Fellesavtale for reisebyråtjenester

Avtalen er gyldig fra 1. januar 2018 og varer i to år med opsjon om forlengelse inntil to år.

Publisert: 11. sep 2016, Sist endret: 14. Mai 2019

Difi/Statens innkjøpssenter har inngått to parallelle rammeavtaler for kjøp av reisebyråtjenester med Egencia Norway AS og G Travel Norge AS.

Footer inn her

Invitasjon til leverandørkonferanse

Difi / Statens innkjøpssenter inviterer til markedsdialog angående forestående konkurranse om Statlig fellesavtale om reisebyråtjenester.

Dato: mandag, 20. mai 2019
Tid: kl. 12:00 - 15:00
Sted: Difis lokaler i Grev Wedels Plass 9, Oslo

For mer info og påmelding, klikk her.

Påmeldingsfrist er 15. mai 2019.

Doffin referanse: 2019-342171

Agenda til konferansen

  1. Velkommen og formål med konferansen
  2. Overordnet presentasjon av innkjøpssenteret og status
  3. Presentasjon av prosjekt Kategoristrategi for reiseområdet
  4. Presentasjon av prosjekt Anskaffelse av reisebyråtjenester
  5. Presentasjon av behovskartlegging og statistikk
  6. Temaer for innspill fra leverandører, herunder:
  • Tog
  • Endring av billetter
  • Individuelle tilpasninger (egne inngåtte avtaler, reisepolicy, tekniske behov, betaling, fakturering mm.)
  • Opsjoner (Meetings & Events, visumtjenester, rederirelaterte tjenester mm.)
  • Prismodeller og "transparency"
  • Databehandling
  • Krav og kriterier (kostnadsdrivere, kvalifisering, tildeling)
  • Evaluering (testing, vekting)
  • Avtalemodell

Fellesavtalen forlenges ikke

Statens innkjøpssenter har gjennomført en opsjonsvurdering og besluttet at opsjonen ikke skal utløses for noen av avtalene. Det gjøres med bakgrunn i at fellesavtalen som helhet har noen utfordringer og det er viktig at ny konkurranse gjelder samtlige virksomheter omfattet av innkjøpsordningen. 

Statens innkjøpssenter arbeider også med en kategoristrategi for reiseområdet, som ferdigstilles i løpet av første halvår 2019, og vil gi føringer for statens bruk av reisebyrå i fremtiden.

Med andre ord er det behov for konsolidering som gjør at innkjøpsenteret velger å inngå en ny fellesavtale for reisebyråtjenester fra neste år som vil gjelde samtlige virksomheter omfattet av ordningen. Den nye avtalen skal etter planen være på plass fra 01.01.2020.

Varighet til den enkelte avropsavtale

Varighetsforhold mellom fellesavtalen og den enkelte avropsavtale, dvs. tilpasningsavtale, er som følger.

Fellesavtalen angir 2 års varighet til den enkelte avropsavtale, men begrenser varigheten opptil ett år etter fellesavtalens opphør. Det betyr at siden det nå er besluttet at den nåværende fellesavtale ikke forlenges, vil den enkelte avropsavtale inngått i løpet av 2019 vare maksimalt til 31.12.2020. Avropsavtaler inngått i 2018 vil utløpe i løpet av 2020 etter at en toårsperiode har passert.

Den enkelte virksomhet tiltrer en ny fellesavtale når deres avropsavtale utgår. Virksomheter som skulle tiltre den nåværende avtale etter 01.07.2019 vil ikke bli implementert under den nåværende avtale. De vil måtte vente til ny avtale er inngått i 2020 for å tiltre fellesavtalen.

Innkjøpsgruppe etablert

Det er opprettet et prosjekt til å utarbeide konkurransestrategi for reisebyråtjenester ledet av Statens innkjøpssenter. I tilknytning til prosjektet er det etablert en innkjøpsgruppe med medlemmer fra statlige virksomheter.

Hovedformålet til innkjøpsgruppen er å sikre at prosessen iverksatt av Statens innkjøpssenter dekker brukernes behov og forventninger, samt bidra til avtalelojalitet og brukertilfredshet på lengre sikt. Innkjøpsgruppen skal ivareta statlige brukeres tekniske og praktiske interesser gjennom hele anskaffelsesprosessen, både før og etter kontraktsinngåelse. Medlemmene skal aktivt bidra i utarbeidelse av konkurransestrategi og konkurransedokumenter.

