Veiledning om gjennomføring av offentlige anskaffelser under Korona-pandemien

Kilde: Digitaliseringsdirektoratet

I forbindelse med Covid-19 utbruddet har Digitaliseringsdirektoratet utarbeidet denne overordnede veiledningen for å få til gode anskaffelser og anskaffelseprosesser i den spesielle tiden vi er inne i nå. Deler av veiledningen og eksemplene er rettet mot bygg- og anleggsanskaffelser.

Publisert: 27. Mar 2020, Sist endret: 27. Apr 2020

Kort om veilederen

Denne veiledningen er ikke en uttømmende opplisting av alle forhold som må vurderes i forbindelse med anskaffelser under den pågående pandemien. Dette er en overordnet veiledning om de mest aktuelle temaer som oppdragsgivere bør vurdere i forbindelse med Korona-pandemien.

Vi har i arbeidet med veiledningen latt oss inspirere av ulike innspill og annen veiledning tilgjengelig på Internett. Dessverre ser vi ingen praktisk mulighet til å kreditere alle slik dere fortjener, men vi håper på forståelse for dette i den felles dugnadsånd som nå preger oss alle.

Innledning

Offentlige oppdragsgivere bør i størst mulig grad gjennomføre anskaffelser som planlagt. Leverandørene forventer at oppdragsgiverne så langt som mulig greier å tildele kontrakter som allerede er kunngjort og ikke utsetter anskaffelser eller avlyser konkurranser unødvendig.

Planlegging av anskaffelsen

Det er viktig at du som oppdragsgiver allerede tidlig i anskaffelsesprosessen vurderer tiltak for å ivareta særskilte behov som følge av pandemien. Nedenfor finner du råd og tips om forhold det kan være grunn til å vurdere i denne fasen av anskaffelsen. 

Ressursbehov

Det er viktig at oppdragsgiver kartlegger personellsituasjonen og skaffer seg en oversikt over tilgjengelige ressurser.

Oppdragsgiver bør planlegge for fravær og sørge for å ha back-up i tilfelle fravær grunnet karantene og sykdomstilfeller. Under pandemien vil det være et generelt behov for å involvere flere ressurser i oppdragsgivers anskaffelsesteam.

Tid

Oppdragsgivere bør ta ta høyde for at mange prosesser nå tar mer tid enn normalt på grunn av karantene og fravær, bruk av hjemmekontor og så videre under pandemien. 

Prosessene vil også være tyngre og tregere både på oppdrags­giver­siden og på leverandør­siden, typisk fordi anskaffelses­team og tilbuds­team, ledelse, beslutningstakere og andre nøkkelpersoner nå må arbeide sammen på andre måter som i en overgangsfase er mer tidkrevende.

Digitale og elektroniske arbeidsprosesser

Flest mulig arbeidsprosesser bør tilrettelegges for digital gjennomføring uten behov for fysiske møter, eksempelvis med deltakere som sitter på hvert sitt hjemmekontor.

Planlegger du som oppdragsgiver å gjennomføre forhandlinger eller intervjuer, må du informere om hvordan dette skal gjennomføres i konkurransegrunnlaget. Det kan for eksempel være bruk av telefon eller virtuelle møterom i form av video­konferanser og lignende.

I denne sammenheng må oppdragsgivere, blant annet av hensyn til likebehandling, unngå valg av løsninger som er lite utbredt.

De fleste oppdragsgivere har mulighet til å gjennomføre video­møter på ulike plattformer, og bør så langt som mulig undersøke hvilke som kan tilbys, og opplyse potensielle leverandører om dette i god tid.

Praktiske tips om «fjernforhandlinger».

Dialog med markedet

Oppdragsgiver har fortsatt anledning til å foreta markedsundersøkelser og ha dialog med leverandører i planleggingen av anskaffelsen. Dette er spesielt viktig slik at oppdragsgiver kan få bedre oversikt over hvilke utfordringer pandemien gir, og som kan få betydning for anskaffelsen.

Konkurransegrunnlaget kan også sendes på høring, jf FOA § 12-1 og § 12-2.

Nå er det særlig aktuelt at oppdragsgiver benytter seg av kompetansen hos leverandørene for å finne ut hvor de største utfordringene ligger, og hvordan disse kan reguleres på en måte som sikrer en god konkurranse. Dialog kan bidra både til at leverandørene tar færre forbehold og til å få et godt innkjøp i den aktuelle anskaffelsen.

Mange leverandører er i en krevende arbeidssituasjon og har mindre ressurser til svare på skriftlige henvendelser og delta på lange møter i denne perioden. Oppdragsgivere bør derfor tilpasse dialogen for ikke å bruker mer ressurser enn nødvendig. 

Oppdragsgiver bør legge til rette for at markedsundersøkelser og dialog skjer på andre måter enn ved fysiske møter, eksempelvis telefon eller video­konferanse, med mulighet for å gjennomføre dette på ulike plattformer. 

