Gode rutiner for LCC i bygg

Her beskrives overordnede behov og krav for prosjektet som har betydning for LCC og FDV av bygget. Ambisjonsnivå for bygget, for eksempel med tanke på estetikk (betydning for materialkvalitet), anslått levetid (om det er levetid utover 60 år (nedskrivingstid for et bygg iht. skattelovgivning) finnes det ikke standarder for beregning av normal utskifting), åpningstid (lang åpningstid gir f.eks. høyere slitasje og høyere energiforbruk, men også økt nytteverdi for brukerne av bygget), vil påvirke LCC-kostnaden og kapasiteten/ kompetansekrav til driftsorganisasjonen som skal drifte bygget med utgangspunkt i levert FDV-dokumentasjon fra prosjektet.  

De overordnede kravene må beskrives med utgangspunkt i definerte behov, mål og krav for hvert prosjekt. Under gis det først et eksempel på krav som er spesifikke for et kulturbygg og så et eksempel på mer generiske krav som ble stilt i et prosjekt som skulle bygge en skole.

Eksempel kulturbyggprosjekt med spesifikke krav

Bygget skal være et signalbygg med lang levetid. For hovedbæresystemet, fasadeelementer og dominerende element i byggets uttrykk og publikumsareal forutsettes 100 års levetid. Det skal gjennomføres verdibevarende vedlikehold av bygget med en vektet tilstandsgrad på 1,2 i byggets levetid. Åpningstid for publikum skal være fra klokken 09.00-21.00 på hverdager og 10.00-19.00 i helger. Bygget holdes åpent hele året.

Eksempel skolebyggprosjekt uten spesifikke krav

Det tas utgangspunkt i norsk standard og beste praksis i bransjen for håndtering av LCC og FDV-dokumentasjon. Dette utdypes i påfølgende kapitler, men overordnet skal driften gjennomføres slik at:

• Bygningen med alle installasjoner fungerer som forutsatt
• Kjernevirksomheten (eks. skolevirksomheten) opplever minimalt med forstyrrelser
• Vedlikehold kan gjennomføres i henhold til vedlikeholdsplanen
• Bygningen og bygningsdelene holder avtalte tilstandsgrader
• FDV-dokumentasjonen holdes løpende oppdatert

Her beskrives organisering mtp LCC og FDV i prosjekterings- og byggefasen. Byggherre beskriver kompetansebehovet og rollene i konkurransegrunnlaget og i kontraktbestemmelsene. Det må også sikres at det settes av budsjett til å ivareta disse rollene. Videre er rådgivere/ utførende ansvarlig for å gjennomføre iht. kontraktbestemmelsene.For å sikre at LCC-beregninger brukes som beslutningsgrunnlag, samt sikre løsninger som tilrettelegger for optimal drift og vedlikehold av bygget i byggets levetid er det viktig at også organiseringen gjenspeiler dette. Følgende roller og grensesnitt er definert for å ivareta dette:

• Rådgiver FDV (RFDV) - ansvarlig for LCC-beregninger, felles premisser for FDVU, mm
• FDV-ansvarlig Brukergrupper - gir input til premisser
• FDV-fagansvarlige hos entreprenør/ fagrådgivere - følger opp fagspesifikke krav, gjennomfører beregninger av nødvendig input, som energiberegninger, kontroll av FDV-dokumentasjon, mm

I fremdriftsplanen legges det inn beslutningspunkter og hvilke LCC-beregninger som skal gjennomføres i forkant av disse som del av beslutningsgrunnlaget. RFDV er ansvarlig for at disse beregningene leveres. FDV-ansvarlig brukergrupper og FDV-fagansvarlige skal levere nødvendig input til RFDV for å kunne levere iht. fremdriftsplan. RFDV deltar videre på prosjekteringsmøter for å ivareta LCC og FDV som fagfelt gjennom hele prosjektet.

Se også ansvarsmatrise for leveranser i under temaet "Gjennomføring av LCC-beregninger".

Her beskrives dagens driftsorganisasjon hvis det er en eksisterende virksomhet som skal flytte til et nytt bygg, f.eks. en skole.
Eksempel beskrivelse dagens organisasjon:

Driftsorganisasjon ved eksisterende skole

Drift for denne videregående skolen utføres i dag av egne ansatte i fylkeskommunen. Per i dag utgjør driftsorganisasjonen ved skolen følgende:
• Driftsleder
• Fire driftsteknikere – kompetansenivå teknisk fagbrev
• Åtte renholdere (til sammen 6,5 årsverk) – kompetansenivå fagbrev.
• En IT-tekniker – kompetansenivå fagbrev.
Fylkeskommunen har inngått felles rammeavtaler på serviceavtaler for alle skoler. Utover disse serviceavtalene er det per i dag få øvrige serviceavtaler.

