Kategoristrategi for fellesavtaler innen reiseområdet

Statens innkjøpssenter er i avsluttende fase med utvikling av kategoristrategi for reiseområdet. Strategien vil anbefale en handlingsplan med prioriterte forbedringstiltak som bidrar til å redusere totale reisekostnader i staten.

Publisert: 09. okt 2018, Sist endret: 23. aug 2019

Siste nytt om prosjektet

Følgende har skjedd siden forrige nyhetsoppdatering i desember.

Vi er i ferd med og ferdigstilling gjennom involvering av interessenter og kvalitetssikring av strategien. Prosessen vil avsluttes med gjennomgang og forankring hos innkjøpsrådet. Vi komme nærmere tilbake til tidspunkt for Innkjøpsrådsmøtet.

Prosjektet har nå kommet inn i fase 6 «Utvikle kategoristrategi» som er siste fase før godkjenning. Denne fasen omfatter stor grad av involvering av interessenter for å kvalitetssikre og forankre faglig innhold og strategiske anbefalinger.  

Identifiserte interessenter er prosjektets referansegruppe, «Strategisk Forum» ledet av Kommunal og moderniseringsdepartementet, samt Statens innkjøpssenters rådgivende organ «Innkjøpsrådet».

Prosessillustasjon kategoristrategi
 
 

Pågående aktiviteter

I februar gjennomførte kategoriteamet en samling der innspillene til hver av underkategoriene ble presentert og drøftet.  

Kategoriteamet består fortsatt av ressurser fra Statens innkjøpssenter, Arbeids- og velferdsetaten (NAV), Mattilsynet, NHH, Kystverket, Klima- og miljødepartementet (KLD), Departementenes sikkerhets- og servicesenter (DSS) og Direktoratet for Økonomistyring (DFØ) er sterkt involvert i arbeidet med å utvikle kategoristrategien.  

Hovedfokuset i mars har vært å ferdigstille og kvalitetssikre utkast før ytterligere eksterne får utkastet eller utdrag til gjennomgang og innspill. 

Referansegruppen

Det ble etter idègenereringsworkhop i november 2018 opprettet en samarbeidsplattform i Microsoft Teams for referansegruppen. Dersom du på vegne av din virksomhet ønsker bidra med innspill til kategoristrategien ber vi deg fylle ut og signere Taushetserklæring som sendes til prosjektleder Margit B Grønli på mail mbg@difi.no.  

Norwegian Business Travel Association - NBTA 

NBTA er nettverk for private og offentlige innkjøpere av forretningsreisetjenester, samt leverandører innen forretningsreisebransjen.  

Statens innkjøpssenter er medlem av NBTA og har gjennom prosjektperioden hatt stort utbytte av å delta på ulike fagsamlinger relatert til både rammebetingelser, trender og andre aktuelle tema innen reiseområder.  

Revidert prosjektplan – ny frist for sluttleveransen til 1. april 2019

Prosjektet har fått en utvidet frist for leveransen av kategoristrategien for reiser til 1. april 2019. Arbeidet er omfattende og for å sikre kvalitet i leveransene har prosjektet blitt utvidet med 3 måneder med eksisterende ressurser. Dette innebærer blant annet at prosjektet får muligheten til kvalitetssikring av dataunderlag, gjennomføre ytterligere dialog med brukere, leverandører og andre interessenter. Involvering og engasjement er nødvendig for at resultatet blir en formålstjenlig kategoristrategi for reiser.

Vi er glad for at eksisterende kategoriteam videreføres med ressurser fra NAV, Mattilsynet, NHH, Kystverket, Klima- og miljødepartementet, DSS og DFØ.

