Avklare behov og forberede konkurransen

Varer, tjenester eller bygge- og anleggsanskaffelser?

Anskaffelsesregelverket opererer med 3 type ytelser:

• varer
• tjenester
• bygge- og anleggsarbeider

Fordi det er forskjellige terskelverdier på varer, tjenester og bygge- og anleggsanskaffelser, er det viktig å få klassifisert hva slags type ytelse du skal anskaffe slik at du kan vurdere om anskaffelsen er over eller under terskelverdiene både de nasjonale og EØS-terskelverdiene. Om anskaffelsens verdi er over eller under terskelverdiene, vil ha betydning for hvilke regler som gjelder, og hvilke prosedyrer du kan velge mellom.

Blanding av flere ytelser 

Noen ganger består ytelsene av en blanding av flere ytelser, for eksempel varer og bygge- og anleggsarbeider. Da skal anskaffelsen gå etter de regler som gjelder for den ytelsen som gjelder kontraktens hovedelement. Hvorfor det var interessant å fastslå dette, var fordi det er betydelig høyere EØS-terskelverdi for bygge- og anleggsarbeider sammenlignet med vareanskaffelser. Prosedyrereglene er noe mer fleksible under EØS-terskelverdien, og de skal kunngjøres i ((Doffin+den nasjonale kunngjøringsdatabasen)), mens over EØS terskelverdien skal anskaffelsen kunngjøres i ((TED+EØS-kunngjøringsdatabasen)).

Eksempel fra KOFA

KOFA hadde en sak om Hamar kommunes anskaffelse om levering og montering av kinostoler og amfi. Spørsmålet i saken var om anskaffelsen gjaldt en varekontrakt fremfor en bygge- og anleggskontrakt. I så fall skulle den vært kunngjort i TED og gjennomført etter anskaffelsesforskriften del III og ikke del II.

KOFA slo fast at det var snakk om en blandet kontrakt siden det både var levering og montering av kinostoler og bygging av amfiet. Spørsmålet ble da om det var vareelementet eller byggeelementet som var kontraktens hovedelement. KOFA var enig med innklagede i at byggingen av amfiet fremstod som kontraktens hovedytelse fordi dette fremstod mer omfattende enn leveringen av kinostolene. Prisene for de forskjellige elementene varierte mellom tilbudene, men KOFA understreket at det var vurderingene forut for kunngjøringen som i utgangspunktet var avgjørende. Det var heller ikke holdepunkter for at ytelsene kunne skilles fra hverandre, og klagen førte derfor ikke frem.

Hvordan skal anskaffelsens verdi beregnes?

Utgangspunktet er at anskaffelsens verdi skal beregnes basert på et anslag over den samlede betalingen, inkludert eventuelle opsjoner, betalinger eller premier til leverandøren, jf. anskaffelsesforskriften § 5-4. Beregningen skal gjøres med utgangspunkt i kunngjøringstidspunktet. Les mer om hvordan beregne anskaffelsens anslåtte verdi i DFØs veileder til anskaffelsesregleverket punkt 5.3.

Prosedyre etter anskaffelsesforskriften del I

For anskaffelser med en kontraktsverdi som er over kr 100.000 ekskl. mva. og under nasjonal terskelverdi (som i 2025 er på kr 1,3 millioner ekskl. mva.), kan gjennomføringen av anskaffelsen skje uten å følge detaljerte prosedyreregler, men det skal avholdes en konkurranse. De grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4 må overholdes. Les mer om anskaffelser etter del I.

Prosedyrer etter anskaffelsesforskriften del II

For anskaffelser som er under EØS-terskelverdi, men som er lik eller over nasjonal terskelverdi, kan oppdragsgiver velge mellom åpen og begrenset tilbudskonkurranse. Les mer om anskaffelser etter del II.

Prosedyrer over EØS-terskelverdi

For anskaffelser med en kontraktsverdi som er over EØS-terskelverdi, kan oppdragsgiver velge mellom flere prosedyrer avhengig av om anskaffelsen oppfyller vilkårene for den konkrete prosedyren, jf. anskaffelsesforskriften kapittel 13. Oppdragsgiver kan alltid velge åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Det er en konkurranseform der det ikke er lov til å forhandle. Les mer om prosedyrene åpen og begrenset anbudskonkurranse.

Oppdragsgiver kan også velge konkurranse med forhandling eller konkurransepreget dialog dersom vilkårene for dette er oppfylt, jf. anskaffelsesforskriften §§ 13-1 til 13-4. Prosedyrene tillater forhandling, jf. anskaffelsesforskriften § 23-7. Les mer om konkurranse med forhandling. Les mer om konkurransepreget dialog. 

