Kontraktsoppfølging - kjøp av skytjenester

Skytjenester har noen særtrekk det er viktig å følge opp konktraktperioden.

Publisert: 29. jun 2017, Sist endret: 19. okt 2018

 Anskaffelse av en skyløsning vil ofte innebære outsourcing av en rekke oppgaver som tidligere har vært ivaretatt av oppdragsgiver slik som f.eks. beslutning om oppdatering og oppgradering av software og applikasjoner.

Samtidig innebærer anvendelse av skyløsninger og dermed tap av oppdragsgivers kontroll krav om årvåkenhet fra oppdragsgivers side.

Hvem har ansvaret?

Avklar på forhånd hvem hos oppdragsgiver skal ha ansvar for følgende oppgaver

  • Sikre at behovet er dekket
  • Kontroll av ytelse og servicemål (f.eks. tilgjengelighet og svartid)
  • Sikre at løsningen passer inn med øvrige IT-anvendelse, herunder i forhold til andre eventuelle outsourcingsleverandører
  • Sikre at krav til sikkerhet, persondatalovlovgivningen, sektorspesifikk lovgivning oppfyllelse
  • Håndtering og rapportering av brudd på sikkerheten
  • Opplæring og autorisering av brukere
  • Håndtering av ”superbrukere” og deres relasjon til leverandøren
  • Rapportere/følge opp feil og mangler
  • Kontroll om ”abonnementer” (brukere)/volum er tilpasset behovet
  • Kontroll av avregninger/faktura

Oppfølging

Kontraktsoppfølging vil si oppfølging av konkrete bestemmelser i kontrakten. Ved kjøp av skytjenester anbefales følgende: 

  • Er responstider ved feilmelding, og oppetidsgarantier tilfredsstillende for din virksomhet?
  • Tilfredstiller bestemmelsene om migrering/deling av data til andre dine krav?
  • Dekkes tap av data?  Ofte tar ikke leverandøren ansvar for dette overhodet. Verdt å merke seg er at for dårlig sikring mot eventuelt tap av data vil kunne komme i konflikt med plikten til å oppbevare visse kategorier av data i en gitt periode.
  • Fører manglende betaling til at leverandør kan nekte å levere tjenesten? Mange leverandører opererer med slike krav, noe som kan skape utfordringer om kontrakten ikke endres på dette punkt.

Betydning av servicemål

Betydning av at det er satt servicemål

En viktig del av kontraktsoppfølgingen av en skyleveranse er å overvåke og kontrollere kvalitetsnivået på de de IT-tjenestene som leveres. Det er derfor viktig å ha mål for slike kvalitetsnivå i form av servicemål e.l. Oppdragsgiver bør særlig fokusere på hvilke servicemål som settes i forhold til tilgjengelighet og svartid.

Ikke alle skyløsninger tilbys med garanterte servicemål, og i de fleste tilfeller vil de juridiske konsekvenser beskrevet i kontrakten i forhold til manglende overholdelse av servicemål være begrenset. Videre vil servicemål ofte kunne endres av leverandøren i kontraktsperioden. 

Ofte vil leverandører av skyløsninger la manglende oppfyllelse av servicemålene utløse en form for reduksjon i vederlaget. En reduksjon i vederlag kan ofte være eneste sanksjon og konsekvens av manglende oppfyllelse av servicemål. Oppdragsgiver må derfor være oppmerksom på konsekvensene av tilfredsstillelse av øvrige servicemål i kontrakten. Vurder om det er akseptabelt å ha redusert adgang til å kunne kreve erstatning for manglende adgang til skyløsningen.

Undersøk derfor nøye hvilke servicemål det er gitt garanti om i forhold til oppetid, tilgjengelighet og svartid, og hvordan ytelser måles. Undersøk også hvilke servicemål som er satt for support og vedlikehold og forøvrig hvilke sanksjoner som finnes ved leverandørens manglende overholdelse av servicemål.

Endringer i ytelse

Mange skykontrakter gir leverandøren adgang til å foreta endringer med uten varsel. Oppdragsgiver bør derfor nøye overveie i hvilket omfang endringer i skyløsningen vil påvirke øvrige applikasjoner og systemer.

I noen tilfeller har oppdragsgiver krav på endring i ytelsen. Det kan være tilfelle hvor oppgradering av skyløsningen er nødvendig nettopp for å kunne drive oppdragsgivers andre applikasjoner.

I de tilfelle det etter kontrakten ikke er anledning å kreve endringer, bør oppdragsgiver vurdere skyløsningen ut fra om den fremstår tilstrekkelig robust, og om leverandøren kan forventes å ville bevege skyløsningen i den retningen som oppdragsgiver har behov for.

Kjøp av supplerende produkter

Det er ofte typisk at Leverandøren har en rekke forskjellige versjoner av skyløsninger eller en modulbasert struktur som innebærer at oppdragsgiver kan kjøpe ytterligere funksjonalitet. Da skyløsninger oppdateres og oppgraderes løpende, er det viktig for oppdragsgiver å avklare i hvilket omfang tilleggskjøp av moduler eller funksjonalitet vil bli nødvendig, og hva det i såfall vil koste.

Leverandøren kan normalt ikke redegjøre for hvordan den fremtidige ytelseskatalogen vil se ut og om det senere vil bli tilbudt funksjonalitet eller ytelser som kan kjøpes i tillegg til skyløsningen. Det oppdragsgiver imidlertid bør sikre er, at leverandøren ikke endrer sitt ytelsestilbud på en sånn måte, at den eksisterende funksjonalitet i skyløsninger ”uthules” ved at oppgraderinger av deler av løsningen i ettertid tilbys som særskilt betalbare moduler.

 

 

 

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*