God anskaffelsespraksis og egnede rutiner for å ivareta klima og miljø

Rutiner for anskaffelser med stor miljøbelastning

Ha alltid dialog med markedet før konkurransegrunnlaget utformes:

• Hva er miljøbelastningen? Er det forurensende utslipp som CO2 og Nox? Kjemikaliebruk? Bruk av ikke-fornybare ressurser?

• Når det størst miljøbelastning? Dette har betydning for hvilken miljøbelastning som bør tillegges størst vekt.

• Er det størst miljøbelastning under produksjon av produktet eller utførelse av bygg- og anleggsarbeidet?

• Er det størst miljøbelastning under bruk/utførelse av ytelsen (varen eller tjenesten) eller drift av bygg- og anleggsarbeidet?

• Er det størst miljøbelastning når tjenesten skal opphøre, produktet skal kasseres eller bygg- og anleggsarbeidet skal rives?

• Hva er trendene, hva skjer på miljøområdet?

• Vær åpen for nye eller andre metoder og løsninger for å oppfylle behovet for å kunne få de mest klimavennlige løsningene.

• Tenk langsiktig - hva er mulig på kort og lang sikt? Kan du bidra til å stimulere til utvikling ved å ta en del av risikoen selv?

• Bør jeg stille krav eller bruke tildelingskriterier på miljø? Eller en kombinasjon?

Tverrfaglighet og involvering av interessenter og brukere

For å sikre at du anskaffer det som er det reelle behovet, er det viktig at brukere og interessenter involveres tidlig i prosessen. Det å anskaffe noe som ikke dekker behovet, kan være svært miljøbelastende ved at ytelsen enten må kasseres eller det må anskaffes en tilleggsleveranse. I tillegg vil det også være fordyrende.

Det å sikre tverrfaglighet tidlig i prosessen, bidrar til at alle aspekter ved anskaffelsen blir belyst, slik at du kan treffe de riktige vurderinger. Miljømessige konsekvenser vil kunne bli avdekket ved å involvere relevante fagpersoner.

Utarbeidelse av anskaffelsesdokumentene

Den informasjon du har fått fra markedet tar du med deg videre når du lager anskaffelsesdokumentene:

• Bruk ytelses- og funksjonsspesifikasjoner for å åpne opp for mer klimavennlige løsninger.

• Vurder å i tillegg å sette spesifikke krav som for eksempel til maks utslipp eller kjemikaliebruk, dersom de er relevante og det ikke begrenser konkurransen unødvendig.

• For noen anskaffelser kan det være hensiktsmessig å kreve miljømerkede produkter. Viktig her å ha sjekket ut med markedet at kravene/kriteriene ikke begrenser konkurransen unødig.

• Bruk tildelingskriterier for å premiere de mest miljøvennlige løsningene.

  • Legg vekt på livssykluskostnader da klimavennlige løsninger ofte vil være billigere totalt sett over tid enn tradisjonelle løsninger. Det å legge vekt på lavere driftskostnader som energibruk, utslipp, reparasjon og deler vil spare miljøet. Det å ta hensyn til miljøet og begrense kostnader i drift er ofte to sider av samme sak.

  • Vurder muligheten for å sette en pris på den eksterne miljøbelastningen av ytelsen.

• Bruk kontraktskrav der markedet er umodent for å få til endringer i kontraktsperioden. Husk at slike krav alltid på må være proposjonale og være knyttet til leveransen. Kontraktsklausuler egner seg best ved kontrakter av en viss varighet, som for eksempel rammeavtaler.

• Vurder å regulere strenge sanksjoner i kontrakten for å ha et ris bak speilet der leverandøren ikke leverer i henhold til kontrakt.

Oppfølgning av leveransen

Det er viktig at kontraktene følges opp for å sikre at det det er inngått kontrakt på faktisk blir levert og at sanksjonene blir brukt. Hvem som er ansvarlig for å følge opp kontrakten må utpekes.