Driftsmodell ved ny skole

Den nye videregående skolen vil ha et mer avansert teknisk anlegg enn dagens skole. Dette vil kreve økt kapasitet med høyere teknisk kompetanse enn dagens driftsorganisasjon kan håndtere alene. Det må gjøres vurderinger om det er behov for å rekruttere nyansatt for å ivareta det økte behovet eller ikke. En mulig driftsmodell for ny skole kan også løses som følger:
• Videreføring av dagens driftsmodell og serviceavtalene det er inngått rammeavtaler på
• Inngåelse av flere serviceavtaler for å dekke hele behovet for teknisk kompetanse for å drifte og vedlikeholdet bygget iht. kravet om verdibevarende vedlikehold.

Bygningens tilpasningsdyktighet er de egenskaper en bygning har for å imøtekomme endringsbehov i byggets levetid. Endringer kan enten følge av brukerbehov, som ombygging fra cellekontor til åpent landskap, eller endringer som følge av lovkrav, som endrede brannkrav. Hvor enkelt endringene kan gjennomføres avhenger av byggets fysiske egenskaper, som bæresystem, luftmengder i ulike rom, tekniske føringer i ikke-bærende innervegger, etc.

Her beskrives det hvordan utformingen av bygget må planlegges ut fra behov for tilpasningsdyktighet. Punkter som bør avklares her er for eksempel (listen er ikke uttømmende):
• Skal fundamenter og bæresystemer dimensjoneres for fremtidig påbygg eller ikke?
• Skal nyttelasten dimensjoneres for spesielt tunge installasjoner eller brukerutstyr, som arkiv/ nærarkiv, medisinsk teknisk utstyr, eller lignende – enten i dag eller i fremtiden?
• Skal bæresystemet planlegges med tanke på fremtidig endring av planløsninger?
• Skal utforming av bæresystem ta hensyn til god utnyttelse for parkeringsplasser/ boder i kjelleren?
• Skal etasjehøyder planlegges med tanke på fremtidig behovsøkning/ effektive horisontale føringsveier?
• Skal sjakter og andre vertikale føringsveier være tilrettelagt for fremtidig behovsøkning?
• Skal det legges til rette for å kunne ta hull i dekkekonstruksjoner for fremtidige føringsveier, oppheng av spesielt utstyr, slissing i gulv, etc.?
• Skal det benyttes velkjente standarder for høyder, bredder og dybder?
• Skal plassering av vinduer og dører i fasade legge til rette for endrede innvendige løsninger og seksjonering?
Under er det gitt et eksempel på definerte strukturelle parametere fra et skolebygg som ikke hadde krav om fremtidig påbygg eller fremtidige endringer i nyttelast, men krav om mulighet for endret planløsning over tid. Listen er ikke uttømmende/ generisk.
Strukturelle parametere for prosjektet:
• Fundamenter og bæresystemer er dimensjonert for de vertikale laster som fremgår av forprosjektet, dvs. ivaretar ikke mulighet for påbygg
• Nyttelast er dimensjonert iht. NS 3491 iht de planlagte funksjoner
• Utforming av bæresystem (spennvidder, søyler, omfang av bærende innervegger) er planlagt og tilrettelagt for fremtidig endring i planløsning innen samme funksjon
• Netto etasjehøyde skal tilrettelegges og planlegges for fremtidig behovsøkning i horisontale føringsveier
• Sjakter og andre vertikale føringsveier skal tilrettelegges og planlegges for fremtidig behovsøkning
• Det skal tilrettelegges for mulighet til å ta hull i dekkekonstruksjoner for fremtidige nye føringsveier, oppheng av spesielt utstyr, slissing i gulv, etc.
• Det skal tilstrebes bruk av modularitet og velkjente standarder for høyder, bredder og dybder
• Plassering av vinduer og dører i fasade skal tilrettelegges og planlegges for endrede innvendige planløsninger

Her beskrives det hvordan utforming av de tekniske løsningene i bygget må planlegges ut fra behov for tilpasningsdyktighet. Punkter som bør avklares her er for eksempel (listen er ikke uttømmende):
• Skal det planlegges for fjerning/ supplering av ikke-bærende innervegger for endret planløsning?
• Skal gulvbelegget være gjennomgående under ikke-bærende innervegger for å legge til rette for endret planløsning?
• Skal lettvegger være uten bindinger for å legge til rette for endret planløsning, dvs. unngå elektriske installasjoner og føringsveier, ha mulighet for enkel og reversibel innfesting av inventar/ innredning, etc.?
•  Skal tekniske installasjoner planlegges mtp fremtidig utvidelse?
• I hvilken grad skal tekniske installasjoner legges til rette for inspeksjoner og utskifting gjennom f.eks. enkel tilkomst, unngå bindinger med andre bygningsdeler, etc.?
• Skal det planlegges for én bruk eller sambruk/ flerbruk med tilrettelegging for soneinndeling gjennom soneinndeling, behovsstyring av tekniske installasjoner, låse- og alarmsystemer, garderobeløsninger, utstyrsrom, mm., for ulike brukergrupper?
Under er det beskrevet et eksempel på beskrevne strukturelle parametere for samme skolebygg som i avsnittet om strukturelle parametere. Listen er ikke uttømmende/ generisk.
Infrastrukturelle parametere for prosjektet:
• Det skal tilrettelegges og planlegges for fjerning og supplering av ikke-bærende innervegger
• Sparkling og gulvbelegg skal være gjennomgående under ikke-bærende innervegger
• Det skal unngås bindinger i lettvegger, dvs. unngå elektriske installasjoner og føringsveier i vegg – det skal kun være enkel og reversibel innfesting av inventar/ innredning etc. i disse
• Tekniske installasjoner skal tilrettelegges og planlegges for utvidelse, inspeksjon og utskifting, blant annet gjennom å unngå bindinger med andre bygningsdeler
• Alle tekniske installasjoner skal vurderes mht behov for initiell restkapasitet
• Det skal tilrettelegges og planlegges for fleksibel bruk, sambruk og flerbruk – herunder soneinndeling og behovsstyring av tekniske installasjoner, låse- og alarmsystemer, garderobeløsninger, utstyrsrom og låsbare skal for ulike brukergrupper, etc.

