Anskaffelsesprosessen steg for steg

Vurdere kvalifikasjoner

Formålet med å vurdere leverandørenes kvalifikasjoner er å velge bort de leverandørene som ikke er kvalifisert til å få kontrakten. I det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) ligger kjerneopplysninger for denne vurderingen.

Kvalifikasjonsvurdering

Enten/eller-vurdering

Kvalifikasjonskravene du har stillet i den konkrete konkurransen, er de som er nødvendige for at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene, jf. foa § 8-7 og kapittel 16. De skal være relevante og forholdsmessige.

Kvalifikasjonsvurderingen er en enten/eller-vurdering. Enten oppfyller leverandøren kvalifikasjonskravene du har satt i konkurransen, eller så gjør den det ikke. Du skal altså ikke rangere leverandørene i denne vurderingen. Du kan lese om hvordan du bør utforme og hvilke kvalifikasjonskrav du bør stille under punktet  Avklare behov og forberede konkurransen.

Første steg i vurderingen av kvalifikasjoner, er å vurdere om det foreligger noen avvisningsgrunner som gjelder forhold ved leverandøren. Dersom det er avvisningsgrunner skal leverandøren avvises.

Du må foreta en konkret vurdering av dokumentasjonen leverandøren har levert opp mot kvalifikasjonskravene satt i konkurransen.

 

Vurdering av kvalifikasjoner over EØS terskelverdien - utsatt dokumentasjon

I anskaffelser over EØS terskelverdien skal du i anskaffelsesdokumentene ha fylt ut et skjema kalt det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) der du har angitt hvilke kvalifikasjonskrav som er nødvendig i den konkrete anskaffelsen. Leverandøren fyller inn ESPD skjemaet og leverer inn det inn enten i søknaden om å bli kvalifisert, feks i begrenset anbudskonkurranse, eller sammen med tilbudet i åpne konkurranser. Skjemaet fungerer som foreløpig dokumentasjon (en egenereklæring) på at det ikke foreligger avvisningsgrunner og at alle kvalifikasjonskravene er oppfylt.

Du må foreta en forsvarlig vurdering på bakgrunn av opplysningene i ESPD skjemaet om leverandøren oppfyller kvalifikasjonene eller ikke. ESPD-skjemaet åpner for at leverandøren kan svare «nei» på om kvalifikasjonskravet oppfylt, og beskrive nærmere hvorfor de likevel oppfyller kvalifikasjonskravet. Der du er i tvil om leverandøren er kvalifisert bør du benytte deg av avklaringsadgangen. Du kan skriftlig be leverandøren ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og mottatt dokumentasjon innen en kort tilleggsfrist, jf. foa § 23-5.

De leverandører som synes å oppfylle kvalifikasjonene på bakgrunn av opplysninger i ESPD skjemaet og eventuelle avklaringer ol, er med i den videre konkurransen. Dersom det er en konkurranse der du skal velge ut hvilke blant de kvalifiserte leverandørene som skal være med videre i konkurransen, se "utvelgelse av kvalifiserte leverandører". De leverandørene som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene skal avvises skriftlig med en begrunnelse.

Du kan når som helst i anskaffelsesprosessen be leverandørene om å innlevere dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene oppgitt i ESPD skjemaet er oppfylt. Ved valg av leverandør(er), men før tildeling av kontrakt, skal den/de leverandøren(e) som er innstilt straks levere inn dokumentasjon på at kravene er oppfylt. Hensikten med denne utsatte dokumentasjonplikten er å spare både leverandørene og oppdragsgiver for tid og arbeid, slik at det kun er plikt til å kontrollere og levere dokumentasjon for det/de tilbud som er innstilt som vinner av konkurransen.

Spesielt om rammeavtaler

Ved konkurranser om rammeavtaler over EØS terskelverdien foregår kvalifikasjonsvurdering slik det er angitt over. Før selve tildeling av kontrakt(er) på rammeavtalen skal leverandør(ene) levere inn dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene.

Ved tildeling av den enkelte kontrakt under én rammeavtale, skal det ikke bes om innsendelse av dokumentasjon på kvalifikasjoner.

