Avklare behov i en systemanskaffelse

Det er viktig å finne frem til flere alternative måter å løse behovet på og analysere dem slik at du finner ut hvilket konsept som vil gi best måloppnåelse.

Publisert: 11. Mai 2018, Sist endret: 08. jun 2018

Behov - visjon og målbilde for løsningen

  1. Start med å analysere behovet 
  2. Lag visjon og målbilde for hvordan behovet bør løses.
      • Start med sluttbrukernes behov og bruk gjerne tjenestedesign
      • Gjør en interessentanalyse og identifisér alle som på en eller annen vil bli berørt av løsningen, f.eks. saksbehandlere og de som skal administrere og drifte løsningen. Hvordan bør løsningen være for å tilfredsstille deres behov best mulig?
      • Identifisér gevinstene systemet skal gi og involvér de som skal være ansvarlige for å ta ut gevinstene når systemet kommer i drift (gevinsteierne)i prosessen. De kan ha synspunkter påhvordan løsningen bør utformes for å gi mest mulig gevinster. 
      • Løsningen skal vare 15-20 år. Hvordan skal den videreutvikles og hvem kan gjøre det?
      • Beskriv et samlet målbilde for løsningen som ivaretar behovet til alle brukere, gevisteiere og interessenter så godt som mulig i hele løsningens levetid. 

Hvordan kan målbildet realiseres?

  1. Kartlegg kompetanse og kapasitet internt og undersøk hva markedet kan tilby.
  2. Beskriv minst tre alternative konsepter for å løse behovet. Alternativene kan for eksempel være å anskaffe et standardsystem som allerede finnes på markedet, få spesialutviklet systemet eller kjøpe noen komponenter og lage resten ved hjelp av interne utviklere.
  3. Mange  systemanskaffelser er slik at de faller inn under utredningsinstruksen fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Du kan teste om du må følge utredningsinstruksen ved hjelp av ui-valgomaten som er utviklet at Direktoratet for økonomistyring. I så fall skal du også beskrive 0-alternativet, dvs hvordan situasjonen vil være dersom du ikke anskaffer noe nytt system. 

Hvilke anskaffelser trenger du å gjøre?

  1. Lag konkurransetrategi for anskaffelsene i hvert av de ulike alternativene.
  2. Vurdér de ulike alternativene opp mot hverandre og anbefal hva slags anskaffelse(r) som best vil oppfylle behovet. 
  3. Legg vekt på hva de ulike alternativene vil koste i hele systemets levetid (livssykluskostnader) når du vurderer anbefalingen. 

Alternativanalysen og anbefalingen bør være så kortfattet som mulig og gjerne bestå av punkter.

 

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*