Organisering og kompetanse

Bruk av digitale verktøy vil effektivisere og øke kvaliteten på anskaffelsesprosessen, men krever endring i organisering og god kompetanse.

Publisert: 25. okt 2018, Sist endret: 02. nov 2018

For å kunne hente ut gevinstene av en digital anskaffelsesprosess er det viktig at virksomhetene evner å benytte styringsinformasjonen til forbedring. Styringsinformasjonen gjør virksomhetene i stand til å iverksette målrettede tiltak basert på økt faktagrunnlag om egne anskaffelser.

Organisering

Ved en digitalisering av anskaffelsesprosessen er det nødvendig å endre innkjøpsfunksjonens organisering. Målet med digitaliseringen er en prosessforbedring, både i effektivisering og kvalitet, som krever endringer i roller og ansvar. Det er viktig å se på organisering av selve den operative anskaffelsesprosessen i tillegg til styrende- og støttende prosesser med nye rolle- og ansvarsbeskrivelser.

Nye oppgaver må tildeles de rette personene og rolle- og ansvarsbeskrivelser må utarbeides for å kunne gjennomføre et vellykket digitaliseringsprosjekt.

Kompetanse

Digitalisering av anskaffelser krever kompetanse om endringer i prosesser, roller og ansvar. Denne kompetansen er nødvendig for å kunne gjennomføre en vellykket innføring i organisasjonen og for å kunne måle, styre og hente ut gevinstene.

Et digitaliseringsprosjekt på anskaffelsesområdet er mer et prosjekt som dreier seg om organisasjonsendring enn et rent IKT-prosjekt. Det er også viktig at lederkompetansen finnes både for å digitalisere kjerneprosessen men også å kunne bruke effektene av digitaliseringen til bedre styring og ledelse.

Anskaffelser vil støtte opp under virksomhetenes overordnede strategi og digitale verktøy vil sette toppledelsen bedre i stand til å følge opp og gjennomføre rette tiltak for strategisk endring.

Topplederopplæring og -kompetanse er viktig for å kunne hente ut styringsgevinstene et digitaliseringsprosjekt kan gi.

Styringsinformasjon og måling

Toppledelsen bør etterspørre jevnlig rapportering av styringsinformasjon fra anskaffelser for å kunne måle effekter og sette inn tiltak. Dette er en forutsetning for å kunne ha god økonomistyring på en stor andel av virksomhetenes kostnader.

Styringsinformasjon er data som er etterspurt fra departementer, etatseiere, kommunestyre samt data som er etterspurt og forankret internt i virksomhetsstyringen.

Data fra anskaffelsesprosessen gir:

  • Beslutningsgrunnlag
  • Rapporteringsgrunnlag
  • Sammenligningsgrunnlag

For at man skal kunne nyttiggjøre seg av styringsinformasjonen er det vesentlig at den er nyttig, relevant og rettidig.

Suksesskriteriet for å få tilgang til denne datakvaliteten er at man har digitalisert anskaffelsesprosessen og at man benytter standardformater. Bruk av EHF som standardformat vil gi detaljert styringsinformasjon på alle faser av anskaffelsesprosessen.

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*