SIG - Seksjon for gevinstrealisering

Hva avtalen omfatter?

Fellesavtalen vil omfatte mobiltelefoni, fasttelefoni, mobilt bredbånd, bedriftsnett, sentralbordløsninger m.m. Fellesavtalen skal sikre statlige virksomheter tilgang til moderne, kostnadseffektive og robuste telefonitjenester som understøtter digital samhandling, høy oppetid og sikker kommunikasjon. Av beredskapshensyn vil behovet dekkes gjennom tilgang til to uavhengige mobilnett. Det vil derfor søkes inngåelse av to fellesavtaler, hvorav en er primærleverandør og en er sekundærleverandør.  

Status

• Anskaffelsen er i forberedende fase, med utarbeidelse av konkurransestrategi.  

Målsettinger for fellesavtalen

• Sikrer gevinster gjennom gode avtalevilkår og bedre kostnadskontroll. Statlige virksomheter oppnår lavere og mer forutsigbare kostnader for telefonitjenester
• Økt robusthet og tilgjengelighet: Staten har tilgang til minst to uavhengige mobilnett for å redusere risiko ved nettutfall
• Redusert negativ miljøpåvirkning 
• Høy sikkerhet og personvern: Løsningene oppfyller gjeldende krav til informasjonssikkerhet og GDPR
• Bærekraft: Leverandørene leverer tjenester med lavt klimaavtrykk  

Milepæler	Tidspunkt
Godkjent konkurransestrategi	Q2 2026
Veiledende kunngjøring av konkurransedokumenter og fravalg	Q3 2026
Kunngjøring av konkurransedokumenter	Q3 2026
Kvalifisering, invitasjon til tilbud og forhandlinger	Q3 2026
Tildeling	Q4 2026
Implementering og oppstart av kontrakt	Q2 2027

Organisering

• Prosjekteier: seksjonssjef Ken Patrick, Statens innkjøpssenter (DFØ) 
• Prosjektleder: Helle Paulsen, Statens innkjøpssenter (DFØ) 
• Prosjektdeltakere: 
  • Yngvar Loen Larsen, juridisk, avdeling for kontrakt og regelverk (DFØ) 
  • Stine Foss, bærekraft, avdeling for kontrakt og regelverk (DFØ) 
  • Representant fra klima og miljø, avdeling for bærekraftige anskaffelser (DFØ) 
  • Timian Dahl, analytiker, Statens innkjøpssenter (DFØ) 

Hva avtalen omfatter?

Fellesavtalen vil omfatte mobiltelefoner, nettbrett, mobilklokker, tilhørende utstyr samt reparasjonstjenester.

Status

• Konkurransen er utlyst med tilbudsfrist i midten av mai.
• Evaluering vil skje før sommeren med tildeling sannsynligvis i august.

Målsettinger for fellesavtalen

• Sikrer gevinster gjennom gode avtalevilkår
• Konkurransedyktige priser
• Redusert negativ miljøpåvirkning
• Motvirke brudd på menneskerettigheter i leverandørkjeden

Framdriftsplan

Milepæler	Tidspunkt
Godkjent konkurransestrategi	Q2 2025
Veiledende kunngjøring av konkurransedokumenter og fravalg	Q4 2025
Kunngjøring av konkurransedokumenter	Q2 2026
Valg av leverandør og signering av kontrakt	Q3 2026
Implementering og oppstart av kontrakt	Q3 2026

Organisering

• Prosjekteier: seksjonssjef Ken Patrick, Statens innkjøpssenter (DFØ)
• Prosjektleder: Lars Christian Sørlie, Statens innkjøpssenter (DFØ)
• Prosjektdeltakere:
  • Yngvar Loen Larsen, juridisk, avdeling for kontrakt og regelverk (DFØ)
  • Stine Foss, bærekraft, avdeling for kontrakt og regelverk (DFØ)
  • Elise Gjester, klima og miljø, avdeling for bærekraftige anskaffelser (DFØ)
  • Amra Kuljanin, analytiker, Statens innkjøpssenter (DFØ)

Om avtalen

• Ikrafttredelse: 18.09.2024
• Varighet: 2 år med opsjon på 1+1 år
• Opsjon: Virksomhetene vil bli varslet i god tid i forveien dersom det ikke utløses opsjon.      
• Fellesavtalen er inngått som en nasjonal rammeavtale med tre leverandører mulighet for direkteavrop og mini-konkurranser.

