BVP og anskaffelsesregelverket

Ved bruk av BVP-metoden anbefaler Difi åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Veiledningen nedenfor forutsetter derfor at oppdragsgiver gjennomfører en anbudskonkurranse.

Publisert: 27. Mai 2016, Sist endret: 25. okt 2018

 

 
 

Gjennomarbeidet konkurransegrunnlag

Et godt og gjennomarbeidet konkurransegrunnlag i en BVP-anskaffelse er en forutsetning både for et godt resultat og for at konkurransen kan gjennomføres i overensstemmelse med regelverket.

Følgende må ivaretas i konkurransegrunnlaget ved en BVP anskaffelse:

  • Kravspesifikasjonen må klart definere hva som omfattes av anskaffelsen. Dette er helt nødvendig fordi du skal sørge for at du mottar sammenlignbare tilbud. Tilbudene er bare sammenlignbare dersom oppdraget det skal gis tilbud på har et klart definert omfang. En klart definert kravspesifikasjon må ikke misforstås som at kravspesifikasjonen skal angi hvordan oppdraget skal løses. Filosofien bak BVP legger til grunn en åpen spesifikasjon som legger til rette for at leverandørene kan utnytte sin kompetanse og komme med sine løsninger.
  • Du må gjennomføre en forutberegnelig konkurranse. Derfor må konkurransegrunnlaget beskrive hvordan konkurransen vil bli gjennomført. Du må være særlig påpasselig med dette i en BVP anskaffelse da denne metoden er ny og ukjent for mange. Du må informere om intervjuene, hvordan de skal gjennomføres, og hva du har tenkt å bruke dem til. Du må opplyse om hva som skal til for å komme til konkretiseringsfasen og hva som skal skje i denne fasen.
  • Beskriv hva som forventes av tilbudets innhold.Tilbudene skal være korte og handle om hva leverandøren skal oppnå med sin løsning, relatert til oppdragsgivers prosjektmål, risiko på oppdragsgiversiden og håndtering av denne, samt gi dokumentasjon som underbygger at tilbyder faktisk er i stand til å levere hva han tilbyr. Tilbudet skal i liten grad handle om selve løsningen. Det er helt sentralt at tilbyder forstår dette for at du skal motta gode tilbud som lar seg vurdere og sammenligne opp mot tildelingskriteriene.
  • Ettersom tilbudene er korte og ikke omhandler detaljer om løsningene, bør oppdragsgiver be leverandørene om uttrykkelig å bekrefte at deres tilbud inkluderer oppfyllelse av alle konkurransegrunnlagets krav og forutsetninger.
  • Konkurransegrunnlaget må inkludere kontrakten som skal regulere avtaleforholdet, slik at vilkårene for gjennomføringen av oppdraget er kjent når tilbudene utformes.  

Intervju

Bruk intervjuene til å evaluere nøkkelpersoners kompetanse og egnethet til å gjennomføre ditt spesifikke oppdrag. Forutsatt at du på en forutberegnelig måte har angitt hva som skal evalueres, og hva intervjuene skal belyse, er dette uproblematisk rent juridisk. 

I Nederlandsk praksis har også intervjuene i noen utstrekning vært brukt til å vurdere i hvilken grad leverandøren sannsynliggjør at han er i stand til å levere det han har forpliktet seg til i tilbudet.

Difi fikk Kluge til å vurdere om denne praksisen vil være forenelig med anskaffelsesregelverket. Kluge konkluderer med at en slik praksis vil kunne være mulig, gitt noen forutsetninger. Vi viser til Kluges notat punkt 4.2.4.

Difi anbefaler likevel at intervjuene kun benyttes til å evaluere nøkkelpersoners kompetanse. Det å benytte intervjuene til noe mer enn dette kan komme i strid med kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet.

Kontraktstildeling

Når intervjuene er fullført og tilbudene er evaluert i henhold til konkurransens tildelingskriterier, tildeler du kontrakt. Dette skal meddeles og begrunnes på ordinær måte. Når karensperioden er fullført, kan du starte konkretiseringsfasen.

Kontraktstildeling må skje før konkretiseringsfasen fordi man ellers kan komme i strid med likebehandlingsprinsippet. Det er heller ikke noen praktisk grunn til å vente med kontraktstildelingen, da konkretiseringsfasen ikke har betydning for sammenligning av tilbudene.

Skulle konkretiseringsfasen vise at leverandøren likevel ikke er i stand til å levere i henhold til sitt tilbud, kan kontraktstildelingen omgjøres etter forskriftens bestemmelse om det i §25-1(4).

For å kunne starte konkretiseringsfase med leverandør rangert som nr. 2 må tilbudenes vedståelsesfrist løpe til etter konkretiseringsfasen er avsluttet og kontrakt signert.

