Velg riktig statens standardavtale (SSA)

Her får du veiledning om hvilken av statens standardavtaler du bør velge. Avtalene kan brukes ved kjøp av IT og konsulenttjenester.

Publisert: 26. Mar 2014, Sist endret: 13. nov 2018

Skal du kjøpe bygg- og anleggstjenester?

  • Bruk standard bransjekontrakter fra Standard Norge. Se mer informasjon på siden "Kontrakter – BAE".

Skal du kjøpe IT eller konsulenttjenester?

  • Vet du hvilken avtale du trenger? Velg avtale i boksen til høyre.
  • Vet du ikke hvilken avtale du skal velge? Finn en beskrivelse under som passer din situasjon, og se hvilke avtaler som er egnet.

Jeg trenger konsulentbistand

Ved kjøp av konsulenttjenester som ikke er bygg- og anleggstjenester, bruker du enten Bistandsavtalen (SSA-B) eller Oppdragsavtalen (SSA-O). Hvilken skal du velge?

Bistandsavtalen (SSA-B) 

Når du kjenner behovet, men ikke vet helt hva resultatet skal bli, er bistandsavtalene egnet. Bistandsavtalene (SSA-B og SSA-B enkel). (SSA-B enkel er en komprimert SSA-B uten bilag.) Konsulentavtalene er beregnet for kjøp av konsulenttimer under ledelse av kunden. Det vil si at konsulentens ansvar er begrenset til å gjøre de oppgavene Kunden instruerer konsulenten til å utføre (innsatsforpliktelse). Det er viktig at du som Kunde er tydelig og kommuniserer behovet sitt løpende, slik at du får det resultatet du ønsker. I motsetning til SSA-O, har konsulenten ikke ansvar for sluttresultatet, det ansvaret er det Kunden som sitter med. Avtalen er egnet til tjenester du selv har begrenset kapasitet til å utføre. Det kan for eksempel være oppfølging av en IT-portefølje eller enkle driftstjenester av Kundens eksisterende standardløsninger. Avtalene benyttes også til leie av konsulenter på andre områder enn IT-områet. 

Oppdragsavtalen (SSA-O)

SSA-O kan benyttes for utrednings- og utviklingsoppgaver. Når du kjenner behovet og vet hvilke krav du har til resultatet, men trenger hjelp til å utforme innhold og løsning, er oppdragsavtalen egnet. Leverandøren har et selvstendig ansvar for ytelsen som leveres under kontrakten (resultatforpliktelse), noe som ikke er tilfellet under SSA-B der Leverandøren ikke har noe selvstendig ansvar for resultatet.

Under SSA-O er det kravene til resultatet du skal spesifisere:

  • Oppdragsavtalen er beregnet for oppdrag der leverandøren har et selvstendig ansvar for resultatet.
  • Vi anbefaler at du definerer behovet ditt fremfor løsningen i kravspesifikasjonen. Da unngår du å begrense konkurransen unødig. Dessuten kan leverandøren kjenne til andre og bedre måter å oppfylle behovet på, som du ikke vet om. Det vil du vel ikke gå glipp av?
  • Oppdragsavtalen er i utgangspunktet ikke laget for IT-utviklingsprosjekter. Det inngår for eksempel ikke bestemmelser om test og godkjenning i avtalen. Hvis du likevel skal bruke den, må avtalen tilpasses. Ved større IT-utviklingsprosjekter bør du bruke tilpasningsavtalen (SSA-T) eller smidigavtalen (SSA-S). Se nedenfor for omtale av disse avtalene.

Jeg skal kjøpe en løpende IT-tjeneste over internett

Avtale om løpende tjenestekjøp (SSA-L)

Avtalen gjelder løpende tjenester over internett og egner seg ved kjøp av standardiserte skytjenester ("as a service"-leveranser). Dette omfatter løpende skytjenester/abonnementstjenester. Tjenesten kan også omfatte installasjon, konfigurering, tilpasning og/eller integrasjoner dersom dette spesifiseres i bilag 1. Tjenesten omfatter drift og vedlikehold av løsningen. Kunden leier funksjonalitet av leverandøren, men hverken kjøper eller installerer programvaren. Avtalen egner seg ikke for kompliserte driftsytelser av eksisterende systemer. Da er SSA-D bedre egnet. Dersom du trenger konsulentbistand for å optimalisere allerede anskaffede skyløsninger, trenger du en konsulentavtale – SSA-B eller SSA-O.