Idégenereringsworkshop med referansegruppen

22. november hadde vi idégenereringsworkshop med referansegruppen (utvidet brukergruppe) bestående av representanter fra statlige virksomheter som Politiet, Norsk Helsenett, Forsvaret, Skatteetaten, Statens vegvesen, Universitetet i Oslo, Universitetet i Tromsø, Miljødirektoratet, Utenriksdepartementet og Finansdepartementet i tillegg til kategoriteamet og Jan Henrik Ulvatne. Her ett bilde av den engasjerte gruppen (Politiet og Forsvaret var ikke tilstede da bilde ble tatt):

 
 

Dagen ga prosjektet gode innspill til hvor reiseprosessen «smerter» gjennom arbeid i fire ulike case-oppgaver. Vi takker igjen for strålende innsats fra deltagerne og har i den forbindelse opprettet ett nettverk for referansegruppen i Teams. Dersom andre virksomheter ser nytten av å være deltager i ett slikt nettverk der reiseområdet kan drøftes, særlig for de som sitter på reise-lønn-tid område, så meld ifra til prosjektleder eller på felles e-post reise@difi.no.

 

*** Status pr november ***

Prosjektet er godt i gang og har med ett drivende engasjert kategoriteam. Mye har skjedd siden siste statusoppdatering i august, så her kommer en utfyllende oppdatering om prosjektet.

Kategoriteamet

Kategoriteamet hadde kick-off 31. august og består av representanter fra følgende 7 virksomheter. For DSS vil Vibeke Kemi, fra 1. januar 2019, overtar for Bernt-Martin Vestlund:

Bilde av kategoriteamet
 
 

Fase 1 - Initiering

Prosjektets målsetting

  • Etablere «beste praksis» metode for utvikling av kategoristrategi som kan gjenbrukes av andre offentlige virksomheter

  • Utvikle og forankre en kategoristrategi for reiseområde etter anerkjente metoder og beste praksis.

  • Kategoristrategien skal understøtte målsetting om å «forenkle, fornye og effektivisere» offentlig sektor

  • Gjennomføring av kategoristrategiens handlingsplan (prioriterte tiltak) skal bidra til å redusere årlige totale reisekostnader for staten

    • Virkemidler som koordinering og konsolidering av kjøpsvolum, effektive og profesjonelle anskaffelsesprosesser samt enhetlige rutiner for bestilling og betaling vil bidra til reduserte totale innkjøpskostnader, økt tjenestekvalitet, reduserte transaksjonskostnader og mer effektiv administrasjon.

  • Resultatene av reisestrategien kan være startskuddet for utvikling av en felles statlig reise-/sikkerhetspolicy.

Fase 2 - Etablering av fakta base – kartlegging av reiseforbruk

Prosjektet har jobbet mest med fase 2 «Etablering av fakta base», her har vi fått en fantastisk respons fra virksomhetene med en svarprosent på nærmere 90 % på reiseforbruk. Besvarelsene på eksisterende avtaler og reisepolicy har vært noe mer begrenset, men det vi har mottatt har vært til stor nytte.

Estimert årlig forbruk er en av oppgavene som prosjektet vil jobbe videre med å verifisere.

Fase 3 – Definere målbilde – presentasjon til Innkjøpsrådet

Innkjøpsrådet fikk i møte 22. oktober, presentert prosjektplan, foreløpige analyser og funn av kartlagte reiseforbruk samt foreløpige hypoteser og målbilde.

Prosjektet vil oppdatere og prioritere målbildene og hypotesene i det videre arbeidet.

Fase 4 – Idègenerering

Markedsdialog

I perioden uke 43 til 45 gjennomførte prosjektet markedsdialog med 22 ulike leverandører og bransjeorganisasjoner. Bransjens respons har vært positiv, og disse møtene er verdifulle med tanke på innspill til forbedringsområder, markedstrender og forbruksstatistikk (statlig reiseforbruk). Her vil prosjektet invitere til ytterligere møter med bransjeorganisasjoner og leverandører samt følge opp gjennomførte dialogmøter.

Brukerdialog - Referansegruppe

Idégenereringsworkshop ble gjennomført den 22. november der vi vil ha brukerne i fokus. Deres erfaringer og behov relatert til reiser, herunder fra behovet oppstår til reisen er betalt og bokført. Deltagelse med ressurser fra både anskaffelser, HR, lønn og økonomi har vært verdifullt og vil følges videre opp med ytterligere involvering. Prosjektet vil ha fokus på ledelsesforankring blant annet gjennom engasjement av Innkjøpsrådet.

Prosjektleder

Margit Bersvendsen Grønli
MargitBersvendsen.Gronli@difi.no
+47 930 41 424

Deldette

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*