Vurderingspunkter før kjøp av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)

Før offentlige oppdragsgivere går i gang med en ny anskaffelse av KGV, så ber vi dere å lese gjennom denne artikkelen med vurderingspunkter for kjøp av KGV.

Publisert: 25. jun 2021, Sist endret: 28. jun 2021

DFØ trekker tilbake sin veileder for kjøp av KGV. Veilederen fra 2017 er utdatert og ny veiledning for anskaffelse av KGV vil bli publisert høsten 2021.

Offentlige oppdragsgiveres vurdering

Virksomheter som vurderer å anskaffe nytt KGV eller KAV (kontraktsadministrasjonsverktøy) i nærmeste fremtid må gjøre en selvstendig vurdering basert på nedenstående punkter. Det vil skje flere endringer på anskaffelsesområdet de nærmeste årene, og det kan være vanskelig å stille konkrete, absolutte krav til systemløsning på nåværende tidspunkt.

Oppdragsgivere bør vurdere hvilke alternativer de har og som er i samsvar med anskaffelsesregelverket. Et alternativ er å løse ut mulige opsjoner i en eksisterende kontrakt. En annen løsning er å kunngjøre en konkurranse om en avtale med kort varighet og med opsjoner for forlengelse. Eventuelt annen utsettelse inntil man har en bedre oversikt over markedssituasjonen og de endringer som vil komme.

Oppdragsgivere må være klar over at dersom de kunngjør en konkurranse på nytt KGV i dag, så vil det innebære en risiko for å få tilbud fra kun én leverandør.

DFØ som leverandør av fellestjenester til statlige virksomheter

Flere statlige virksomheter har avtale om leveranse av KGV og KAV gjennom DFØ. DFØ ivaretar derfor vurderinger om endring av kontrakt på vegne av disse. Mer informasjon om leveransen av KGV og KAV vil komme i et eget kundenotat til DFØs kunder.

Markedssituasjonen

Markedssituasjonen i Norge har endret seg i løpet av kort tid og det er per i dag få leverandører av KGV på det norske markedet. Mercell har kjøpt opp flere av sine konkurrenter både i det norske markedet og i Europa, blant annet EU-Supply CTM, Visma TendSign, Aksess Innkjøp, Opic, Cloudia, Comcare og Innovasion.

Mercell bygger en ny løsning, og frem til denne er klar vil Mercell fortsette å drifte flere av sine løsninger i det norske markedet. Det finnes andre aktører i det norske markedet som vurderer å utvikle et KGV for offentlige anskaffelser, og det er europeiske aktører som vurderer å gå inn i det norske markedet.

DFØs vurdering er at det ikke vil komme noen nye systemløsninger som baserer seg på gamle kunngjøringsskjemaer og ESPD – det vil si at nye aktører tidligst vil lansere nye løsninger i 2023.

Ny Doffin

DFØ utvikler en ny Doffin-løsning der det ikke lenger legges opp til funksjonalitet for å fylle ut kunngjøringsskjemaer direkte på Doffin. Det forutsetter at alle KGV eller andre markedsbaserte systemløsninger har denne funksjonaliteten, og at disse løsningene er allment utbredt blant oppdragsgiverne.

I dag har tilnærmet alle KGV funksjonalitet for å lage kunngjøringer og cirka 95% av alle kunngjøringer på Doffin kommer fra KGV, men det er også mulig å fylle ut kunngjøring direkte på Doffin. Ny Doffin-løsning vil komme i produksjon våren 2023, og oppdragsgivere må sikre seg at alle typer kunngjøringer som de trenger vil kunne fylles ut via KGV.

Nye kunngjøringsskjemaer

Det kommer nye kunngjøringsskjemaer (eForms) for offentlige anskaffelser fra EU-kommisjonen (forordning (EU) 2019/1780). Måldato for obligatorisk bruk av disse i Norge er april 2023. Nye kunngjøringsskjemaer har en helt ny teknisk oppbygging, noe som vil medføre en større innføringsjobb for KGV-aktørene. I tillegg er det lagt opp til noe nasjonal tilpasning, men det vil i hovedsak være små tilpasninger.

