Steg 1 - Oversikt over innkjøp

I steg 1 skal du få oversikt over virksomhetens innkjøp. Du skal nå lage en innkjøpsanalyse (spendanalyse) som gir ledelsen mulighet til å styre på innkjøpsutgiftene.

Publisert: 01. Mar 2018, Sist endret: 02. nov 2018

En innkjøpsanalyse tar utgangspunkt i virksomhetens regnskap og gir en oversikt over de ulike innkjøpskategoriene. Analysen viser også de største leverandørene, forskjellige avdelingers forbruk, samt andre relevante opplysninger som kan trekkes ut av regnskapsdata for et gitt tidsrom.

Hensikten med en slik oversikt er å skape bevissthet om hvem som kjøper hva og hvor mye fra hvem. Dette gir et godt utgangspunkt for prioriteringer, planlegging og styring.

Analyseverktøy

Om du ikke har eget innkjøpsanalyseverktøy kan du ta i bruk Difi sitt excelbaserte verktøy.

Under ser du et annet innkjøpsanalyseverktøy som er utarbeidet i Tableau. Første side er et «dashboard» som viser de største kategoriene, de største leverandørene, samt oversikt over artskontoer. Analysen gir mer detaljert informasjon på de følgende sidene.

Figur som viser oversikt
 
 

Difi tilbyr bistand med å etablere innkjøpsanalyser i dette verktøyet til statlige virksomheter basert på et hovedbokuttrekk fra regnskapet. Ta kontakt med BirgitEnger.Nordstrand@difi.no dersom dere ønsker bistand til dette. Dere skal isåfall benytte Difis veiledning for å ta ut et regnskapsuttrekk som utgangspunkt for analysen.

Styringsarameter (KPI)

Innkjøpsanalysen gir et faktabasert utgangspunkt for å måle utvikling på anskaffelsesområdet.

Forslag til relevante KPIer er:

  • Antall leverandører – utvikling over år
  • Totalt innkjøpsvolum fordelt på innkjøpskategorier – utvikling over år
  • Totalt innkjøpsvolum fordelt på avdelinger – utvikling over år

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*