Før LCC-beregningene gjennomføres må det defineres en rekke forutsetninger for beregningene. Det må defineres analyseperiode og kalkulasjonsrente for LCC-beregningene. Det må også beskrives hvilket nivå beregningene skal gjennomføres på – ett-, to- eller tresiffernivå både iht. NS 3451 Bygningsdelstabellen og NS 3454 Livssykluskostnader for bygg.
Under er det gitt et eksempel på beskrivelse av denne type forutsetninger for et universitetsbygg:
Beregningene gjøres etter kostnadsoppstillingen i NS 3454 på nivå 2 og 3 avhengig av prosjektets detaljeringsgrad og tilgjengelig input.
For å få total årskostnad neddiskonteres FDV-kostnadene og investeringskostnaden over analyseperioden før den igjen legges ut som en annuitet som viser total årskostnad for både investeringen og FDV-kostnadene.
Arealet som er lagt til grunn for beregningene er bruttoarealet for bygningen. Videre er beregningen basert på kalkylebeskrivelsen og investeringskalkylen på nivå 2 iht. NS 3451.
I beregningene er det tatt utgangspunkt i følgende informasjon og forutsetninger:
• Investeringskalkyle for bygget versjon xx datert xx.xx.xxxx med prisnivå for august 2015
• FDV-kostnaden er inkludert MVA (med unntak av investering som er entreprisekostnad)
• Analyseperioden er 60 år
• Det benyttes en realrente på 4,0% - dette betyr videre at det ikke legges til prisstigning da prisstigningselementet er justert for ved å benytte realrente fremfor nominell rente
• Beregningene gjelder kun bygg B med BTA 2.100 m2
• Kostnadsnivå og vurderinger er sammenlignbart med LCC-notat xx datert xx.xx.xxxx som inneholder LCC-beregning for flere bygg, inkludert bygg B
• Alle kostnader basert på innkjøpte tjenester er inkl. MVA
• Øvrige kostnader for egne ansatte er basert på Statens Hovedtariffavtale og er tillagt sosiale kostnader

Det må defineres hvilke poster som skal inngå i LCC-beregningene for prosjektet. Spesielt grensesnittet hva som bruker normalt er ansvarlig for og hva byggeier/ driftsorganisasjon er ansvarlig for, og dermed hvem som kan påvirke kostnaden, er en viktig vurdering i denne sammenheng.
Det er RFDV som er ansvarlig for å utføre LCC-beregningene basert på input som beskrevet i dette og neste avsnitt. For å utføre kalkylen kan beregningsverktøy, som for eksempel ISY Calcus (Norconsult), Versus (Holte) benyttes. For alternativanalyser ved valg av konsept (konseptutvikling og skisseprosjekt) og bygningsdeler/ -komponenter (forprosjekt) og materialer (for- og detaljprosjekt) kan det være mest hensiktsmessig å benytte Excel. Ved å benytte Excel vil også beregningene være mer transparente ved å sette opp en kontantstrøm (oversikt over når i analyseperioden de ulike kostnadene påløper) og beregne hhv. nåverdi og årskostnader basert på kontantstrømmen.
En god LCC-beregning er avhengig av tverrfaglig input og beregninger fra enkeltfag, som for eksempel energiberegninger. RFDV vil være ansvarlig for å innhente input og gjøre beregningene, men for å lykkes er det viktig med samspill gjennom hele prosjektet. For å illustrere ansvarsfordeling og innhenting av nødvendig input har vi under gitt et eksempel fra et prosjekt med utbygging av kulturbygg. I eksempelet har vi gitt en beskrivelse av hvilke poster som skal inngå i LCC-beregningene, hva som påvirker kostnadsnivået og hvordan beregningene skal gjennomføres:
I det følgende beskrives hvilke kostnadsposter som skal inngå i LCC-beregningene. Dersom ansvar for å innhente input ikke er definert i beskrivelsen under vises det til ansvarsmatrisen i avsnitt 5.3. Generelt er RFDV ansvarlig for at alle avtalte LCC-beregninger leveres. RFDV er videre ansvarlig for å hente inn nødvendig input fra de øvrige ansvarlige. Hver fagansvarlig er samtidig ansvarlig for å levere nødvendig input iht. avtalt fremdriftsplan

