De viktigste grepene du kan gjøre når du skal fremme bærekraft i anskaffelser av møbler, er å forlenge levetiden på møblene du allerede har, og kjøpe brukt istedenfor nytt. Vi tar deg gjennom de viktigste punktene for bærekraft i hele anskaffelsesprosessen.
Klima- og miljøhensyn i anskaffelser
Anskaffelsesforskriften § 7-9 stiller krav til at du som innkjøper må vekte klima- og miljøhensyn med 30 prosent i tildelingskriteriene, eller stille klima- og miljøkrav i denne innkjøpskategorien. DFØ har veiledning om hvordan du kan oppfylle kravene i bestemmelsen.
De viktigste aktivitetene du gjør for å fremme bærekraft i dine anskaffelser, skjer i forberedelsen av konkurransen og oppfølging av avtalen.
Forberedelser
Vurder behov og muligheter
Aller først bør du vurdere behovet for anskaffelsen grundig. Du kan ta utgangspunkt i disse spørsmålene.
- Kan møblene dere har, repareres, i stedet for å skiftes ut?
- Har du oversikt over møblene dere har? Kanskje står møblene dere trenger, ubrukt et annet sted i virksomheten?
- Kan dere prioritere å kjøpe brukte møbler?
Utnytt møbler dere allerede har
De fleste virksomheter har allerede møbler som kan brukes til nye formål. Nedenfor ser du en liste over hvordan din virksomhet kan gå frem for å utnytte dette:
- Få oversikt over om andre deler av virksomheten har møbler som kan brukes til ditt formål. Bruk eksisterende kommunikasjonskanaler, som intranett, eller kjøp en spesialisert digital ombruksplattform.
- Opprett gjerne et møbellager hvor folk kan komme innom og enkelt se og prøve møblene. Dette senker terskelen for å faktisk gjenbruke møblene. Mange samarbeider med arbeidsinkluderingsbedrifter om lagerstyring og transport.
- Utpek en person med koordineringsansvar for de ubrukte møblene. Dette kan spare inn mer enn stillingen koster.
- Lag en plan for hvordan dere skal reparere møblene dere har. Undersøk om dere har interne folk til å gjøre reparasjoner, eller om dere skal knytte dere til en bedrift som tilbyr reparasjonstjenester.
- Vurder om dere trenger styringssystemer for å holde oversikt over hva dere har, og hvor møblene skal. Et styringssystem kan brukes til å regne på levetid og hva dere sparer på å ombruke. Et slikt system kan være et internt verktøy, eller dere kan anskaffe et system fra privat leverandør.
- Vurder om det finnes andre lignende virksomheter dere kan samarbeide med om å utnytte eksisterende møbler.
Markedsdialog
Gjennom aktiv markedsdialog kan du både hente innsikt om hvilke behov det er mulig å dekke nå og på sikt, og samtidig påvirke markedet ved å tydeliggjøre din virksomhets mål og behov.
Forslag til spørsmål du kan stille i markedsdialogen:
- Hvilke miljømerker har dere for produktene, og gjelder sertifiseringer for hele eller deler av møbelet?
- Tilrettelegger dere for ombruk og/eller videresalg av brukte møbler?
- Tilbyr dere reparasjon av møblene deres?
- Hvilken garantitid tilbyr dere?
- Hva mener dere er relevant å be om for å fremme hensyn til klima og miljø i denne anskaffelsen?
- Hvordan jobber dere med å redusere risiko for menneskerettighetsbrudd i verdikjeden til produktene?
- Kan dere registrere miljømerker og CO2-verdier i henhold til EHF-katalog og faktura-spesifikasjonen per produkt som en del av produktets egenskaper?
Nyttig å vite om markedet for bruktmøbler og reparasjons- og oppgraderingstjenester
Markedet for bruktmøbler
Bruktmøbelmarkedet består av både rene bruktmøbelforhandlere og møbelleverandører som selger både nye og brukte møbler. Bruktmøbler har vanligvis et mer begrenset og varierende utvalg enn sortimentet av nye møbler.
