Anskaffelsesprosessen steg for steg

Rutiner og tiltak for miljø og kvalitet

Hvordan kan du sikre at den avtalte kvaliteten og miljømålsettinger nås? Du kan stille krav til leverandøren rutiner og tiltak.

Grunnleggende krav til miljøledelsestiltak og kvalitetssikringstiltak

Kvalifikasjonskrav er minimumskrav til leverandørens egnethet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. De er enten bestått eller ikke bestått og skal ikke rangeres.   

Det er noen grunnleggende krav til hvilke kvalifikasjonskrav som kan stilles.  Disse kravene gjelder uansett hvilken del av forskriften den aktuelle anskaffelsen må følge.

For at et kvalifikasjonskrav skal være lovlig å stille, må kravet

  • være relevant, det må knytte seg til kontraktens gjenstand, dvs forhold som har betydning for leverandørens egnethet til å gjennomføre denne kontrakten
  • stå i forhold til leveransen, dvs ikke være urimelig byrdefult for leverandøren å oppfylle og dokumenter sett opp mot gevinsten for deg som oppdragsgiver
Kvalitetssikringstiltak og -rutiner

Du kan stille spesifikke krav til leverandørens tekniske og faglige kompetanse (deres egnethet) ved at de har rutiner for kvalitetssikringstiltak; en systematisk og strukturert tilnærming til den risiko, kompleksitet og de målsettinger som leveransen har, jf. foa § 16-5. Hvordan dette kan dokumenteres, er regulert i foa § 16-6 og § 16-7.

Du kan be leverandøren beskrive de tekniske fasiliteter han råder over, hvilke metoder han vil bruke og til hvilke rutiner som skal ivaretas i kontraktgjennomføringen. Du kan for eksempel stille krav om at leverandøren skal ha et system for å kunne spore produkter bakover i leverandørkjeden, et system som sikrer overholdelse av frister og milepæler og risikotiltak for å sikre at målsettingen med anskaffelsen nås dersom det er relevant.  

Du kan be leverandøren dokumentere dette på mange måter enten ved at leverandøren beskriver hvilke tiltak og rutiner han vil anvende, hvilke tekniske fasiliteter han råder over, beskrivelse av de tiltak han vil anvende ved utførelsen av kontrakten eller ved en 3. parts sertifisering.

Husk at

  • Kravene til tekniske fasiliteter, metoder og rutiner må være relevante, det vil si knytte seg til det som skal leveres og ikke andre forhold hos leverandøren eller andre leveranser leverandøren har.
  • Kravene må videre være forholdsmessige (proporsjonale), dvs anskaffelsen skal gjennomføres på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet. Du må derfor vurdere om de krav du stiller til leverandørens kompetanse er nødvendige og om du påfører deg selv eller leverandørene en uforholdsmessig byrde ved å dokumentere. Sistnevnte kan særlig komme på spissen ved kvalitetssikringsrutiner eller miljøledelsessystem, der du ber om 3. parts sertifisering og det i realiteten er godt nok å be leverandøren dokumentere rutinene sine. 

Eksempel

Krav: Dokumentasjonskrav:
Leverandøren skal ha  kvalitetssikrinngstiltak tilpasset leveransen og den risiko den medfører. En beskrivelse av leverandørens rutiner og tiltak for kvalitetssikring.
Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringssertifiseringer, og dette er beskrevet i sertifiseringen er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat. Leverandøren skal angi hvor i sertifiseringen kravet er ivaretatt.

Krav til 3. parts sertifisering

Du kan også kreve at leverandøren er 3. parts sertifisert og oppfyller visse kvalitetssikringsstandard.   Der du ønsker å kreve at leverandøren oppfyller en slik 3. parts sertifisering ved å levere inn en attest, bør du sjekke med markedet (den aktuelle bransjen) hvordan konsulentene kan dokumentere at kvalitetsrutinene er oppfylt.

Noen bransjer velger kvalitetssikringssystem i henhold til ISO 9001, mens andre har kvalitetssikringssystemer som ikke nødvendigvis er 3. parts sertifisert.  Det kan derfor være lurt å åpne opp for flere måter å dokumentere kvalitetssikringsrutiner, da et for strengt krav kan lede til en mislykket konkurranse ved at veldig få eller ingen leverandører i bransjen har slike attester eller sertifiseringer. Slike krav kan også ekskludere særlig nyetablerte selskaper.

Der du likevel vurderer at en 3. parts sertifisering er nødvendig, plikter du å åpne opp for at leverandøren kan dokumentere sertifiseringen på flere måter.

