Pilotering av BVP i Norge

Difi har invitert offentlige oppdragsgivere til å teste ut prestasjonsinnkjøp metoden i Norge. Her finner du en presentasjon av pilotene og informasjon om Difis rolle i piloteringen.

Publisert: 27. Mai 2016, Sist endret: 19. nov 2018

Organisasjonene har selv ansvaret for å styre og gjennomføre sine egne pilotprosjektet. Du finner en presentasjon av alle pilotene under eksempler.

Difis rolle

Difi vil bidra til å legge forholdene til rette for at testingen blir så optimal som mulig. Vi vil blant annet bidra med juridiske avklaringer av metoden og gjennomføre pilotsamlinger. Difi har etablert en metodegruppe med deltakere fra de fremste pilotene, bransjeprepresentanter og våre samarbeidspartnere NTNU og Universitet i Agder. Vi samarbeider også med NHO og Bygg 21. Difi vil bidra til at pilotene og resultatene fra respektive prosjekter dokumenteres og evalueres. Difi vil deretter legge ut beste-praksis-veiledning om BVP på anskaffelser.no.

Hva kreves av pilotorganisasjonen?

Nedenfor følger noen anbefalinger om prosjektorganisasjonen hentet fra metodebeskrivelsen av prestasjonsinnkjøp.  

Forankring

Piloteringen avklares med øverste ledelse. Det settes av tilstrekkelig med ressurser i form av personell, tid og økonomiske midler for å sikre en god pilotering. Se for øvrig avsnittet «Ressursbehov – oppsummert». 

Prosjektleder

BVP inneholder en annen måte å styre byggeprosjekt på. Man tildeler på kompetanse, prestasjon og risikoforståelse og løsningsforslaget er ikke beskrevet i detalj. Prosjektleder bør derfor være nytenkende og interessert i bruke en ny gjennomføringsmetode i prosjektet. Han/hun må se det positive i at byggherren ikke detaljstyrer i prosjektutviklingsprosessen. Det vil være en fordel om prosjektleder og prosjektorganisasjonen er kjent med samspillsprosesser, da tankegangen i slike prosesser likner på BVP. 

Under piloteringen ønsker vi i hovedsak at metoden brukes metoden slik den er beskrevet. Prosjektleder og prosjektorganisasjonen bør derfor være innstilt på å prøve ut BVP-metoden i sin opprinnelige form, så sant det ikke er meget gode grunner for å avvike fra dette. Difi vil i etterkant samle erfaringer og lage en beste-praksis-veiledning. Da vil det vurderes om det er behov for endringer i metoden for å tilpasse den bedre til norske forhold.  

Øvrig prosjektorganisasjon

Det er anbefalt at byggherrens øvrige prosjektorganisasjon består rollene beskrevet i tabellen under. Hvis prosjektet tillater det kan samme person ha flere roller: 

Rolle

Beskrivelse

Prosjektleder 

Rollen er beskrevet over. Prosjektleder må ha opplæring i BVP-metoden.

Konkurranse-koordinator

Dette kan være en innkjøper, kontraktsansvarlig eller liknende. Rollen sikre en god håndtering av konkurransen. Særlig viktig er det at tilbudene håndteres anonymt og at prisen holdes utenfor evalueringen til etter intervjuene er gjennomført.

Konkurranse-koordinator må ha opplæring i BVP-metoden. 

BVP-veileder

BVP-veilederens rolle er å hjelpe prosjektledelsen med å iverksette BVP-metoden og -tankegangen i praksis i prosjektet. Personen følger prosjektet fra start til mål og er særlig viktig i konkurransegjennomføringen. BVP-veilederen bør komme fra byggherrens egen organisasjon for å sikre kompetanseoverføring til andre prosjekt som ønsker å bruke metoden. BVP-veilederen må være en strukturert, analytisk person som er positiv til metoden og åpen for andre måter å styre byggeprosjekter på. BVP-veilederen må ha grundig opplæring I BVP og må ha satt seg meget godt inn i metoden. 

Juridisk veileder

Det er anbefalt å knytte til seg juridisk kompetanse i prosjektet. Denne rollen må kjenne innkjøpsregelverket og samtidig ha et ønske om å benytte mulighetsrommet regelverket gir for å minske risiko og nå prosjektets mål. Juridisk veileder bør ha opplæring i BVP-metoden 

Evalueringskomite

Det er anbefalt at denne består av 3-4 personer. Gruppen evaluerer tilbudene og sitter med i alle intervjuer. Prosjektleder og BVP-veileder inngår i gruppen. Konkurransekoordinator er ikke med i gruppen, se beskrivelse av den rollen over. Gruppen må ha opplæring i BVP-metoden. 

Brukere

Brukerne har normalt ingen direkte rolle i relasjon til BVP-metoden. Dersom de skal være tungt involvert i konkurransegjennomføringen og prosjektstyringen, kan det være hensiktsmessig å kurse dem i metoden. Brukerne kan også inngå i evalueringskomiteen hvis man ønsker det. Det er da nødvendig med en opplæring på lik linje med de andre i evalueringskomiteen. 