Dersom det er en rammeavtale med flere leverandører der konkurransen gjenåpnes (minikonkurranse), jf. foa § 26-3 (4), skal oppdragsgiver be den innstilte leverandøren levere inn oppdatert dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt.

Utvelgelse av kvalifiserte leverandører

Der du har angitt i kunngjøringen at du kun vil ha med deg et begrenset antall leverandører videre i konkurransen, skal du nå velge ut hvilke leverandører som skal inviteres i konkurransen blandt de som oppfyller kvalifikasjonskravene. Det er med andre ord leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, men som likevel ikke får være med i konkurransen.

Dette er aktuelt ved begrenset anbudskonkurrane (unntatt ved dynamisk innkjøpsordning), begrenset konkurranse med forhandling, konkurranse om innovasjonspartnerskap og konkurransepreget dialog. 

Du skal velge ut det antallet som er tilstrekkelig til å sikre konkurranse og må forholde deg til det nedre og øvre tak du har satt for konkurransen i anskaffelsesdokumentene. Utvelgelsen skjer på bakgrunn av de objektive og ikke-diskriminerende kriteriene du har angitt i anskaffelesdokumentene.  Det er viktig at disse kriteriene er tydelige og objektive slik at det er forutberegnelig for leverandørene hva de eventuelt blir valgt ut etter.

Dersom du får inn færre forespørsler enn det du har angitt i kunngjøringen, kan du velge ut færre. Har du for eksempel i en kunngjøringen av en begrenset anbudskonkurranse sagt at du vil minimum velge ut 5 leverandører og kun får inn 3 forespørsler, så kan du gå videre med et disse.

Det betyr at du først vurderer hvilke leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonene og avviser dem, jf § 24-2 a).

Der du har flere kvalifiserte leverandører igjen enn det du har satt som øvre grense, må du velge ut hvilke du skal invitere til å inngi tilbud. 

Vurder om du vil be de utvalgte leverandørene om å sende inn dokumentasjon

For anskaffelser over EØS terskelverdien, har leverandørene krysset av på ESPD skjemaet at de oppfyller kvalifikasjonene og hovedregelen er at kun den leverandøren du innstiller på valg skal levere inn dokumentasjonen før du du sender en meddelselse om hvem du innstiller på tildeling av kontrakten.  

Ved begrensede konkurranser kan det være lurt å be om at de leverandører du tenker å velge ut til å delta i den videre konkurransen, allerede nå sender inn dokumentasjon på at de faktisk oppfyller kvalifikasjonene, dvs før du sender invitasjon til å levere inn tilbud og før du avviser de overtallige leverandørene. På den måten unngår du at du i realiteteten gjennomfører en konkurranse med færre kvalifiserte leverandører enn det du tror. 

Tilbakemelding til leverandører som ikke ble valgt ut

De kvalifiserte leverandører som ikke får lov til å bli med videre i konkurransen, ved at de ikke blir invitert til å levere et tilbud, skal snarest mulig få en skriftlig meddelelse om utvelgelsen med en begrunnelse.

Det Europeiske Egenerklæringsskjemaet (ESPD)

Ved anskaffelser over EØS-terskelverdien er det obligatorisk å bruke det Europeisk egenerklæringsskjemaet (ESPD) som grunnlag for kvalifikasjonsvurderingen. Også i konkurranser under EØS-terskelverdi kan det være praktisk å bruke ESPD-skjemaet, selv om dette ikke er obligatorisk.

Oppdragsgiver spesifiserer i ESPD-forespørselen hvilke kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjon som gjelder i den aktuelle konkurransen. Leverandøren gir i sin ESPD-erklæring opplysninger om sin økonomiske og finansielle kapasitet, sine tekniske og faglige kvalifikasjoner, sin egnethet, samt at leverandøren bekrefter at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Leverandøren henviser i erklæringen også til sine dokumentasjonsbevis der det er etterspurt av oppdragsgiver.

Egenerklæringsskjemaet er et standardskjema som er likt i hele EØS-området, og er derfor tilpasset også grenseoverskridende handel. 

