Hvordan forebygge korrupsjon

Eksempler på hendelser og forslag til tiltak som kan gjøre det lettere for innkjøper og virksomheten å hindre eller håndtere uheldige situasjoner og å unngå etiske dilemmaer og korrupsjon i anskaffelser.

Publisert: 31. okt 2016, Sist endret: 03. jul 2018

Mangelfull kompetanse og kontroll

Mangelfull kompetanse og kontroll kan gi økt risiko for både bevisste og ubevisste hendelser som innebærer korrupsjon. Her finner du noen eksempler på situasjoner som gir økt sårbarhet og kan eksponere for korrupsjon.

Konkurranse - forberedelse:

  • Ulovlige direkte anskaffelser uten kunngjøring og over terskelverdi.
  • Detaljspesifisering av kjent løsning som kan virke ekskluderende på andre tilbydere.
  • Én leverandør/tilbyder i en anskaffelsesprosess (direkte anskaffelser).
  • Manglende involvering av andre i utarbeidelsen av kravspesifikasjonen.
  • Liten tid for leverandøren til å utarbeide tilbud, for eksempel kunngjøring i ferie og høytid med korte frister.
  • Kun én leverandør som har levert inn tilbud.
  • Illojalitet i forhold til inngåtte rammeavtaler eller andre avtaler virksomheten har om innkjøp og anskaffelser. For eksempel ved manglende sjekk mot eksisterende avtaler før oppstart av prosjekt og manglende godkjenning hos innkjøpsfunksjonene før kunngjøring av anskaffelsen.

Konkurranse - gjennomføring:

  • Mangelfull dokumentasjon, oppfølging og rapportering underveis i prosessen.
  • Medarbeidere med nære relasjoner til tilbyder – risiko for deling av innsideinformasjon.
  • Feil i gjennomføring av anskaffelsene, for eksempel ved begrunnelsen for avvisning av tilbyder.
  • Anskaffelser, eller deler av anskaffelser foretas til privat bruk, varer som anskaffes benyttes privat eller videreselges.

Kontraktsoppfølging og revisjon:

  • Mangler regler og rutiner for oppfølging av kontrakt og rapportering.
  • Uklar bruk av underleverandører - særlig utenlandske.
  • Manglende kontroll/revisjon.
  • Dårlige rutiner for håndtering av innsideinformasjon.
  • Dårlige rutiner for varsling.

Mål, rutiner og retningslinjer

  • Ha oppdatert anskaffelsesstrategi som alle ansatte kjenner og følger.
  • Ha med tiltak mot korrupsjon og hensynet til menneskerettigheter i strategien.
  • Ha innkjøpsrutiner som sikrer god praksis, gode veiledere og god nettside med info om anskaffelser.
  • Still krav til sertifisering og utarbeid etiske retningslinjer.

Risikostyring

  • Gjennomfør risikovurdering på hele anskaffelsesområdet. Vurder risikoen for korrupsjon, risikoen for eksponering og risiko i den enkelte anskaffelsen.
  • Ha rutiner for å spørre flere tilbydere også ved anskaffelser under terskelverdi, der dette er mulig, for å sikre konkurranse om oppdragene.
  • Ha rutiner for innsamling av dokumentasjon og bruk av arkivfunksjoner som sikrer tilgangs- og versjonskontroll.

Eksempler på innkjøper/innkjøpsleders ansvar

  • Ha god oversikt over inngåtte avtaler slik at det er lett å kontrollere om området er dekket fra før.
  • Sørg for å være oppdatert på anskaffelsesregelverket/lov om offentlige anskaffelser - også på unntak fra regelverket.
  • Sjekk at anskaffelsesregelverket etterleves. Sett deg inn i anskaffelsesstrategien og følg den.
  • Sikre overholdelse av grunnleggende prinsipper, herunder konkurranse om oppdragene.
  • Still krav til leverandører i anskaffelsen som også omfatter underleverandører.
  • Utfør revisjoner på utsatte områder og tilleggsarbeider.
  • Sikre og kontroller kontraktsoppfyllelse, ikke betal før en vare er mottatt.
  • Husk å dokumentere hele anskaffelsesprosessen.
  • Bruk rutinemessig hjelpemidler som e-handel, e-faktura og KGV-verktøy i anskaffelsesprosessen der det er tilgjengelig. Dette sikrer sporbarhet.
  • For å sikre integritet og etterprøvbarhet bør innkjøper ta vare på alle e-poster, møtereferater og annet materiell der det er gjort avtaler på egnet tilgangsbegrenset plass.

Kommuner

For kommuner vil sentralisering av innkjøpsfunksjonen kunne være et godt tiltak. Det gir færre og mer profesjonelle innkjøpere og bestillere.

Vurder også:

  • Innkjøpssamarbeid på tvers av kommuner for å styrke det innkjøpsfaglige kompetansemiljøet.
  • Eierskapsstrategi der korrupsjonsforebygging er tema, for blant annet å vise klare forventninger fra eier til kommunens selskaper og foretak.

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*