Det er også mulig å velge konkurranse om innovasjonspartnerskap dersom du skal anskaffe noe som ikke er på markedet ennå. Les mer om konkurranse om innovasjonspartnerskap.

DFØ (tidligere Difi) har utarbeidet en prosedyrevelger som kan gi veiledning for valg av prosedyre:

Lengde på kontrakter

Når det gjelder rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger, skal de som hovedregel ikke være lengre enn fire år, jf. FOA § 11-1 og kapittel 26. Dette er begrunnet i hensynet til det grunnleggende prinsippet om konkurranse, slik at markedet ikke blir forhindret fra å få offentlige kontrakter i for lang tid. 

For andre kontrakter er det ikke regulert hvor lang kontraktsperioden kan være. Det er en konkret vurderinger basert på det innkjøpsfaglige skjønnet, herunder objektive og forretningsmessige vurderinger. Det grunnleggende prinsippet om konkurranse setter imidlertid begrensninger for hvor lang kontraktsperioden kan være. Lange kontraktsperioder vil kunne avskjære muligheten for andre leverandører til å oppnå leveranser i lengre tid og vil være uheldig for konkurransesituasjonen på sikt. Fire år er derfor en slags "tommelfingerregel" om at da bør anskaffelsen ut i konkurranse igjen, om det ikke er særskilte forhold som tilsier at kontrakten bør være lenger. Markedet kan ha endret seg betydelig på fire år.

• Det er mulig å ha lengre kontraktsperiode enn 4 år, både for rammeavtaler og andre typer avtaler, men da må det begrunnes ut fra særlige forhold. Dersom anskaffelsen krever at leverandøren må foreta investeringer, for eksempel anskaffe utstyr som har lengre nedskrivningstid enn 4 år, kan det være nødvendig å ha en lenger kontraktsperiode for å få en effektiv konkurranse. I tillegg vil det kunne være begrunnet i at prosjektet varer lenger enn 4 år. 
• En kortere kontraktsperiode er hensiktsmessig der det skjer en rask utvikling i markedet med flere leverandører, nye løsninger og/eller priser. I en slik konkurransesituasjon vil det være ønskelig å ikke være bundet til samme leverandør for lenge.

Opsjoner

Opsjoner gir oppdragsgivere en rett, men ikke en plikt til å forlenge avtalen. Det kan være hensiktsmessig å ha med opsjoner, der avtalen fungerer godt og det ikke har skjedd vesentlige endringer i markedet. Eventuelle opsjoner skal fremkomme av anskaffelsesdokumentene. Husk at opsjonsperioden regnes inn i den totalt lengden på kontraktsperioden. En kontrakt på 2 år med 2 års opsjon, er en kontrakt på 4 år.

For leverandørene er en opsjon en mulighet for å få en lenger avtaleperiode, som er gunstig for leverandøren dersom han er fornøyd. Men husk at for leverandøren er han aldri sikker på å få lenger avtale enn det som er regulert uten å ta med opsjonene. I eksempelet over vil leverandøren kun ha visshet om at avtalen er 2 år, og han må ta høyde for at kontrakten ikke varer lenger. Det vil kunne gjenspeile seg i de betingelsene leverandøren tilbyr. Så vær bevisst på de vurderingene du foretar før du beslutter kontraktsperioden og regulerer opsjoner.

Spesielt om tidsubegrensede kontrakter

Regelverket setter ikke forbud mot tidsubegrensede kontrakter, og § 5-4(10) forutsetter at det er anledning til det. Kontraktens verdi skal beregnes ut fra en tidsperiode på 4 år, og dette gir en veiledning mht. hvilken kontraktsperiode som normalt vil bli akseptert.

Tidsubegrensede kontrakter skal ikke inngås med mindre det er særlig grunn til det, ifølge flere rettsavgjørelser. Særlig gjelder dette når kontrakten ikke knytter seg til et konkret prosjekt. Selv om tidsubegrensede kontrakter er akseptert, må kontrakten uansett kunne sies opp.

En tidsubegrenset kontrakt som ikke sies opp, kan i realiteten innebære en ulovlig direkte anskaffelse. Endringer i markedssituasjonen kan medføre plikt til å si opp kontrakten. Sak i KOFA 2009/144 gjaldt en kontrakt om transporttjenester som opprinnelig ble inngått da det ikke var konkurranse i markedet. Etter hvert ble det flere aktører på markedet, og KOFA uttalte at det innebar en ulovlig direkte anskaffelse å ikke si opp kontrakten for så å legge den ut i konkurranse.