Kategoristrategi for reiseområdet

Statens innkjøpssenter er i gang med utarbeidelse av kategoristrategi for reiseområdet. Strategien vil inneholde en handlingsplan med prioritering av fremtidige anskaffelsesprosesser.

Publisert: 09. okt 2018, Sist endret: 19. des 2018

Siste nytt om prosjektet

Følgende har skjedd siden forrige nyhetsoppdatering i november.

Revidert prosjektplan – ny frist for sluttleveransen til 1. april 2019

Prosjektet har fått en utvidet frist for leveransen av kategoristrategien for reiser til 1. april 2019. Arbeidet er omfattende og for å sikre kvalitet i leveransene har prosjektet blitt utvidet med 3 måneder med eksisterende ressurser. Dette innebærer blant annet at prosjektet får muligheten til kvalitetssikring av dataunderlag, gjennomføre ytterligere dialog med brukere, leverandører og andre interessenter. Involvering og engasjement er nødvendig for at resultatet blir en formålstjenlig kategoristrategi for reiser.

Vi er glad for at eksisterende kategoriteam videreføres med ressurser fra NAV, Mattilsynet, NHH, Kystverket, Klima- og miljødepartementet, DSS og DFØ.

Idégenereringsworkshop med referansegruppen

22. november hadde vi idégenereringsworkshop med referansegruppen (utvidet brukergruppe) bestående av representanter fra statlige virksomheter som Politiet, Norsk Helsenett, Forsvaret, Skatteetaten, Statens vegvesen, Universitetet i Oslo, Universitetet i Tromsø, Miljødirektoratet, Utenriksdepartementet og Finansdepartementet i tillegg til kategoriteamet og Jan Henrik Ulvatne. Her ett bilde av den engasjerte gruppen (Politiet og Forsvaret var ikke tilstede da bilde ble tatt):

 
 

Dagen ga prosjektet gode innspill til hvor reiseprosessen «smerter» gjennom arbeid i fire ulike case-oppgaver. Vi takker igjen for strålende innsats fra deltagerne og har i den forbindelse opprettet ett nettverk for referansegruppen i Teams. Dersom andre virksomheter ser nytten av å være deltager i ett slikt nettverk der reiseområdet kan drøftes, særlig for de som sitter på reise-lønn-tid område, så meld ifra til prosjektleder eller på felles e-post reise@difi.no.

 

*** Status pr november ***

Prosjektet er godt i gang og har med ett drivende engasjert kategoriteam. Mye har skjedd siden siste statusoppdatering, så her kommer en kort oppsummering.

Utvikle kategoristrategiprosessen

Prosjektet anvender følgende metode for utvikling av kategoristrategi, se under. Metoden bygger på erfaringer fra anerkjente kategoristyringsmiljøer:

Prosessillustasjon kategoristrategi
 
 

Den blå viften i modellen over viser at det er i fase 4 til fase 6 prosjektet vil ha fokus på involvering og engasjement av interessenter

  • Involvering og engasjement av interessenter er avgjørende for utvikling av en formålstjenlig kategoristrategi
  • Interessenter skal bli konsultert og informert gjennom strategi prosessen, for å sikre sluttresultatet og å trekke på sin kompetanse og erfaring.

Kategoriteamet

Kategoriteamet hadde kick-off 31. august og består av representanter fra følgende 7 virksomheter. For DSS vil Vibeke Kemi, fra 1. januar 2019, overtar for Bernt-Martin Vestlund:

Bilde av kategoriteamet
 
 

Fase 1 - Initiering

Prosjektets målsetting

  • Etablere «beste praksis» metode for utvikling av kategoristrategi som kan gjenbrukes av andre offentlige virksomheter

  • Utvikle og forankre en kategoristrategi for reiseområde etter anerkjente metoder og beste praksis.

  • Kategoristrategien skal understøtte målsetting om å «forenkle, fornye og effektivisere» offentlig sektor

  • Gjennomføring av kategoristrategiens handlingsplan (prioriterte tiltak) skal bidra til å redusere årlige totale reisekostnader for staten

    • Virkemidler som koordinering og konsolidering av kjøpsvolum, effektive og profesjonelle anskaffelsesprosesser samt enhetlige rutiner for bestilling og betaling vil bidra til reduserte totale innkjøpskostnader, økt tjenestekvalitet, reduserte transaksjonskostnader og mer effektiv administrasjon.

  • Resultatene av reisestrategien kan være startskuddet for utvikling av en felles statlig reise-/sikkerhetspolicy.

Fase 2 - Etablering av fakta base – kartlegging av reiseforbruk

Prosjektet har jobbet mest med fase 2 «Etablering av fakta base», her har vi fått en fantastisk respons fra virksomhetene med en svarprosent på nærmere 90 % på reiseforbruk. Besvarelsene på eksisterende avtaler og reisepolicy har vært noe mer begrenset, men det vi har mottatt har vært til stor nytte.

Estimert årlig forbruk er en av oppgavene som prosjektet vil jobbe videre med å verifisere.

Fase 3 – Definere målbilde – presentasjon til Innkjøpsrådet

Innkjøpsrådet fikk i møte 22. oktober, presentert prosjektplan, foreløpige analyser og funn av kartlagte reiseforbruk samt foreløpige hypoteser og målbilde.

Prosjektet vil oppdatere og prioritere målbildene og hypotesene i det videre arbeidet.

Fase 4 – Idègenerering

Markedsdialog

I perioden uke 43 til 45 gjennomførte prosjektet markedsdialog med 22 ulike leverandører og bransjeorganisasjoner. Bransjens respons har vært positiv, og disse møtene er verdifulle med tanke på innspill til forbedringsområder, markedstrender og forbruksstatistikk (statlig reiseforbruk). Her vil prosjektet invitere til ytterligere møter med bransjeorganisasjoner og leverandører samt følge opp gjennomførte dialogmøter.

Brukerdialog - Referansegruppe

Idégenereringsworkshop ble gjennomført den 22. november der vi vil ha brukerne i fokus. Deres erfaringer og behov relatert til reiser, herunder fra behovet oppstår til reisen er betalt og bokført. Deltagelse med ressurser fra både anskaffelser, HR, lønn og økonomi har vært verdifullt og vil følges videre opp med ytterligere involvering. Prosjektet vil ha fokus på ledelsesforankring blant annet gjennom engasjement av Innkjøpsrådet.

Prosjektleder

Margit Bersvendsen Grønli
MargitBersvendsen.Gronli@difi.no
+47 930 41 424

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*