Hvordan bruke avtalene

Statens innkjøpssenters avtaler skal være elektroniske. Virksomheter som har elektronisk innkjøpssystem, og som kan motta EHF katalog, vil kunne bruke sine eksisterende løsninger.

Publisert: 24. jun 2016, Sist endret: 23. okt 2018

Virksomheter som allerede har en elektronisk innkjøpsløsning

Dersom din virksomhet har et elektronisk innkjøpssystem som kan motta produktkataloger i elektronisk handelsformat (EHF) har dere det dere trenger.

Merk at Difis avtale med Capgemini/IBX, nå Tradeshift/IBX, om leveranse av Ehandelsplattformen utløper i juni 2018 og ikke vil bli fornyet. Hvis dere benytter Ehandelsplattformen i dag må dere derfor vurdere om dere må gjennomføre en konkurranse for å anskaffe bestillings- og/eller katalogverktøy.

Her finner du veiledning i hvordan du anskaffer en bestillingsløsning.

Statens innkjøpssenter sørger for at dere får tilgang til kvalitetssikrede innkjøpskataloger gjennom systemet dere allerede bruker, og dere trenger ikke selv gjøre endringer

Virksomheter som mangler et elektronisk innkjøpssystem

Dersom din virksomhet ikke allerede har et innkjøpssystem finnes det fire alternativer:

a) Ikke DFØ-kunde: Kjøpe et fullverdig innkjøpssystem i markedet

Dersom du ikke er regnskapskunde hos DFØ (Direktoratet for økonomistyring) kan du kjøpe et fullverdig innkjøpssystem fra en av leverandørene som tilbyr slike.

Fullverdige innkjøpssystemer lar deg kombinere kjøp på egne avtaler og kjøp på de nye fellesavtalene, støtter interne godkjenningsrutiner, muliggjør integrasjon med økonomisystemer, og gir også mye annen nyttig funksjonalitet.

b) DFØ-kunde: Bruke DFØs innkjøpssystem

Er virksomheten din regnskapskunde hos DFØ kan dere ta i bruk DFØs fullverdige innkjøpssystem med støtte for interne godkjenningsprosesser og som er integrert med DFØs økonomisystem. Ta kontakt med DFØ på regnskap@dfo.no for å avklare når din virksomhet kan ta denne i bruk.

DFØs kommende bestillingsløsning
Implementering og puljevis utrulling av kommende løsning er planlagt med oppstart høsten 2018, og vil pågå inn i 2019.

For å handle på fellesavtalene anbefaler vi derfor en midlertidig løsning:

  • Har din virksomhet færre fakturaer enn 2.000 per år, hvor innkjøpene ikke har overvekt av varekjøp (forbruksmateriell, hardware etc.) anbefaler vi at dere i mellomtiden bruker leverandørenes nettbutikker. Dersom virksomheten etter hvert benytter mange forskjellige nettbutikker bør dere vurdere å skaffe en enkel bestillingsløsning, selv om dere har et begrenset ordrevolum.
  • Har din virksomhet mer enn 2.000 fakturaer per år anbefaler vi at dere vurderer å skaffe en enkel bestillingsløsning mens dere venter på å ta i bruk DFØs kommende bestillingsløsning.

Dersom DFØs innkjøpssystem ikke er aktuelt, anbebaler vi kjøp av enkel bestillingsløsning eller benytte leverandørens nettbutikk i en overgangsperiode inntill fullverdig innkjøpssystem er på plass.

c) Kjøpe en enkel bestillingsløsning

Det finnes flere enkle lavterskel bestillingsløsninger i markedet. Dette er løsninger som gjør det enkelt for brukerne å forholde seg til avtaler fra flere leverandører, men som kan ha begrenset funksjonalitet for å støtte interne godkjenningsrutiner og integrasjon med økonomisystemer med videre. Statens innkjøpssenter har samarbeidet med markedet for å sørge for denne type løsninger kan brukes til å bestille fra de statlige fellesavtalene.

Oversikt over godkjente bestillingsløsninger oppdateres fortløpende på anskaffelser.no.

d) Benytte leverandørens nettbutikk i en overgangsperiode

Leverandørene på de statlige fellesavtalene skal tilby tilgang til nettbutikk for bestilling fra avtalene. Dette er leverandørspesifikke løsninger uten støtte for virksomhetsinterne godkjenningsrutiner og integrasjon med økonomisystem, som kun skal brukes i en overgangsperiode.

Virksomhetenes bruk av leverandørenes nettbutikker skal avklares med Statens innkjøpssenter ved å sende en e-post til statens.innkjopssenter@difi.no før fellesavtalene kan tas i bruk.

Difis anbefaling

Virksomhetene bør enten kjøpe et fullverdig innkjøpssystem, en enkel bestillingsløsning eller bruke DFØs innkjøpssystem.

Disse løsningene gir best funksjonalitet og kontroll, og størst trygghet for at dere faktisk får de rette prisene og betingelsene når dere skal handle varer. Dette er også løsninger som er i tråd med regjeringens målsetning om forenkling og effektivisering gjennom digitalisering av offentlig sektor. Leverandørenes nettbutikker bør bare benyttes unntaksvis og i en overgangsperiode.

Når må du være klar?

For å kunne handle varer på den første avtalen (avtalen om forbruksmateriell) må du ha tilgang til en elektronisk bestillingsløsning innen 1. oktober 2017.

For virksomheter som har meldt til Statens innkjøpssenter at de vil tiltre avtalene på et senere tidspunkt er det dette tidspunktet som gjelder som frist.

Hvordan kjøpe tjenester?

Alternativene over viser hva din virksomhet trenger for å kunne kjøpe varer gjennom fellesavtalene.

Det skal også inngås fellesavtaler om tjenester. I første omgang gjelder det kjøp av internrevisjonstjenester og kjøp av reisebyråtjenester.

Avtalen på internrevisjonstjenester vil være en parallell avtale som forutsetter avrop gjennom minikonkurranser. Slike minikonkurranser kan gjennomføres elektronisk gjennom bruk av konkurransegjennomføringsverktøy.

Reisebyråtjenester vil være tilgjengelig gjennom leverandørenes portalløsninger.

Spørsmål?

Send en e-post til statens.innkjopssenter@difi.no.

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*