  • Leverandøren har et begrenset ansvar for tjenester fra tredjeparter etter den nye SSA-L (versjon 2018). Dersom det er virksomhetskritisk funksjonalitet som skal anskaffes, kan du som Kunde eksempelvis vurdere om ansvarsbegrensningene burde endres eller om det skal stilles strengere krav til SLA'er enn det leverandørmarkedet normalt tilbyr. Vær imidlertid oppmerksom på at standardiserte skytjenester er tjenester som leveres til et stort antall kunder og at avvikende reguleringer kan medføre prispåslag fra leverandøren.
  • Tjenestene er som regel skalerbare i sin natur. Dette er det viktig å reflektere i prisbilaget.

Jeg skal kjøpe IT-utstyr eller programvare

Kjøpsavtalen (SSA-K) 

Dersom du skal kjøpe standard IT-utstyr eller standard programvare som ikke skal tilpasses din virksomhet, eksempelvis lisenser til standard programvare, er kjøpsavtalen egnet. Avtalen er også egnet der Leverandøren skal gjøre mindre kundetilpasninger eller installasjoner dersom dette er særlig beskrevet i Bilag 3. Dersom du på forhånd kan spesifisere nøyaktig hvordan IT-utstyret og/eller programvaren skal tilpasses, er kjøpsavtalen også egnet. Da leveres utstyret/programvaren ferdig tilpasset.

Dersom du har behov som ikke kan dekkes av standard programvare, bør du benytte SSA-T eller SSA-S. 

  • Vi anbefaler at du fokuserer på behov i kravspesifikasjonen. Da unngår du å begrense konkurransen unødig. Dessuten kan leverandørene kjenne til produkter som du ikke vet om. De vil du vel ikke gå glipp av?
  • Trenger du drifts- og/eller vedlikeholdsavtale? Hvis ja, må du vurdere om den bør lyses ut samtidig med kjøp av utstyr og/eller programvare.
  • Avtalen egner seg ikke til leie av programvare med tilhørende vedlikehold og driftstjenester. Da bør du heller benytte SSA-L.

Jeg skal ha utviklet et IT-system

Hvis du skal få utviklet et IT-system og behovet ditt ikke kan dekkes av standardsystemer, har du to avtaletyper å velge mellom; utviklings- og tilpasningsavtalen eller smidigavtalen. (Ved behov for et standardsystem, bør du benytte SSA-K eller SSA-L avhengig av leveransemodell (SSA-K ved engangskjøp eller SSA-L ved løpende leie, drift og vedlikehold over internett)

Utviklings- og tilpasningsavtalen (SSA-T)

Avtalen kan benyttes både til nyutvikling av programvare og til tilpasninger av eksisterende programvare. Ved nyutvikling vil Leverandøren utvikle kildekoden for din løsning. Ved tilpasning vil Leverandøren tilpasse eksisterende programvare til Kundens behov (parametersetting eller integrasjoner/grensesnitt mot Kundens eksisterende systemer). Avtalen er basert på den såkalte fossefallsmetoden, det vil si en sekvensiell metode der Kunden presenterer en komplett kravspesifikasjon som Leverandøren besvarer i henhold til fremstilte krav med et prisestimat.