Se nærmere om Dialog med markedet i veilederen kap 15.

Befaring eller gjennomgang av anskaffelsesdokumentene på stedet

Normalt bør det ikke være behov for gjennomgang av anskaffelsesdokumentene på stedet. Oppdragsgiver må vurdere om bedre informasjon kan redusere behovet for befaring.

Oppdragsgiver må planlegge hvordan smittevernreglene kan overholdes ved nødvendige befaringer, samtidig som likebehandlingsprinsippet ivaretas.

Oppdragsgiver skal sette en tilbudsfrist som er forholdsmessig lenger enn minimumsfristen dersom tilbudene bare kan utarbeides etter en befaring eller gjennomgang av anskaffelses­dokumentene på stedet, jf FOA § 20-1(2).

Oppdeling av anskaffelsen i delkontrakter

Oppdragsgiver bør vurdere å dele opp kontrakter i mindre deler, slik som forutsatt i FOA § 19-4. Oppdragsgiver kan også bestemme at oppdragsgiver kan begrense antall delkontrakter som kan tildeles til en leverandør.

Dersom oppdragsgiveren ikke deler opp anskaffelsen i delkontrakter, skal han gi en kort begrunnelse for dette i anskaffelsesdokumentene eller i anskaffelsesprotokollen.

Oppdeling av anskaffelser kan gjøre det lettere for små og mellomstore bedrifter å delta i konkurranser om offentlige kontrakter:

  • Oppdeling kan gi økt konkurranse om oppdraget ved at delkontraktene for eksempel er bedre tilpasset små og mellomstore bedrifters kapasitet, fagområde eller geografiske plassering.
  • Små og mellomstore leverandører er ofte mer spesialiserte enn større leverandører som kan yte et vidt spekter av produkter og tjenester.
  • Dersom man knytter sammen helt ulike leveranser og tjenester («bundling») vil det kunne redusere små og mellomstore bedrifters mulighet til å delta i konkurransen, noe som kan gi redusert konkurranse.

Les mer om dette i departementets veileder kapittel 30 Oppdeling av anskaffelser.

Tildelingskriterier

Oppdragsgiver bør i planleggingen av anskaffelsen søke å unngå bruk av tildelingskriterier som er krevende å evaluere uten fysiske møter, enten det er i evalueringsteam eller i form av on-site inspeksjon av det tilbudte eller i fysiske møter med tilbyderne.

Oppdragsgiver som ber om modeller o.l., må informere i konkurransegrunnlaget om hvordan dette praktisk skal gjennomføres.

Oppdragsgiver bør vurdere om tildelingskriterier som kan være krevende å evaluere, i stedet kan ivaretas på en lettere og mindre ressurskrevende måte gjennom kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon eller kontraktskrav.

Tilpasninger til kontrakt

Korona-pandemien er nå kjent, og det er langt på vei mulig å planlegge tiltak for å unngå forsinkelser eller håndtere andre problemer for gjennomføring av leveransen, og å kontraktsregulere eventuelle konsekvenser for fremdrift og frister, eventuelt også kostnadsmessige konsekvenser. Dette gir mulighet til å foreta klargjøringer og sikre større forutberegnelighet, redusere behovet for forbehold, hindre at interesserte leverandører trekker seg, hindre unødvendige risikopåslag mv.​​​​​

Utviklingen fremover er langt mer usikker enn normalt på grunn av pandemien. Det bør være et mål for oppdragsgiver å innarbeide tilpasninger i kontrakten som gir en balansert fordeling av den økte risikoen fremover.

Leverandørene er opptatt av at oppdragsgiverne skal benytte kontrakter som sikrer en balansert fordeling av ansvar og risiko. Dette kravet gjelder generelt. Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, skal oppdragsgiveren som hovedregel bruke disse, jf FOA § 19-1 og FOA § 8-12.

Et utvalg ledet av Jusprofessor Knut Kaasen med representanter fra offentlige byggherrer og bygg- og anleggsnæringen jobber med utarbeidelse av kontraktsvilkår tilpasset krisesituasjonen. Straks dette utvalget publiserer resultater av sitt arbeid vil vi oppdatere denne veiledningen.

Et generelt råd ved inngåelse av kontrakter i tiden fremover er å være bevisst på kontraktslengden. Oppdragsgiver bør for eksempel vurdere å gi tidsbestemte kontrakter en kortere varighet enn i en normalsituasjon. I en usikker fremtid vil leverandører prise inn økt risiko i tilbudene. Kontrakter med kortere varighet er mindre risikoutsatte.

Regulering av forsinkelse

Leverandører som skal utforme tilbud i dag er kjent med at pandemien kan gi utfordringer med fremdriften og vil derfor kunne få vanskeligheter med å kreve fristforlengelse begrunnet i en force majeure situasjon. Samtidig er det svært usikkert for leverandørene hvilke hindringer de vil møte på og hvor lenge de vil vare. For å hindre at leverandørene må ta en rekke forbehold vil det være fornuftig å regulere forsinkelser i prosjektet som skyldes konsekvenser av pandemien. Oppdragsgiver kan også ta høyde for usikkerheten ved å sette romsligere frist for leveransen.