Fellesavtalen har følgende leverandører:

1. Canon Norge AS (hovedleverandør)
2. Sharp Business Systems Norge AS
3. Konica Minolta Business Solutions Norway AS

Alle virksomhetene på fellesavtalen skal ha en lokal avtaleforvalter som er avtaleansvarlig og koordinator både overfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere.

Meld inn lokal avtaleforvalter eller foreta endringer av lokal avtaleforvalter ved å sende en henvendelse til [email protected].

Retningslinjer for bruk av avtalen

Rammedokumentet gir virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes.

For å oppnå gevinstene er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet.

Rammedokument – fellesavtale for kjøp av MFP, printere og skannere

pdf

214.74 KB

Hvilke produkter omfattes?

Fellesavtalen omfatter helhetlige utskrifts- og dokumenthåndteringsløsninger som:

• multifunksjonsmaskiner inkludert programvare i ulike størrelser og kapasiteter  
• printere   
• skannere  
• tilhørende tjenester, herunder service- og vedlikeholdsavtale, sikkerhet, support og opplæring  
• sky-baserte- og on-premise løsninger 
• tekniske løsninger, herunder sikkerprint løsning, sentralt styringssystem, integrasjoner mot teknisk infrastruktur  
• tonere 

Hvordan kjøpe på fellesavtalen

Direkteavrop

Alt kjøp og leie med tilhørende tjenester og løsninger skal gjøres hos den leverandøren som er rangert som nr. 1, Canon Norge AS.

Mini-konkurranse

Mini-konkurranse skal kun benyttes dersom en virksomhet har spesielle behov. Eksempler på dette kan være:

• kompatibilitet med eksisterende maskinpark inkludert løsninger og systemer 
• økt behov for sikkerhet  
• virksomhetsspesifikk funksjonalitet
• drift av virksomhetens maskinpark   

Mini-konkurransen skal gjennomføres mellom alle leverandørene på fellesavtalen, og kan gjelde enten kjøp eller leie. Varigheten skal følge fellesavtalens varighet, jf. Standardkontraktens punkt 1.4.  

Det kan avtales lik eller lavere priser for kategorier som er tatt inn Bilag 3B - Prisskjema.

Gjennomføring av mini-konkurranse

Oppdragsgiver (bestillende virksomhet) er selv ansvarlig for gjennomføring av avrop/mini-konkurranser og skal selv definere virksomhetens behov.  

Alle leverandører skal inviteres til konkurransen, og det skal gis en svarfrist på minimum 10 dager for å inngi tilbud. 

Oppdragsgiver kan benytte følgende tildelingskriterier: 

• Pris  
• Samlet pris på produkter 
• Samlet pris på tjenester 
• Kvalitet 
• Support og service  
• Drift 
• Sikkerhet 
• Garanti 
• Bestilling og leveringstid 
• Tekniske løsninger 
• Kvalitative egenskaper  

Vekting av tildelingskriterier i mini-konkurranser bestemmes av bestillende virksomhet. 

Kontaktinformasjon til leverandørene

Canon Norge AS (hovedleverandør)	Erik Soelberg Mobil: +47 958 26 834 E-post: [email protected]
Sharp Business Systems Norge AS	Stian Nyløkken Mobil: +47 918 90 238 E-post: [email protected]
Konica Minolta Business Solutions Norway AS	Morten Dahlmann Mobil: +47 457 21 890 E-post: [email protected]

Se også

Statens innkjøpssenters arbeid med bærekraft

Om avtalen

• Ikrafttredelse: 15.09.23
• Varighet: 2 år med opsjon på 2x1 år
• Opsjon: Virksomhetene vil bli varslet i god tid i forveien dersom opsjon ikke utløses
• Fellesavtalen er inngått som en nasjonal rammeavtale med avrop i form av direkteavrop etter fossefallsmetoden og bruk av minikonkurranser.