Eksempel

Krav: Dokumentasjonskrav:
Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem som er 3. parts sertifisert som ISO 9001 eller tilsvarende.  Gyldig lisensnummer for ISO 9001 utstedt av uavhengige organer. Oppdragsgiver vil godta andre tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS stater.
Annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak godkjennes i den grad leverandøren ikke har hatt mulighet for å få attester som nevnt innen fristen angitt i dette konkurransegrunnlaget. Forutsetningen er at det ikke skyldes leverandøren selv.
Miljøkompetanse

Du kan stille spesifikke krav til leverandørens tekniske og faglige kompetanse (deres egnethet) som miljøkompetanse.

Det kan for eksempel være relevant for anskaffelsen at leverandøren har en spesifikk formell miljøutdanning, konkret kompetanse/erfaring i å fjerne miljøskadelig avfall som for eksempel asbest eller erfaring med ivaretagelse av miljømål i tilsvarende oppdrag.  Det kan også være relevant å kreve at leverandøren har visse rutiner og tiltak som skal benyttes i gjennomføringen av kontrakten.

Eksempler på kvalifikasjonskrav

To eksempler der krav til miljøkompetanse kan være relevant:

  • Bygging i økologisk sensitive områder. Her kan du stille som kvalifikasjonskrav at leverandør har erfaring fra, og kunnskap om bygging i slike områder. Kompetanse om lokalt naturmangfold, økosystemtjenester og tiltak for klimatilpasninger er relevant i denne sammenheng.
  • Renholdstjenester. Her kan du stille som kvalifikasjonskrav at leverandøren har opplæringsopplegg for de renholdere som skal utføre renholdet i din virksomhet i riktig bruk av vaskemetoder, dosering av vaskemidler og avfallshåndtering. 

Dokumentasjonskrav

Du må angi hvordan leverandørene skal dokumentere sine kvalifikasjoner, jf FOA § 8-7 (3) og § 16-6. I § 16-6 (1) er det angitt at du kan kreve at leverandøren fremlegger en beskrivelse av miljøledelsestiltak som skal benyttes for gjennomføringen av kontrakten. 

Det kan bla være aktuelt med beskrivelse av tiltak og rutiner opprettet av bransjeorganisasjoner eller også 3. parts sertifiseringer.  Når du ber om 3. parts sertifiseringer bør du være særlig oppmerksom på om det er et forholdsmessig krav. Det du krever av dokumentasjonen skal stå i forhold til anskaffelsens karakter, omfang, betydning og planlagt bruk, jf foa § 8-7 (2) og § 16-6 (4). Denne bestemmelsen er utledet av det grunnleggende prinsipp om forholdsmessighet.

Miljøledelsestiltak - miljøledelsessystemer

Du kan stille spesifikke krav til leverandørens tekniske og faglige kompetanse (deres egnethet) ved at de har miljøledelsestiltak som vil ivareta de miljømålsettinger dere har for anskaffelsen. I tillegg vil relevante miljøledelsestiltak bidra til å håndtere miljørisiko.  Du kan også kreve at leverandøren har et 3. parts sertifisert miljøledelsessystem dersom det er relevant og forholdsmessig.

Hovedregel om miljøledelsestiltak

Du kan som kvalifikasjonskrav be leverandøren beskrive hvilke miljøledelsestiltak han vil anvende for den konkrete kontrakten, jf FOA § 16-6 (1) g).

Du kan be leverandøren dokumentere dette på mange måter enten ved at leverandøren beskriver hvilke miljøledelsestiltak og rutiner han vil anvende ved utførelsen av kontrakten. Eksempler er rutiner og tiltak på

Der du har satt visse miljømålsettinger for anskaffelsen, for eksempel at energiforbruket skal reduseres, at transporten skal foregå med null-utslippsbiler, at produktet skal bestå av en viss andel resirkulerte materialer, at anskaffelsen skal bidra til sirkulær økonomi etc, vil det som regel være påkrevet at leverandøren har visse målsettinger, rutiner og tiltak for å nå disse målsettinger og håndtere avvik. 

Spesialregel - Miljøledelsessystem

Du kan  leverandøren levere inn en beskrivelse av sitt miljøledelsesystem.

Et miljøledelsessystem eller -standard består av en systematisk prosess eller metode som beskriver hvordan en virksomhet gjennomfører, leder, måler og kontinuerlig begrenser sin miljøpåvirkning for å sikre høy miljøstandard i virksomheten. Ansvaret for miljøledelsessystemet ligger hos toppledelsen i virksomheten. Miljøledelsessystemet inkluderer virksomhetens miljøpolicy, målsettinger, tiltak og rutiner med kontinuerlig forbedringstiltak.

