Egnede rutiner - krav til å fremme grunnleggende menneskerettigheter

Anskaffelsesloven § 5 pålegger deg som offentlige oppdragsgivere å ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser dersom det er risiko for brudd på slike rettigheter.

Publisert: 22. des 2016, Sist endret: 07. jun 2020

Systematiske brudd mot grunnleggende menneskerettigheter er dokumenter ved tilvirkningen av en rekke vanlige produktgrupper som daglig anskaffes av norske offentlige virksomheter.

Fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter

Loven om offentlige anskaflfelser §5 pålegger deg som gjør innkjøp i offentlige virksomheter å "[...] ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter."  Rutinene skal være tilpasset størrelsen på din virksomhets innkjøpsbudsjett. Det stilles strengere rutinekrav til store offentlige virksomheter enn til virksomheter med mindre innkjøpsbudsjetter, resurser og kapasitet. De største offentlige virksomhetene forventes ha intern kompetanse om hvordan anskaffelsesfaglige krav- og kriterier kan brukes ved høyrisikoanskaffelser der det er risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter. De bør videre hvite hvordan man gjennomfører egenrapportering, dokumentasjonsgjennomgang og stedlig revisjon for å kontrollere at høyrisikoleverandører etterlever etiske kontraktsvilkår. 

Enhver offentlig virksomhet, uansett størrelse må imidlertid begrunne rutinene. Som et minimum kreves at virksomheten beskriver de egnede rutinene for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved høyrisikoanskaffelser i anskaffelsesstrategien og redegjør hvordan de egnede rutinene er implementert i anskaffelsesprosessen.

Vi anbefaler at din virksomhets egnede rutiner inkluderer vurderinger knyttet til: 

  • Om produktkategorien/produktet som skal anskaffes finnes på høyrisikolisten. På høyrisikolisten finnes de produktkategorier der det er dokumentert systematiske brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. Etiske kontraktsvilkår bør benyttes for høyrisikoanskaffelser.
  • Om sosiale merkeordninger finnes for høyrisikoproduktet kan krav til etterlevelse av ILOs kjernekonvensjoner stilles i kravspesifikasjonen. Kravet kan dokumenteres gjennom anlerkjende merkeordninger eller tilsvaende dokumentasjon.
  • Om markedsmodenheten tilsier at grunnleggende prinsipper om konkurranse overholdes i anskaffelsesprosessen. Det er brudd på prinsippet om proporsjonalitet og konkurranse å bruke etiske kvalifikasjonskrav om markedsundersøkelser viser at markedsmodenheten er så lav at det kun er én eller to leverandører som klarer å oppfylle kraven i de etiske kontraktsvilkårene. Kravene i en anskaffelse skal være forholdsmessige og ikke urimelig tyngende for leverandøren.
  • Avvisningsregler. For eksempel om leverandøren tidligere dømt for bruk av barnearbeid. 
  • Om kontraktsoppfølgingen kommer å gjennomføres gjennom  spørsmål på leverandørmøter er gjennom stikkprøveundersøkelser der egenrapportering , dokumentasjonsgjennomgang og eventuelt stedlig revisjon. 
  • Estimere tidsbruk og kostnader for kontraktsoppfølgningen av de etiske kontraktsvilkårene. Om det besluttes at egenrapportering og eventuelt stedlige revisjoner skal gjennomføres, må det tas høyde for disse kostnader i budsjett.

Fra planlegging til kontraktsoppfølgning

Når du planlegger årets anskaffelser bør du først få oversikt over hvilke anskaffelser som er høyrisikoanskaffelser.

I formålsbeskrivelsen av høyrisikoanskaffelser skal du spesifisere at fremstilling av produktet som skal anskaffes har høy risiko for kritikkverdige forhold i leverandørkjeden og at det derfor stilles krav til kontroll av ansvarlig produksjon. 

Når det gjelder store anskaffelser med høy økonomisk verdi bør alltid leverandørkonferanser og leverandørmøter inneholde et punkt om at høyrisikoanskaffelsen skal være ansvarlig produsert i henhold til de etiske kontraktsvilkårene. 

Ved hyllevareanskaffelser som anskaffelser av mat og drikke eller der markedet har en høy modenhet av bruk av sosiale merkeordninger, bør krav til etterlevelse av ILOs kjernekonvensjoner ved produksjon stilles som kravspesifikasjon. Kaffe, te og kakao er eksempel på denne type produkter. Kravet kan dokumenteres av en sosial merkeordning, som for eksempel Fair Trade, Max Havelaar, Utz og Rainforest Alliance, eller tilsvarende.

Ved anskaffelser av øvrige høyrisikoprodukter, når det er forholdsmessig å bruke etiske kontraktskrav, men modenheten av bruk av sosiale merkeordninger er lav, bør etiske kontraktsvilkår brukes i konkurransegrunnlaget.

Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier kan brukes ved høyrisikoanskaffelser. Kvalifikasjonskrav kan for eksempel brukes om markedsmodenheten er høy og generell risiko for menneskerettighetsbrudd i leverandørkjeden er høy eller svært høy. Eksempel på kvalifikasjonskrav kan være å etterspørre dokumentasjon som viser at leverandørenes policys og rutiner er på linje med de etiske kontraktsvilkårene 2.1-2.3.

Tildelingskriterier kan for eksempel for å gi poeng for antall produkter som har sosiale merkeordninger.

Ved kontraktsoppfølgning ber du først be leverandøren at besvare et egenrapporteringsskjema som du deretter vurderer. Finnes ubesvarte spørsmål eller spørsmål utilstrekkelig besvart bør du gjennomgå egenrapporteringen sammen med leverandøren i et oppfølgingsmøte. Etterspør eventuelt kompletterende dokumentasjon.

Ved mangel sendes en tiltaksplan til leverandøren. Stedlige inspeksjoner i leverandørkjeden kan være en måte å kontrollere eventuelle brudd på de etiske kontraktsvilkårene. Avdekkes brudd må en tiltaksplan resultere i at kontraksavvik korrigeres.  Er ikke leverandørens tiltak og korrigeringer av kontraktsavvik tilstrekkelige eller ikke gjennomføres, risikerer leverandøren sanksjoner. Ved vesentlige kontraktsbrudd, gjentakende alvorlige brudd eller om tiltaksplanen ikke blir overholdt kan kontrakten heves. 

Vi anbefaler at de egnede rutinene inneholder rolle- og ansvarsfordeling. Dette gjelder både ved gjennomføringen av anskaffelsen og ved oppfølging av kontrakten. Dersom det stilles etiske krav, må det tydeliggjøres hvem som skal følge opp kravene. Oppfølging av etiske kontraktsvilkår bør inngår i den ordinære kontraktoppfølgingen. 

Felles kontraktsoppfølging sammen med andre virksomheter er en måte å effektivisere og forenkle prosessen. Etisk Handel Norge fasiliterer pilotprosjektet Bærekraft 17 som er organisert på en måte som gir mer oppfølginger for mindre ressurser. Medlemmer og ikke-medlemmer i Etisk handel Norge kan delta. For å undersøke og få oversikt over høyrisikoproduktenes globale leverandørkjeder kan konsulenter som for eksempel Factlines hjelpe til.

Du finner mer om anskaffelser av høyrisikoprodukter i anskaffelsesprosessen

Vi hjelper deg med å få på plass egnede rutiner og tilbyr anbefalte maler, verktøy og vurderinger i anskaffelsesprosessen for høyrisikoprodukter.

Deldette

Kontakt

Hjelp oss å lage bedre nettsider

Fant du det du lette etter?

Hjelp oss å lage bedre nettsider
*