Regulering av økte kostnader

Kronekursen har svekket seg noe over tid, og kraftig i den senere tid, særlig mot Euro og USD. Det er svært usikkert hvordan kursen vil utvikle seg fremover. En svak krone vil eventuelt kunne gi økte kostnader for importerte ytelser som inngår i de avtalte fremtidige leveranser. Det kan derfor være fornuftig å innta bestemmelser som regulerer valutasvingninger.

En mulig fremgangsmåte, som vil være praktisk håndterbar, er om oppdragsgiver ber leverandørene i sine tilbud dokumentere de valutaavhengige kostnader de legger til grunn på tilbudstidspunktet. En eventuell endring i disse kostnadene frem til det tidspunktet leverandøren må anskaffe ytelsene kan da konstateres. Kontrakten kan regulere hvordan denne differansen skal fordeles mellom partene.

Prosedyrer ved akutte behov – hasteanskaffelser – direkteanskaffelser

En pandemi som korona kan gjøre det umulig for oppdragsgiver å overholde normale frister.

Nærings- og fiskeridepartementets vurdering er at utbruddet av en pandemi er en situasjon som kan gjøre det umulig for oppdragsgiver å overholde de normale fristene.

Normalt skal anskaffelser kunngjøres for konkurranse iht anskaffelses­regelverkets prosedyrer. I en åpen anbudskonkurranse skal fristen for mottak av tilbud være minst 30 dager. Dersom det haster slik at det vil være umulig å overholde den normale fristen på 30 dager i anbudskonkurranser, kan oppdragsgiver forkorte tilbudsfristen til 15 dager, jf. FOA § 20-2.

Tilsvarende kan oppdragsgiver også ved begrenset anbudskonkurranse forkorte både tilbudsfristen og fristen for mottak av forespørsler om å delta i konkurransen, se FOA § 20-3

Nærings- og fiskeridepartementet har publisert en veiledning om COVID-19 utbruddet og anskaffelsesregelverket som blant annet gir veiledning om hasteanskaffelser. 

EU-Kommisjonen publiserte 1. april 2020 meddelelsen Vejledning fra Europa-Kommissionen om anvendelse af rammen for offentlige udbud i forbindelse med covid-19-krisesituationen (2020/C 108 I/01). Denne gir blant annet veiledning om bruk av kortere frister, konkurranse med forhandling uten kunngjøring og direktanskaffelser. 

Konkurranse med forhandling uten kunngjøring

Ved akutte behov kan oppdragsgiver foreta anskaffelser uten å følge de normale prosedyrene, og i stedet foreta anskaffelsen ved å benytte prosedyren konkurranse med forhandling uten kunngjøring.

Denne prosedyren kan benyttes dersom det er umulig å overholde fristene for en åpen anbudskonkurranse, begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring som følge av forhold som ikke skyldes oppdragsgiveren, og som oppdragsgiveren ikke kunne forutse. Det uforutsette forholdet må i tillegg gjøre det umulig å overholde de forkortede minimumsfristene omtalt ovenfor. Merk at prosedyren forutsetter at oppdragsgiver gjennomfører anskaffelsen etter å ha innhentet konkurrerende tilbud, og at prosedyren uttrykkelig tillater forhandlinger med tilbyderne. Kontraktens omfang skal ikke være større enn strengt nødvendig. FOA § 13-3

Av anskaffelsesdirektivets fortale, premiss nr 80, følger at: «Bare i unntakstilfeller der tvingende grunner forårsaket av begivenheter som den berørte offentlige oppdragsgiveren ikke har kunnet forutse og ikke kan tilskrives, gjør det umulig å gjennomføre en vanlig anbudskonkurranse selv med forkortede frister, bør offentlige oppdragsgivere, i den grad det er strengt nødvendig, ha mulighet til å tildele kontrakter med framgangsmåte med forhandling uten forhåndskunngjøring. Dette kan være tilfelle i forbindelse med naturkatastrofer som krever umiddelbare tiltak.» Se også Kommisjonens meddelse 1. april 2020 med Vejledning fra Europa-Kommissionen om anvendelse af rammen for offentlige udbud i forbindelse med covid-19-krisesituationen (2020/C 108 I/01).

Se departementets veileder kap 18.2.6 om når det er tillatt å bruke konkurranse med forhandling uten kunngjøring fordi det er umulig å overholde regelverkets frister.

Av bestemmelsene om anskaffelsesprotokoll i FOA § 25-5(2)(e) følger at protokollen skal inneholde «begrunnelsen for å bruke konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring eller anskaffelse uten konkurranse». Se kapitlet nedenfor om Anskaffelsesprotokoll og begrunnelse.

