EHF infrastruktur – kontraktsoppfølging (for systemleverandører)

Kilde: Difi

Korleis sende dokument til det offentlege. Bruk av eDelivery, ELMA og aksesspunkt.

Publisert: 02. okt 2018, Sist endret: 06. nov 2018

EHF-infrastruktur/CEF eDelivery (PEPPOL) er transportmekanismen for utveksling av meldinger og dokumenter.

Hvordan virker EHF-infrastruktur (eDelivery)

EHF-infrastruktur/CEF eDelivery (PEPPOL) er vanlegvis referert til som ein "4-hjørne modell", der det første hjørnet er avsendaren av eit dokument, det andre hjørnet er tenesteleverandøren (eller aksesspunkttenesta) til avsendaren, det tredje hjørnet er mottakarens tenesteleverandør (eller aksesspunktteneste), og det fjerde hjørnet er mottakaren sjølv.

  1. det første hjørnet er avsendaren av eit dokument
  2. det andre hjørnet er tenesteleverandøren (eller aksesspunkttenesta) til avsendaren
  3. det tredje hjørnet er mottakarens tenesteleverandør (eller aksesspunktteneste)
  4. det fjerde hjørnet er mottakaren sjølv

Figur

Biletet viser at aksesspunkttenestene (vanlegvis drivne av tenesteleverandørar) er ansvarlege både for å ta imot dokument frå avsendar, og for å levere dokumenta gjennom infrastrukturen.
Mottakarens aksesspunktteneste er ansvarleg for mottak av dokumentet gjennom infrastrukturen, og er ansvarleg for å levere dokumentet til sin endelege destinasjon.

For at ei aksesspunktteneste kan identifisere mottakaren av eit dokument, må mottakaren vere registrert i eit adresseregister, Elektronisk mottaker adresseregister (ELMA) / Service Metadata Publishing (SMP). SMP/ELMA-registeret gir nødvendig teknisk informasjon for at dei to tenestene kan kommunisere, samt forretningsinformasjon om kva dokumenttypar ein mottakar kan ta imot.

Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) tilbyr ei offentleg og gratis ELMA-teneste for alle norske verksemder og tenesteleverandørar. Gjennom denne tenesta kan norske tenesteleverandørar av aksesspunkt gratis registrere og oppretthalde ELMA-registrering av deira aksesspunktteneste samt deira mottakarar/sluttbrukarar.

Økonomisystem som har aksesspunkttjeneste

De fleste økonomisystemer i Norge har tilpasset seg dokumenter i formatet EHF. Mange av dem kan også sende dokumenter (faktura, kreditnota, katalog, ordre m.fl.) via sine aksesspunkter.

Web-portaler eller innleveringstjenesteleverandører

Web-portaler innleveringstjenesteleverandører er portaler som tilbyr tjenester for innsendelse av dokumenter.

For faktura finnes det i dag en god del web-fakturaportaler som tilbyr tjeneste for å registrere fakturaer og sende dem inn til det offentlige. Noen av portalene har også andre tjenester som tar vare på fakturaer og andre dokumenter og kan også motta dokumenter fra det offentlige (og private aktører). 

Du kan bli en web-portal leverandør hvis du vil tilby denne tjenesten for andre. Du vil da måtte kunne lage EHF dokumenter og sende dem i EHF-infrastruktur/CEF eDelivery (PEPPOL) via et aksesspunkt (eget eller kjøpt aksesspunkttjeneste)

Kjøpe en aksesspunkttjeneste

I dag finnes det mange som tilbyr aksesspunkttjenester. Noen aksesspunkter krever at du kjøper et produkt som de leverer sammen med sitt aksesspunkt mens andre tilbyr kun aksesspunkttjenesten. Kontakt dem for å få et tilbud som passer deg.

Viktig for deg som kjøper en aksesspunkttjeneste er at aksesspunktet er godkjent av OpenPEPPOL, er oppdatert med siste versjoner av programvare, har tilfredstillende oppetids på aksesspunktet (SLA krav i forhold til domene) - se viklårene for å "Bli eget aksesspunkt"

 

ELMA

ELMA – Elektronisk mottakaradresseregister er eit norsk register der mottakarar av dei forskjellige EHF-formata er registrerte.

Når ein avsendar skal sende eit dokument til mottakar må mottakar vere registrert i ELMA med mottakars internettadresse (aksesspunktadressa) og dei dokument mottakaren kan ta imot elektronisk. På denne måten veit avsendar at mottakar kan ta imot dokumentet han vil sende. Sjølve sendinga skjer via EHF-infrastruktur/CEF eDelivery (PEPPOL) (standard måte å sende til dømes fakturaar til det offentlege).

