Oppdeling av anskaffelser i delkontrakter

Oppdeling av anskaffelser i delkontrakter kan bidra til å dekke behovet og sikre god konkurranse på kort og lang sikt

Publisert: 02. Feb 2021, Sist endret: 06. jul 2021

Plikt til å vurdere om anskaffelsen skal deles opp i delkontrakter

Du plikter å vurdere å dele opp anskaffelsen i delkontrakter for anskaffelser over EØS-terskelverdier, jf FOA § 19-4. Formålet er å sikre gode tilbud og et konkurransedyktig leverandørmarked også i fremtiden. Dersom anskaffelsen ikke deles opp, skal det begrunnes i anskaffelsesdokumentene.

Selvom plikten gjelder anskaffelser over EØS-terskelverdier, kan det være gode anskaffelsesfaglige grunner til også å gjøre det under disse verdiene.

En delkontrakt kan være av relativ beskjeden verdi, men kan også godt utgjøre en stor kontraktssørrelse, dvs hvor mange varer og tjenester som omfattes av én kontrakt.

Det er særlig tre forhold som er viktige når du vurderer om anskaffelsen bør deles opp:

  • kontraktens gjenstand
  • markedsforholdene
  • interne forhold hos deg som oppdragsgiver

Les mer i en rapport fra 2020 bestilt av nærings- og fiskeridepartementet om virkninger av store kontrakter

Forbruker og konkurransestyrelsen i Danmark har laget en veileder "Opdel kontrakten eller forklar".

Anskaffelsesfaglig vurdering

Når oppdragsgiver skal vurdere hvordan behovene skal dekkes, er det flere hensyn å ta. Brukernes behov skal dekkes på en mest mulig effektiv og hensiktsmessig måte.

  • Hvordan dekke behovet til en lavest mulig kostnad i den enkelte anskaffelse?
  • Hvordan sikre at behovet kan dekkes også fremover i tid, dvs hvordan sikre konkurranse også på lang sikt?

Målet med en anskaffelse er at offentlige anskaffelser skal bidra til mest mulig effektiv offentlig tjenesteproduksjon slik at man oppnår best mulig behovsdekning til lavest mulig kostnad.

I enkelte bransjer er en tendens til at en leverandører kjøper opp andre leverandører for å kunne inngi tilbud og vinne store kontrakter, kan oppdeling i delkontrakter bidra til å forebygge monopoldannelser. Dette blir ikke alltid så interessant å være en stor leverandør, der en anskaffelse deles i delkontrakter og du bidrar til å opprettholde konkurransen i markedet også neste gang du skal ut i konkurranse.

 

 

Hvordan dele opp?

Du kan for eksempel dele opp en anskaffelse i geografiske områder, produktgrupper, fagområder og volum. På denne måten legger du til rette for at flere leverandører kan delta i konkurransen og vinne kontrakter. Du kan begrense antall delkontrakter den enkelte leverandør kan bli tildelt, selvom du åpner for at leverandørene kan inngi tilbud på delkontrakter eller det hele.

Når du deler opp en anskaffelse i delkontrakter, så må kvalifikasjonskravene vurderes for hver delkontrakt.

Hensynet til konkurransen

Å dele opp anskaffelsen i delkontrakter kan styrke konkurransen både på kort og lang sikt. En ekstra tilbyder kan utgjøre en stor forskjell, både for den enkelte kontrakt og for samfunnet. Oppdeling i delkontrakter kan også lette adgangen for at små og mellomstore bedrifter (SMBer) og nyetablerte virksomheter kan delta i konkurransen. I tillegg kan det bidra til at oppdragsgiver ikke blir låst til en leverandør.

Du må foreta en konkret anskaffelsesfaglig vurdering, da anskaffelsens karakter kan medføre at den ikke er egnet for å dele opp eller ikke bidrar til bedre konkurranse. Det viktigste er at behovet blir dekket. Oppdelingen kan føre til en mer kostbar anskaffelse, en mindre effektiv anskaffelsesprosess og redusere muligheter til å realisere samdrifts- og stordriftsfordeler både for leverandørene og oppdragsgiver.

