Alternativvurdering
Må utfordringen/målsettingen dekkes ved en anskaffelse, eller er det andre og bedre måter å løse oppgaven på?
Før dere faktisk beslutter å anskaffe, bør dere stoppe opp og vurdere hvordan behovet best kan dekkes. Er det ved en anskaffelse, eller finnes det andre måter å dekke behovet på?
- Kan behovet løses ved å eliminere det?
- Kan behovet løses ved å utsette eller kjøpe mindre?
- Kan behovet løses ved å reparere, gjenbruke eller kjøpe brukt?
- Er det alternative måter å tenke behovsdekning?
- Kan behovet løses ved å gå sammen med andre virksomheter?
- Kan behovet løses ved å utføre oppgaven/ytelsen selv (i egenregi)?
- Finnes løsninger i markedet eller må vi tenke innovasjon?
Den grønneste anskaffelsen er den du ikke gjør. I dette ligger både at du skal prøve å la være å kjøpe, men også gjøre tiltak for å forlenge levetiden, vurdere sambruk og utarbeide interne rutiner for å reparere og interne rutiner for bestilling, med mer. Les mer i veilederen om sirkulære anskaffelser.
Hvis det ikke finnes løsninger for deres behov, eller de eksisterende løsningene i markedet ikke er gode nok, kan dere vurdere å utfordre markedet til nye og innovative løsninger. Innovasjon omfatter både små og store endringer. Les mer om innovative anskaffelser.
Dersom behovet ikke utsettes eller elimineres, må dere vurdere om behovet bør dekkes ved en anskaffelse eller ved utførelse helt eller delvis i egenregi.
Egenregi
Begrepet egenregi brukes om de oppgavene virksomheten utfører med egne ansatte. Det kan også være egenregi når to enheter som tilhører det samme rettssubjektet, kjøper varer eller tjenester fra hverandre, for eksempel to enheter i samme kommune.
Oppgaver/ytelser som bør utføres i egenregi, vil typisk være virksomhetens kjerneoppgaver og forvaltningsoppgaver. Det kan også være oppgaver der virksomheten for eksempel har ansvar for sårbare brukere og derfor ønsker å beholde instruksjonsmyndigheten overfor ansatte for å kunne agere fort, for eksempel for å endre tjenestekvaliteten. Der tjenesten er satt ut til private leverandører, må virksomheten forholde seg til en kontrakt der tjenestekvaliteten er definert. Det er mye vanskeligere å endre tjenestekvaliteten i en inngått kontrakt, det kan i beste fall medføre økte kostnader og i verste fall medføre at tjenesten må ut i konkurranse igjen.
Det kan også være oppgaver virksomheten velger å utføre i egenregi fordi virksomheten har ledig kapasitet eller av andre strategiske grunner, som å bygge kompetanse.
En kontrakt som inngås mellom to selvstendige rettssubjekter omfattes i utgangspunktet av anskaffelsesregelverket. Dette gjelder også når det inngås kontrakt mellom to offentlige oppdragsgivere, eksempelvis mellom to kommuner eller mellom en kommune og et kommunalt foretak. Det kan imidlertid være en slik tilknytning mellom de to rettssubjektene at anskaffelsesregelverket likevel ikke kommer til anvendelse, såkalt utvidet egenregi. Unntaket for utvidet egenregi forutsetter et over-/underordnet forhold mellom oppdragsgiver og leverandør. Enkelte samarbeidsavtaler mellom offentlige oppdragsgivere kan også på visse vilkår være unntatt anskaffelsesregelverket. Dette kalles unntak for offentlig-offentlig samarbeid.
Reglene om utvidet egenregi og offentlig-offentlig samarbeid er unntaksregler fra hovedregelen om at det skal være konkurranse om offentlige kontrakter. Vilkårene tolkes derfor strengt, og det er oppdragsgiver som har bevisbyrden for at unntaksreglene er oppfylt. Les mer i Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, kapittel 4.
Anskaffe
I de fleste situasjoner vil det være mest aktuelt å anskaffe varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeid i markedet. Men i noen situasjoner kan det være at oppdragsgiver egentlig kan utføre oppgaven selv fordi det hører til virksomhetens ansvarsområde, men hvor oppdragsgiver likevel ønsker at markedet skal utføre denne istedenfor å bruke egne ansatte. Det kan typisk være der virksomheten ikke har kompetanse og/eller kapasitet. Det kan også være strategiske grunner til å anskaffe, selv om virksomheten har spisskompetanse og kapasitet. Et eksempel på dette er ved omorganisering eller evaluering av virksomheten, hvor man ønsker en uavhengig tredjepart for å sikre nøytralitet.
Et annet eksempel kan være der virksomheten ønsker å få utviklet et marked. Dette kan være oppgaver som ikke lenger ansees som kjernevirksomhet for virksomheten. For å bygge opp markedet kan det være strategisk smart å kunngjøre enkeltdeler, eller mindre volum.
Nok et eksempel er der en virksomhet ønsker å sette ut driften av ulike tjenester for å bruke kompetansen i markedet (også kalt konkurranseutsetting). Sistnevnte vil typisk være en strategisk beslutning forankret i virksomheten eller på politisk nivå. En slik beslutning vil få en rekke konsekvenser for blant annet ansattes rettigheter, jf. arbeidsmiljølovens regler om virksomhetsoverdragelse.
En beslutning om konkurranseutsetting av for eksempel et sykehjem kan også kombineres med en strategisk beslutning om å beholde visse tjenester i egenregi. Begrunnelsen her kan være å også beholde noe kompetanse i virksomheten og som benchmarking av tjenestene.