Konto 1 – Anskaffelses- og restkostnader
Investeringskostnadene hentes fra den til enhver oppdaterte investeringskalkyle.
Restkostnader beregnes ved lineær avskrivning av alle investeringer. Levetiden til den enkelte bygningskomponent tilsvarer perioden bygningskomponenten skal skrives ned over. Dette gjør at eventuelle reinvesteringer i slutten av analyseperioden vil justeres med gjenstående restverdi.

Konto 21 – Skatter og avgifter
Prosjekteringsleder (PGL) er ansvarlig for å fremskaffe opplysninger om eiendomsskatt. Denne kostnaden fastsettes på politisk nivå, det vil si at prosjektet ikke har påvirkningsmulighet på denne kostnaden.

Konto 22 – Forsikringer
Baseres på opplysninger om hovedmateriale og en prosentsats. Påvirkningen ligger i hovedmaterialer og mulig brannsmitte. RFDV er ansvarlig for å hente inn nødvendige opplysninger for beregningen. Fagrådgivere skal bistå med nødvendig input. Brukerkoordinator bistår med opplysninger om gjeldende forsikringsavtaler.

Konto 23 – Eiendomsledelse og administrasjon
Denne kostnaden beregnes fra tilgjengelige nøkkeltall fra byggeier med justeringer for eventuelle komplekse leieavtaler som øker behovet for oppfølging av inngåtte leieavtaler med tilhørende fakturering og administrasjon.

Konto 31 – Drift
Løpende driftskostnader beregnes på grunnlag av nøkkeltall. Posten inkluderer utomhus. Antall ansatte i driftsorganisasjonen og forventet lønnsnivå vurderes. Kostnaden påvirkes gjennom god tilkomst og gjennom gode driftsinstrukser for å opprettholde byggets funksjonalitet gjennom daglige og ukentlige rutiner. Avveining mellom eksternt (serviceavtaler) og internt (egne ansatte/ outsourcet driftstjeneste) ansvar er vesentlig. Det må sikres at alle oppgaver inkluderes, samt at oppgaver ikke telles dobbelt. RFDV er ansvarlig for å hente inn nødvendig informasjon, som antall årsverk i driftsorganisasjonen, lønnsnivå, serviceavtaler med eventuelle tillegg for oppmøte, materialbruk, etc.

Konto 32 Vedlikehold
Kostnader forbundet med planlagte vedlikeholdsarbeider beregnes på grunnlag av det detaljerte mengdeoppsettet og en vurdering av vedlikeholdsintervaller for bygningsdelene og kostnader per intervall. Posten inkluderer utomhus. For den praktiske håndtering er det viktig å angi symptomer for hva som skal gi signal om når vedlikehold skal igangsettes (tilstandsbasert vedlikehold). Den viktigste påvirkning er valg av materialer og utdetaljering sett i relasjon til påkjenningene. Kostnaden for vedlikehold må ses i sammenheng med drift og hvilke tiltak intern driftsorganisasjon gjør versus behov for å hente inn ekstern til å gjennomføre (større) vedlikeholdstiltak. RFDV er ansvarlig for å hente inn nødvendig informasjon.

Konto 33 – reparasjon
Det budsjetteres ikke med denne posten da det er vanskelig å budsjettere for skader forårsaket av utforutsett ytre påvirkning, som hærverk, innbrudd, være og vind, graffiti, etc. Påvirkningsfaktor er i hovedsak valg av materialer sett opp mot hvor værutsatt bygget er, holdningsarbeid blant brukerne mtp hærverk og graffiti og vakt/ sikring som forebyggende tiltak. I driftsbudsjettet bør det tas høyde for reparasjoner der dette justeres iht. erfaringer etter at bygget har vært i drift i noen år.

Konto 41 – Utskifting
Beregnes med utgangspunkt i levetider, investeringskostnader og mengdeoppsettet som detaljeres i tråd med utviklingen i prosjektet. Posten inkluderer utomhus. I detaljprosjektet gjøres det en vurdering av utskiftningsintervaller/ levetider for bygningsdelene og utskiftningskostnad per bygningsdel. Påvirkning gjennom b.l.a. tydelige forutsetninger for godt vedlikehold (øker levetiden). I tillegg har tilgjengelighet for utskifting stor betydning. RFDV er ansvarlig for å hente inn nødvendig informasjon.

