Roller og ansvar i anskaffelsesprosessen

Som innkjøpsleder er du ansvarlig for å etablere rutiner som sikrer at et tverrfaglig anskaffelsesteam (TAT) blir opprettet ved gjennomføring av anskaffelsesprosesser i virksomheten.

Ved å beskrive roller og ansvar i gjennomføring av anskaffelser i din virksomhet sikrer du nødvendig tverrfaglig involvering, og legger til rette for økt kvalitet på gjennomføringen.

Rollene skal ivaretas av minimum to personer, for å sikre at én person alene ikke gjennomfører prosessen. Denne rutinen reduserer risikoen for illojale beslutninger som strider mot virksomhetens interesser. Samtidig reduseres sårbarhet i prosessen, for eksempel ved fravær av nøkkelresursser. Hver person kan ha tildelt én eller flere roller.

Veiledningen er ment som en generell beskrivelse av overordnede roller som bør være avklart i løpet av forberedelsesfasen.

Prinsipper for roller og ansvar

Antall personer i TAT tilpasses virksomheten, anskaffelsens omfang, kompleksitet og strategiske betydning. Anskaffelsen kan også være organisert som et prosjekt.
Budsjetteier/avtaleeier "eier behovet" og betegnes også som behovshaver.
Budsjetteier/avtaleeier er ansvarlig for å sikre at riktig fagkompetanse er representert i TAT, samt påse at anskaffelsen tildeles nødvendige ressurser.
Rollene budsjetteier/avtaleeier og innkjøper bør ikke fylles av samme person.
Budsjetteier/ avtaleeier må avgjøre hvordan anskaffelsen skal organiseres og hvilke roller som skal utføre prosessen utfra omfanget og kompleksiteten på anskaffelsen.
Innkjøper skal lede og tilrettelegge anskaffelsesprosessen med råd og veiledning til budsjetteier/avtaleeier, og er ansvarlig for kvalitetssikring av dokumenter og aktiviteter relatert til KGV og selve innkjøpsprosessen.
Som et minimum skal rollene budsjetteier/avtaleeier og innkjøper oppnevnes.

Roller og ansvarsområder

Roller	Hvem	Oppgaver i hovedtrekk (ansvarsområder)
Budsjetteier/avtaleeier	Den som har budsjettmyndighet	Godkjenne budsjettrammer Organisere anskaffelsen Ivareta beslutningspunktene i prosessen (sammen med styringsgruppe) Ivareta risikostyring Definere mål
Innkjøper	Person som leder innkjøpsprosessen	Fasilitere anskaffelsesprosessen og være kommersielt og anskaffelsesfaglig ansvarlig Utarbeide grunnlag for beslutningspunktene. Gjennomføres vanligvis ved bruk av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) Strategisk oppfølging av kontrakt i samarbeid med kontraktsforvalter Dokumentere anskaffelsen i KGV og arkivsystem Bidra til å sikre forretningsmessig måloppnåelse og forsvarlig risikostyring
Kontraktsforvalter	Den som følger opp kontrakten mot leverandør og brukere etter kontraktsinngåelse	Implementere kontrakt og etablere rutiner for elektronisk samhandling Ha løpende kontakt med brukere og leverandør i kontraktsperioden Sørge for at kontrakten blir oppfylt og sørge for måloppnåelse Ivareta dokumentasjon etter kontraktstildeling i kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) Evaluering av kontraktsperioden
Fagansvarlig	Fagperson som har spisskompetanse sitt fagområde.	Ansvarlig for at ulike fagmiljøer blir involvert i anskaffelsen Sørge for å avdekke de reelle behov for anskaffelsen. Analysere historisk forbruksmønster ved bruk av statistikk fra virksomhetens digitale verktøy Ansvarlig for spesifikasjon og evaluering av leveransen Forberede mottak og akseptere leveranse
Bestiller	Den som gjennomfører bestillinger på løpende avtaler med en eller flere leverandører	Sjekke inngåtte avtaler for å se om behovet kan dekkes av bestilling på en av avtalene Leveranseoppfølging på operativt nivå. Følge opp status på leveranse med kontraktsforvalter
Mottaker	Mottaker av varen eller tjenesten	Ansvar for at mottatt vare eller tjeneste er i henhold til bestilling og kontrakt

Hovedfaser, underfaser og hovedaktiviteter

Hovedfaser	Underfaser	Hovedaktiviteter
Planlegging/analyse	Oppstart og mandat	Ved behov gjennomføre forprosjekt for å etablere beslutningsunderlag for anskaffelsen Utarbeide mandat på bakgrunn av godkjent budsjett og beslutning Oppnevne TAT
	Behov og marked	Avdekke forbruksmønstre ved analyser fra digitale verktøy Kartlegge behov og marked Gjennomføre kjøpe-/lage vurderinger ved behov Eventuell Request for Information (RFI) til markedet
	Strategi og spesifikasjon	Gjennomføre risikoanalyse og etablere grunnlag for risikostyring Omforme behov til spesifikasjon Forberede konkurranse i KGV, kontraktsmal og evalueringsmodell Utarbeide kontraktsstrategi Etablere og teste evalueringsmodell
Konkurranse	Konkurransegrunnlag	Utarbeide øvrige deler av konkurransegrunnlaget Gjennomføre kunngjøring Gjennomføre eventuell prekvalifisering
	Evaluering og forhandling	Foreta tilbudsevaluering og gjennomføre forhandlinger Utarbeide anskaffelsesprotokoll Tildele kontrakt
	Kontraktsinngåelse	Utforme endelig kontrakt som signeres av begge parter
Kontraktsoppfølging	Implementering	Informasjon til brukere om kontrakt Opplæring Iverksette avrops- og bestillingsrutiner Leverandørmøte med brukere
	Oppfølging	Følge opp leverandør og leveranse (KPI), avtalelojalitet (organisasjon), oppfølging av kontraktens rettigheter og plikter, måling og rapportering av effekter Vurdere utløsing av opsjoner
	Avslutning	Dokumentere erfaringer med prosess, leverandør og leveranse Initiere eventuelt ny anskaffelse