Andre aktører på bruktmarkedet er arbeidsmarkedsbedrifter, ofte eid av kommuner, som tilbyr hjelp med lagerstyring, transport, reparasjoner med mer. Noen drifter også bruktbutikker. Dette kan også være ulike sosiale entreprenører som ikke er eid av kommunen.
Flere av aktørene i bruktmøbelmarkedet kan vurdere de møblene dere ikke lenger trenger, oppgradere dem, og selge dem i kommisjon eller kjøpe dem. Les mer om hvordan du kan gå frem for å videreselge virksomhetens brukte møbler i veiledningen for ombruk og salg av brukte møbler og løsøre.
Markedet for reparasjons- og oppgraderingstjenester
Markedet består i hovedsak av små SMB‑bedrifter, både arbeidsinkluderingsbedrifter, sosiale entreprenører og andre. Disse virksomhetene har et sterkt engasjement for ombruk og miljø, og kan være betydelige ressurser for lokalsamfunnet. Ofte kan også leverandører av nye møbler tilby reparasjons- og oppgraderingstjenester.
Bruk markedsdialogen til å undersøke hvilke leverandører som er aktuelle. Dersom det er tilbydere som er arbeidsinkluderingsbedrifter eller sosiale entreprenører, kan det være et alternativ med et samarbeid i utvidet egenregi eller reservert kontrakt.
Stille krav og kriterier
Hvis du har vurdert behovet grundig og kommet fram til at virksomheten trenger flere møbler, vil det ha størst effekt for bærekraft å kjøpe brukt, deretter kjøpe nye produkter med lang levetid. Her vil vi vise deg hvordan du kan stille krav til brukte og nye møbler.
Krav og kriterier til brukte møbler
Ved kjøp av brukte møbler oppfyller du FOA § 7-9 fjerde ledd, og du trenger ikke tildelingskriterier i tillegg. Eventuelle tildelingskriterier kan oppgis i prioritert rekkefølge. Når du skal stille krav til møblene, kan det være nyttig å tenke over dette:
- Ta kun med det som er relevant for selve bruktmøbelet – ikke generelle forhold ved leverandørens miljøarbeid.
- Sørg for åpne spesifikasjoner, siden brukte møbler kan variere mye. Her må dere avklare om dere trenger noe som fremstår som nytt, eller om dere kan akseptere synlig slitasje.
- Hvis konkurransen åpner for brukte møbler som er oppgradert med nye deler – som nytt trekk, nye bein eller plater – kan du stille krav til hvordan disse nye materialene er produsert.
- Du kan kreve fravær av miljøskadelige kjemikalier, robuste møbeltrekk og bærekraftig trevirke. På den måten sikrer du miljøhensyn både i ombruket og i oppgraderingen av møblene.
Krav og kriterier til nye møbler
Har virksomheten din behov som ikke kan dekkes gjennom internt ombruk, oppgradering eller anskaffelse av brukte møbler? Da bør du anskaffe nye møbler som er av høy kvalitet og med et design som gjør reparasjon og oppgraderinger mulig.
Etterspør miljømerker
Overordnet sett vil det å etterspørre miljømerker type 1, som Svanemerket eller Svensk møbelfakta, sikre ivaretakelse av sentrale klima- og miljøhensyn gjennom møbelets livssyklus. Miljømerker type 1 har underliggende krav rettet mot:
- enkelte materialtyper
- former for miljøbelastning som helse- og miljøskadelige stoffer
- egenskaper ved produktet, som kvalitet og reparerbarhet
For de typer møbler der markedet er modent, bør du vurdere å stille krav til miljømerker type 1 i kravspesifikasjonen. Dette fordi du selv med 30 prosent vekting av miljømerking type 1 risikerer at pris blir avgjørende, og dermed ender opp uten miljømerkede produkter.
