Kontraktsoppfølging

Når du følger opp en kontrakt sikrer du bedre måloppnåelse ved at du får kontraktsmessig ytelse. Omfanget og ikke minst lengden på kontraktsoppfølgningen varierer fra kontrakt til kontrakt.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 09. okt 2019

Roller og ansvar under kontraktsoppfølging

Budsjetteier/ avtaleeier

  • Sørge for beregning av effekter og kontrollere måloppnåelse og risiko
  • Rapportere iht. gjeldende retningslinjer
  • Beslutte bruk av dagbot, heving, oppsigelse
  • Godkjenne å utløse opsjon, tilleggs- og endrings-ordrer
  • Initiere eventuelt ny anskaffelse

Innkjøper

  • Tilrettelegge for bruk av kontrakt
  • Tilrettelegge for elektroniske bestillinger i bestillingssystem
  • Publisere informasjon om kontrakten
  • Ivareta de formelle forhold til leverandøren:
    • Følge opp kontraktens kommersielle vilkår herunder prisregulering, reklamasjoner, garantikrav, sanksjoner og tvister
    • Vurdere og gjennom­føre utløsing av opsjoner
  • Gjennomføre evt. minikonkurranser i KGV
  • Samle og dokumentere erfaringer fra anskaffelsesprosessen
  • Arkivere relevant dokumentasjon

Kontraktsforvalter

  • Bruk av KAV for gjennomføring av kontrakt
  • Implementere kontrakten i virksomheten
  • Gjevnlig oppfølging av kontrakten med leverandøren
  • Gjennomføre brukeropplæring
  • Løpende oppfølging av kontrakt:
    • Akseptere leveranser i henhold til kontrakt (kvalitet, kvantitet, tid og sted)
    • Administrere oppfølging av avvik og garantier
    • Vurdere sanksjoner
    • Sørge for måloppnåelse
    • Utforme tilleggs- og endringsordrer iht. kontraktens bestemmelser
  • Oppdatere risikoanalyse og tiltaks­plan ved behov
  • Sluttevaluering
  • Samle og dokumentere erfaringer med leveransen og leverandøren

Fagansvarlig

  • Forberede mottak av leveranse
  • Undersøke leveransen og godkjenne og/eller melde evt. avvik til kontraktsforvalter
  • Bistå kontraktsforvalter ved oppfølging av evt. avvik, reklamasjon m.m
  • Melde erfaringer med leveransen og bruk av denne til kontraktsforvalter

Bestiller

  • Sjekke inngåtte avtaler for å se om behovet kan dekkes av bestilling på en av avtalene
  • Opprette/registrere bestilling i bestillingssystemet
  • Påføre korrekt kontering på bestillingen
  • Bidra til styrket avtalelojalitet
  • Leverandøroppfølging på operativt nivå
  • Leveranseoppfølging på operativt nivå. Følge opp status på leveranse med kontraktsforvalter

mottaker

  • Ansvar for at motatt vare eller tjeneste er i henhold til bestilling og kontrakt
  • Registrering av mottak i elektronisk bestillingssystem (attestasjon)
  • Arkivere fraktbrev

Gjennom kontraktsoppfølgingen sikrer du at de ytelsene du har avtalt faktisk blir levert. I tillegg bidrar kontraktsoppfølgingen til et godt samarbeid med leverandøren og å avverge mulige misforståelser og konflikter.

Footer inn her

​Du får tips og råd for hvordan du skal gjøre en avtale kjent i virksomheten og hva du bør opplyse om. Videre får du tips om hvordan du bør gjennomføre et oppstartsmøte med leverandøren for å sikre en smidig kontraktsgjennomføring.

Du får også vite hvilke forpliktelser oppdragsgiver har og hvilke forpliktelser leverandøren har. I tillegg får du vite hva du skal gjøre dersom du mener du ikke har fått kontraktsmessig ytelse mm.

Det er viktig å vite hvilke endringer som lovlig kan gjøres i en kontrakt, og hvilke endringer som ikke er lovlige. 

 

Dersom ytelsene som leveres endres i forhold til det som er avtalt i kontrakten, kan endringen i realiteten være en ulovlig direkte anskaffelse. Det er derfor viktig å ha kontroll på eventuelle endringer som gjøres i kontrakten.

 

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*