DFØ er ansvarlig for å informere KGV-aktørene om de nasjonale tilpasningene. Fra sluttbrukers perspektiv vil selve spørsmålene i kunngjøringene fremstå som tilsvarende dagens kunngjøringsskjema, men rekkefølgen for utfylling og antall felter som kan fylles ut automatisk vil kunne variere mellom systemløsningene. Det bør derfor være viktig for oppdragsgivere at utfylling av kunngjøringene er mest mulig brukervennlig.

Frem til nye kunngjøringsskjemaer trer i kraft i Norge skal dagens skjemaer benyttes, og det er altså lite trolig at nye aktører kommer inn på det norske KGV-markedet før dette tidspunktet.

Nytt europeisk egenerklæringsskjema (ESPD)

Samtidig med nye kunngjøringsskjemaer vil ny versjon av ESPD lanseres. Dagens ESPD har flere overlappende felter med kunngjøringsskjemaene, og det planlegges å tilrettelegge for å unngå at sluttbrukere må svare på samme spørsmål flere ganger.

Endringene i ESPD vil være større for systemleverandørene enn for sluttbrukerne, siden systemleverandør vil være ansvarlig for å sørge for brukervennlighet og størst mulig grad av automatisk utfylling av felter og gjenbruk av informasjon.

DFØ er ansvarlig for å informere KGV-aktørene om ESPD-formatet og vil også lage veiledning til sluttbrukere om utfylling. Oppdragsgivere bør stille krav om at ESPD er av gjeldende format og at denne er mest mulig brukervennlig for både oppdragsgiver og leverandør. Det anbefales også bruk av eBevis for innhenting av dokumentasjonsbevis.

Kravbank

Med Kravbank etablerer DFØ en nettbasert tjeneste for å lage konkurransegrunnlag og tilhørende evalueringsmodeller basert på standardiserte krav og svaralternativer. Kravbanktjenesten produserer filer som kan utveksles gjennom KGV-løsninger og tjenesten kan integreres tett i KGV-løsningene eller brukes frittstående.

Avhengigheten til KGV-aktørenes utviklingsprioriteringer reduseres og terskelen for nye aktører som vil tilby støtte til elektronisk konkurransegjennomføring senkes. Oppdragsgiver bør vurdere å stille krav om funksjonalitet for bruk av Kravbank når ny KGV-løsning skal anskaffes.

Innebygd arkivering

Gjeldende arkivlovgivning er under revisjon, og Arkivverket legger opp til at dagens Noark-standard ikke blir videreutviklet og det åpnes for andre måter å tenke arkiv på. Hver oppdragsgiver vil fortsatt være ansvarlig for dokumentasjonsforvaltning på anskaffelsesområdet, noe som i dag i hovedsak gjøres gjennom integrasjon mellom KGV og sak-/arkivsystemer. Dette kan være kostbare integrasjoner. Det er også ulik praksis på hvilken dokumentasjon som overføres gjennom integrasjon, og det forekommer informasjonstap ved overføring siden kontekst ligger i KGV.

Med ny arkivlovgivning etableres innebygd arkivering som konsept. For fagsystemer på anskaffelsesområdet – som KGV er – betyr dette at fagsystemet fungerer som selvstendig arkiv (innebygd arkiv), og at det ikke vil være nødvendig å overføre informasjon til et sak- og arkivsystem. Dette forutsetter at KGV selv kan håndtere dokumentasjonsforvaltning (inkludert innsyn og uttrekk for langtidsbevaring/arkiv).

DFØ jobber med å definere hvilke elementer som skal inngå i dokumentasjonsforvaltning og har dialog med Arkivverket for å realisere innebygd arkivering for fagsystemer på anskaffelsesområdet. Innebygd arkiv er et krav oppdragsgivere på sikt bør stille ved anskaffelse av nytt KGV.

Deldette

Hjelp oss å lage bedre nettsider

Fant du det du lette etter?

Hjelp oss å lage bedre nettsider
*