Konto 42 – Utvikling
Dette er kostnader som enten følger av endrede brukerbehov eller endrede lovkrav. Det beregnes ikke kostnader for denne type tiltak. Slike tiltak gjennomføres som egne prosjekt med egne prosjektbudsjetter når det er aktuelt.

Konto 51 – Energi
Energirådgiver utarbeider energibudsjett etter NS 3032 Bygningers energi- og effektbudsjett. Dette utgjør den nødvendige input. De reelle kostnadene påvirkes gjennom energiløsning, valg av bygningskomponenter med ulik energibruk, brukstid/ åpningstid for bygget, styringssystem og veiledning til bruker for energieffektiv bruk av bygget.

Konto 52 - Vann og avløp
Når prosjektet er lite modent benyttes nøkkeltall for kulturbygg. Når prosjektet utdetaljeres beregnes kostnaden basert på antatt forbruk og satser oppgitt av kommunen. Antatt forbruk beregnes av VVS- teknisk rådgiver. Utover løsninger som reduserer vannbruk, som for eksempel gråvannsgjenvinning og holdningsarbeid blant brukerne for å redusere forbruket av vann, er det liten mulighet for påvirkning da satser fastsettes politisk.

Konto 53 – Renovasjon
Kostnader forbundet med avfallshåndtering angis ved nøkkeltall. Når detaljert løsning er besluttet beregnes kostnad basert på valgt løsning sett opp mot kommunale avgifter og estimert antall leveranser/ kg levert avfall (fakturering er normalt basert på antall leveranser eller kg). Påvirkning gjennombrukerinstruks med anvisning av hvordan daglig avfall skal håndteres og bringes til sentral sortering. Kan også påvirkes med bruk av komprimator dersom kommunal avgift er basert på antall leveringer fremfor vekt.

Konto 6 – Renhold
Renholdskostnaden utgjør en stor andel av totale LCC-kostnader og posten gir også rom for betydelige besparelser. Renholdte arealer som igjen skal fordeles på ulike materialtyper må fremskaffes av arkitekt. Omfang av renhold fordelt på de ulike renholdsarealene må deretter anslås på grunnlag av erfaringstall. Timekostnad for renhold baseres på årskostnad for personell/ arbeidstimer. Byggets tilretteleggelse for renhold beskrives. Påvirkning gjennom differensiering av renholdskrav avhengig av brukshyppighet, valg av overflatematerialer og innredningssystemers/ møblers fotavtrykk (ben kontra sarg, vegghengte klosetter kontra gulvmonterte, etc.), mulighet for maskinelt renhold, mm.

Konto 7 - Øvrige service- og støttetjenester til kjernevirksomheten
Øvrige kostnader for service- og støttetjenester til kjernevirksomheten, som vakt og sikring, kantinetjenester, post- og budtjenester, flytting/ rokkering av arbeidsplasser, IT-tjenester, med mer, inngår ikke i LCC-beregningene. Dette må kjernevirksomheten selv budsjettere for.

Basert på organisasjon må det defineres en matrise som viser hvem som har ansvaret for å levere nødvendig underlag for å gjennomføre LCC-beregninger. Som nevnt er det RFDV som er ansvarlig for å utarbeide LCC-beregningene, utarbeide rapport som beskriver forutsetningene og resultatene, samt utarbeide beslutningsgrunnlag for valg av alternative konsepter, bygningsform, bygningsdeler/ -komponenter-/ systemer og materialer.
Under videreføres eksempelet som beskrevet i avsnitt 5.2 med ansvarsmatrise for innhenting av input RFDV trenger for å utarbeide LCC-beregningene.
I tabellen under er det punktvis beskrevet nødvendig underlag til kostnadskartleggingen og investeringskalkylen, samt hvem som er ansvarlig for å fremskaffe de nødvendige data/ informasjon. Tabell 1 Eksempel på ansvarsfordeling for utarbeidelse av grunnlag for LCC-beregninger