  • Programmer utviklet spesielt for kunden vil ofte være dyre å vedlikeholde. Dersom standardprogramvare som kan dekke ditt behov er tilgjengelig i markedet, bør du velge det.
  • Dersom du ikke skal drifte og/eller vedlikeholde programvaren eller tilpasningen selv, trenger du en drift og/eller vedlikeholdsavtale i tillegg. Vil du inngå drift- og/eller vedlikeholdsavtale med den leverandøren som utvikler programvaren, eller vil du lyse ut drift og/eller vedlikeholdet separat? Dersom du skal benytte samme leverandør, må du lyse ut drift og/eller vedlikeholdsoppdraget samtidig med utviklingsoppdraget. Dersom leverandøren beholder rettighetene til kildekoden, kan det være vanskelig å kunngjøre drifts- og vedlikeholdsavtaler separat.
  • SSA-T er basert på en fastprismodell. Dette betyr at du som en Kunde betaler en forhåndsavtalt pris for utviklingen eller tilpasningen. Denne avtalen krever derfor at du lager en grundig og utfyllende kravspesifikasjon slik at det er mulig for leverandøren å gi en fastpris.  Avtalen egner seg ikke for utvikling eller tilpasning basert på timebruk eller ved bruk av målprismodeller. Da må det gjøres endringer i avtalen. I denne avtalen blir leverandøren eier av alle immaterielle rettigheter til programvarene, men du får en bruksrett.
  • Avtalen kan f. eks. egne seg dersom du skal anskaffe et ERP system. Det finnes flere leverandører av standardprogramvare for ERP system som du kan ta utgangspunkt i. Disse systemene kan da tilpasses til din virksomhet.
  • Avtalen egner seg ikke til leie av programvare med tilhørende vedlikehold og driftstjenester. Da bør du benytte SSA-L.

Smidigavtalen (SSA-S) 

Smidigavtalen er en avtale for utvikling av programvare, hvor du som kunde angir behovene dine (uten å oppstille konkrete funksjonskrav). Detaljspesifiseringen foregår i tett samarbeid med leverandøren. Avtalen kan være krevende å benytte, og egner seg ikke for mindre utviklingsprosjekter. Avtalen er basert på smidig metodikk. Generelt innebærer en smidig prosess å kontinuerlig legge til, fjerne, prioritere og implementere ulike krav fortløpende i et prosjekt. Avtalen omfatter også levering av eventuell standardprogramvare, fri programvare og utstyr, samt tjenester og ytelser som står i forbindelse med dette.

  • Smidigavtalen inneholder en prosess hvor kunde og leverandør jobber sammen store deler av tiden. Det krever derfor mye ressurser av deg som kunde. Det er en fordel dersom du som kunde har erfaring med smidig utvikling.
  • Du må kunne ta beslutninger løpende, og må derfor passe på å frigjøre nøkkelpersoner og personer med beslutningsmyndighet, slik at du får det du skal ha.
  • Dersom du ikke skal drifte og/eller vedlikeholde programvaren eller tilpasningen selv, trenger du en drift og/eller vedlikeholdsavtale i tillegg. Vil du inngå drift- og/eller vedlikeholdsavtale med den leverandøren som utvikler programvaren, eller vil du lyse ut drift og/eller vedlikeholdet separat? Dersom du skal benytte samme leverandør, må du lyse ut drift og/eller vedlikeholdsoppdraget samtidig med utviklingsoppdraget.
  • Avtalen er basert på en modell hvor du som Kunde betaler for løpende timer/målpris. Dersom du ønsker å benytte deg av en fastprismodell, må avtalen endres.
  • Avtalen egner seg ikke til leie av programvare med tilhørende vedlikehold og driftstjenester. Da bør du benytte SSA-L.

Jeg har kjøpt IT som trenger vedlikehold

Vedlikeholdsavtalen (SSA-V) 

Hvor lenge skal utstyret eller programvaren vare? Hvis det du har kjøpt trenger versjonsoppgraderinger og feilretting og eventuelt videreutvikling, trenger du en vedlikeholdsavtale.

