Egnede rutiner - krav til å fremme grunnleggende menneskerettigheter

Anskaffelsesloven § 5 pålegger deg som offentlige oppdragsgivere å ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser dersom det er risiko for brudd på slike rettigheter.

Publisert: 22. des 2016, Sist endret: 15. sep 2020

Systematiske brudd mot grunnleggende menneskerettigheter er dokumenter ved tilvirkningen av en rekke vanlige produktgrupper som daglig anskaffes av norske offentlige virksomheter.

Fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter

Loven om offentlige anskaflfelser §5 pålegger deg som gjør innkjøp i offentlige virksomheter å "[...] ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter."  Rutinene skal være tilpasset størrelsen på din virksomhets innkjøpsbudsjett. Det stilles strengere rutinekrav til store offentlige virksomheter enn til virksomheter med mindre innkjøpsbudsjetter, resurser og kapasitet. De største offentlige virksomhetene forventes ha intern kompetanse om hvordan anskaffelsesfaglige krav- og kriterier kan brukes ved høyrisikoanskaffelser der det er risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter. De bør videre hvite hvordan man gjennomfører egenrapportering, dokumentasjonsgjennomgang og stedlig revisjon for å kontrollere at høyrisikoleverandører etterlever etiske kontraktsvilkår. 

Enhver offentlig virksomhet, uansett størrelse må imidlertid begrunne rutinene. Som et minimum kreves at virksomheten beskriver de egnede rutinene for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved høyrisikoanskaffelser i anskaffelsesstrategien og redegjør hvordan de egnede rutinene er implementert i anskaffelsesprosessen.

Vi anbefaler at din virksomhets egnede rutiner inkluderer vurderinger knyttet til: 

  • Om produktkategorien/produktet som skal anskaffes finnes på høyrisikolisten. På høyrisikolisten finnes de produktkategorier der det er dokumentert systematiske brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. Etiske kontraktsvilkår bør benyttes ved høyrisikoanskaffelser.
  • Om sosiale merkeordninger finnes for høyrisikoproduktet kan krav til etterlevelse av ILOs kjernekonvensjoner stilles i kravspesifikasjonen. Kravet kan dokumenteres gjennom anlerkjende merkeordninger eller tilsvaende dokumentasjon.
  • Om markedsmodenheten tilsier at grunnleggende prinsipper om konkurranse overholdes i anskaffelsesprosessen. Det er brudd på prinsippet om proporsjonalitet og konkurranse å bruke etiske kvalifikasjonskrav om markedsundersøkelser viser at markedsmodenheten er så lav at det kun er én eller to leverandører som klarer å oppfylle kraven i de etiske kontraktsvilkårene. Kravene i en anskaffelse skal være forholdsmessige og ikke urimelig tyngende for leverandøren.
  • Avvisningsregler. For eksempel om leverandøren tidligere dømt for bruk av barnearbeid. 
  • Om kontraktsoppfølgingen av avtaler med høy risiko og høy kontraktsverdi kommer å gjennomføres gjennom stikkprøveundersøkelser der leverandørsamtaler, egenrapportering , dokumentasjonsgjennomgang og eventuelt stedlig revisjon gjennomføres. Om kontraktsoppfølging av avtaler med lavere kontraktsverdi skal gjennomføres ved jevnlige generelle kontraktsoppfølgingsmøter.   
  • Estimere tidsbruk og kostnader for kontraktsoppfølging av de etiske kontraktsvilkårene. For å følge prinsippet om proporsjonalitet beslutter du om omfanget av oppfølgingen basert på kontraktens størrelse. Derfor skal rammeavtaler med høy risiko og høy kontraktsverdi prioriteres for grunnligere oppfølging. Om det besluttes at egenrapportering og eventuelt stedlige revisjoner skal gjennomføres, må det tas høyde for disse kostnader i budsjett. Er det en stor kontrakt på mange millioner er det rimelig å budsjettere rundt 100 000 til 200 000 kr for oppfølgingsarbeidet. Det er 1-2% av kontraktsverdien for et 10-millionerskontrakt. 

Fra planlegging til kontraktsoppfølgning

Når du planlegger årets anskaffelser bør du først få oversikt over hvilke anskaffelser som er høyrisikoanskaffelser. Vi anbefaler at de egnede rutinene inneholder rolle- og ansvarsfordeling. Dette gjelder både ved gjennomføringen av anskaffelsen og ved oppfølging av kontrakten. Dersom det stilles etiske krav, må det tydeliggjøres hvem som skal følge opp kravene og hvordan kontraktsoppfølgingen skal dokumenteres og knyttes til årlig rapportering. 

I formålsbeskrivelsen av høyrisikoanskaffelser skal du spesifisere at fremstilling av produktet som skal anskaffes har høy risiko for kritikkverdige forhold i leverandørkjeden og at det derfor stilles krav til kontroll av ansvarlig produksjon. 