Anskaffelsesprotokoll og begrunnelse

Av bestemmelsene om anskaffelsesprotokoll i FOA § 25-5(2)(e) følger at protokollen skal inneholde «begrunnelsen for å bruke konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring eller anskaffelse uten konkurranse».  Av Kommisjonens veiledning følger at den enkelte oppdragsgiver skal vurdere om vilkårene er oppfylt i den enkelte anskaffelse. Følgende kriterier skal være oppfylt:

1. »Begivenheder, som den pågældende ordregivende myndighed ikke har kunnet forudse«. Antallet af covid-19-patienter, der har brug for lægebehandling, stiger dagligt og forventes at stige i de fleste medlemsstater, indtil toppunktet er nået. Disse begivenheder og især den specifikke udvikling må betragtes som værende uforudsigelig for ordregivende myndigheder. De specifikke behov, hospitaler og andre sundhedsinstitutioner har for at kunne yde behandling, personlige værnemidler, respiratorer, ekstra senge og ekstra intensivpleje og hospitalsinfrastruktur, herunder alt det tekniske udstyr, kunne i hvert fald ikke forudses og planlægges på forhånd, og de udgør dermed en begivenhed, derikke kunne forudses af de ordregivende myndigheder.

2. Tvingende grunde, som gør det umuligt at overholde de generelle tidsfrister. Der kan ikke være tvivl om, at hospitalernes og sundhedsinstitutionernes umiddelbare behov (varer, tjenesteydelser og offentligt bygge- og anlægsarbejde) skal opfyldes hurtigst muligt. Om dette gør det umuligt at overholde selv de meget korte frister i hasteprocedurerne for offentlige eller begrænsede udbud (hhv. 15 og 10 dage til at afgive tilbud), skal afgøres fra sag til sag, men det er sandsynligt i de fleste tilfælde, i det mindste med hensyn til de væsentligt større kortsigtede behov, i takt med at smittekurven stiger. Som det præciseres i Domstolens praksis (20), skal udbuddet straks gennemføres, hvis der er tale om et akut behov. Undtagelsen kan ikke påberåbes i forbindelse med en tildeling af kontrakter, der varer længere end, hvis der var anvendt et gennemsigtigt, offentligt eller begrænset udbud, herunder hasteprocedurer for både offentlige og begrænsede udbud.

3. Årsagssammenhæng mellem den begivenhed, der ikke kunne forudses, og det akutte behov. Når hospitalernes og sundhedsinstitutionernes umiddelbare behov skal varetages inden for en meget kort tidsfrist, kan der ikke med rimelighed rejses tvivl om årsagssammenhængen med covid-19-pandemien.

4. Anvendes kun for at dække tidsrummet, indtil der kan findes mere vedvarende løsninger. Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse kan give mulighed for at dække de umiddelbare behov. Denne type udbud dækker tidsrummet, indtil der kan findes mere vedvarende løsninger såsom rammekontrakter for varer og tjenesteydelser, som tildeles efter de sædvanlige procedurer (herunder hasteprocedurer).»

Direkteanskaffelser - anskaffelse uten konkurranse

Oppdragsgiver kan unntaksvis gjennomføre en anskaffelse uten konkurranse, såkalt direkteanskaffelse. Forutsetningen er at det er umulig å gjennomføre anskaffelsen ved en konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring.

FOA § 13-4

For at unntaket skal kunne anvendes, må det være umulig å overholde prinsippet om konkurranse i en konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring etter § 13-3. Unntaket skal tolkes strengt, men det kan brukes for eksempel der det er tvingende nødvendig å anskaffe direkte fra en leverandør fordi enhver forsinkelse kan være til skade for menneskers liv og helse.

Et særlig aktuelt eksempel på dette er der oppdragsgiver ikke har tid til å gjennomføre en konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring etter § 13-3 bokstav e på grunn av uforutsette forhold som naturulykker, epidemier e.l. Slike situasjoner kan gjøre det tvingende nødvendig å anskaffe direkte fra en leverandør, det vil si uten å gjennomføre en konkurranse etter § 13-3 bokstav e, fordi enhver forsinkelse kan være til skade for menneskers liv og helse.

EU-Kommisjonen har i sin veiledning pkt 3.2 presisert at det er snever adgang til å benytte denne prosedyren: "En direkte tildeling til en forhåndsudvalgt økonomisk aktør forbliver undtagelsen og finder kun anvendelse, såfremt kun ét foretagende vil være i stand til at levere inden for de tekniske og tidsmæssige begrænsninger som følge af det akutte behov."

Bruk av hjemmelen forutsetter at anskaffelsens gjenstand er direkte knyttet til korona, som f.eks bygging av feltsykehus for håndtering av korona-pasienter, eventuelt for å øke behandlingskapasiteten, eller laboratorium eller tilsvarende. Oppdragsgiver kan ikke benytte hjemmelen til anskaffelser som ikke har noen direkte tilknytning til korona, som offentlige anlegg for øvrig, eksempelvis veier eller skoler.

