Behovsanalyse - leige av eigedom

Område som bør vurderast i ein god behovsanalyse for å gje eit godt konkurransegrunnlag og ein god kontrakt med utleigar.

Publisert: 25. apr 2018, Sist endra: 10. nov 2018

Kva behov skal eit lokale dekke for din organisasjon?

Det er viktig å ha fokus på kva behov som skal dekkast - ikkje på korleis behova skal dekkjast. Det er opp til eigedomstilbydarane å tilby den løysinga som dekker behovet på den beste måten.

Det bør settast av god tid til behovsanalysen, for å sikre at behovet er grundig gjennomtenkt før ein går ut i  marknaden. Brukarar må vere godt representerte i prosessen.

Behovsanalysen bør gjerast på ein strukturert måte, gjerne ved bruk av kartleggingsskjema. 

Område som bør vurderast i ein behovsanalyse

Lokalisering

Lokaliseringa av leigeobjektet er viktig, både for rekruttering av tilsette og for transportbehovet i leigeperioden. Ein behovsanalyse bør derfor avklare kor leigeobjektet bør ligge.

Dette bør du vurdere i ei behovskartlegging rundt lokalisering:

  • Korleis og når reiser dei tilsette til og frå arbeid? Er det rushtid? Er det hyppige avgangar i kollektivtransport?

  • Korleis føretrekk dei tilsette å reise?

  • Kva behov har verksemda for tenestereiser? Her er det ofte flyreisene som veg tyngst, men det kan også vere reiser til dømes til ein spesiell samarbeidspartnar lokalt

  • Kor ofte får verksemda besøk utanfrå? Kartlegg grovt kven, kor ofte dei kjem og korleis dei reiser

  • Kva hovudgrupper av varer vert leverte, og kor ofte? Kan endra transportavstand påverke innkjøpskostnadene?

Resultatet av ei slik kartlegging vil mellom anna vise om du har behov for å ligge sentrumsnært eller i nærleiken av eit kollektivknutepunkt, og kva behov du har for parkeringsplassar både for tilsette og besøkande.

Effektar av lokalisering

Det kan vere nyttig å synleggjere kva ulike lokaliseringsalternativ vil bety for reisetida til dei tilsette. Til dømes vil 10 minutt lenger gangtid frå stasjonen for 220 tilsette svare til omlag 10 årsverk.

I tillegg vil ei lokalisering som krev at tilsette og besøkande bruker bil, auke klimautsleppa til verksemda markant. 

Arealbehov

Arealeffektivitet gir reduserte kostnader og miljøpåverknad. Ein behovsanalyse bør derfor sikre at arealbehovet er riktig.

Er det grunn til å flytte?

Grunngjevinga for at mange ønsker å flytte er ofte at arealet er for lite. Start derfor med ein analyse av moglegheiter for å gjere endringar i det lokalet du leiger i no, som gjer at arealbehovet likevel kan dekkast.

Nok kvadratmeter

Viss konklusjonen er at organisasjonen treng eit nytt lokale, er det viktig å berre leige så mange kvadratmeter som du faktisk treng, verken meir eller mindre. I første omgang er det behovet for funksjonar som er viktig, ikkje eit visst tal på kvadratmeter. Dette vil fremme ei gjennomtenkt og effektiv planløysing. Funksjonsbehov kan til dømes vere:

  • Tal på arbeidsplassar og brukarar
  • Type arbeidsaktivitetar og arbeidsform
  • Ev. fordeling mellom cellekontor, ope landskap, støtterom m.m
  • Nok plass til tilleggstenester, t.d. eit avfallsrom som er tilrettelagt for kjeldesortering
  • Fleksible og elastiske lokale som kan møte framtidige behov

Kva bringer framtida?

Arealbehovet ditt om fem eller ti år kan vere endra og dette bør inngå i behovsanalysen. Du kan kome til å ha behov for meir areal fordi verksemda veks, eller mindre areal fordi verksemda vert mindre. Viss dette er viktig for din organisasjon, treng du utleigarar som er fleksible og kan tilby leigeobjekt der det anten er mogleg å seie opp deler av lokala, eller leige tilleggsareal.

Romprogram

Eit godt romprogram er viktig og det kan ofte vere lurt å støtte seg på fagpersonar i prosessen, mellom anna for å finne frem til dei beste arealløysingane. Difi sin dokumentpakke for leige av eigedom har eit interaktivt verktøy for å analysere arealbehovet og sette opp eit romprogram.

