En god beskrivelse av utfordringen og dagens løsning legger grunnlaget for sentrale beslutninger senere i anskaffelsesprosessen.
Formålet med beskrivelsen er å avdekke gapet mellom utfordringsbildet og mulighetene i dagens løsning. Gapet som avdekkes er grunnlaget for det påfølgende arbeidet med å formulere formål, mål, suksesskriterier og måleindikatorer for anskaffelsen. Du vil fort erfare at timeverk lagt ned i et grundig arbeid her tjenes inn med god margin senere i prosessen.
Start med å beskrive det aktuelle utfordringsbildet som tilsier at en anskaffelse må vurderes. Typiske triggere for en slik situasjon i offentlig sektor er:
- Kontraktsperioden på et produkt eller tjeneste er i ferd med å løpe ut
- Det er ikke inngått avtale på et område det viser seg at virksomheten har behov for ytelser
- Endringer i lov og forskrift som krever nye eller oppdaterte tjenester
- Omorganisering og/eller nye oppgaver
- Budsjettendringer
- Politiske vedtak, for eksempel utbygging eller innføring av IKT-løsninger
- Slitasje/pensjonsalder for eksisterende løsning
Som ledd i vurderingen om man bør inngå avtale på et område uten avtaledekning, kan det være relevant å innhente tilgjengelig statistikk for behovet fra leverandørreskontro, bestillingsløsning eller lignende for å få et bilde av antall leverandører man handler fra, hva man kjøper, hvem som kjøper osv.
Hvis dette ikke er en ny utfordring bør dagens løsning beskrives. Hvordan er utfordringen løst i dag, hva er dagens kostnadsbilde, og eventuelt også hvilke erfaringer har man gjort med dagens løsning.
Så gjøres en kort vurdering av hvordan utfordringsbildet blir dersom virksomheten ikke gjør noe. Vil det bli et gap mellom utfordring og fremtidig situasjon hvis virksomheten ikke gjør noe? Hensikten er å få en tidlig vurdering av om dette er en utfordring som må løses eller om den kan prioriteres ned.
Til slutt skal eventuelle rammer og avhengigheter for utfordringen beskrives. Foreligger det spesielle forhold knyttet til for eksempel økonomi, tidspunkt for realisering, grensesnitt mot andre løsninger og/eller virksomheter eller andre leverandørforhold må dette beskrives.
Sist endret 21. desember 2016