Fordi man ikke her benytter markedet og konkurranse, og dermed ikke kan forvente å få gjennomført en anskaffelse på best mulig vilkår, bør man sikre at kontraktens omfang ikke er større enn strengt nødvendig.

Departementets vurdering er at visse oppdragsgivere må i dagens situasjon som et resultat av Korona-viruset, kunne kjøpe inn ekstrautstyr, smittevernutstyr og annet materiell, uten å gå veien om de regulære anskaffelses­prosessene, da det er gitt muligheter for unntak fra anskaffelsesprosessen i slike kritiske situasjoner, der særlig liv og helse står på spill.

Se også departementets veiledning om COVID-19 utbruddet og anskaffelsesregelverket

Se også departementets veileder kap 18.3.2 om når det er tillatt å anskaffe uten konkurranse.

Se Kommisjonens meddelse 1. april 2020 Vejledning fra Europa-Kommissionen om anvendelse af rammen for offentlige udbud i forbindelse med covid-19-krisesituationen (2020/C 108 I/01).

Av bestemmelsene om anskaffelsesprotokoll i FOA § 25-5(2)(e) følger at protokollen skal inneholde «begrunnelsen for å bruke konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring eller anskaffelse uten konkurranse». Se nærmere om dette i kapitlet ovenfor om Anskaffelsesprotokoll og begrunnelse.

  Gjennomføring av pågående konkurranser

Nedenfor finner du råd som kan hjelpe deg under gjennomføring av pågående konkurranser under pandemien.

Endring av kontraktsbestemmelser i allerede kunngjorte konkurranser

Entreprisestandardenes force majeure bestemmelser gir leverandøren fristforlengelse. Et vilkår for fristforlengelse er at hindringen fra å levere kontraktsforpliktelsen ikke er noe leverandøren burde tatt høyde for i sitt tilbud. I konkurranser som enda ikke har hatt tilbudsfrist kan en leverandør få problemer med dette vilkåret. I stedet for at leverandørene priser inn denne økte risikoen kan det kunne være fornuftig at oppdragsgiver gjør tilpasninger til kontrakten, tilpasset situasjonen som har oppstått.

Endringer av kontraktsbestemmelser i allerede kunngjorte konkurranser må følge reglene om rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget i FOA §14-2. Denne bestemmelsen er omtalt tidligere i denne veiledningen og i departementets veileder til reglene om offentlige anskaffelser.

Forlengelse av tilbudsfristen

Oppdragsgiver bør vurdere om det i pågående anskaffelser kan være behov for å forlenge tilbudsfristen. Dersom fastholdelse av tilbudsfristen kan føre til færre tilbud, vil det svekke konkurransen. Oppdragsgiver har mulighet til å forlenge tilbudsfristen begrunnet i saklige hensyn. Ved å forlenge fristen hjelper oppdragsgiverne leverandørene med å innlevere tilbud, vinne kontrakter og dermed på sikt holde hjulene i gang. 

Prinsippet om konkurranse tilsier dermed at det kan være grunn til å utvide fristen noe.

Det er grunn til å tro at så lenge det gis realistiske frister, vil tilbudsarbeid prioriteres for å sikre fremtidige oppdrag. Forlengelsen må ikke være lenger enn nødvendig, og den må ikke føre til forskjellsbehandling av leverandører. BAE-næringen har oppfordret offentlige oppdragsgiver til å vurdere å forlenge tidsfristen for leverandørers innlevering av tilbud med minimum 14 dager.

Det er imidlertid viktig å gjøre en vurdering av om endringen av tilbudsfristen eller en annen leveringsfrist i seg selv er en vesentlig endring. Dette kan f.eks. være tilfelle hvis en frist opprinnelig var så kort at leverandører allerede har avstått fra å delta. Da må man heller vurdere å avlyse konkurransen.

Fristutsettelsen skal publiseres gjennom en endringskunngjøring og som en rettelse av konkurranse­grunnlaget. Leverandører som har meldt sin interesse kan i tillegg få informasjon tilsendt direkte.

Se FOA § 14-2 om Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget.

Se også veilederen kap 19.5.

Avlysning

Oppdragsgivere bør tenke seg nøye om før man går til et så alvorlig skritt som å avlyse konkurransen.

I pågående anskaffelser kan korona-pandemien og restriksjoner som følge av denne skape ulike utfordringer for gjennomføring av anskaffelsen, ikke bare rent praktiske problemer, men også fordi oppdragsgivers håndtering må balanseres mot på den ene siden leverandørenes behov for forutberegnelighet, og på den annen side hensynet til forbudet mot vesentlige endringer av konkurransedokumentene. Både oppdragsgivers behov og leverandørenes leveringsmulighet kan være helt annerledes enn på tidspunktet for kunngjøringen.

