Egnede rutiner - krav til å fremme grunnleggende menneskerettigheter

Anskaffelsesloven § 5 pålegger deg som offentlige oppdragsgivere å ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser dersom det er risiko for brudd på slike rettigheter.

Publisert: 22. des 2016, Sist endret: 28. Mai 2020

Systematiske brudd mot grunnleggende menneskerettigheter er dokumenter ved tilvirkningen av en rekke vanlige produktgrupper som daglig anskaffes av norske offentlige virksomheter.

Fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter

Rutinene skal være tilpasset størrelsen på din virksomhets innkjøpsbudsjett. Det stilles strengere rutinekrav til store offentlige virksomheter enn til virksomheter med mindre innkjøpsbudsjetter.  Enhver offentlig virksomhet, uansett størrelse må imidlertid begrunne rutinene. Som et minimum kreves at virksomheten beskriver de egnede rutinene for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved høyrisikoanskaffelser. Beskrivelsen kan for eksempel dokumenteres i en anskaffelsesstrategi.

Vi anbefaler at din virksomhets egnede rutiner inkluderer vurderinger knyttet til: 

  • Om produktkategorien/produktet som skal anskaffes finnes på høyrisikolisten. På høyrisikolisten finnes de produktkategorier der det er dokumentert systematiske brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. 
  • Når det er anskaffelsesfaglig forholdsmessig å bruke etiske kontraktskrav. Det er forholdsmessig å bruke etiske kontraktskrav når kontraktsverdien er høy fordi kravene i anskaffelsen må være i proporsjonalitet til anskaffelsens størrelse.
  • Om markedsmodenheten tilsier at grunnleggende prinsipper om konkurranse overholdes i anskaffelsesprosessen. Det er brudd på prinsippet om proporsjonalitet og konkurranse å bruke etiske kontraktsvilkår om markedsmodenheten er så lav at markedsundersøkelser for eksempel viser det kun er én eller to leverandører som klarer å oppfylle kraven i de etiske kontraktsvilkårene. Kravene i en anskaffelse skal ikke være urimelig tyngende for leverandøren.
  • Avvisningsregler. For eksempel om leverandøren tidligere dømt for bruk av barnearbeid. 
  • Hvordan kontraktsoppfølgingen kommer å utformes. 
  • Estimere tidsbruk og kostnader for å gjennomføre kontraktsoppfølgning av etiske kontraktsvilkår. Om det besluttes at egenrapportering og/eller stedlige revisjoner skal gjennomføres  må det tas høyde for disse kostnader i budsjett.

     

    Fra planlegging til kontraktsoppfølgning

    Når du planlegger årets anskaffelser bør du først få oversikt over hvilke anskaffelser som er høyrisikoanskaffelser.

    Ved hyllevareanskaffelser som anskaffelser av mat og drikke eller der markedet har en høy modenhet av bruk av sosiale merkeordninger, bør krav til etterlevelse av ILOs kjernekonvensjoner ved produksjon stilles som kravspesifikasjon Kaffe, te og kakao er eksempel på denne type produkter. Kravet kan  dokumenteres av en sosial merkeordning, som for eksempel Fair Trade, Max Havelaar, Utz og Rainforest Alliance eller tilsvarende.

    Ved anskaffelser av øvrige høyrisikoprodukter, når det er forholdsmessig å bruke etiske kontraktskrav - men modenheten av bruk av sosiale merkeordninger er lav -  bør særskilte kontraktsvilkår brukes i konkurrensegrunnlaget. Når det gjelder store anskaffelser med høy økonomisk verdi bør alltid leverandørkonferanser og leverandørmøter inneholde et punkt om at høyrisikoanskaffelsen skal være ansvarlig produsert i henhold til de etiske kontraktsvilkårene. 

    I formålsbeskrivelsen av høyrisikoanskaffelser skal du spesifisere at  fremstilling av produktet som skal anskaffes har høy risiko for kritikkverdige forhold i leverandørkjeden og at det derfor stilles krav til kontroll av ansvarlig produksjon. 

    Ved kontraktsoppfølgning ber du først be leverandøren at besvare et egenrapporteringsskjema som du deretter vurderer. Finnes ubesvarte spørsmål eller spørsmåll utilstrekkelig besvart bør du gjennomgå egenrapporteringen  sammnen med leverandøren i et oppfølgingsmøte. Etterspør eventuelt kompletterende dokumentasjon. Ved mangel sendes en tiltaksplan til leverandøren. Stedlige inspeksjoner i leverandørkjeden kan være en måte å kontrollere eventuelle brudd på de etiske kontraktsvilkårene. Avdekkes brudd må en tiltaksplan resultere i at kontraksavvik korrigeres.  Er ikke leverandørens tiltak og korrigeringer av kontraktsavvik tilstrekkeglige eller ikke gjennomføres, risikerer leverandøren sanksjoner. Ved vesentlige kontraktsbrudd, gjentakende alvorlige brudd eller om tiltaksplanen ikke blir overholdt kan kontrakten heves. 

    Vi hjelper deg med å gjennomføre vurderinger i anskaffelsesprosessen:

     

    Roller, ansvar og organisering

    Vi anbefaler at de egnede rutinene inneholder rolle- og ansvarsfordeling. Dette gjelder både ved gjennomføringen av anskaffelsen og ved oppfølging av kontrakten. Dersom det stilles etiske krav, må det tydeliggjøres hvem som skal følge opp kravene. Oppfølging av etiske kontraktvilkår bør inngår i den ordinære kontraktoppfølgingen. 

    Felles kontraktsoppfølging sammen med andre virksomheter er en måte å effektivisere og forenkle prosessen. Etisk Handel Norge fasiliterer pilotprosjektet Bærekraft 17 som er organisert på en måte som gir mer oppfølginger for mindre ressurser. Medlemmer og ikke-medlemmer i Etisk handel Norge kan delta. 

     

     

     

     

     

    Deldette

    Hjelp oss å lage bedre nettsider

    Fant du det du lette etter?

    Hjelp oss å lage bedre nettsider
    *