Her beskrives krav til FDV-dokumentasjon i prosjektet, hvilke standarder som skal følges, hvordan dokumentasjonen skal leveres, hva innholdet i dokumentasjonen skal være og hvordan FDV-dokumentasjonen skal brukes i driften av bygget etter overtakelse. Det er viktig at milepælene for FDV-dokumentasjon også knyttes til eventuelle dagmulkter. FDV-dokumentasjonen er en del av den komplette leveransen fra prosjektorganisasjonen/ totalentreprenør. Under gis eksempel fra en videregående skole som er gjennomført som en totalentreprise der ansvarsfordelingen er fordelt basert på denne entreprisemodellen:
Skolen skal drives ressurseffektivt med god, stabil produksjon understøttet av nødvendige hjelpemidler, som bl.a. tverrfaglig merkesystem (TFM), dokumentasjon og tegninger.
Gjennom Forskrift om tekniske krav til byggverk (Byggteknisk forskrift) kap. 4 stilles det krav til FDV-dokumentasjon. Sluttdokumentasjon skal omfatte FDV-dokumentasjon og «som bygget»-dokumentasjon. FDV-dokumentasjonen omfatter samlet teknisk dokumentasjon som er nødvendig for sluttbrukers forvaltning, drift og vedlikehold. «Som bygget»-dokumentasjon omfatter teknisk dokumentasjon (tegninger og beskrivelser) av bygningens oppbygging og kvalitet oppdatert med eventuelle endringer under bygging, installasjon og uttesting.
I driftsfasen er målsettingen at all dokumentasjon og utveksling av informasjon skal foregå digitalt via IT-baserte systemer. Det betyr at all dokumentasjon som rådgivere og utførende entreprenører produserer skal foreligge på digitale formater som muliggjør hensiktsmessig bruk av digital dokumentasjon i byggeiers systemer.
Sluttdokumentasjonen skal bestå av komplett, sammenstilt og enhetlig sluttdokumentasjon i form av tekstdokumentasjon og tegninger.
Totalentreprenør skal koordinere og sammenstille all FDV-dokumentasjon i prosjektet og skal oppnevne FDV-ansvarlig for prosjektet. Totalentreprenør skal fremlegge dokumentasjon på at FDV-ansvarlig har nødvendig kompetanse og erfaring innen fagområdet.
Totalentreprenøren er ansvarlig for alle FDV-leveranser fra sine underentreprenører og leverandører. Totalentreprenøren og aktuelle underentreprenører/ -leverandører skal også delta på FDV-møter med byggherren og byggeiers driftsorganisasjon.
FDV-leveransen er en del av kontraktsarbeidene på lik linje med resten av leveransen og skal planlegges, dokumenteres, kvalitetssikres, styres og rapporteres i henhold til kravene i dette notatet. Manglende FDV-leveranse følger bestemmelsene om dagmulkt, tilsvarende som for alle øvrige leveranser fra prosjektet.

Her beskrives fremdrift for leveranser av FDV-dokumentasjon og «som bygget»-dokumentasjon iht. kontraktbestemmelsene og hovedmilepæler. Under er det gitt et eksempel på fremdriftskrav knyttet til FDV- og «som bygget»-dokumentasjon for samme skolebygg som beskrevet i avsnittet over:
Totalentreprenør skal innarbeide leveransen av FDV-dokumentasjon og «som bygget»-dokumentasjon i fremdriftsplanen for prosjektet. Entreprenøren er ansvarlig for å sørge for at aktivitetene for å sikre avtalte FDV-leveranser starter tidlig i kontraktsarbeidet og følger et forløp med gjennomføring av trinnvise godkjenningsprosesser hos byggherren.
Leverandørens fremdriftsplan skal vise følgende milepæler:
• Prøveleveranse av deler av FDV-dokumentasjon ved oppstart av kontraktarbeidene for å sikre at FDV-dokumentasjonen svarer ut driftsorganisasjonens informasjonsbehov.
• Overlevering av «Foreløpig FDV-dokumentasjon» to måneder før oppstart av prøvedrift. Med «Foreløpig FDV-dokumentasjon» menes en sammenstilt dokumentasjon med ferdigstillelsesgrad som gir tilstrekkelig informasjon for drift og vedlikehold av anlegg som idriftsettes før prøvedrift.
• Overlevering av «Godkjent Som bygget- og FDV-dokumentasjon» samtidig med overlevering av de øvrige kontraktsarbeidene.

Krav til merkesystem er essensielt for å kunne identifisere arealer og bygningsdeler. Dette gjelder både i prosjekterings- og byggfasen, men ikke minst i driftsfasen. Uten et slikt system vil det være komplisert å opprettholde god oversikt over bygningsdeler, -komponenter og –systemer og status på vedlikehold og utskifting av disse i driftsfasen. Også dokumentasjonsplikten i Internkontrollforskriften vil være vanskeligere å overholde uten et slikt merkesystem. Dersom man ikke oppretter et slikt merkesystem fra oppstart av prosjektet vil det medføre betydelig merarbeid å oppdatere BIM-modell og/ eller tegninger med tilhørende dokumenter i ettertid. Merkesystemet bør følgelig defineres og etterfølges fra oppstart av prosjektet. Spesielt ved større/ komplekse prosjekt og ved bruk av BIM bør det utarbeides et eget premissdokument for merkesystemet da det også brukes aktivt i prosjekteringen, ikke bare med tanke på FDV-dokumentasjon og fremtidig drift av bygget.

I det følgende er det gitt en generisk beskrivelse av hvordan merkesystemet kan bygges opp:
Identifikasjons- og merkesystem identifiserer objekter, som bygningsdeler, tekniske anlegg, utstyr, komponenter og rom-/ funksjonsareal.
Identitetsnummeret brukes både i den fysiske merkingen av utstyret og rommene og i tilhørende datagrunnlag og dokumentasjon. Identitetsnummeret er utgangspunktet for gjenfinning og kobling mellom dokumentasjon/ datasystemer og den faktiske plassering og identifikasjon av systemer, komponenter og rom i bygget.
Formålet med å ha et identifikasjons- og merkesystem er at prosjekterende og utførende blir i stand til å levere data, dokumentasjon og fysisk merking i et enhetlig, tverrfaglig merkesystem som videre sikrer en trygg og rasjonell operativ drift av bygget. Statsbygg har tilgjengelig merkesystem på nett.

