God anskaffelsespraksis og egnede rutiner for å ivareta klima og miljø
Hvordan ivareta plikten til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger ved de anskaffelsene du skal gjennomføre.
Rutiner for anskaffelser med stor miljøbelastning
Ha alltid dialog med markedet før konkurransegrunnlaget utformes:
Hva er miljøbelastningen? Er det forurensende utslipp som CO2 og Nox? Kjemikaliebruk? Bruk av ikke-fornybare ressurser?
Når det størst miljøbelastning? Dette har betydning for hvilken miljøbelastning som bør tillegges størst vekt.
Er det størst miljøbelastning under produksjon av produktet eller utførelse av bygg- og anleggsarbeidet?
Er det størst miljøbelastning under bruk/utførelse av ytelsen (varen eller tjenesten) eller drift av bygg- og anleggsarbeidet?
Er det størst miljøbelastning når tjenesten skal opphøre, produktet skal kasseres eller bygg- og anleggsarbeidet skal rives?
Hva er trendene, hva skjer på miljøområdet?
Vær åpen for nye eller andre metoder og løsninger for å oppfylle behovet for å kunne få de mest klimavennlige løsningene.
Tenk langsiktig - hva er mulig på kort og lang sikt? Kan du bidra til å stimulere til utvikling ved å ta en del av risikoen selv?
Bør jeg stille krav eller bruke tildelingskriterier på miljø? Eller en kombinasjon?
Tverrfaglighet og involvering av interessenter og brukere
For å sikre at du anskaffer det som er det reelle behovet, er det viktig at brukere og interessenter involveres tidlig i prosessen. Det å anskaffe noe som ikke dekker behovet, kan være svært miljøbelastende ved at ytelsen enten må kasseres eller det må anskaffes en tilleggsleveranse. I tillegg vil det også være fordyrende.
Det å sikre tverrfaglighet tidlig i prosessen, bidrar til at alle aspekter ved anskaffelsen blir belyst, slik at du kan treffe de riktige vurderinger. Miljømessige konsekvenser vil kunne bli avdekket ved å involvere relevante fagpersoner.
Utarbeidelse av anskaffelsesdokumentene
Den informasjon du har fått fra markedet tar du med deg videre når du lager anskaffelsesdokumentene:
- Bruk ytelses- og funksjonsspesifikasjoner for å åpne opp for mer klimavennlige løsninger.
Vurder å i tillegg å sette spesifikke krav som for eksempel til maks utslipp eller kjemikaliebruk, dersom de er relevante og det ikke begrenser konkurransen unødvendig.
For noen anskaffelser kan det være hensiktsmessig å kreve miljømerkede produkter. Viktig her å ha sjekket ut med markedet at kravene/kriteriene ikke begrenser konkurransen unødig.
Bruk tildelingskriterier for å premiere de mest miljøvennlige løsningene.
Legg vekt på livssykluskostnader da klimavennlige løsninger ofte vil være billigere totalt sett over tid enn tradisjonelle løsninger. Det å legge vekt på lavere driftskostnader som energibruk, utslipp, reparasjon og deler vil spare miljøet. Det å ta hensyn til miljøet og begrense kostnader i drift er ofte to sider av samme sak.
Vurder muligheten for å sette en pris på den eksterne miljøbelastningen av ytelsen.
Bruk kontraktskrav der markedet er umodent for å få til endringer i kontraktsperioden. Husk at slike krav alltid på må være proposjonale og være knyttet til leveransen. Kontraktsklausuler egner seg best ved kontrakter av en viss varighet, som for eksempel rammeavtaler.
Vurder å regulere strenge sanksjoner i kontrakten for å ha et ris bak speilet der leverandøren ikke leverer i henhold til kontrakt.
Oppfølgning av leveransen
Det er viktig at kontraktene følges opp for å sikre at det det er inngått kontrakt på faktisk blir levert og at sanksjonene blir brukt. Hvem som er ansvarlig for å følge opp kontrakten må utpekes.