Konkretiseringsfasen

Konkretiseringsfasen gjennomføres før kontrakten signeres. Dette er også praksis i Nederland. I sitt juridiske notat konkluderer Kluge med at en slik praksis ikke vil være i strid med regelverket.  

Når konkretiseringsfasen gjennomføres før kontraktsignering må du passe på at forhandlingsforbudet ikke brytes. Grensen for forhandlingsforbudet behandles grundig i notatet fra Kluge.

Følgende grunnleggende forutsetninger for konkretiseringsfasen må ivaretas for å unngå å komme i konflikt med forhandlingsforbudet:

Ikke endre egenskaper som var gjenstand for evaluering

Egenskaper som var gjenstand for evaluering og derfor for valg av tilbud, kan være hvilke resultater leverandøren skal oppnå ved sin gjennomføring av oppdraget, pris og bruk av nøkkelpersoner. Disse egenskapene skal ikke være gjenstand for diskusjoner i konkretiseringsfasen.

Disse egenskapene har vært avgjørende for at leverandøren har kommet til konkretiseringsfasen. Det vil være i strid med forhandlingsforbudet om noen av disse egenskapene skulle bli endret under konkretiseringsfasen.

Ikke endre risikofordelingen mellom partene

Konkretiseringsfasen kan ikke medføre at risikofordelingen mellom partene endrer seg. Hvilken risiko en leverandør påtar seg vil ha betydning for innholdet av leverandørens tilbud, for eksempel på prisen. Hvem som har risiko for hva må være angitt i kontrakten som del av konkurransegrunnlaget.

Når alle leverandørene måtte forholde seg til risikofordelingen ved tilbudsevalueringen, vil det være i strid med likebehandlingsprinsippet og forhandlingsforbudet å endre på denne fordelingen i konkretiseringsfasen.

Ikke endre på oppdragsgivers minstekrav til gjennomføringen av oppdraget

Oppdragsgivers minstekrav kan ikke endres under konkretiseringsfasen. Disse minstekravene har ligget til grunn for alle leverandørenes tilbud. Det vil derfor være i strid med likebehandlingsprinsippet om leverandøren i konkretiseringsfasen skulle få nye eller endrede minstekrav å forholde seg til.

Slike endringer vil være i strid med forhandlingsforbudet, med mindre endringene skulle være av en helt ubetydelig art. 

Konkretiser innenfor rammene av tilbudet

I konkretiseringsfasen må partene holde seg innenfor rammen av tilbudet. Det betyr at leverandøren detaljerer innholdet i det skriftlige tilbudet. 

Dokumenter aktivitetene i konkretiseringsfasen

Lag referater fra møter og dokumenter det som utvikles i denne fasen. Det er viktig å sikre etterprøvbarhet for å dokumentenere at partene har holdt seg innenfor rammene av konkurransen i konkretiseringsfasen.

Etter fullført konkretiseringsfase

Når konkretiseringsfasen er fullført kan du signere kontrakt.
Karensperioden ble avsluttet før konkretiseringsperioden startet, så du trenger ikke avvente en ny karensperiode.
Som oppdragsgiver bør du informere alle deltakerne i konkurransen om at kontrakt er inngått og samtidig informere disse om at de er fritatt fra sin vedståelsesfrist.
Informasjon om innholdet i konkretiseringsfasen kan de øvrige leverandørene eventuelt skaffe seg ved begjæring om innsyn i kontrakten, referater eller annen dokumentasjon.

Dersom konkretiseringsfasen skulle feile, for eksempel ved at leverandøren demonstrerer at han ikke vil være i stand til å levere i henhold til hva han har tilbudt, kan tildelingsbeslutningen trekkes tilbake. Vilkårene for å trekke tilbake en tildelingsbeslutning følger av forskriftens § 25-1(4). Dersom man omgjør tildelingsbeslutningen må man foreta en ny vurdering og kan da starte konkretiseringsfasen med som etter ny vurdering blir tildelt kontrakt. Dette forutsetter at tilbudenes vedståelsesfrist ikke har løpt ut. Det er derfor viktig å passe på at vedståelsesfristen løper til man har fullført konkretiseringsperioden.

Difi  har utviklet veiledning om BVP med innspill fra representanter fra norske byggherrer og leverandører samt nederlandske rådgivere med mer enn 10 års erfaring fra BVP anskaffelser. Gode bidragsytere er professor Chris Jansen fra Juridisk fakultet, Vrije Universitet Amsterdam og Jeroen Van Rijt fra Best Value Group. Som del av denne veiledningen har advokatfirmaet Kluge, på oppdrag fra Difi, vurdert bruk av BVP metoden opp mot anskaffelsesregelverket. Både Difi og Kluge konkluderer med at anskaffelser kan gjennomføres etter BVP metoden og samtidig være i overensstemmelse med anskaffelsesregelverket.

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*