De fleste konkuransegjennomføringsverktøy (KGV) i det norske markedet har innarbeidet skjemaet i sine løsninger, så når du som oppdragsgiver eller leverandør fyller ut etterspurte felt i KGV, vil ESPD-forespørselen og ESPD-erklæringen for konkurransen utarbeides automatisk i løsningen.

Manglende dokumentasjon av kvalifikasjoner

Du kan be leverandøren ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon innen en kort tilleggsfrist. Dette er i utgangspunktet en "kan"-regel, men det må tolkes som en "skal-regel. Det er imidlertid ikke anledning til å endre tilbudet.

Du har ikke lov til å be om dokumentasjon som det ikke er henvist til i anskaffelsesdokumentene eller vektlegge andre forhold som feks at du kjenner til leverandøren fra før og har god erfaring med ham.

Formkrav på dokumentasjon

Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra den fristen du har satt i konkurransegrunnlaget, vanligvis tilbudsfristen. Det er ellers ikke spesielle formkrav på dokumentasjonen, men de skal fremstå som troverdige.

Leverandøren kan dokumentere sin økonomiske eller finansielle stilling på en annen måte enn det du har bedt om, under forutsetning av at du godkjenner det. Et eksempel her er dersom du har bedt leverandøren fremlegge foretakets årsregnskap, kan det være nystartede virksomheter som ikke har et årsregnskap ennå. Dersom de imidlertid kan godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling på annen måte, som f.eks. kredittrating, vil det kunne være tilstrekkelig for å oppfylle det kvalifikasjonskravet du har satt.

Du kan be leverandøren dokumentere med attester utstedt av uavhengige organer som dokumentasjon på at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder inkludert universell utforming, jf § 16-7. Tilsvarende for miljøledelsessystemer eller -standarder - der du også kan kreve fremlagt attest utstedt av 3. part.

Konsekvenser av manglende oppfyllelse av kvalifikasjoner

Dersom noen av leverandørene ikke oppfyller kvalifikasjonene, plikter du å avvise ham. Dette skal gjøres snarest mulig med en kort begrunnelse.

Du kan du ikke angre deg fordi du nå vurderer at kravene har vært litt for strenge eller at det er en leverandør du likevel gjerne skulle hatt med i konkurransen. Du har ikke lov til å lempe på dem. Hensynet til forutberegnelighet og likebehandling hindrer deg i å gjøre det. Det kan være leverandører som har unnlatt å levere inn tilbud fordi de så at de ikke kunne oppfylle kvalifikasjonskravene, men som ville gjort det dersom de lempede kravene hadde blitt benyttet.

Grovt misvisende opplysninger

Det kan være andre grunner til å avvise leverandører. Anskaffelsesregelverket har regler om dette der det er noen pliktige avvisningsgrunner og noen valgfrie. Eksempler på avvisningsgrunner er der leverandøren i en rettskraftig dom er kjent skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige eller etiske krav i vedkommende bransje. Svart arbeid eller sosial dumping kan være eksempler på dette. Det er også en avvisningsgrunn dersom leverandøren har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller har unnlatt å gi opplysninger. Avvisning av leverandøren kan du foreta helt frem til kontrakten er undertegnet.

Tilbakemelding til leverandørene

Du skal sende skriftlig tilbakemelding til de leverandører som ikke blir funnet kvalifisert eller som ikke blir valgt ut til å delta i den videre konkurransen (der du har satt et nedre og øvre tak for antall leverandører i anskaffelsesdokumentene). Du må ta stilling til avvisningsspørsmålet snarest mulig, slik at leverandørene kan få en mulighet til å orientere seg mot andre konkurranser eller eventuelt klage på din avvisning.

Tilbakemeldingen skal inneholde en kort begrunnelse. Det kan bety at du må sende individuelle tilbakemeldinger til leverandøren, både fordi det kan være ulike avvisningsgrunner og også at det kan ta noe tid å avklare om leverandøren er kvalifisert eller ikke.

 

Oppdatert: 16. mars 2021

Fant du det du lette etter

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord