Dialog med markedet

God kunnskap om hvordan markedet er og hva som påvirker god behovsdekning før du kunngjør konkurransen, er vesentlig for å nå formålet med anskaffelsen.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 13. des 2018

Sannsynligheten for god behovsdekning er større jo mer du vet om markedet. Du får også muligheten til å påvirke markedet ved å fortelle om virksomhetens målsettinger og behov.

Gjennom dialog med markedet kan du få verdifull informasjon om hvilke behov det er mulig å dekke nå og på sikt.

Du kan få vite hva som påvirker konkurransen, hvilke krav og kriterier det er anskaffelsesfaglig klokt å stille, hva kostnadene er over tid (livssykluskostnader), hva slags miljøbelastning og samfunnsutfordringer som er knyttet til ulike løsningsalternativ. Du kan også få verdifull informasjon som legger til rette for en god og sunn konkurranse og som begrenser muligheten for leverandører å ha ulovlig anbudssamarbeid.

Du får også informasjon om det i det hele tatt finnes en løsing i markedet som dekker virksomhetens behov eller ikke. Basert på denne kunnskapen kan dere vurdere om det bør igangsettes en prosess for å utvikle nye løsninger (se innovative anskaffelser). 

Se også info hos Nasjonalt program for leverandørutvikling innovativeanskaffelser.no om pågående og gjennomførte innovative anskaffelser og hvordan leverandørdialog er brukt.

Før du kunngjør en anskaffelse er det stort handlingsrom for dialog. Etter at du har kunngjort anskaffelsen, styres dialogen etter reglene i anskaffelsesregelverket og det er meget begrenset hva du kan ha dialog om og hvordan denne skal gjennomføres.

Figur
 

Handlingsrom for kommunikasjon med markedet og leverandører i før, under og etter konkurransen

Dialog med markedet gir kunnskap om

  • Konkurransesituasjonen - hvor mange leverandører er det, er de små eller store?
  • Hvordan er modenheten i markedet?
  • Hva skjer på sikt? Hva er trendene?
  • Hvilke muligheter som finnes.
  • Hva er mulighetene for innovasjon, herunder nye klima- og energiløsninger.
  • Hvilke krav som kan være konkurransehemmende.
  • Hva som kan stimulere til konkurranse.
  • Hva som kan være kostnadsdrivende.
  • Hva som kan bidra til lavere livssykluskostnader (for eksempel lavere bruks- og driftsutgifter)
  • Hvordan konkurransen bør gjennomføres.

Gevinster for oppdragsgiver

Det er en kontinuerlig utvikling på markedet, innen miljøvennlige løsninger, teknologi og kostnader. Det vil derfor ofte være helt andre løsningsalternativer og en helt annen konkurransesituasjon enn sist gang dere hadde et tilsvarende behov som ble dekket med en anskaffelse.

Interne og eksterne brukere eller interessenter vil ofte gi innspill om krav og kriterier som de mener bør stilles i spesifikasjonen (kravsspesifikasjonen), for at behovet skal bli oppfylt. Dette kan tilsynelatende se greit ut, men kravene kan imidlertid være til hinder for at dere får oppfylt behovet på best mulig måte.

Slike krav og kriterier kan være basert på tidligere anskaffelser (det vil si gårsdagen løsning) eller «for å være på den sikre siden». Det kan også være helt legitime årsaker, da det kan være lovpålagte krav som pliktes oppfylt eller krav knyttet til eksisterende løsninger (grensesnitt).

Ved å ha dialog med markedet vil du få kunnskap om kravene er mulig å oppfylle, om de er mulig å dokumentere, om de er fordyrende, om de er konkurransebegrensende eller om de rett og slett medfører at leverandørene ikke kan levere inn det beste løsningsforslag på ditt behov.

Dette må du så ta med deg tilbake i virksomheten for å ta en grundig vurdering av om kravene er absolutt nødvendige eller om dere bør sløyfe kravene for å ikke begrense mulige gode løsningsforslag.

Du som oppdragsgiver kan få kunnskap om

  • hvordan virksomhetens behov kan dekkes på best mulig måte
  • hvilke muligheter som finnes i markedet i dag og hva som er mulig på sikt
  • hvordan konkurransesituasjonen er
  • det er andre leverandører enn de som det tradisjonelt antas kan dekke behovet
  • hvilke krav og kriterier som kan være konkurransehemmende eller fordyrende
  • hvilke krav som kan værevære til hinder for god behovsoppfyllelse
  • hvordan krav og kriterier kan dokumenteres
  • hvordan konkurransen bør gjennomføres for å drive leverandørutvikling og for å fremme innovasjon
  • behovet kan dekkes ved leveranse fra en leverandør, eller om det bør legges til rette for at leverandørene kan tilby delytelser (deltilbud) for å få det beste totaltilbudet

Kort sagt: Kunnskap sikrer god behovsdekning.

Virksomheter som har hatt dialog med leverandører viser til blant annet disse fordelene:

  • følelse av likeverd - bli hørt, sett og forstått
  • bedre balanse mellom partene
  • bedre samarbeidsklima/kommunikasjon - avklarer myter

Gevinster for leverandører

Leverandørene får kunnskap om

  • oppdragsgivers målsetting, blant annet hvilke klima- og miljøhensyn som skal nås
  • oppdragsgivers planer, utfordringer og behov på kort og lang sikt
  • hvilke resultater eller endringer oppdragsgiver ønsker å oppnå
  • for hvem resultatene skal være
  • hvilken fleksibilitet som er nødvendig for å sikre behovet på lang sikt
  • hvilke premisser som ligger til grunn
  • hvordan risikobildet er

Leverandørene får kunnskap om deres behov og hva som er viktig, slik at de kan forberede seg bedre på fremtidige konkurranser. Leverandørene kan tilpasse sine tilbud til disse behovene og de resultatene som er viktig for dere.

Leverandørene vil kunne gi råd om hvordan dere bør tilrettelegge konkurransen for å utnytte markedets kompetanse.

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*