StartOff-prosjekt med Arkivverket

Automatisk arkivering av e-post - hvordan kan det gjøres? Arkivverket søker gründere, startups og selskaper som kan være med å utvikle nye løsninger.

Publisert: 05. nov 2020, Sist endret: 13. nov 2020

Bli kjent med Arkivverket og deres behov!

Anskaffelse av nye løsninger for automatisk arkivering av e-post

Utfordringen som Arkivverket søker nye løsninger til handler om å ta i bruk ny teknologi for kunne arkivere den økende mengden digital kommunikasjon, deriblant e-post som ansatte i Arkivverket må forholde seg til. Saksbehandlerne må i dag gjøre en manuell skjønnsbasert vurdering av om noe skal tas vare på for hver eneste melding. En tidkrevende og ineffektiv prosess, og å arkivere digital kommunikasjon blir nedprioritert.  

Om Arkivverket

Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjons-forvaltning og å sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver. 

Les mer på Arkivverket.no

Arkivverkets visjon er at det i 2025 ikke skal være nødvendig for offentlige ansatte å måtte tenke på arkivering, det skal være innebygget i systemene. 

Gjennom dette prosjektet ønsker Arkivverket å komme et skritt på veien mot å realisere innebygd arkivering i egen organisasjon. I denne StartOff anskaffelsen søker Arkivverket leverandører som har løsningsforslag som hjelper oss på vei. 
 

Mer om behovet

Arkivverket ønsker mest mulig automatisk å kunne identifisere og vurdere hvilke e-poster og andre meldinger som skal gjøres tilgjengelige for offentligheten og tas vare på. Det som er tas vare på skal arkiveres ihht. arkivregelverket.

Arkivverket har behov for at løsningen utvikles i tråd med arbeidsmiljøloven og personvernforordningen. E-poster eies ikke av arbeidsgiver, men av arbeidstager, og arbeidsgiver har som hovedregel bare rett til innsyn i denne i begrensede tilfeller. Dette setter rammebetingelsene for hvor automatisk en løsning kan fungere i praksis. Om regler for personvern i arbeidsmiljøloven. 

Arkivverket er innforstått med at løsninger ikke nødvendigvis vil løse hele behovet, men er likefullt interessert i løsninger for deler av behovet!

Markedsmuligheten

Arkivverket har en klar målsetning om at prosjektet skal resultere i konkrete kjøp videre. Som en anskaffelse i StartOff får de som oppdragsgiver bistand til veien videre. Samtidig får leverandøren som blir valgt tilbud om kompetanse innen «Skalering i offentlig sektor». Her er formålet å stimulere til videre anskaffelser av den utviklede løsningen, fra andre offentlige aktører. 

Behovet for en løsning som muliggjør «automatisk» arkivering av e-poster og annen digital kommunikasjon er noe alle offentlige og mange private virksomheter har. Det er derfor et stort potensial for at den utviklede løsningen kan tas i bruk av andre kunder, offentlige som private.  

Prosjektløp

Prosjektet gjennomføres som en anskaffelse der det som anskaffes er utvikling av en MVP (et minimumsprodukt). Arkivverket er oppdragsgiver mens StartOff er en ordning som bidrar med støtte underveis i prosessen. 

Figuren under viser tidslinje og innhold for prosjektløpet:


Viktige tidsfrister

  • 12. november: Kunngjøring av konkurransen
  • 7. desember: First for å levere idéskisse
  • 6. januar '21: Oppstart "Fase 2 - Utforske alternativer"
  • 8. februar '21: Oppstart "Fase 3 - Utvikle løsningen"
  • Juni '21: Demodag og ferdigstilt prosjekt
     

Tilgjengelige ressurser underveis i prosessen

Gjennom hele prosessen vil dere som leverandører i prosjektet få tilgang til ressurser fra StartOffs team og fagressurser i Arkivverket for løpende avklaringer:

Om StartOff

StartOff er et rammeverk for gjennomføring av oppstartsvennlige anskaffelser. StartOff bistår med systematisert prosess, veiledning og støtte til oppdragsgiver og leverandør underveis. 
Mer om StartOff

  • Prosjektleder fra Arkivverket
  • Teknisk ressurs fra Arkivverket 
  • Ekspert på arkiveringsfaget fra Arkivverket
  • Ekspert på offentlige anskaffelser fra StartOff
  • Teknisk ressurs fra StartOff
  • Startup- og kommersialiseringsekspert fra StartOff

Bli med i konkurransen!

Les gjennom konkurransedokumentene og se om det passer for deg.   

For at det juridiske og innkjøpstekniske skal være på stell, bruker vi Arkivverkets konkurransegjennomføringsverktøy, forkortes KGV.

Hvis du vil delta i konkurransen, må du opprette en bruker i KGV'et - det er helt uforpliktende og tar ca. 3 minutter. Trykk på knappen nedenfor og velg alternativet som heter "Online registrering". 

Kontakt

Hjelp oss å lage bedre nettsider

Fant du det du lette etter?

Hjelp oss å lage bedre nettsider
*