I utgangspunktet er det hensynet til konkurransen herunder konkurranse fra SMBer som er bakgrunnen for "del opp eller begrunn-prinsippet". Men valg av kontraktsstørrelse har også en rekke virkninger utover effekten for SMBer. For eksempel kan valget av kontraktsstørrelse og eventuell oppdeling ha avgjørende betydning for leverandørenes evne til å levere ytelsen, kostnadene forbundet med oppgaveløsningen og dermed prisen oppdragsgiver må betale.

Tips - hvordan sikre konkurranse på kort og lang sikt?

Det er en tommelfingerregel at antallet kontrakter bør være færre enn forventet antall tilbydere. Årsaken er at tilbyderne ellers kan fordele oppdragene seg i mellom. Ved å ha minst én kontrakt færre enn antall potensielle tilbydere, sørger du for at tilbyderne risikerer å tape med mindre de tilbyr en konkurransedyktig pris.

Hensynet til konkurranse på lang sikt er at størrelsen på kontraktene bør fremme et leverandørmarked som kan bidra til å redusere risikoen for såkalt innlåsing hos leverandøren. Innlåsing er et potensielt problem ved gjentatte anskaffelser der det er:

  • Læringseffekter - vinnende tilbyder blir stadig mer effektiv gjennom første kontraktspereiode.
  • Én dominerende aktør - som er den eneste som evner å bli mer effektiv.
  • Markeds/kontraktsspesifikke investeringer - som bidrar til etableringsbarrierer for nye aktører etter at investeringen er gjort av dominerende aktør.

Er det særskilt risiko knyttet til anskaffelsen?

Der anskaffelsen deles opp i delkontrakter, vil det være deg som oppdragsgiver som har ansvar for grensesnitt. Dette kan i mange tilfeller håndteres greit der delkontraktene feks er delt i geografiske områder. tilsvarende der delkontraktene omhandler ulike behov, feks hotellovernatting eller konferansetjenester.

Det kan være særlig risiko knyttet til anskaffelsen som medfører at anskaffelsen ikke bør dele opp, da det kan bli uklare grensesnitt/ansvarsområder mellom leverandørene som for eksempel ved store bygge- og anleggsprosjekter eller IKT-prosjekter.

Oppdragsgivers kompetanse og kapasitet vil også være et moment for vurderingen; har oppdragsgiver kompetanse og kapasitet på å styre flere kontrakter som skal dekke et behov? Størrelsen på oppdraget, hvordan markedet er og eventuelle konsekvenser må derfor vurderes i det enkelte tilfellet og bør begrunnes og inngå i som et tema i konkurransestrategien. Dersom en anskaffelse ikke deles opp i delkontrakter, skal det gis en begrunnelse i anskaffelsesdokumentene, jf FOA § 19-4.

Konkurransereglene

Der du velger å dele opp en anskaffelse i delkontrakter, vil det forhindre at leverandørene kan gå sammen om å levere inn tilbud på det hele. Det er konkurransereglene om ulovlig anbudssamarbeid som er til hinder for dette, da leverandøren ikke både kan velge å levere inn tilbud på en delkontrakt og i tillegg gå sammen med andre leverandører om å levere inn tilbud på det hele.

Da er det bedre med en stor utlysning, og oppmuntre små bedrifter som ikke kan by alene på den om å samarbeid om å gi et felles bud. Gitt at de ikke kan by hver for seg, vil ikke konkurransereglene hindre dem i å samarbeide om totaloppdraget.

Beregning av anskaffelsens verdi

I utgangspunktet vil den samlede verdien av delkontraktene være avgjørende for anskaffelsen(es) terskelverdi. For anskaffelser der den samlede verdien av alle delkontraktene overstiger terskelverdiene gjelder likevel bare del I for delkontrakter om varer og tjenester med en anslått verdi under 750 000 kroner og bare del I og II for delkontrakter om bygge- og anleggsarbeider med en anslått verdi under 9,6 millioner kroner, når verdien av de respektive delkontraktene ikke overstiger 20 prosent av den samlede verdien av alle delkontraktene som anskaffelsen er delt opp i, jf. anskaffelsesforskriften § 5-4 åttende ledd.

Oppsummert så er det mange anskaffelsesfaglige vurderinger som bør foretas får å vurdere hvordan du får den beste konkurransen og best dekket behovet på en kosteffektiv måte på kort og lang sikt. Grundig innsikt i markedet er nødvendig.

 

Hjelp oss å lage bedre nettsider

Fant du det du lette etter?

Hjelp oss å lage bedre nettsider
*