Sambruk

God utnytting av lokala må vektleggast. Dette kan du også oppnå ved at lokala vert brukt av fleire brukarar til ulik tid på døgnet, såkalla sambruk.

Tekniske behov

I behovsvurderinga må du få fram kva tekniske forhold som er viktige i det nye lokalet. Resultatet av denne vurderinga gir grunnlaget for den bygningstekniske kravspesifikasjonen som inngår i konkurransegrunnlaget.

Døme på bygningstekniske krav kan vere:

  • Kvalitetskrav til golva
  • Behov for slitesterke veggmaterial
  • Moglegheit for å lufte i møterom
  • Moglegheit for å strekke elkraft og kablar mellom etasjar
  • Temperaturgrenser for lokalet

Før opp funksjonskrav viss du kan

Det beste er å føre opp kva funksjonar du treng i bygget og unngå detaljerte tekniske krav. Gode utleigarar vil kunne berekne og tilby eit eigna leigeobjekt ut frå dei funksjonane du har ført opp.

Viss du har behov for å leige lokale med spesielle behov, til dømes laboratorium eller arkiv, må du vurdere teknisk behov for desse og utarbeide ein eigen teknisk kravspesifikasjon. Ver då klar over at det finst ei rekke lovbestemte krav som skal overhaldast, til dømes er det eigne krav til lyd, luft og fuktigheit i arkiv som gjeld for alle offentlege etatar.

Sikkerheit

Her er det ulike behov, avhengig av kva type verksemd din organisasjon har, men ein analyse av sikkerheitstiltak er ein viktig del av behovsanalysen for tekniske behov.

Tilleggstenester

Tilleggstenester er dei tenestene du som leigetakar kjøper av utleigar i tillegg til leige av lokalet.

Som ein del av behovsvurderinga vil det ofte vere aktuelt å kartlegge kva tilleggstenester du treng og som du går ut frå at det er sannsynleg at utleigaren kan tilby.

Døme på tilleggstenester

  • Resepsjonstenester: vurdere om det framleis er behov for resepsjonstenester, gjesteregistrering, bemanning og opningstider
  • Reinhaldstenester: Hyppigheit, kvalitetskrav, giftfrie reingjeringsmiddel etc.
  • Kantine: Opningstider, bruksmønster, krav til mat (kor stor del økologisk, varmmat mm)
  • Renovasjon/avfallshandtering: Hyppigheit, kjeldesortering
  • Utandørstenester: Brøyting, strøing, drift av grøntanlegg
  • Tilgangskontroll og andre sikkerheitstenester

Eigen standard for fasilitetsstyring

Standard Norge har utarbeidd ein eigen standard for fasilitetsstyring, kalla NS-EN 15221 for Facility Management. Tradisjonelt har forvalting, drift, vedlikehald og utvikling (FDVU) av fast eigedom i stor grad vore retta mot byggets tekniske tilstand og drift. Facility Management-standarden går noko vidare og omfattar faktorar som helse, miljø og sikkerheit, trivsel, innemiljø, lys, lyd, service, kantine osb.

Dele tenester med fleire

Viss fleire verksemder skal dele funksjonar som resepsjon og kantine, er det viktig med gode avtalar om opningstider, kostnadsfordeling, utval, kor stor del økologisk mat mv.

Miljøtema

Lista under viser miljøtema som det bør leggast vekt på ved val av leigeobjekt. Her får du ein kort omtale av kva miljøbelastingar som kan knytast til dei ulike miljøtemaa. Lista er ikkje fullstendig.

 MiljøtemaMiljøpåverknad
 Energi/klima
  • Utslepp av klimagassar ved bruk av elektrisitet til oppvarming og drift
  • Utslepp av klimagassar knytt til produksjon av byggematerial
  • Utslepp av klimagassar knytt til arbeidsreiser
  • Forbruk og utarming av ikkje-fornybare ressursar 
 Farlege stoff
  • Utslepp av helse - og miljøfarlege stoff frå byggematerial til inneluft og til jord, luft og vatn
  • Utslepp av helse -og miljøfarlege stoff frå produkt knytt til drift og vedlikehald av bygget
 Avfall/
materialressursar
  •  Spreiing av helse- og miljøfarlege stoff til miljø som følge av feil behandling av farleg avfall
  • Dårleg utnytting av materialressursar (ressursar på avvege)

Sharethis

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*