  • Dersom markedet tillater det (det finnes flere leverandører som kan tilby vedlikehold av utstyret og/eller programvaren), bør du kjøpe systemer som flere leverandører kan tilby vedlikehold av. Konkurranse på leverandørsiden betyr sannsynligvis lavere kostnader.
  • Kan vedlikeholdet kun leveres av leverandøren som du kjøper utstyret eller programvaren av? Da er det viktig at du lyser ut vedlikeholdet sammen med kjøpet. Dette er viktig da vedlikeholdsutgiftene utgjør den største delen av totalkostnaden.
  • Pass på at du ikke betaler for ytelser som er dekket av garantibestemmelser i andre inngåtte avtaler (eksempelvis kjøpsavtalen).
  • Ved monopol på vedlikehold er det lurt å inngå en vedlikeholdsavtale som du kan fornye slik at denne kan løpe i hele produktets levetid. Husk imidlertid at anskaffelsesregelverket kan medføre en plikt til å konkurranseutsette en løpende vedlikeholdsavtale (dersom monopolsituasjonen skulle endre seg).
  • Avtalen egner seg ikke til leie av programvare med tilhørende vedlikehold og driftstjenester. Da bør du heller benytte SSA-L. 

Jeg skal kjøpe drift av et IT-system

Driftsavtalen (SSA-D) 

Dersom du skal drifte et eget IT-system og du ikke har en egen IT-driftsavdelingen i virksomheten som kan drifte det, vil du ha behov for å inngå en IT-driftsavtale. Avtalen legger opp til drift hos leverandøren på leverandørens standardsystemer. Dersom du har andre behov, bør avtalen tilpasses.

  • Beskriv godt IT-systemet du vil ha driftet. Ved applikasjonsdrift er det spesielt viktig å beskrive integrasjoner og systemene du vil integrere med.
  • Tenk over hvilket tjenestenivå du faktisk trenger: Hva er behovet ditt for oppetid? Reaksjonstid? Se veiledningsteksten i bilaget.
  • Kjøp helst drift som flere leverandører kan tilby. Konkurransen på leverandørsiden betyr vanligvis lavere kostander.
  • Prøv å finne en standardløsning som kan leveres av flere leverandører. Da unngår du å bli bundet til en leverandør.
  • Du bør prøve å organisere driftstjenesten slik at leverandøren får ende-til-ende ansvar for driften.

Når er det lurt å inngå rammeavtale?

Rammeavtale (SSA-R) 

Skal du kjøpe varer eller tjenester over en gitt periode eller om kjøpsomfanget er noe uvisst, egner rammeavtaler seg bedre enn ordinære avtaler. Du må imidlertid være oppmerksom på at du i tillegg må benytte underliggende avtaler for de konkrete avtalen (du må altså legge ved en av statens standardavtaler som bilag 2 til rammeavtalen). Dersom du skal kjøpe IT-utstyr, kan du for eksempel benytte SSA-K for hvert avrop. Dersom du skal kjøpe konsulenttjenester, kan du for eksempel benytte SSA-B eller SSA-O.

  • Tenk gjennom om parallelle rammeavtaler kan være fornuftig (rammeavtale med flere leverandører om samme vare/ytelse). Dette er relevant når for eksempel varen eller tjenesten er kritisk for deg og du ikke kan risikere at leverandøren ikke kan levere.
  • Hvis du skal inngå parallelle rammeavtaler, må du tenke gjennom hvordan avropene skal tildeles (fordelingsnøkkel, minikonkurranse eller en kombinasjon?).
  • Hovedregelen for varighet på rammeavtaler er fire år, men kan inngås for lengre perioder i enkelte tilfeller. Sjekk om det vil være behov for lenger tidsperiode for din rammeavtale og om det i så fall er tillatt. Dersom du inngår en rammeavtale utover fire år, bør du i forkant av anskaffelsen skrive en begrunnelse for hvorfor avtalen har en lenger varighet.
  • Husk at dynamisk innkjøpsordning kan være et alternativ til en rammeavtale. Dynamisk innkjøpsordning vil kunne skaffe et annet leverandørtilfang enn en rammeavtale som låser deg til noen utvalgte leverandører over tid.

Spørsmål?

Har du spørsmål til noe av innholdet på denne siden, ta gjerne kontakt med ssa-post@difi.no

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*