Planlegging av drift, service og vedlikehaldsavtalar

Korleis lage innkjøpsstrategi og planleggje gjennomføring av drift, service og vedlikehald for byggeprosjekt.

Publisert: 27. jun 2016, Sist endra: 30. okt 2018

Politiske føringar, innkjøpsstrategi for FDV og vedlikehaldsplan for FDV vil vere styrande for innkjøp av drift-, service- og vedlikehaldstenester. I tillegg vil tilstandsanalysar eller andre rapportar ha noko å seie for kva slags prosjekt som skal prioriterast.

Footer inn her

Innhaldet i ein innkjøpsstrategi for FDV

Ein innkjøpsstrategi for forvalting, drift og vedlikehald bør innehalde følgjande moment:

  • Mål, under dette også mål og krav for miljø og sosialt ansvar.
  • Planlagde tiltak for å nå måla.
  • Ansvarsfordeling.
  • Tidsplan.
  • Kontroll av resultat og måloppnåing.
  • Revisjon av strategien.

Footer inn her

    Politiske føringar og nye pålegg i regelverk

    Kommuneplanar eller politiske enkeltvedtak kan leggje føringar for kva som skal prioriterast i innkjøpsstrategi og vedlikehaldsplan for FDV. Endringar i regelverket kan føre til omprioriteringar og nye oppgåver, til dømes om det kjem nye offentlege pålegg om brannsikring, universell utforming og kvalitet på arkivrom.

    Andre tiltak som kan vere politisk eller administrativt styrte, er enkel rehabilitering av toalett, kantine, rasteplass eller busstopp.

    Det bør skiljast mellom tiltak som:

    • Må utførast på grunn av nytt regelverk.
    • Ønskast utført for å gje stor trivselsvinst.
    • Må løysast i høve til leigekontrakt eller funksjonskontrakt.
    • Vil redusere ein større kostnad om det blir gjort tidleg, i staden for å vente til det oppstår behov for full rehabilitering.

    Footer inn her

      Leiinga i verksemda har ansvaret for utarbeiding, godkjenning og oppdatering av innkjøpsstrategien. Strategien bør oppdaterast årleg. Difi har laga rettleiing om korleis ein etablerer ein innkjøpsstrategi.

      Planlegging av konkurransar

      Det er viktig å avklare kva slags oppgåver for drift og vedlikehald som kan handterast med interne ressursar eller gjennom eksisterande rammeavtalar og kva slags oppgåver som må kjøpast inn eksternt etter innkjøpsregelverket.

      Om det skal arrangerast ein eigen tilbodskonkurranse, må storleiken, typen og omfanget av innkjøpet avklarast før ein kan velje innkjøpsprosedyre. Du må også vurdere behovet for rammeavtale eller om ein kan løyse behovet ved eit enkelt innkjøp. Rammeavtalar er nyttige for mange oppgåver innan drift, service og vedlikehald. (Les meir om rammeavtalar)

      Oppgåver som må løysast ofte eignar seg best for rammeavtale, medan meir sjeldne og spesielle oppgåver eignar seg best for eit eige innkjøp. Til dømes kan regelmessig vedlikehald av vegar løysast med rammeavtale. Ulike delar av vedlikehaldet kan fordelast på éin eller fleire leverandørar, avhengig av konkurranseforma og resultatet av denne.

      Oppgradering og rehabilitering av eit vass- og reinseanlegg kan til dømes utløyse éin eller fleire tilbodskonkurransar.

      Det kan vere lurt å gjere ei marknadsundersøking for å få kunnskapar om produkta og marknaden. Ei slik undersøking kan til dømes gjerast for å sjå talet på aktuelle leverandørar og kapasitet eller kva slags avropsmekanismar som er best eigna.

      Gjennomføring av konkurransen

      For kvart innkjøp må det utarbeidast eit konkurransegrunnlag som bør innehalde:

      • Skildring av kva som skal kjøpast inn.
      • Omfang og frekvens for tenesta.
      • Rammevilkår, til dømes produktspesifikasjonar, responstid og energikrav.
      • Driftsoppgåver, til dømes skifte lyspærer, mindre målearbeid og snørydding.
      • Vedlikehaldsoppgåver, som måling av innvendige og utvendige overflater.
      • Serviceavtalar, SD anlegg, brannvarslingssystem, heis og grøntanlegg.

      Footer inn her

        Krav til sosialt ansvar i konkurransegrunnlaget

        Legg inn krav til sosialt ansvar i kravspesifikasjon eller som kontraktskrav. Slike krav kan vere:

        • Krav til at materialvalet skal følgje etiske prinsipp.
        • Krav til at leverandør og underleverandørar skal følgje lovverk knytt til sosial dumping.
        • Krav til at leverandør skal dokumentere tilhøva nemnt over.
        • Krav til at oppdragsgjevar eller ein tredjepart skal ha rett til innsyn og eventuelt gjennomføre revisjonar for å kontrollere tilhøva nemnt over.

        Footer inn her

          Det er viktig å sikre at krav til sosialt ansvar er moglege å følgje opp i praksis sjølv med ein mindre prosjektorganisasjon, og sannsynlegvis også med mindre tid til undersøkingar før innkjøp.

          Sharethis

          Fant du det du lette etter?

          Fant du det du lette etter?
          *