Oppdragsgiver kan avlyse en pågående konkurranse dersom det foreligger saklig grunn, jf FOA § 25-4. Du finner mer informasjon på www.anskaffelser.no

Spørsmål og svar under anskaffelsen

Oppdragsgiver må i pågående konkurranser regne med at leverandører vil benytte anledningen til å stille spørsmål om håndteringen av ulike problemstillinger som melder seg som følge av korona-pandemien.

Oppdragsgiver bør derfor vurdere å oppfordre leverandørene til å stille spørsmål, eksempelvis i forbindelse med eventuell utvidelse av tilbudsfristen. Dette gir mulighet til å foreta klargjøringer og sikre større forutberegnelighet, redusere behovet for forbehold, hindre at interesserte leverandører trekker seg, hindre unødvendige risikopåslag med videre. Korona-pandemien innebærer imidlertid ingen hjemmel til å foreta vesentlige endringer av den kunngjorte kontrakten. Dersom slike er nødvendig, må avlysning vurderes.

Om lovlige avklaringer og vurdering av avvik og forbehold vises til departementets veileder kap 35.4.3.

Kontrakter inngått før pandemien

I kontrakter inngått før pandemien er det særlig to typiske problemstillinger som kan melde seg: forsinkelse som følge av smittevernsrestriksjonene og ønske om prisjustering som følge av verdifall for den norske kronen med prisstigning på råvarer som en konsekvens for leverandørene.

Hovedregelen i avtaleretten er at avtaler skal holdes. Det må dermed foreligge et avtalerettslig grunnlag for å endre kontrakten, for eksempel basert på læren om bristende forutsetninger. Bristende forutsetninger innebærer at forholdene utvikler seg på en uforutsett måte i tiden fra en avtale er inngått til avtalen skal oppfylles, slik at oppfyllelse av avtalen blir urimelig vanskelig eller umulig. Denne veilederen vil ikke gå nærmere inn på avtalerettslige forhold knyttet til endring av kontrakt.

Forsinkelse

Pandemien og smittevernstiltakene som er innført, kan forårsake problemer for leverandørene når de skal oppfylle sine kontraktsforpliktelser. Dersom situasjonen rundt pandemien medfører en hindring for leveranse som leverandøren ikke med rimelighet kan overvinne, kan situasjonen være å regne som force majeure.

Force majeure defineres som en ekstraordinær hendelse utenfor partenes kontroll som hindrer oppfyllelsen av kontraktsforpliktelser. I tillegg er det et krav om at hendelsen var uforutsett og at partene ikke kunne unngå eller overvunnet konsekvensene av hendelsen.

Mange kontrakter har force majeure bestemmelser. Hvilke rettigheter partene gis som følge av force majeure hendelsen må vurderes ut fra innholdet i den enkelte kontrakt. Som utgangspunkt opphører i det minste leveringsforpliktelsen til leverandøren så lenge hindringen vedvarer. Hvorvidt leverandøren i tillegg har krav på vederlagsjustering må vurderes på bakgrunn av kontrakten.

Både Standard Norge sine entreprisestandarder og Digitaliseringsdirektoratets SSA’er har force majeure bestemmelser. I disse kontraktene får partene fristforlengelse så lenge hindringen varer, og retten til å kreve dagmulkt som følge av forsinkelsen suspenderes tilsvarende.

Hvilke situasjoner i bygg- og anleggskontrakter som under pandemien kan gi grunnlag for fristforlengelse kan du lese mer om her: http://www.bygg.no/article/1427586

Force majeure er etablert som en ulovfestet regel. Det betyr at en kontraktspart kan påberope seg force majeure og dermed bli fritatt fra eller få utsatt sine leveringsforpliktelser også i kontrakter som ikke har force majeure bestemmelser.

Redusert kronekurs og prisøkning for leverandørene

Et spørsmål mange leverandører og oppdragsgivere stiller seg i disse dager er om fallet i kronekursen med den konsekvens at kostnadene øker for eventuelt importerte valutaavhengige ytelser i leveransen, kan gi grunnlag for å justere leverandørens priser, eventuelt gi grunnlag for andre endringer i kontrakten.

Ofte inneholder kontrakter prisjusteringsbestemmelser. I hvilken grad disse bestemmelsene gir grunnlag for prisendring og når den eventuelle prisendringen kan skje må avgjøres etter en vurdering av den enkelte kontrakt.

Dersom ikke kontrakten gir grunnlag for prisjustering, eller det eventuelle grunnlaget ikke er egnet til å kompensere for dagens situasjon, må leverandøren hjemle krav om prisjustering utenfor kontrakten.

Anskaffelsesforskriftens bestemmelser om endring av kontrakt

En endring i en inngått kontrakt må ha et grunnlag i avtaleretten. Et slikt grunnlag kan for eksempel være at partene er enige om at det er behov for å endre kontrakten på en bestemt måte, eller at læren om bristende forutsetninger tilsier at det må gjøres endringer i kontrakten.