Ein mottakar som er registrert i ELMA må ta imot dokument frå alle avsendarar. Avsendar treng ikkje å spørje mottakar om lov til å sende eller gjere test hos mottakar så lenge avsendar sender dokument som er registrerte i ELMA. Dette gjer at avsendar kan nå fleire mottakarar raskare og enklare. Avsendar forpliktar seg til å sende i standardformat og versjon som er ført opp i ELMA.
Det er aksesspunktleverandøren som registrer mottakere i ELMA.

Difi tilbyr ei offentleg og gratis ELMA-teneste for alle norske verksemder og tenesteleverandørar. Gjennom denne tenesta kan norske tenesteleverandørar av aksesspunkt gratis registrere og oppretthalde ELMA-registrering av deira aksesspunktteneste samt deira mottakarar/sluttbrukarar.

For valg av leverandør er det i hovedsak to muligheter:

Dersom du er usikker på om din organisasjon allerede er registrert kan du undersøke dette i vår oversikt over mottakere.

Om du på et senere tidspunkt ønsker å melde deg ut av ELMA gjør du dette ved å ta kontakt med din leverandør. Du kan benytte oversiktene som er lenket til over om du ikke vet den oppdaterte kontaktinformasjon.

Innmelding i ELMA

  • Ditt økonomisystem eller bedriftsnettbank melder deg inn i ELMA. Kontakt dem.
  • Økonomisystemet eller bedriftsnettbanken vil da melde deg inn via sitt aksesspunkt.

Utmelding fra ELMA

  • Ditt økonomisystem eller bedriftsnettbank melder deg ut av ELMA. Kontakt dem.
  • Økonomisystemet eller bedriftsnettbanken vil da melde deg ut via sitt aksesspunkt.

Aksesspunkt

Aksesspunkt (elektronisk postkontor)

Både avsender og mottaker må knytte seg til et aksesspunkt. Det kan gjøres på flere måter:

  • Økonomisystem som har aksesspunkttjeneste
  • Web-portaler eller innleveringstjenesteleverandører som hjelper til med å lage EHF dokumenter, pakker dokumentene for forsendelse i eDelivery og sender dokumentene på vegne av avsender
  • Eksisterende aksesspunkter som tilbyr aksesspunkttjenester
  • Bli et aksesspunkt selv og send og motta dokumenter i eget miljø

Aksesspunkt er elektroniske postkontor som sender dokumenter mellom hverandre i EHF-infrastruktur/CEF eDelivery (PEPPOL).

Aksesspunkt er formidlere av meldinger som inneholder dokumenter til og fra andre aksesspunkter og til og fra sine kunder (avsender/mottaker).

Aksesspunktene har en standard måte å sette opp sitt grensesnitt mot andre aksesspunkt. Aksesspunktene gjør oppslag mot ELMA (Elektronisk mottak adresseregister) for å finne mottakers aksesspunkt adresse og dokumenttyper han kan motta.

Aksesspunktet benytter AS2 eller AS4 protokoll for overføring av meldingene. Aksesspunktet som mottar meldingen kvitterer med en teknisk kvittering (MDN).

Difi har laget en modul (Oxalis) for utveksling av meldinger mellom aksesspunktene. Oxalis står for utvekslingen av meldingen mellom aksesspunktene. OpenPEPPOL (www.peppol.eu) tilbyr en lignende modul som Oxalis.

Innlevering av tilbud med aksesspunkt

For innlevering av tilbud til det offentlige i en anskaffelse kreves det at Oxalis er i versjon 4 eller nyere. Dette er for at meldingen skal kunne bære ASiC. ASiC er en pakkemåte for dokumenter (les mer om ASiC) i oversikten til venstre.

Kvittering for innleveringstjenesten støtter også REM evidance. REM er en egen kvittering hvor innholdet i meldingen er tallfestet (hach total).

Kjøpe en aksesspunkttjeneste

I dag finnes det mange som tilbyr aksesspunkttjenester. Noen aksesspunkter krever at du kjøper et produkt som de leverer sammen med sitt aksesspunkt mens andre tilbyr kun aksesspunkttjenesten. Kontakt dem for å få et tilbud som passer deg. Viktig for deg som kjøper en aksesspunkttjeneste er at aksesspunktet er godkjent av OpenPEPPOL, er oppdatert med siste versjoner av programvare, har tilfredstillende oppetids på aksesspunktet (SLA krav i forhold til domene) - se viklårene for å "Bli eget aksesspunkt"

Bli eget aksesspunkt

Det å bli et eget aksesspunkt krever en del teknisk erfaring og kunnskap. Du må ha en egen server eller tilgang til en server hvor programvaren skal kjøre. Det er også krav til oppetid på serveren.

Difi og EU kommisjonen har laget en del programvare som skal benyttes i oppsettet av et aksesspunkt. Du må også inngå en avtale med Difi om å være aksesspunkt.

Slik blir du ditt eget aksesspunkt:

Innleveringstjenesteleverandører:

  • Leverer tjenester for offentlige konkurranser og tilbud og skal kunne identifisere den som bruker tjenesten - en leverandør som vil sende inn et tilbud. Identifiseringen skjer for eksempel via avtale med ID-porten eller eIDAS (kommmer i 2019). 
  • Pakker så dokumentene, krypterer (der det er påkrevet) og signerer pakken med dokumenter (ASiC). Pakken sendes så til oppdragsgiver via EHF-infrastruktur/CEF eDelivery (PEPPOL).

Oppdragsgiver og leverandør kan sende EHF/PEPPOL BIS tilbudsdokumenter, egenmeldingskjema (ESPD), spørsmål og svar med mer, alt via EHF-infrastruktur/CEF eDelivery (PEPPOL).

For å bli en innleveringsleverandør kreves det at man er knyttet til et aksesspunkt som kan sende tilbudsdokumenter. Det vil si aksesspunktet må ha minimumsversjoner av programmene Oxalis 4.0 med AS4 protokoll eller nyere, SBDH med timestamp, kunne behandle ASiC pakken. 

ASiC pakking er en filmappe som kan krypteres (når oppdragsgiver krever det), pakken signeres med virksomhetssertifikat og komprimeres med ZIP før meldingen til eDelivery lages. 

Kvittering for innleveringstjenesten støtter også REM evidance. REM er en egen kvittering hvor innholdet i meldingen er tallfestet (hach total). 

Figur

Fornye aksesspunktsertifikat - PEPPOL PKI

Når et aksesspunktsertifikat går ut (normalt hver 2 år) så må et nytt sertifikat bestilles.

Rutine for bestilling av nytt aksesspunktsertifikat (PEPPOL PKI):

  • Gå til OpenPEPPOL side for sertifikat. Dokumenter som skal lastes opp i portalen:
    • Oppdatert Annex1 i avtalen med Difi
    • Du skal bekrefte at din virksomhet har betalt medlemskontingenten til OpenPEPPOL 
    • Du skal skaffe firmaattest - firmaattest for norske firmaer kan du hente på www.brreg.no med organisasjonsnummeret til virksomheten
  • Sertifikat utstedes hos OpenPEPPOL (tar normalt 2-5 virkedager).
  • Du vil få en SMS melding (til den som står som kontaktperson i Annex1) om hvor du kan hente det nye sertifikatet.
  • Du installerer det nye sertifikatet + husker å oppdaterer ELMA-registeret med det nye sertifikatet.
  • Du noterer det når sertifikatet går ut slik at du får bestilt nytt sertifikat før det går ut på dato.
    Det er ditt ansvar å vite dette – Difi eller sertifikatutstederen vil ikke sende ut noen varsling.

Husk at det er ditt ansvar å vite når aksesspunktsertifikatet ditt utløper!

Web fakturaportal og økonomisystem med EHF

Kva moglegheiter du har til å skaffe eit system som tilbyr EHF-faktura.

Det finst fleire aktørar som tilbyr EHF-faktura.

Dei fleste økonomisystem tilbyr denne tenesta. Står ditt økonomisystem på lista? Kontakt dei for korleis du kan begynne.

WEB fakturaportalar tilbyr tenester for å skrive fakturaen direkte på internett. Sender du få fakturaer, kan denne tenesta brukast. Sjå oversikta.

Lage EHF i økonomisystemet eller lag ein web fakturaportal

Viss du skal tilpasse ditt ERP/økonomisystem eller lage ein web fakturaportal, må systemet ditt:

EHF (dokumentet som sendes)

Elektronisk handelsformat (EHF) er en standard for elektronisk utveksling av informasjon (dokumenter) mellom avsender og mottaker. I EHF-infrastruktur (eDelivery) er EHF "payload" - meldingsinnholdet i den elektroniskeforsendelsen.