Modenhet for å etterspørre miljømerking i markedet for nye kontormøbler
Det er opp til den enkelte oppdragsgiver å vurdere markedsmodenheten for krav og kriterier til miljømerking for de konkrete møblene som skal anskaffes. Tabellen under kan derimot gi en pekepinn, og baserer seg på DFØs egne analyser av markedet.
| Modenhetsskala | Møbelkategorier | ||
|---|---|---|---|
| 3 | Møbelkategorier der alle de vanligste møbelforhandlerne vil kunne levere miljømerkede produkter, og der oppdragsgiver derfor kan vurdere å stille krav | Barbord | Bordskjerm tekstil |
| Gruppebord | Hylleoverdeler | ||
| Kateter | Kontorarbeidsbord | ||
| Kontorskap | Kontorstoler | ||
| Møteromsbord | Stablestoler | ||
| Towerskap | Videkonferansebord | ||
| 2 | Møbelkategorier der de fleste vanlige møbelforhandlere vil kunne levere miljømerkede produkter, og der oppdragsgiver derfor kan vurdere å stille enten krav eller benytte seg av tildelingskriterium | Barstoler | Boksgarderobe |
| Garderobeskap | Konferansebord | ||
| Konferansestoler | Loungestoler | ||
| Lyddemping, gulv, bilde og absorbent | Møteromsstoler | ||
| Posthylle | Puffer | ||
| Reoler | Resepsjon | ||
| Skjermvegg | Sofabord | ||
| Sofaer | Studentbord | ||
| Studentstoler | |||
| 1 | Møbelkategorier der de færreste eller ingen møbelforhandlere vil kunne levere miljømerkede produkter, og der oppdragsgiver derfor enten bør unngå å stille krav og kriterier rettet mot miljømerking, eller kan vurdere å benytte seg av tildelingskriterium | Arkivskap | Avfallssystem |
| Bordskjerm av plexiglass | Glasstavler | ||
| Knaggrekke | Lamper | ||
| Stillerom/pod | Stumtjener | ||
Krav og kriterier i marked som ikke er modent for miljømerker
For de møbelkategoriene der markedet ikke er modent for et krav til type 1 miljømerker, kan du argumentere for at det klart vil gi bedre klima og miljøeffekt å benytte seg av alle kravene i tabellen under.
| Krav i Kriterieveiviseren | |
|---|---|
| 1. | Produktgaranti på minimum 5 år |
| 2. | Høy kvalitet etter produktstandard |
| 3. | Produktinformasjon og tilgang på reservedeler |
| 4. | Sikre lovlig og bærekraftig trevirke |
| 5. | Redusert innhold av helse- og miljøskadelige stoffer |
Ambisiøse oppdragsgivere som ønsker en klima- og miljøeffekt utover krav 1–5 i tabellen over, kan vurdere miljømerke type 1-produkter som tildelingskriterium i tillegg til krav.
Oppfølging
Hva du gjør i oppfølgingen av anskaffelsen, er viktig for å oppnå reelle effekter.
Leverandøroppfølging – får du det du ba om?
Husk å følge opp leverandører i kontraktsperioden for å sikre at de faktisk leverer det som ble tilbudt.
Tenk på hva du trenger fra leverandøren for å kunne følge opp dine mål. Dette vil legge grunnlaget for hva som må inn i kontrakten som vilkår. Eksempler på krav i kontrakten med leverandøren kan være følgende:
- Jevnlig rapportering av hva som blir kjøpt på avtalen: Hvis du kjøper nye møbler, bør du etterspørre informasjon om opprinnelsessted. Da kan du følge opp risiko knyttet til menneskerettigheter og forsyningssikkerhet i verdikjeden. Ved kjøp av brukte møbler bør dere få oversikt over andelen brukte møbler som kjøpes, og vise frem ombruksgrad og regne ut levetid. Jevnlig rapportering gjør det også mulig å sikre at krav og kriterier oppfylles (f.eks. miljømerking).