Under forutsetning av at avtaleretten gir grunnlag for å endre en avtale må det vurderes om anskaffelsesregelverket tillater at kontrakten endres. Anskaffelsesforskriften har i kapittel 28 bestemmelser som angir rammen for hvilke endringer som kan gjøres i en kontrakt inngått etter anskaffelsesregelverket. Dersom de rammene som er angitt i anskaffelsesforskriftens kapittel 28 ikke tillater den aktuelle endringen, må den offentlige oppdragsgiveren gjennomføre en ny konkurranse for å få behovet som ligger til grunn for endringen dekket. Anskaffelsesforskriftens kapittel 28 angir rammene for hvilke endringer som kan gjøres uten at det gjennomføres en ny konkurranse.

Vi skal nedenfor se på de bestemmelsene i kap. 28 som er mest relevante ved vurderingen av om anskaffelsesregelverket tillater at det gjøres endring i pris eller andre relevante endringer i en kontrakt, begrunnet i kronekursfallet og prisøkning på råvarer.

Foa §28-1a

Endringer som foretas etter endringsklausuler i kontrakten er som hovedregel tillatt. Forutsetningen er at endringsklausulen er i overensstemmelse med forskriftens bestemmelser om endringsklausuler i § 19-1(2). Et eksempel på endringsklausul er prisjusteringsklausuler. Omfanget av prisjusteringsklausulen må vurderes etter den konkrete bestemmelsen.

Foa §28-1b

Anskaffelsesforskriften § 28(1)b tillater endringer i kontrakten som medfører en begrenset prisøkning. Bestemmelsen tillater at partene kan avtale endringer som gir en prisøkning lavere enn terskelverdiene i §5-3 og som ikke medfører mer enn 10 prosent økning av den opprinnelige kontraktsverdien for vare- og tjenestekontrakter eller 15 prosent av den opprinnelige kontraktsverdien for bygge- og anleggskontrakter.

Formålet med bestemmelsen er å tillate at oppdragsgiver, uten å måtte gjennomføre en ny konkurranse, avtaler en mindre endring i allerede inngått kontrakt som dekker et behov som har oppstått etter at opprinnelig kontrakt ble inngått. En generell adgang til fritt å justere leverandørens priser ville være i strid med anskaffelseslovens grunnleggende prinsipper om konkurranse og likebehandling. Bestemmelsen kan derfor ikke forstås slik at den tillater at leverandørens priser justeres opp, uten at oppdragsgiver mottar en tilsvarende motytelse enn opprinnelig avtalt.

Foa § 28-1 d

Forskriftens § 28-1d tillater

 «endringer som er nødvendige som følge av omstendigheter som en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse»

For at endringene skal tillates må altså

  • endringene være nødvendige, og
  • være nødvendige som følge av omstendigheter som en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse

Hendelsene etter Covid-19-pandemien er ifølge EU kommisjonen en uforutsett omstendighet Kommisjonens standpunkt gjelder hovedsakelig muligheten for direkte tildeling av kontrakter av ekstrem presserende karakter, men bør også gjelde muligheten for å gjøre endringer i kontrakter.

 EU-domstolen har i sin rettspraksis satt en høy terskel for når det kan foretas slike endringer bestemmelsen tillater.

Årsakene til svekkelsen av den norske kronen er sammensatt og skyldes ikke pandemien alene. En så markant svekkelse av norsk valuta som vi nå har sett, vil i seg selv kunne innebære en uforutsett omstendighet, uavhengig av de underliggende årsakene.

Hvorvidt kursfallet for den norske kronen er å anse som en omstendighet «en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse» må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Tidspunktet for når kontrakten ble inngått kan ha betydning.

Fallet i kronekursen relatert til utenlandsk valuta har i begynnelsen av 2020 utvilsomt vært kraftig. En euro kostet 31 desember 2019 NOK 9.94. Fjerde mars var prisen på euro steget til 10.30 kroner før europrisen steg bratt, og 20 mars nådde en foreløpig topp på 12.67 kroner. I april har kursen ligget på rundt 11.50NOK.  Kronekursfallet i forhold til USD og GBP er sammenlignbar med utviklingen i forhold til euro, men noe mindre dramatisk. Oppdragsgiver må vurdere om endringene kan anses som uforutsette.

Kronekursfall utløser i utgangspunktet ingen behov for endring hos oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan fortsette å motta samme ytelse til samme pris. Hos leverandøren kan det ha oppstått et behov for prisjustering eller andre endringer, men § 28-1d omhandler ikke leverandørens behov.

Skal § 28-1d anvendes som hjemmel for å tillate prisendring i en inngått kontrakt må dette begrunnes i oppdragsgivers nødvendige behov.

Det kan ikke utelukkes at endring av pris, suspendering av ytelse eller lignende endringer i kontrakt vil kunne anses som et nødvendig behov for oppdragsgiver dersom en fastholdelse av de opprinnelige prisene og leveringsomfang vil umuliggjøre fortsatte leveranser, for eksempel fordi leverandøren går konkurs.

