Innkjøpssamarbeid

Kva er innkjøpssamarbeid?

Innkjøpssamarbeid betyr at fleire offentlege verksemder går saman om å gjere anskaffingar.

DFØ anbefaler at alle offentlege verksemder vurderer ei eller anna form for innkjøpssamarbeid. Vi ser at dei fleste vil ha mest nytte av formelle samarbeid, men for dykk som ikkje er førebudde på å inngå langvarige samarbeid, finst det også meir uformelle formar, som samarbeid om éi enkelt anskaffing eller deltaking i faglege nettverk for kompetanse- og erfaringsdeling.

Målet for eit innkjøpssamarbeid er som regel å: 

• redusere prosess- og driftskostnader gjennom samordning 
• oppnå stordriftsfordelar og styrkt marknadsmakt gjennom større innkjøpsvolum 
• styrke kompetanse og profesjonalisere innkjøpsfunksjonen 

Når innkjøpsfunksjonen blir meir profesjonell, blir det lettare å nå det strategiske målet for verksemda, som klima- og miljømål eller mål om seriøsitet i arbeidslivet. 

Kva bør de samarbeide om?

Eksempler på arbeidsoppgåver som de kan legge til eit innkjøpssamarbeid: 

• inngå felles rammeavtaler for deltakarane 
• utvikle og forvalte rutinar, malar og opplæringsopplegg for alle typar anskaffingar
• gi rettleiing og kvalitetssikring i enkeltanskaffingar
• gjennomføre alle anskaffingar over ein viss verdi 
• forvalte kontraktar og følge opp leverandørar 
• legge til rette for gevinstrealisering  
• vere ein strategisk samarbeidspartnar i innkjøpsarbeidet 
• samordne verksemdene sine digitale støtteverktøy for anskaffingar (f.eks. ERP-system, konkurransegjennomføringsverktøy og e-handelssystem) 

Ulike former for innkjøpssamarbeid

I anskaffingsforskrifta blir innkjøpssamarbeid omtalt som innkjøpssentraler, og blir definert som «en oppdragsgiver som foretar samordnede innkjøp og eventuelt utfører tilknyttede innkjøpstjenester».   

Desse samarbeida kan vere organiserte på ei rekke ulike måtar. Moglege organiseringsformer for interkommunalt samarbeid er uttømmande regulert i kommunelova, og dei vanlegaste er:

Vertskommunesamarbeid

I eit vertskommunesamarbeid utfører éin kommune oppgåver på vegner av fleire. Fordelane er tydeleg ansvarsdeling og effektiv drift gjennom eitt administrativt apparat. Ulempene er at vertskommunen kan få stor makt, og resten av deltakarane kan oppleve redusert innverknad. 
 
OBS: Vertskommunemodellen kan i enkelte samanhengar vere mindre egna for innkjøpssamarbeid, blant anna fordi modellen kan vere krevjande å tilpasse unntaka i anskaffingsregelverket. Sjå rapport utarbeidde av Lund & Co og Menon Economics på vegner av KS.

Kommunalt oppgåvefellesskap (KO)

Eit kommunalt oppgåvefellesskap er eit samarbeid mellom to eller fleire kommunar, vanlegvis utan eige rettssubjekt, der oppgåvene blir løste gjennom felles styring og administrasjon. 

Fordelane inkluderer enkel etablering, låg kostnad og sterk politisk kontroll. Ulempa er avgrensa handlefrihdom og felles økonomisk ansvar for forpliktingar.

Interkommunalt selskap (IKS)

Eit interkommunalt selskap er eit eige rettssubjekt eigd av to eller fleire kommunar eller fylkeskommunar, med eit styre som har ansvar for drifta. 

Fordelane er m.a. profesjonalisering, høg kompetanse og felles risikodeling mellom eigarane. Ulemper kan vere uavgrensa eigaransvar og mindre direkte politisk styring.

Aksjeselskap (AS)

Eit kommunalt aksjeselskap er eit eige rettssubjekt organisert etter aksjelova, som kan eiast heilt eller delvis av offentlege aktørar.  

Fordelane kan vere avgrensa økonomisk ansvar, fleksibilitet og moglegheit for samarbeid med private. Ulempene inkluderer større avstand til eigarkommunane og risiko for at verksemda får eit meir kommersielt preg.

For statlege verksemder finst det også nokre andre moglegheiter, som innkjøp gjort gjennom eit statleg føretak eller innkjøpssenteret i staten. 

Finansiering av samarbeidet 

Det finst fleire moglege modellar for å finansiere eit innkjøpssamarbeid. Dei vanlegaste er: 

• fast deltakerfinansiering med ein kontingent eller årsavgift. Denne er gjerne til ein viss grad, men ikkje nødvendigvis fullt ut, fordelt etter innbyggartal
  
• betaling per avtale eller teneste, eventuelt definert etter intervall for talet på avtaler ein deltar i
  
• provisjons- eller omsetningsbasert avgift: I staden for å finansiere innkjøpssamarbeid gjennom ein post i verksemdsbudsjettet, kan det skje gjennom ei avgift på omsetninga på avtalene som innkjøpssamarbeida har forhandla fram. Reint praktisk skjer det ved at leverandørane regelmessig ser kor mykje kommunane har kjøpt på ei avtale, og betaler ein prosentdel av beløpet som ei avgift til innkjøpssentralen. Finansieringa må vere tydeleg forklart i konkurransegrunnlaget, slik at leverandøren kan bake inn avgifta i tilbodet sitt. Ordninga fordrar at innkjøpssamarbeidet har god oversikt over eigen ressursinnsats knytt til fellesavtalene, slik at avgifta over tid ikkje er større enn det som trengst for å finansiere innkjøpssamarbeidet
  

Flere kilder om interkommunalt innkjøpssamarbeid

• Rettleiar om interkommunalt innkjøpssamarbeid hos Kommunal- og moderningseringsdepartementet 
• Webinar om Korleis lykkast med varig interkommunalt samarbeid hos Distriktssenteret