- Krav til at leverandøren låser sortimentet: Dette sikrer at bestillere kun kjøper møbler inkludert i et fremforhandlet standardsortiment som tilfredsstiller alle krav og kriterier.
- Avtale om stikkprøver: Ved gjentakende kjøp, for eksempel på en rammeavtale, kan det gjennomføres stikkprøvekontroller for å undersøke at leveransene oppfyller kontraktens krav.
Virksomhetens interne rutiner
Du som innkjøper kan påvirke din virksomhet til å skape gode rutiner som sikrer gevinstrealisering i kontraktsperioden.
Her er noen forslag til styrende prinsipper og KPI-er for intern oppfølging:
Etabler styrende prinsipper og resultatmål
- Brukt før nytt: Brukt skal velges der funksjonelle og HMS‑messige krav kan oppfylles.
- Standard før spesial: Bruk standardiserte løsninger for å øke ombrukbarheten.
- Dokumentasjon før kjøp av nye møbler: Ingen nykjøp uten godkjent dokumentasjon på at bestiller har vurdert kjøp av brukte møbler, og at tilbudet av brukte møbler er vurdert som utilstrekkelig.
- Begrenset bestillertilgang: Vurder hvem i virksomheten som skal ha tilgang til å bestille på avtalen. Begrenset bestillertilgang kan sikre at øvrige prinsipper følges.
- Måloppnåelse kartlegges jevnlig: Systematisk måling sikrer virksomheten oversikt over hva som bestilles og om prinsippene følges.
For å få oversikt og dokumentere effekten av ombruk bør dere måle:
- antall kjøpte brukte møbler
- antall kjøpte nye møbler
- antall reparasjoner
- antall interne ombruk – om dere klarer det
Klima- og miljøbelastningen av møbler
- Valg av råmaterialer (f.eks. tre, metall, plast, tekstil) har stor betydning for det totale miljøavtrykket.
- Prosesser som metallbearbeiding, skumproduksjon eller tekstilfarging er særlig energikrevende.
- Kjemikaliebruk (lim, lakk, impregnering) kan påvirke både helse og miljø.
- Dårlig design og lav kvalitet kan føre til tidlig forringelse av produktet.
Muligheter for forbedring:
Bruk av resirkulerte materialer, bærekraftig skogbruk. Energieffektiv produksjon, renere kjemikalier og modulær design for enklere montering.
- Transport fra fabrikk til lager og kunde har et moderat, men ikke ubetydelig, klimaavtrykk.
- Store og tunge møbler gir høyere utslipp per enhet.
- Emballasje skaper avfall, spesielt plast.
Muligheter for forbedring:
Flatpakking, optimal logistikk og reduksjon av engangsemballasje.
- Det viktigste miljøbidraget er møbelets levetid: jo lenger det varer, desto lavere blir totalbelastningen.
- Muligheter for vedlikehold og reparasjon påvirker livsløpet positivt.
Muligheter for forbedring:
Design for demontering, standardiserte komponenter av høy kvalitet, som kan repareres.
- Deponi og forbrenning er fortsatt vanlig og gir utslipp.
- Resirkulering varierer etter materiale: metall resirkuleres lett, mens blandede materialer (kompositt, polstrede møbler) er vanskelige.
- Materialgjenvinning forlenger ressursens liv, men krever at produktet er designet for enkel separasjon.
Muligheter for forbedring:
Design for resirkulering, monomateriale-løsninger og innsamlingstjenester.
Oppsummering
- Sannsynligheten for at virksomheten allerede har møbler som kan brukes, er ofte stor. Kartlegg møblene dere har!
- Trenger dere flere møbler, så kjøp brukt.
- Om behovet ikke kan dekkes av brukte møbler, bør dere stille krav og kriterier som fremmer lang levetid, både i designet av møbelet og ved bruk.
- Dokumenter hva som brukes og kjøpes slik at effekten kan måles.