Difi anbefaler å bruke en dokumentplan for FDV- og «som bygget-dokumentasjon». Prosjektet er ansvarlig for å levere. Her er en generisk beskrivelse av hva dokumentplanen bør inneholde og hvordan den skal brukes. Dokumentplan er prosjekterende og utførende sin detaljerte oversikt over alle tekniske dokumenter, inkludert tegninger, med tilhørende plan- og leveringsdatoer for alle dokumenter som skal lages.

Dokumentplanen skal brukes i fremdriftsrapporteringen og som et verktøy i forbindelse med etablering av sluttdokumentasjon. Dokumentplanen skal minimum inneholde felter for dokumentnummer, tittel, revisjonsindeks, avkrysningskolonne for hvilke dokumenter som inngår i sluttdokumentasjon og leveransedato avtalt med byggherre.
Planen skal holdes løpende oppdatert for å fange opp informasjon om nye dokumenter som skal inngå i sluttdokumentasjonen. Første utgave av dokumentplanen skal foreligge senest åtte uker etter kontraktinngåelse med mindre annet er avtalt.

Her beskrives hvordan prosjektet har definert at anlegg og komponenter skal merkes fysisk. Dette er med tanke på driftsfasen. Om for eksempel daglige/ ukentlige inspeksjoner skal registreres elektronisk ved å registrere QR-koder via mobiltelefon er dette noe som bør legges til rette for og merkes i gjennomføring av prosjektet. 

Under er det gitt et eksempel fra et kulturbygg på formulering av dette: 
Fysisk merking omfatter alle systemer, tekniske anlegg, utstyr, komponenter, bygningsmessige installasjoner som krever drift og vedlikehold eller som ut fra andre hensyn og behov krever unik, presis og eksakt gjenfinning. Merkingen skal være enhetlig, godt synlig og tilfredsstille alle gjeldende lover og forskrifter. 
Levetid for merkeskilt skal minimum tilsvare levetiden for det system eller produkt som er merket. Fysisk merking skal motstå slitasje fra ordinær bruk og renhold og ha materialutførelse med motstandsdyktighet mot miljøet på montasjestedet tilsvarende hva den respektive installasjonen har.

Merkeskilt skal alltid innehold komplett anleggs- eller utstyrsnummer. 

Her beskriver vi hvordan FDV-dokumentasjonen skal leveres. I dette inngår hvordan dokumentasjonen skal implementeres i byggeiers FDV-system. Det skal også fremgå hvordan eventuelle oppdrag iht. serviceavtaler inngått med leverandører fra prosjektet skal bestilles og utføres. Det må videre angis hvordan dokumentasjonen skal systematiseres (for eksempel iht. NS 3454 – bygningsdelstabellen på et gitt nivå), om den skal leveres som en modell eller som tekstbasert informasjon/ tegninger som skal lastes inn i et FDV-system, mm. 
Eksempel på dokumentasjon som skal leveres inkluderer adresselister, funksjonsbeskrivelser, drifts- og vedlikeholdsinstrukser, testprotokoller, HMS datablad, produktdatablad, tegninger, tegningsmodeller, skjema, samsvarserklæringer, garantier, brukerveiledninger, mm.

Under er det gitt et eksempel på krav til levert dokumentasjon i et prosjekt for et skolebygg:

