Eksempel i Eksempelbanken
Årsrapport om anskaffelser bryter glasstaket i Rogaland
Fylkespolitikerne i Rogaland har siden 2020 bestilt en årsrapport om resultater av anskaffelsesstrategien. Erfaringen er at rapportene ansvarliggjør, synliggjør og gir arbeidsro.
Type dokument: Årsrapport
Behandles av: Administrasjonsutvalget, fylkesutvalget og fylkestinget
Utarbeidet av: Avdeling for anskaffelser
Om årsrapporten
Rogaland fylkeskommunes anskaffelsesstrategi 2021–2025 ble politisk behandlet høsten 2020. I dialog med administrasjonen, fattet fylkesutvalget vedtak om å be om en «årlig rapportering av oppnådde resultater på vedtatte mål og tiltak. Rapporten kan ses i sammenheng med den årlige rapporten om etisk handel.»
Denne årsrapporten har gradvis blitt utviklet fra år til år. I 2024 besto den av 26 lysark, med
- statistikk på konkurranser
- oversikt over leverandører på entreprisekontrakter
- oppsummering av fylkeskommunens KOFA-saker
- utvikling av prosedyrer og maler for bedre informasjonsflyt og enhetlig gjennomføring
- framskritt på å bre ut e-handel, og
- en rekke lysark som oppsummerer arbeidet med samfunnsansvar
Utarbeidelsen av rapporten tar lite tid – i høyden noen få titalls timer totalt. Nøkkelen til det er å jobbe systematisk gjennom hele året og ha et system som automatisk fanger opp informasjon som er lett å ta inn i årsrapporten. For eksempel kan anskaffelsesavdelingen automatisk hente ut data om samfunnsansvar fra sitt konkurransegjennomføringsverktøy TendSign, gjennom bruken av «egne felter»: Her har avdelingen laget en side med obligatoriske spørsmål, som for eksempel «har du brukt miljø som tildelingskriterium?». Dette kan man så hente ut i Excel og enkelt lage statistikk av. Nederst, under "Tilhørende dokumenter", finner du lenke til en skjermdump som illustrer dette.
Framgangsmåte
Ideen om en årsrapport ble utløst av veireformen i 2019: På ett år skulle fylkeskommunen ta imot 300 nye medarbeidere fra Statens vegvesen med to milliarder kroner i årlige anskaffelser. Fra at fylkeskommunen først og fremst hadde utgifter til lønn, ble anskaffelser med ett den største utgiftsposten.
Første prioritet var å integrere alle anskaffelsesressursene innen samferdsel i en felles faggruppe for anskaffelser. Det skjedde i 2020. Alle stillinger dedikert til anskaffelser innen vei, bygg, anlegg og eiendom i tillegg til rammeavtaler, ble lagt til denne faggruppa, plassert i økonomiavdelingen. Det eneste unntaket var kollektivruter, som ligger i Kolumbus AS. Samtidig innså faggruppa at den ikke hadde noe godt system for å ha oversikt over arbeidet sitt, særlig i kommunikasjon med ledelsen. Det var også irriterende for faggruppa å oppleve at folkevalgte framhevet andre oppdragsgivere i det offentlige ordskiftet – til tross for at faggruppa visste at de gjorde mye godt arbeid.
Denne innsikten brukte faggruppa i arbeidet med å lage en anskaffelsesstrategi som skulle gjelde 2021-2025. Faggruppa ønsket å forplikte seg til å rapportere systematisk til politisk ledelse. Resultatet ble fylkesutvalgets vedtak om årlig rapportering.
Årsrapporten har utviklet seg fra år til år i takt med at faggruppa, som fra 2024 er løftet opp til å bli en egen anskaffelsesavdeling, har forbedret innsamlingen av styringsdata, og på bakgrunn av tilbakemeldinger fra politisk ledelse. Per juli 2025 er ambisjonen å forbedre rapporteringen på kostnadsgevinster. Fra 2026 vil årsrapporten også behandles av fylkesdirektørens ledergruppe, før politisk behandling.
Anskaffelsesavdelingens råd og erfaringer
- Årsrapporten er nyttig for å ansvarliggjøre oss i anskaffelsesavdelingen.
- Den har gitt bedre kommunikasjon med politisk ledelse og skapt mer arbeidsro, og den brukes også i kommunikasjon med de ulike direktørområdene i fylkeskommunen.
- Den har vært avgjørende for å styrke vår posisjon i fylkeskommunens organisasjon, noe som materialiserte seg ved at anskaffelser ble løftet opp som en egen avdeling, innenfor direktørområdet «Bygg og eiendom», ved en større reorganisering høsten 2024.
- Årsrapporten har gjort oss i stand til å knekke koden på styringsindikatorer (KPI-er). Da anskaffelsesstrategien ble vedtatt i 2020, hadde vi ingen styringsdata, og strategien inneholdt derfor heller ingen KPI-er. Vi så tydelig at vi måtte definere styringsdata på samfunnsansvar, og hadde en idé om å bruke TendSigns funksjon «egne felter» for det. Vi testet det ut og lærte gjennom prosessen. Læringen har vi nedfelt i en veileder for «egne felter». For eksempel, til spørsmålet «Er leverandøren miljøsertifisert?», måtte vi ta stilling til om KPI-en skulle gjelde alle leverandører, eller kun de som har vunnet konkurranser der dette var et krav eller tildelingskriterium. Når vi begynte å sanke styringsdata på samfunnsansvar gjennom «egne felter», så vi lettere hvordan vi kunne bruke dette for styringsdata på andre områder også. Slik har læringssløyfene med årsrapportene gjort at vi i den nye anskaffelsesstrategien som skal vedtas i 2025, foreslår KPI-er som skal revideres årlig.
Tilhørende dokumenter
Dokumentene er ikke behandlet for universell utforming. Kontakt oss hvis du trenger hjelp til å få tilgang til det som står der.
Kontakt
- 404 34 830 (kl. 9–12)
- Kontaktskjema