Fellesavtalen for kjøp av AV-utstyr har fire leverandører:

1. Atea AS
2. Advania Norge AS
3. Kinly AS
4. Wingmen Norge AS (tidl. Friday Network AS)

Alle virksomhetene på fellesavtalen skal ha en lokal avtaleforvalter som er avtaleansvarlig og koordinator både overfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere.

Meld inn lokal avtaleforvalter eller foreta endringer av lokal avtaleforvalter ved å sende en henvendelse til [email protected].

Retningslinjer for bruk av avtalen

Rammedokumentet gir virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes.

For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet.

Rammedokument – fellesavtale for AV-utstyr

pdf

435.83 KB

Hovedsortiment

Alle de fire tilbydere har opprettet et hovedsortiment som knyttes opp til samhandlingsrom, små møterom, mellomstore møterom og store møterom. I tillegg er det et utvalg av ulike skjermer og prosjektorer med tilbehør.

Produktsortimentet er tilgjengelig for lokale avtaleforvaltere via Teamsområdet som benyttes for forvaltning av avtalen.

Hvordan kjøpe på avtalen

Direkteavrop etter fossefallsmetoden

Avrop på hovedsortimentet skal i hovedsak gjøres direkte etter fossefallmetoden, og det er ikke lagt en verdibegrensning på disse avropene.

Slik fungerer fossefallsmetoden:

1. Leverandøren som rangert som nummer 1, Atea AS, er første leverandøren virksomhetene skal kontakte ved behov som skal dekkes av direkteavrop.
2. Dersom Atea AS, ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser som eks. levering på 10 virkedager, kan virksomhetene kontakte leverandør nummer 2, Advania Norge AS.
3. Dersom Advania Norge AS ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser, kan virksomhetene kontakte leverandør nummer 3, Kinly AS.
4. Dersom Kinly AS ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser, kan virksomhetene kontakte leverandør nummer 4, Wingmen Norge AS.

Det er tre unntak fraavropsmekanismen med direkteavrop etter fossefallsmetoden:

1. Særlige behov: Oppdragsgivere med særlige behov for tjenester knyttet til eksisterende utstyr eller behov for ytelser hvor pris ikke har vært konkurranseutsatt, kan gjennomføre en minikonkurranse mellom alle leverandører.   
   1. Sentraliserte tjenester: Direkteavrop av sentraliserte tjenester skal ikke følge fossefallsmetoden. Avrop knyttet til sentraliserte tjenester skal enten gjøres hos leverandør nr. 1,  Atea AS,  eller settes ut som en minikonkurranse mellom alle leverandørene.
   1. Øvrig sortiment: Avrop på øvrig sortiment med en forventet verdi over 500 000 NOK pr. avrop skal gjennomføres som minikonkurranse mellom alle leverandører.

Spesielt om avrop av sentraliserte tjenester

I avtalen er det lagt til grunn at virksomhetene som omfattes av avtalen har behov for å kunne forholde seg til én leverandør for leveranse av sentraliserte tjenester. I dette ligger blant annet drift, vedlikehold, overvåkning, serviceavtaler, support, lisensiering osv.

Det er derfor lagt til grunn at Leverandør nr. 1, Atea AS, i utgangspunktet har alle sentraliserte tjenester i avtaleperioden, med mindre den enkelte virksomhet anskaffer sentraliserte tjenester i tilknytning til en minikonkurranse eller som en separat minikonkurranse om sentraliserte tjenester for hele avtaleperioden.

Minikonkurranse

Avrop ved bruk av minikonkurranse gjøres i tre tilfeller

1. Særlige behov: Oppdragsgivere med særlige behov for tjenester knyttet til eksisterende utstyr eller behov for ytelser hvor pris ikke har vært konkurranseutsatt, kan gjennomføre en minikonkurranse mellom alle leverandører.   
   1. Sentraliserte tjenester: Avrop knyttet til sentraliserte tjenester skal enten gjøres hos leverandør nr. 1,  Atea AS,  eller settes ut som en minikonkurranse mellom alle leverandørene.
   2. Øvrig sortiment: Avrop på øvrig sortiment med en forventet verdi over 500 000 NOK pr. avrop skal gjennomføres som minikonkurranse mellom alle leverandører.

Noen praktiske eksempler på bruk av ulike avropsmekanismer:

• Direkte etter fossefallsmetoden: En standard portefølje med 20 møterom som ikke treffer noen særlige behov i virksomheten skal avropes direkte etter fossefallsmetoden.
• Direkte uten bruk av fossefall: Avrop av drift, vedlikehold og overvåkning av en møteromsportefølje kan gjøres direkte til Atea AS.
• Minikonkurranse: Utstyr til auditorium er en opsjon i avtalen og vil ofte være en kombinasjon av produkter og tjenester som ikke har vært konkurranseutsatt i konkurransen om fellesavtalen, herunder avanserte lydanlegg. Dersom verdien av avropet er forventet å overstige 500.000 NOK, skal en virksomhet gjennomføre en minikonkurranse blant alle tilbyderne.     
• Minikonkurranse: Avrop av drift, vedlikehold og overvåkning av en møteromsportefølje kan gjøres som en minikonkurranse.

Avrop gjøres gjennom egen e-handelsportal eller ved å benytte leverandørens nettbutikk. For tilganger, kontakt leverandørenes oppgitte kontaktperson. 

Gjennomføring av minikonkurranser

Minikonkurranse skal gjennomføres mellom alle de fire leverandørene på rammeavtalen. Oppdragsgiver er selv ansvarlig for gjennomføring av mini-konkurransene og skal selv definere virksomhetens behov.

Alle leverandører skal inviteres til konkurransen, og det skal gis en svarfrist på minimum 10 dager for å inngi tilbud.

1.4.1 Bilag 4B Mal for minikonkurranse.docx

docx

52.32 KB

Tildelingskriterier i minikonkurransene

Oppdragsgivere kan velge innenfor følgende tildelingskriterier i minikonkurransene:

Oppdragsgiver kan benytte en eller flere av følgende tildelingskriterier:

• Pris
• Kvalitet
  • Oppdragsforståelse
  • Kompetanse
  • Kvalitative egenskaper ved produkter
  • Kvalitative egenskaper ved løsninger eller tjenester
  • Levering

Vekting av tildelingskriterier i minikonkurranser bestemmes av bestillende virksomhet.

Kontaktinformasjon til leverandørene

1. Atea AS: [email protected], 22 09 50 00
2. Advania Norge AS: [email protected], 922 82 222
3. Kinly AS: [email protected], 906 12 633
4. Wingmen Norge AS: [email protected], 412 45 929

Se også

Statens innkjøpssenters arbeid med bærekraft

Om avtalene

• Ikrafttredelse: 15.02.2023
• Varighet: 2 år +1 år + 1 år
• Tjenester:
  • Bestilling, utplassering og opphenting av sikkerhetsskap
  • Sortering og gjenvinning
  • Sikker sletting og destruksjon
  • Klargjøring, konfigurasjon og oppgradering
  • Rapportering og oppgjør

Alle virksomhetene på fellesavtalen skal ha en lokal avtaleforvalter som er avtaleansvarlig og koordinator både overfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere.

Meld inn lokal avtaleforvalter eller foreta endringer av lokal avtaleforvalter ved å sende en henvendelse til [email protected].

Retningslinjer for bruk av avtalen

Rammedokumentet gir virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes.

For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet.

Rammedokument – fellesavtale for ombruk og gjenvinning av IKT-utstyr

pdf

259.69 KB

Hvordan bruke fellesavtalen

Den enkelte virksomhet gjennomfører selv bestillinger på avtalene direkte gjennom leverandørens portal. Ta kontakt på e-post: [email protected] for tilgang til portalen.

Se også

Statens innkjøpssenters arbeid med bærekraft

Om avtalen

• Ikrafttredelse: 27.03.2023
• Varighet: 2 år med opsjon på 1 år + 1 år
• Opsjon: Virksomhetene vil bli varslet i god tid i forveien dersom opsjon ikke utløses
• Fellesavtalen består av to delkontrakter med ulik konstellasjon av leverandører og ulik hovedleverandør

Det er inngått to rammeavtaler med totalt 4 leverandører:

Delkontrakt 1 omfatter kjøp av PC-klienter, PC-skjermer og tilleggsutstyr har følgende leverandører i rangert rekkefølge:

1. Atea AS (hovedleverandør)
2. Advania Norge AS
3. Dustin Norway AS

Delkontrakt 2 omfatter kjøp av Mac og tilleggstjenester vil ha følgende leverandører i rangert rekkefølge:

1. Dustin Norway AS (hovedleverandør)
2. Atea AS
3. Techstep Norway AS

Alle virksomhetene på fellesavtalen skal ha en lokal avtaleforvalter som er avtaleansvarlig og koordinator både overfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere.

Meld inn lokal avtaleforvalter eller foreta endringer av lokal avtaleforvalter ved å sende en henvendelse til [email protected].

Retningslinjer for bruk av avtalen

Rammedokumentet gir virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes.

For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet.

Rammedokument – fellesavtale for kjøp av pc-utstyr

pdf

233.77 KB

Hvordan kjøpe på fellesavtalen

Den leverandør som blir rangert som nr. 1 (Atea på delkontrakt 1 og Dustin på delkontrakt 2) får alt kjøp på standardsortiment, uavhengig beløpsgrense.

Den leverandør som blir rangert som nr. 1 får i tillegg alt kjøp (utenfor standardsortiment) med estimert verdi inntil kr. 500.000 eksklusive mva., regnet per avrop/kjøp.

Avrop/kjøp defineres som bestillingers samlede verdi gjennom en (1) kalendermåned.

Avrop gjøres gjennom egen e-handelsportal eller ved å benytte leverandørens nettbutikk.

For tilgang til nettbutikk, punch-out eller EHF-katalog, kontakt

• Delkontrakt 1 - Atea, [email protected]
• Delkontrakt 2 - Dustin, [email protected]

Gjennomføring av minikonkurranser

Avrop utenfor standardsortiment, med estimert verdi som er lik med eller over kr. 500.000 ekskl. mva., skal gjennomføres ved mini-konkurranse hvor vinneren får leveransen. Minikonkurranse skal gjennomføres gjennom konkurranse mellom alle leverandørene på rammeavtalen.

Minikonkurranse skal også benyttes der man ønsker å anskaffe utstyr gjennom alternative kjøpsformer (PC-klien som tjeneste, o.l.). Enheter som anskaffes gjennom alternative kjøpsformer skal avhendes tilbake til leverandøren som vant den aktuelle minikonkurransen.

Oppdragsgivere (bestillende virksomheter) med spesielle behov og som ønsker forutsigbarhet i leveranser, kan gjennomføre en mini-konkurranse mellom alle leverandører, for alt kjøp av produkter for en nærmere angitt tidsperiode. Dette kan for eksempel være oppdragsgivere som ønsker å standardisere spesielle modeller og tilhørende utstyr som ikke inngår bland standardmodellene.

Oppdragsgiver er selv ansvarlig for gjennomføring av avrop/mini-konkurranser og skal selv definere virksomhetens behov.

Bilag 4b Mal for minikonkurranse - Delkontrakt 1

docx

51.51 KB

Bilag 4b Mal for minikonkurranse - Delkontrakt 2

docx

51.5 KB

Tildelingskriterier i mini-konkurransene

Oppdragsgivere kan velge innenfor følgende tildelingskriterier i minikonkurransene:

• Pris, herunder: Samlet pris på produkter, Samlet pris på tjenester
• Kvalitet, herunder: Support og service, Garanti, Bestilling og leveringstid, Kvalitative egenskaper

Vekting av tildelingskriterier i mini-konkurranser bestemmes av bestillende virksomhet.

Alle leverandører skal inviteres til konkurransen, og det skal gis en svarfrist på minimum 10 dager for å inngi tilbud.

Kontaktinformasjon til leverandørene

• Atea AS: Charlotte Hermansen Moland [email protected]
• Advania Norway AS: Trym Merg [email protected]
• Dustin Norway AS: Morten Sæther [email protected]
• Techstep Norway AS: Martin Meintjes [email protected]