Digitaliseringsdirektoratet kjenner ikke til at endring av priser som følge av store endringer i valutakurser, med hjemmel i §28-1d noen gang har vært prøvet for domstolene eller KOFA. Det hefter derfor usikkerhet hvordan bestemmelsen skal tolkes.

Gjennomføring av endringer etter foa §28-1d

Dersom en konkluderer med at anskaffelsesforskriftens § 28-1d gir grunnlag for å foreta endring i kontrakt begrunnet kronekursfall og prisstigning, bør prisjustering eller eventuelle andre endringer partene blir enige om, gjøres midlertidige. Et vilkår i bestemmelsen er at endringene er nødvendige. Det tilsier at prisene justeres midlertidig, ikke justeres opp mer enn nødvendig og at man hyppig vurderer om prisene igjen skal tilbake til opprinnelig nivå.

Oppdragsgiver må videre kreve en grundig dokumentasjon av leverandørens økte kostnader. Det er kun en reell økning i leverandørens kostnader til ytelser som inngår i leveransen som kan gi grunnlag for en endring i kontrakt, ikke for eksempel økte kostnader for fremtidig innkjøp av råvarer.

En eventuell endring av kontrakt med hjemmel i §28-1(2)d kan ikke medføre en prisøkning som overstiger 50 prosent av den opprinnelige kontraktsverdien.

En endring i kontrakt med hjemmel i §28-1d må kunngjøres.

Hvilke endringer gjør oppdragsgivere i inngåtte bygg- og anleggskontrakter?

Fremskynde utbetalinger

Statsbygg har besluttet å fremskynde alle utbetalinger i inngåtte kontrakter og kommende kontrakter. Tiltaket er iverksatt for å bedre likviditeten til leverandørene. 

Oppdragsgiver bør vurdere om utbetalinger til leverandører kan fremskyndes. Finansdepartementet har i et rundskriv midlertidig tillatt at statlige oppdragsgivere foretar betalinger til leverandører før forfall. Se pkt. 2.2  https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/fin/vedlegg/okstyring/rundskriv/faste/r_100_2020.pdf

Lenker til mer informasjon

På denne siden har vi linket til alle nettsteder som på en eller annen måte har vært til inspirasjon og nytte i dette arbeidet. Vi inviterer alle til å titte på disse og mottar gjerne flere tips.

Regjeringen: Covid-19-utbruddet og anskaffelsesregelverket

Meddelelse fra Kommissionen Vejledning fra Europa-Kommissionen om anvendelse af rammen for offentlige udbud i forbindelse med covid-19-krisesituationen

Folkehelseinstituttets anbefalinger  (fhi.no)   

Nærings- og fiskeridepartementets Veileder til reglene om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften)

Terskelverdiene – nye – oppdatert 12.02.2020

Konkurransetilsynet: Konkurransereglene under koronakrisen

UDs reiseråd (regjeringen.no)     

Næringslivets Sikkerhetsråd (NSR)  (nsr-org.no)

Datatilsynets råd om personvern (datatilsynet.no)

KS: Informasjon om koronaviruset

KS: Spørsmål og svar om offentlige anskaffelser

KS: Offentlig støtte i forbindelse med koronautbruddet

BNL/NHO: Koronakrisepakke for Bygg-, Anleggs- og Eiendomsnæringen

Virke: Hvordan håndtere situasjoner som oppstår knyttet til koronaviruset?

EBA: Koronavirus – bedriftsinterne tiltak og eventuelle kontraktsmessige konsekvenser

EBA: Kontraktsmessige konsekvenser av koronaviruset – varsling

RIF: Innspill til tiltakspakke for BAE-næringen

Advokatfirmaet Grette AS: Covid-19 beredskapsportal​​​​​​

Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig: Anskaffelsesretten og Corona-krisen

Advokatfirmaet Kluge AS: Rettslige vurderinger av koronaviruset i bygg og anlegg

Advokatfirmaet Kluge AS: Koronajus – dette sier lover og regler om forsinkelse og sviktende leveranser

Advokatfirmaet Kluge AS: Kan din bedrifts tap som en følge av koronaviruset være dekket av forsikring?

Lovdata: Force majeure

Advokatfirmaet Eurojuris: Er corona force majeure?

Deloitte Advokatfirma: Reforhandling av avtaler

Advokatfirmaet Garmann, Mitchell & Co: Korona, kontrakter og force majeure

SMB Norge dinbedrift.no: Corona-krisen – hva dekkes av forsikringen?

Norsk Stålforbund: Juridisk vurdering ved Advokatfirmaet Ytterbøl & co: Valutasvingninger som følge av Coronautbruddet

Statens vegvesens nye korona-klausuler

Advokatfirmaet Kluge AS: Kommentar til Statens vegvesens nye korona-klausuler

 

Hjelp oss å lage bedre nettsider

Fant du det du lette etter?

Hjelp oss å lage bedre nettsider
*