Innkjøpsgruppen består av følgende medlemmer:

VirksomhetDeltakerRolle
Difi / Statens innkjøpssenterKristin KahrikProsjektleder
Difi / Statens innkjøpssenterDavid BehrensProsjektmedarbeider
Difi / Statens innkjøpssenterJørgen IversenProsjektmedarbeider
Difi / Offentlige anskaffelserAnne Cathrine JacobsenProsjektmedarbeider
Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Vibeke KemiProsjektmedarbeider
Fylkesmennenes fellesadministrasjon Lene Renate JensenProsjektmedarbeider
Helse- og omsorgsdepartementetHege Runge JohansenProsjektmedarbeider
KonkurransetilsynetAlf Jarle AlbertsenProsjektmedarbeider
Norges HandelshøyskoleSigbjørn Råsberg Prosjektmedarbeider
Statens vegvesenLeif Oddbjørn MøllerProsjektmedarbeider
Universitetet i TromsøJohanne HagerupsenProsjektmedarbeider

Her er et bilde av innkjøpsgruppen på oppstartsmøtet hos Difi i Oslo den 7. mars 2019. (Representanter fra Konkurransetilsynet, Vegvesenet og UiT var ikke tilstede da bilde ble tatt.)

Referansegruppe under etablering

Grunnet stor interesse fra brukerne for den påbegynte prosessen skal vi i tillegg etablere en referansegruppe. Referansegruppen blir en høringspart i arbeidet innkjøpsgruppen kommer til å gjøre frem til utlysning av konkurranse. Referansegruppens rolle er å gi innspill på tilsendt forslag og utkast utarbeidet av innkjøpsgruppen. Det er ønskelig å bruke Teams som hovedkanal for kommunikasjon og samhandling med referansegruppen. Vennligst send e-post til reise@difi.no for å bli lagt til som medlem i referansegruppen.

Oppdatert databehandleravtale

Databehandleravtale - bilag 4B i fellesavtalen er oppdatert. I tillegg finnes det en ny bilag 4C - Avtale om datautveksling

Endringer i databehandleravtale og opprettelse av et nytt dokument, avtale om datautveksling, er et forsøk på å tydeliggjøre ansvarsfordeling mellom parter og hvilke roller de har i avtaleforholdet. Den første regulerer avtaleforholdet når leverandør er databehandler og den andre når leverandør er behandlingsansvarlig. Dokumentene utfyller hverandre og begge skal signeres mellom enhver virksomhet og leverandør. Kopi sendes til reise@difi.no. Også virksomheter som har signert tidligere versjon av databehandleravtale, anbefales å signere de nye avtalene.

Team for avtaleforvaltere

Vi har opprettet et Team for denne fellesavtalen i Microsoft Teams for å tilrettelegge for bedre informasjonsflyt og selvbetjening. Teamet vil fungere som et digitalt møteplass for lokale avtaleforvaltere. Det er et sted for læring, samhandling og erfaringsutveksling. I teamet får alle medlemmer tilgang til avtaledokumenter og annen relevant informasjon. For å bli lagt til som medlem på teamet, vennligst send e-post til reise@difi.no.

Om avtalen

Egencia Norway AS og G Travel Norge AS er leverandører for den løpende fellesavtalen. Fordelingen mellom de to er som følger:

Hvilke tjenester omfattes?

Fellesavtalen for reisebyråtjenester omfatter reisebyråtjenester – en online selvbestillingsløsning og manuelle tjenester (24h kundeservice, kundeoppfølging osv.). Som minimum skal online portalen gi mulighet for å bestille flybilletter, hotellopphold og leiebil.

I tillegg inneholder avtalen ikke-ekslusive opsjoner på kurs- og konferansetjenester, visumtjenester og rederitjenester. Det vil si at virksomheter kan velge å bruke fellesavtalen for kjøp av disse tjenestene, men det er ingen kjøpsplikt. Andre leverandører og eksisterende avtaler kan brukes inntil virksomhet utløser opsjon ved å inngå Opsjonsavtale - bilag 4D.

Eventuelle direkteavtaler som virksomheter har med hoteller, fly osv. skal kunne vises i selvbestillingsløsningen til den enkelte virksomhet. I tillegg skal portalen kunne tilpasses etter virksomhetenes tekniske behov som koblinger mot lønns- og personalsystemer, single sign on, betalingsalternativer, faktureringsrutiner mm.

Avtaleforvalter

Kristin Kahrik
+47 988 68 987

Alle henvendelser relatert til Fellesavtale for reisebyråtjenester kan sendes til reise@difi.no.

Kategoristrategi for reiseområdet

Statens innkjøpssenter er i gang med utarbeidelse av kategoristrategi for reiseområdet.

Deldette

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre