Kontraktsoppfølging og evaluering av leveransen for varer og tjenester

Kilde: Digitaliseringsdirektoratet

Verktøyet vil hjelpe kontraktsforvaltere, bestillere og leverandører med enklere oppfølging av vare- og tjenesteleveranser, samt lønns- og arbeidsvilkår. Verktøyet er laget i Forms og krever kun at du har en Microsoft konto.

Publisert: 17. Jan 2020, Sist endret: 06. Feb 2020

 Formål

Skjemaet er ment å være et kontraktsoppfølgings- og evalueringsverktøy til bruk for kontraktsforvalter, bestiller og leverandør. Kontraktsforvalter administrerer skjemaene og bruker informasjonen i oppfølgingsarbeidet med leverandøren. Skjemaet bør inngå som en del av konkurransegrunnlaget.

Bruk av skjemaet har som hovedmålsetning å bidra til bedre leveranser gjennom å:

  1. Vurdere om leveransen er i tråd med kontrakt og tilbud
  2. Bedre dialogen med leverandør i gjennomføring
  3. Bidra til økt læring hos begge parter og forbedrede anskaffelsesprosesser 
  4. Dokumentere erfaringer til senere anskaffelser

Se video om hvordan du tar i bruk verktøyet

 

Se video om hvordan opprette en Microsoft-konto

 Bruk av verktøyet

Strategisk bruk

  • Organisasjonen bør ha felles retningslinjer for utfyllelse av skjemaet og slik at ikke rutiner for bruk og/eller hvem som fyller ut skjemaet påvirker evalueringen. Alle erfaringer må inkluderes – Positive som negative. Skjemaet burde brukes uavhengig av om det har skjedd noe spesielt i gjennomføringen eller ikke.
  • Evalueringen skal kun omhandle forhold som er omfattet av leverandørens kontraktsforpliktelser - Ikke forhold leverandøren ikke kunne forvente å bli evaluert på eller som ikke lå til grunn for tildeling av kontrakt. Det kan ikke evalueres negativt at leverandøren ikke leverer kvalitet utover kontraktsforpliktelsene.
  • Spesielt ved bruk av erfaringene som dokumentasjon i senere anskaffelser er det viktig at informasjon gitt i evalueringen må være objektiv konstaterbar og dokumenterbar. Det er derfor viktig å arkivere/journalføre dokumentasjon som underbygger påstander i skjemaet, samt selve evalueringsskjemaet
  • Evalueringen og vektleggingen av erfaringer skal stå i forhold til forholdets art og forventninger som følger anskaffelsens størrelse og krav.

Det er viktig at også forhold ved oppdragsgiver blir tilstrekkelig inkludert som del av evalueringen og at det ikke utelukkende er forhold ved leverandøren som blir berørt. Malen er ment å ivareta dette. Konkurransegrunnlaget må opplyse om at skjemaet vil bli benyttet og at leverandøren som en del av leveransen må besvare spørsmålene i skjemaet.

Praktisk bruk

Oppstart

Oppdragsgiver bør gå gjennom evalueringsskjemaet med leverandøren ved oppdragsstart, for eksempel ved første kontraktsmøte. Samtidig må partene bestemme bruk av skjemaet og hvem som er ansvarlige for å fylle det ut.

Evaluering i løpet av kontraktsperioden

Dersom oppdragsgiver planlegger å bruke skjemaet som del av kontraktsoppfølgingen bør dette informeres om i konkurransegrunnlaget. Kontraktsforvalter bruker skjemaet til kontraktsoppføringen. Skjemaet oversendes leverandøren for skriftlige kommentarer før partene i fellesskap gjennomgår vurderingene.

Et møte mellom partene bør gjennomføres så snart som mulig og senest innen to uker etter oversendelse. Leverandør må få mulighet til å rette opp negative forhold påpekt i evalueringen.

Sluttevaluering

Ved avslutning av oppdraget skal oppdragsgiver fylle ut og sende skjemaet over til leverandøren for skriftlig kommentar. Før evalueringen blir avsluttet, bør partene gjennomføre et evalueringsmøte.

Du kan laste ned veiledningsdokumeter nederst på siden.

Skjemaet som dokumentasjon av egne erfaringer med leverandør

Når en oppdragsgiver skal vurdere om en leverandør er kvalifisert for deltakelse i en konkurranse, eller evaluere en leverandørs tilbud (typisk være relevant i tildelingskriteriet kvalitet), kan det være aktuelt å legge vekt på egne erfaringer med denne leverandøren.

For at det skal være tillatt å legge vekt på egne erfaringer stiller kravet til likebehandling krav til opplysningene og dokumentasjonen av disse.

  • Ved bruk av egne erfaringer kan en vektlegge både positive og negative erfaringer.
  • Det er et vilkår at opplysningene gir uttrykk for dagens situasjon.
  • Innholdet i opplysningene må være objektivt konstaterbare fakta.

Opplysninger som kan være aktuelle å benytte i senere anskaffelser må dokumenteres skriftlig og innholdet må fremstilles som objektivt konstaterbare fakta. I de tilfellene skjemaet ikke vil oppfylle disse kriteriene, må dokumentasjonen gjøres på annen måte.

Se også bruk av egne erfaringer ved en ny anskaffelse.

Generell veiledning i bruk av Microsoft Forms på Youtube

Kontakt