All dokumentasjon skal være «som bygget» og minimum tilfredsstille følgende: 
•    Alle dokumenter skal være på norsk med mindre annet er avtalt
•    Dokumentene skal ikke inneholde hele produktkataloger
•    Alle dokumenter skal ha beskrivende filnavn
•    Dokumentasjonen skal kobles til aktuelt system og/ eller komponent
•    Dokumentene skal merkes med riktig type innhold (dokumentkategori) med definerte formater (MS Word, Excel, dwg, Acrobat Adobe (pdf/A-1 ISO 19005-1:2005)- dvs søkbart pdf)
FDV-dokumentasjonen skal inneholde følgende opplysninger: 
•    Firmaregister med navn og kontaktinformasjon til entreprenør, leverandører, produsenter, samt arkitekt og prosjekterende for alle fag
•    Utstyrsregister over alle bygningsdeler, systemer, komponenter og utstyr skal spesifiseres iht. prosjektet merkeanvisning der følgende opplysninger skal inngå (legges inn i «databasefeltene» i FDV-systemet)
o    Typebetegnelse – kapasitet/ ytelse
o    Produktinformasjon – alle relevante opplysninger om produktet, inkludert materialsammensetning
o    Elektriske tilkoblinger (om dette finnes)
o    Mål, vekt, priser
o    Lokalisering – plassering i bygget
o    Produsent/ leverandør
o    Etc. 
•    Vedlikeholdsregister (arbeidsordre) – systematisk og kortfattet beskrivelse av vedlikehold med tilhørende arbeidsoperasjoner. 
o    Det skal gis opplysninger om antatt frekvens for vedlikehold, kostnader, tidsforbruk, ressursforbruk og personellkategori – kan kompletteres ved utfyllende tekst
o    Det skal fremgå tydelig hvilke oppgaver som er lovpålagt
o    Definerte oppgaver skal legges inn som arbeidsordre i FDV-systemet
•    Spesialskjema for spesielle produkter, som pumper, vifter og vekslere, samt alle produkter som inngår i SD-systemet
•    Øvrig dokumentasjon som beskriver systemene/ bygningsdelen/ produktene utover det som er beskrevet over. Omfanget av dokumentasjon bør begrenses til å omfatte dokumentasjon som har relevant betydning for drift og vedlikehold av anleggene. Brosjyremateriell/ produktdatablader skal kun omfatte installerte installasjoner. Eksempler på øvrig dokumentasjon er: 
o    Måle- og prøveprotokoller
o    Innreguleringsprotokoller
o    Driftsinstrukser
o    Vedlikeholdsinstrukser
o    Produktdatablader/ brosjyrer
o    Produktsertifikater
o    Statiske beregninger
o    Funksjonsbeskrivelser
o    System- og flytskjema
o    Tegninger, modeller
o    Mengdeoversikter
o    Samsvarserklæringer
o    Nødprosedyrer
o    Brukerveiledning
o    Garantier
o    Mm

Her beskrives hvilke forpliktelser prosjektet har for opplæring av driftsorganisasjonen som skal overta bygget.

Dette punktet er avhengig av driftsmodell. Om man velger stor grad av egne ansatte hos byggeier/ forvalter bør det kreves at entreprenør skal foreta opplæring av driftspersonellet og brukere i det omfang det er nødvendig for å legge til rette for god bruk og drift av bygget. Om det er entreprenør selv som har hele eller deler av driftsansvaret også etter overtakelse er det entreprenørs ansvar at driftsorganisasjonen entreprenøren har ansvaret for får tilsvarende opplæring. Ved delt ansvar, der entreprenør for eksempel bare har ansvaret for innregulering og energistyring i en gitt periode etter overtakelse (såkalt EPC-kontrakt), er det viktig at driftsorganisasjonen får opplæring i hvor grensesnittet i ansvar går mellom det entreprenøren har ansvaret for å drifte og vedlikeholde og det driftsorganisasjonen har ansvaret for å drifte og vedlikeholde i tillegg til opplæring for drift og vedlikehold driftsorganisasjonen har ansvaret for. 

Omfanget av opplæring avhenger av byggets kompleksitet.

Her er det gitt eksempel på formulering om prosjektets opplæringsansvar i et skolebyggprosjekt med totalentreprise.

Opplæringen skal sikre at driftspersonellet er godt kjent med bygget, inkludert alle systemer og funksjoner, slik at de kan drifte bygget på best mulig måte etter overtakelse. Opplæringsansvaret inkluderer utstyr iht. avtale mellom byggherre og totalentreprenør.

Totalentreprenør er ansvarlig for å lage en samlet plan for gjennomføring av opplæringen. Planen skal omfatte alle fag og systemer. Den skal videre inneholde beskrivelse av opplæringsprogrammet, agenda for kurs, hvem som bør delta, krav til kompetanse, etc. Opplæringen skal gjennomføres på norsk om ikke annet er avtalt. Totalentreprenøren er ansvarlig for å stille med alt nødvendig opplæringsmateriell.

Opplegg for gjennomføring av opplæring skal sendes byggherren for godkjenning i god tid før oppstart av opplæringen. Tidspunkt for opplæring skal avtales i god tid slik at nødvendig personell kan sette av tid til opplæringen. Opplæringen skal gjennomføres på bygget innenfor normalarbeidstid. Videre skal opplæringen gjennomføres i god tid før overtakelse slik at driftspersonellet er i stand til fullt ut å drifte og vedlikeholde bygget fra overtakelse.

Opplæringen skal gjennomføres i minimum to faser – før og etter overtakelse.

Fase 1: Før overlevering
Generell innføring i anleggets oppbygging, funksjoner, virkemåte og dokumentasjon. Opplæringen skal sikre at driftspersonell som skal delta under idriftsettelse har tilstrekkelig kunnskap om anleggene.

Fase 2: ca. to måneder etter overlevering
Driftspersonell skal ha opplæring i bruk av anlegg og utstyr slik at de kan utføre feilsøkings- og vedlikeholdsarbeid som det er naturlig at driftspersonellet selv har ansvar for, samt bruk av styrings- og overvåkningssystemene slik at systemets egenskaper utnyttes fullt ut.