Forhandling, vurdering og val av tilbod - leige av eigedom

Når tilboda har kome inn, må du vurdere om du skal avvise nokon og kven du skal forhandle med. På denne sida får du rettleiing om korleis du avviser og forhandlar om tilbod.

Publisert: 27. Apr 2018, Sist endret: 02. nov 2018

Avvising av tilbod

Det første du må ta stilling til er om eit tilbod skal avvisast. Moglege årsaker kan vere:

  • at utleigar ikkje oppfyller dei krava du har sett som kvalifikasjonskrav
  • at utleigar tilbyr noko anna enn det du har spurt etter, til dømes eit leigeobjekt som ikkje tilfredsstiller dei krava du har sett til plassering, storleik eller utforming.

Viss du avviser eit tilbod bør du seie frå til den som har gitt tilbodet og gi ei kort grunngjeving for kvifor tilbodet er avvist. Dette bør skje skriftleg, men det er ikkje eit krav om at det må verte gitt ei grunngjeving.

Meir om avvising av tilbod finn du på Difi si steg-for-steg rettleiing om konkurransegjennomføring

Utveljing av tilbod for forhandling

Forhandlingar gir deg større moglegheit til å optimalisere leigeobjektet slik at det passar ditt behov og di verksemd. Viss du får inn mange tilbod, kan du velje å forhandle med alle tilbydarane. Generelt anbefaler vi å plukke ut 3-5 av dei beste tilboda. Dette fordi forhandlingar er tid- og ressurskrevjande for begge partar. Skulle det vere berre ein tilbydar, bør du gå i dialog for å få belyst ulike sider av tilbodet og moglege alternative løysingar.

Du bør seie frå til dei som ikkje vert valt ut til forhandlingar om at dei ikkje lenger er med i konkurransen. Dette bør skje skriftleg, men det er ikkje eit krav om at det må verte gitt ei grunngjeving og det er heller ingen rett til å klage på avgjersla.

Korleis gjennomføre forhandlingar?

Under forhandlingane ønsker du å få kartlagt moglegheiter som ikkje kjem fram av tilbodet eller kravspesifikasjonen. Det er ingen formelle bestemmingar i anskaffingsregelverket som regulerer korleis forhandlingar i konkurransar om inngåing av leigekontraktar skal gjennomførast. Det som er viktig er at du gjennomfører forhandlingane i samsvar med dei grunnleggande prinsippa i anskaffingsretten, m.a. slik at følgande krav om prosessen vert overhaldne:

  • førehandsvisse
  • konkurranse
  • prosessen skal vere gjennomsiktig
  • prosessen skal kunne etterprøvast
  • teieplikt

Det er ikkje eit krav om at forhandlingar må skje i møte. Du kan derfor forhandle over telefon, i e-post eller per brev. Det som er viktig er at du sørger for å dokumentere skriftleg kva de forhandlar om og kva som vart resultatet av forhandlingane.

Det kan forhandlast om alle sider ved tilboda, til dømes pris, rominndeling, tekniske spesifikasjonar, kontraktsvilkår og fellesfunksjonar. Du kan likevel ikkje bringe inn heilt nye ytingar eller endre føresetnadene for konkurransen. Det du har sagt i konkurransegrunnlaget vil derfor vere dei ytre rammene for kva det kan forhandlast om. Sjå meir om kva moment som kan verte gjenstand for forhandling under steget "Leigekontrakt".

Forhandlingane kan skje i fleire fasar der talet på tilbod det vert forhandla om, vert fortløpande redusert, slik at du til slutt sit att med eitt tilbod. Du bør gi beskjed til dei som fell bort undervegs i forhandlingsrunden om at deira tilbod ikkje lenger er aktuelle.

Meir om forhandlingar finn du på Difi sine temasider 

Val av tilbod

Tilbodet vert valt etter ei vurdering av kven som best oppfyller tildelingskriteria, og resultatet av forhandlingane. Det er viktig at du ikkje legg vekt på andre forhold, eller at du lar vere å legge vekt på noko du har sagt er avgjerande for deg. Viss du til dømes har sagt at fleksibilitet er viktig, må du legge vekt på dette når du vel tilbod.

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*