Når det gjelder store anskaffelser med høy økonomisk verdi bør alltid leverandørkonferanser og leverandørmøter inneholde et punkt om at høyrisikoanskaffelsen skal være ansvarlig produsert i henhold til de etiske kontraktsvilkårene. 

Ved hyllevareinnkjøp, som anskaffelser av mat og drikke eller der markedet har en høy modenhet av bruk av sosiale merkeordninger, bør krav til etterlevelse av ILOs kjernekonvensjoner ved produksjon stilles som kravspesifikasjon. Kaffe, te og kakao er eksempel på denne type produkter. Kravet kan dokumenteres av en sosial merkeordning, som for eksempel Fair Trade, Max Havelaar, Utz og Rainforest Alliance, eller tilsvarende.

Ved anskaffelser av øvrige høyrisikoprodukter, når det er forholdsmessig å bruke etiske kontraktskrav, men modenheten av bruk av sosiale merkeordninger er lav, bør etiske kontraktsvilkår brukes i konkurransegrunnlaget.

Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier kan brukes ved høyrisikoanskaffelser. Kvalifikasjonskrav kan for eksempel brukes om markedsmodenheten er høy og generell risiko for menneskerettighetsbrudd i leverandørkjeden er høy eller svært høy. Kvalifikasjonskrav kan også brukes ved høyrisiko enkeltanskaffelser til høye verdier for å sikre at leverandør klarer å etterleve de etiske kontraktsvilkårene. Eksempel på kvalifikasjonskrav kan være å etterspørre dokumentasjon som viser at leverandørenes policys og rutiner er på linje med de etiske kontraktsvilkårene 2.1-2.3.

Tildelingskriterier kan for eksempel brukes for å gi poeng for antall produkter som har sosiale merkeordninger.

Etterlever leverandøren de etiske kontraktsvilkårene?

Ved kontraktsoppfølging  av avtaler med lavere kontraktsverdi bør du bruke de ordinære jevnlige kontraktsoppfølgingsmøtene med levernandøren for å diskutere hvordan de etiske kontraktsvilkårene etterleves. Ved kontraktsoppfølging av avtaler med høy kontraktsverdi bør du først be leverandøren å besvare et egenrapporteringsskjema som du deretter vurderer og gjennomfører en dokumentasjonsgjennomgang for. Finnes ubesvarte spørsmål; om spørsmål utilstrekkelig besvart eller om dokumentasjon mangler bør du gjennomgå egenrapporteringen sammen med leverandøren i et oppfølgingsmøte.

Etterspør eventuelt kompletterende dokumentasjon i en tiltaksplan som beskriver nødvendige utbedringer som leverandøren skal gjennomføre. Forhåpentligvis lukkes avvikene fra det etiske kontraktsvilkåret gjennom dialog og samarbeid med leverandøren. Om leverandøren ikke dokumenterer de nødvendige utbedringene fra tiltaksplanen; og/eller ikke samarbeider; og/eller ved vesentlige eller gjenntagende alvorlige brudd kan sanksjoner utløses (se det eiske kontraktsvilkåret punkt 4)).

Kontraktsoppfølging gjennom stedlige revisjoner i leverandørkjeden kan være en måte å kontrollere eventuelle brudd på de etiske kontraktsvilkårene når dokkumentasjon er mangelful og/eller kjennskap om kritikkverdige arbeidsforhold oppdages for eksempel i media. Avdekkes brudd må en tiltaksplan resultere i at kontraksavviken lukkes.  Er ikke leverandørens tiltak og korrigeringer av kontraktsavvikene tilstrekkelige og/eller ikke gjennomføres, risikerer leverandøren at sanksjoner utløses. 

Vi hjelper deg!

Vi hjelper deg med å få på plass egnede rutiner og tilbyr anbefalte maler, verktøy og vurderinger i anskaffelsesprosessen for høyrisikoprodukter.

Felles kontraktsoppfølging sammen med andre virksomheter er en måte å effektivisere og forenkle prosessen. Etisk Handel Norge fasiliterer pilotprosjektet Bærekraft 17 som er organisert på en måte som gir mer oppfølginger for mindre ressurser. Medlemmer og ikke-medlemmer i Etisk handel Norge kan delta. For å undersøke og få oversikt over høyrisikoproduktenes globale leverandørkjeder kan konsulenter som for eksempel Factlines hjelpe til.

Vi tilbyr nettverksmøter, kurs, frokostseminar og webinar. Vi svarer på spørsmål på samfunnsansvar@dfo.no 

 

 

Deldette

Kontakt

Hjelp oss å lage bedre nettsider

Fant du det du lette etter?

Hjelp oss å lage bedre nettsider
*