Kurs for BVP-mentorer og byggherreorganisasjon

Det er utviklet introduksjonskurs for prestasjonsinnkjøp metoden. Kursene betales av pilotorganisasjonene. Kursene arrangeres av norske kursarrangører med nederlandske kursholdere inntil tilstrekkelig kompetanse er etablert i det norske markedet. Difi anbefaler at pilotene brukere BVP-mentorer med A+ sertifisering. Denne sertifiseringen krever gjennomføring av minst et BVP-prosjekt og et eget sertifiseringskurs for A eller A+ sertifisering. 

Pilotsamlinger

Difi vil jevnlig invitere til samlinger for pilotorganisasjonene. Samlingene vil vare fra 1-2 dager og foregå i Oslo eller ute hos respektive piloter. Til samlingene inviterer vi ulike fagpersoner som kan bistå pilotene. Det vil være mulig å utveksle erfaringer pilotene imellom. Samlingene vil også gi en statusrapport fra prosjektene til Difi. 

Eksterne mentorer

Det finnes per i dag ingen personer i Norge som har praktisk erfaring med å gjennomføre BVP-metoden i prosjekter. BVP-mentor skal være en ressurs for prosjektleder, men vil selv være en slags «lærling» under gjennomføringen av piloteringen. Her finner dere en liste over mulige mentorer som kan kontaktes for å få råd og tips. For pilotprosjektene vil disse i hovedsak komme fra Nederland og ta en timerate eller fastpris for veiledningen. 

Opplæring av markedet

BVP krever en annen tilnærming hos leverandør, både til konkurransen og under gjennomføringen av oppdraget. Markedet må ha god kjennskap til metoden og være klare når BVP-pilotene lyses ut. I metoden anbefales det at oppdragsgiver har en god dialog med markedet før utlysningen og informerer grundig om at dette er en BVP-konkurranse. Difi vil i tillegg samarbeide med flere av aktørene næringens organisasjon sikre at det arrangeres opplæring av markedsaktører. 

Dokumentasjon av pilotene

Difi ønsker en helhetlig dokumentasjon av piloteringen av BVP-metoden, der det kartlegges metodiske styrker og svakheter, samt konkrete resultater sammenliknet med andre prosjekter. Vi er i dialog med utdanningsinstitusjoner for å finne masterstudenter som ønsker å følge prosjektene.  Organiseringen og omfanget av dette er ennå ikke besluttet. 

Hva kreves av tid og ressurser i prosjektet?

BVP inneholder flere elementer som vil være nye for mange byggherrer og som vil kreve tid og ressurser under piloteringen. Eksempler på slike elementer er:

  • Etablering av funksjonsbaserte kravspesifikasjoner

  • Fastsetting av prioriterte og konkrete mål

  • Dialogaktiviteter med markedet før utlysing

  • Gjennomføring av intervjuer med nøkkelpersonell

  • Gjennomføring av konkretiserings-/avklaringsfasen. Dette tar normalt seks til åtte uker, hvorav to av disse er i karensperioden.

Tidsbruken vil avhenge av hvor vant man er til å gjennomføre slike aktiviteter.

 Metoden vil gjøre at dere bruker mindre tid på elementer som vanligvis er tidkrevende i ordinære prosjekter, for eksempel detaljering av kravspesifikasjon og prosjektoppfølging. Hvor mye dere sparer her, avhenger av hvilke entreprisemodeller og metoder for prosjektoppfølging dere vanligvis bruker.

Erfaring fra nederlandske BVP-prosjekter, viser at gjennomføringstiden er ca. 25 % raskere enn ved ordinære prosjekter. Tidsbruk til kontraktsoppfølging er også kraftig redusert, hos noen oppdragsgivere er den halvert. 

Ressursbehov – oppsummert

Nedenfor følger en oppstilling av ressursbehovet for pilotorganisasjonene som deltar i piloteringen av BVP i Norge: 

Person/oppgave

Ressursbehov

BVP-veileder

  • 3-dagers kurs i metoden
  • Deltakelse på pilotsamlinger. Foreløpig anslag: 3-4 i 2016

Prosjektleder

  • 2-3-dagers kurs i metoden
  • Deltakelse på pilotsamlinger. Foreløpig anslag: 3-4 i 2016

Øvrig prosjektorganisasjon

  • 2-3-dagers kurs i metoden

Brukere

  • 2-3 dagers kurs i metoden eller mindre omfattende opplæring

Masterstudent

  • Det er vanlig å dekke reisekostnader.
  • Krever noe oppfølging

Mentor fra Nederland med praktisk erfaring

  • Ved behov for avklaringer, spørsmål etc. Timepris betales av den enkelte virksomhet

Markedsdialog

  • Det anbefales å arrangere dialogaktiviteter med markedet før konkurransen utlyses

Forberedelse og konkurransegjennomføring

  • Piloteringen krever tid til å sette seg inn metoden og nye arbeidsmåter, men erfaring viser at dette langt på vei oppveies av mindre tidsbruk på tidkrevende aktiviteter i ordinære prosjekter.

Deldette

Kontakt

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*