Et miljøledelsessystem er integrerte rutiner i styringssystemene for å sikre

  • oversikt over virksomhetens miljøbelastning/risiko
  • lovlig drift
  • mer miljøeffektivitet (dvs mindre miljøbelastnint mht verdiskapning som kan bestå av
  • strategiske vedtak, policy, mål og visjoner
  • rutiner for å håndtere avvik
  • forbedringsaktiviteter

Du kan  også kreve at leverandøren kan fremlegge attester for at han har et miljøledelsessystem eller -standard, jf FOA § 16-7 (2). Dersom du mener det er viktig (relevant og forholdsmessig) at leverandøren er 3. parts sertifisert, skal du vise til EMAS (EU ordningen for miljøtyring og miljørevisjon, andre annerkjente miljøledelsesstandarder (som Miljøfyrtårn) eller andre miljøledelsesstandarder basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder fra akkrediterte organer (som ISO 14001).Du plikter å godta tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS stater.

Hva bør jeg tenke på dersom jeg ønsker å be om en attest på et miljøledelsessystem?

Du bør først vurdere om en 3. parts sertifisering er relevant og forholdsmessig. For at det skal være relevant, så må du ha konkrete miljøkrav pg målsettinger som skal ivaretas i kontraktsgjennomføringen. For at det skal være et forholdsmessig krav, må du vurdere om det er tilstrekkelig at leverandøren beskriver sine miljøledelsestiltak, jf FOA § 16-6 (1) g).

Krav til relevans og forholdsmessighet

Der du vurderer at det ikke er forholdsmessig eller sikrer tilstrekkelig konkurranse, bør du stille de konkrete miljøledelsestiltakene. På den måten åpner du opp for at leverandøren kan dokumentere tiltakene på flere måter.

Du bør derfor alltid undersøke hvor moden bransjen er, hva som er et forholdsmessig krav og hvordan bransjen kan dokumentere miljøledelsestiltak og rutiner slik at du ikke begrenser konkurransen ulovlig. Les mer om nyoppstartede virksomheter. Se nærmere om dialog med markedet og Veileder for miljøkrav og miljødokumentasjon.

Det kan være lurt å åpne opp for flere måter å dokumentere miljøledelsestiltakene på for å sikre god konkurranse og konkurransedyktige tilbud. Det viktigste er at tiltakene er ivaretatt og ikke måten det dokumenteres på.

Eksempel der det åpnes for flere måter å dokumentere miljøledelsestiltak

Miljømerker (og annen dokumentasjon) kan likevel benyttes som dokumentasjon under forutsetning av at du har beskrevet hvilke miljømålsettinger som skal nås eller angitt de konkrete miljøbelastninger som skal minimeres. Her skal leverandøren angi hvilke miljøledelsestiltak og rutiner han vil benytte under utførelsen av kontrakten. Se mer om annen dokumentasjon fra leverandørene.

Krav: Dokumentasjonskrav:

Leverandøren skal ha miljøledelsetiltak og -rutiner som sikrer ivaretagelse av miljømålsettingene ved anskaffelsen.

Leverandøren skal beskrive de miljøledelsestiltakene som skal anvendes under utførelse av kontrakten og beskrive hvordan de kan bidra til å sikre at miljømålene nås.
Der leverandøren har attest for 3. parts sertifisering ihht EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller lignende kan dette godtas som dokumentasjon under forutsetning av at de omtaler rutiner og tiltak for miljømålsettinger. Leverandøren skal vise til hvor i sertifiseringen disse rutiner og tiltak er beskrevet.

 

Eksempel der det kreves 3. parts sertifisering

Hvis du krever at leverandøren skal fremlegge et 3. parts sertifisert miljøledelsessystem eller -standard, skal du ihht FOA § 16-7 vise til

  • EMAS (som er EUs miljøledelsessystem) og/eller
  • ISO 14001:2015 (som er en internasjonal standard) og/eller
  • Miljøfyrtårn (som er formelt anerkjent av EU til å tilsvare EMAS med få unntak) og/eller
  • tilsvarende miljøledelsesstandarder basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder fra akkrediterte organer.

Miljømerker et ikke et av de lovlige 3. parts sertifiseringer som det anledning til å vise til.

Du plikter å godta annen dokumentasjon av tilsvarende miljøledelsestiltak fra leverandørene dersom leverandøren ikke har mulighet til å få slike attester innen den fristen du har satt, se nærmere forskrift om offentlige anskaffelser § 8-7 (4) og §16-7.

Les mer om miljøledelsestiltak og rutiner her.

Krav: Dokumentasjonskrav:
Leverandøren skal ha attest på 3. parts sertifisering som EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende. Gyldig lisensnummer for EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn utstedt av uavhengige organer. Oppdragsgiver vil godta andre tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS stater.
Annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak godkjennes i den grad leverandøren ikke har hatt mulighet for å få attester som nevnt innen fristen angitt i dette konkurransegrunnlaget. Forutsetningen er at det ikke skyldes leverandøren selv.

 

Oppdatert: 19. august 2021

Fant du det du lette etter

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord