Roller og ansvar i anskaffelsesprosessen

Som innkjøpsleder er du ansvarlig for å etablere rutiner som sikrer at et tverrfaglig anskaffelsesteam (TAT) blir opprettet ved gjennomføring av anskaffelsesprosesser i virksomheten.

Publisert: 25. sep 2018, Sist endret: 29. Apr 2019

Ved å beskrive roller og ansvar i gjennomføring av anskaffelser i din virksomhet sikrer du nødvendig tverrfaglig involvering, og legger til rette for økt kvalitet på gjennomføringen. 

Rollene skal ivaretas av minimum to personer, for å sikre at én person alene ikke gjennomfører prosessen. Denne rutinen reduserer risikoen for illojale beslutninger som strider mot virksomhetens interesser. Samtidig reduseres sårbarhet i prosessen, for eksempel ved fravær av nøkkelresursser. Hver person kan ha tildelt én eller flere roller.

Veiledningen er ment som en generell beskrivelse av overordnede roller som bør være avklart i løpet av forberedelsesfasen.

​Prinsipper for roller og ansvar

  • Antall personer i TAT tilpasses virksomheten, anskaffelsens omfang, kompleksitet og strategiske betydning. Anskaffelsen kan også være organisert som et prosjekt.
  • Budsjetteier/avtaleeier "eier behovet" og betegnes også som behovshaver.
  • Budsjetteier/avtaleeier er ansvarlig for å sikre at riktig fagkompetanse er representert i TAT, samt påse at anskaffelsen tildeles nødvendige ressurser.
  • Rollene budsjetteier/avtaleeier og innkjøper bør ikke fylles av samme person.
  • Budsjetteier/ avtaleeier må avgjøre hvordan anskaffelsen skal organiseres og hvilke roller som skal utføre prosessen utfra omfanget og kompleksiteten på anskaffelsen.
  • Innkjøper skal lede og tilrettelegge anskaffelsesprosessen med råd og veiledning til budsjetteier/avtaleeier, og er ansvarlig for kvalitetssikring av dokumenter og aktiviteter relatert til KGV og selve innkjøpsprosessen.
  • Som et minimum skal rollene budsjetteier/avtaleeier og innkjøper oppnevnes.

Roller og ansvarsområder

RollerHvemOppgaver i hovedtrekk (ansvarsområder)
Budsjetteier/avtaleeierDen som har budsjettmyndighet
  • Godkjenne budsjettrammer
  • Organisere anskaffelsen
  • Ivareta beslutningspunktene i prosessen (sammen med styringsgruppe)
  • Ivareta risikostyring
  • Definere mål
Innkjøper

 

Person som leder innkjøpsprosessen
  • Fasilitere anskaffelsesprosessen og være kommersielt og anskaffelsesfaglig ansvarlig
  • Utarbeide grunnlag for beslutningspunktene. Gjennomføres vanligvis ved bruk av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)
  • Strategisk oppfølging av kontrakt i samarbeid med kontraktsforvalter
  • Dokumentere anskaffelsen i KGV og arkivsystem
  • Bidra til å sikre forretnings­messig måloppnåelse og forsvarlig risikostyring
KontraktsforvalterDen som følger opp kontrakten mot leverandør og brukere etter kontraktsinngåelse
  • Implementere kontrakt og etablere rutiner for elektronisk samhandling
  • Ha løpende kontakt med brukere og leverandør i kontraktsperioden
  • Sørge for at kontrakten blir oppfylt og sørge for måloppnåelse
  • Ivareta dokumentasjon etter kontraktstildeling i kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV)
  • Evaluering av kontraktsperioden
Fagansvarlig

Fagperson som har spisskompetanse sitt fagområde.

  • Ansvarlig for at ulike fagmiljøer blir involvert i anskaffelsen
  • Sørge for å avdekke de reelle behov for anskaffelsen. Analysere historisk forbruksmønster ved bruk av statistikk fra virksomhetens digitale verktøy
  • Ansvarlig for spesifikasjon og evaluering av leveransen
  • Forberede mottak og akseptere leveranse
BestillerDen som gjennomfører bestillinger på løpende avtaler med en eller flere leverandører
  • Sjekke inngåtte avtaler for å se om behovet kan dekkes av bestilling på en av avtalene
  • Leveranseoppfølging på operativt nivå. Følge opp status på leveranse med kontraktsforvalter
MottakerMottaker av varen eller tjenesten
  • Ansvar for at mottatt vare eller tjeneste er i henhold til bestilling og kontrakt

 

Hovedfaser, underfaser og hovedaktiviteter

HovedfaserUnderfaserHovedaktiviteter
Planlegging/analyseOppstart og mandat
  •  Ved behov gjennomføre forprosjekt for å etablere beslutningsunderlag for anskaffelsen
  •  Utarbeide mandat på bakgrunn av godkjent budsjett og beslutning
  •  Oppnevne TAT
 Behov og marked
  • Avdekke forbruksmønstre ved analyser fra digitale verktøy
  • Kartlegge behov og marked
  • Gjennomføre kjøpe-/lage vurderinger ved behov
  • Eventuell Request for Information (RFI) til markedet
 Strategi og spesifikasjon
  • Gjennomføre risikoanalyse og etablere grunnlag for risikostyring
  • Omforme behov til spesifikasjon
  • Forberede konkurranse i KGV, kontraktsmal og evalueringsmodell
  • Utarbeide kontraktsstrategi
  • Etablere og teste evalueringsmodell
KonkurranseKonkurransegrunnlag
  • Utarbeide øvrige deler av konkurransegrunnlaget
  • Gjennomføre kunngjøring
  • Gjennomføre eventuell prekvalifisering
 Evaluering og forhandling
  • Foreta tilbudsevaluering og gjennomføre forhandlinger
  • Utarbeide anskaffelsesprotokoll
  • Tildele kontrakt
 Kontraktsinngåelse
  • Utforme endelig kontrakt som signeres av begge parter
KontraktsoppfølgingImplementering
  • Informasjon til brukere om kontrakt
  • Opplæring
  • Iverksette avrops- og bestillingsrutiner
  • Leverandørmøte med brukere
 Oppfølging
  • Følge opp leverandør og leveranse (KPI), avtalelojalitet (organisasjon), oppfølging av kontraktens rettigheter og plikter, måling og rapportering av effekter
  • Vurdere utløsing av opsjoner
 Avslutning
  • Dokumentere erfaringer med prosess, leverandør og leveranse
  • Initiere eventuelt ny anskaffelse

 

Nærmere beskrivelser av roller og ansvar finner du i de ulike fasene av anskaffelsesprosessen:

Deldette

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre