenester. Fordelingen mellom leverandørene er som følger:

  • Berg-Hansen Reisebureau AS får minimum 55% og maksimum 70% av antall statsansatte
  • Egencia Norway AS får minimum 30% og maksimum 45% av antall statsansatte

Hvilke tjenester omfattes?

Fellesavtalen for reisebyråtjenester omfatter alle typer reisebyråtjenester, herunder elektronisk bestillingsportal (web og app) og manuelle tjenester basert på Oppdragsgivernes behov for reisebyråtjenester. I tillegg til tradisjonelle reisebyråtjenester er det tilgang til bestilling av mer miljøvennlige transportalternativer som tog.

Oppdragsgiverne kan på forespørsel også få tilgang til øvrige rådgivningstjenester innenfor sitt kompetanseområde.

I tillegg inneholder avtalen ikke-eksklusive opsjoner på (1) Event planlegging, (2) Visumtjenester og (3) Energy, Resources & Marine travel (rederirelaterte tjenester). Det vil si at virksomheter kan velge å bruke fellesavtalen for kjøp av disse tjenestene, men det er ingen kjøpsplikt. Andre leverandører og eksisterende avtaler kan brukes inntil virksomhet utløser opsjon ved å inngå opsjonsavtale.  

Eventuelle direkteavtaler som virksomheter har med hoteller, fly osv. skal kunne vises i selvbestillingsløsningen til den enkelte virksomhet. I tillegg skal portalen kunne tilpasses etter virksomhetenes tekniske behov som koblinger mot lønns- og personalsystemer, single sign on, betalingsalternativer, faktureringsrutiner mm.

 

Deldette

Hjelp oss å lage bedre nettsider

Fant du det du lette etter?

Hjelp oss å lage bedre nettsider
*