Kunngjøre konkurranse / sende invitasjon

Du må sikre konkurranse om dine anskaffelser. Anskaffelser over kr 1,3 mill ekskl. mva. skal som den store hovedregel kunngjøres, mens de under kan kunngjøres.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 30. okt 2018

Kunngjøring er et av de viktigste virkemidler for å sikre konkurranse, forutberegnelighet og likebehandling av leverandørene.

Footer inn her

Kunngjøringsplikt

For anskaffelser som er lik eller over den nasjonale terskelverdi på kr 1,3 mill ekskl. mva. er hovedregelen at anskaffelsen skal kunngjøres ved en alminnelig kunngjøring eller ved en forhåndskunngjøring på Doffin, jf FOA § 8-17 for anskaffelser etter forskriftens del II, og FOA § 21-2 for anskaffelser etter forskriftens del III. Det er imidlertid noen unntak, jf FOA § 5-2. Disse unntakene skal tolket restriktivt, da det er et unntak fra det grunnleggende prinsippet om konkurranse.

For særlige tjenester, jf vedlegg 2 til FOA, er det kunngjøringsplikt over EØS terskelverdien på kr 6,95 mill eksl mva, jf FOA § 5-2 (2). Disse anskaffelsene skal følge kunngjøringsreglene i FOA del III. Under EØS terskelverdien er det ikke kunngjøringsplikt for særlige tjenester.

Anskaffelsesforskriftens del III (over EØS-terskelverdien)

Anskaffelser som er omfattet av forskriftens del III skal kunngjøres i TED-databasen (Tenders Electronic Daily). Doffin sørger for videresending av kunngjøringen til TED. Det er ikke lovlig å kunngjøre i Doffin eller på annen måte før anskaffelsen er kunngjort i TED. Det er imidlertid et unntak, du kan kunngjøre i Doffin, jf FOA § 21-1 (5)

Fristens utgangspunkt, jf forskriftens kapittel 20 regnes fra den dagen kunngjøringen sendes til TED. Du vil få en bekreftelse fra Doffin når kunngjøringen er sendt TED. Du må imidlertid ta høyde for at det kan gå noen dager fra du sender kunngjøringen til Doffin til den ligger tilgjengelig på TED. I departementets veileder (lenke på høyre side) heter det at du bør ta høyde for at oversettelse og publisering tar 7 virkedager.

Anskaffelsesforskriftens del II (under EØS-terskelverdien)

Anskaffelser som er omfattet av forskriftens del II har ikke tilsvarende regulering mht lengden på frister, men selve fristen for forespørsel om deltagelse eller tilbudsfrist skal likevel angis i kunngjørigen, jf FOA § 8-17.

I oversikten over terskelverdiene på regjeringen.no kan du finne informasjon om hvilke anskaffelser som reguleres av forskriftens del II og III. 

Frivillig kunngjøring (under 1,3 mill eksl. mva)

Ved anskaffelser under kr 1,3 mill ekskl. mva. kan du foreta en frivillig kunngjøring på Doffin, på egne hjemmesider eller ved direkte henvendelse til leverandørene. Selv om anskaffelser under denne beløpsgrensen ikke er kunngjøringspliktig, vil det flere ganger være hensiktsmessig å kunngjøre for å nå de rette leverandørene.

Doffin (database for offentlige innkjøp)

Du kunngjør dine anskaffelser elektronisk på Doffin. Du foretar kunngjøringene ved utfylling av kunngjøringsskjemaer som ligger på Doffin. Kunngjøringsskjemaene varierer avhengig av type kunngjøring og verdi på den planlagte anskaffelse.

Ved utfylling av alle obligatoriske felt i skjemaene, sikrer du oppfyllelse av de krav regelverket stiller til kunngjøringens innhold.

Mer om kunngjøringsskjemaene.

Det er i hovedsak tre typer kunngjøringer som legges ut på Doffin

  • kunngjøringer av planlagte konkurranser
  • kunngjøringer av igangsatte konkurranser
  • kunngjøringer av konkurranseresultat

For flere konkurranser er det obligatorisk å publisere en eller flere av disse kunngjøringene, mens det for andre vil være frivillig.

Former for kunngjøring

Alminnelig kunngjøring av konkurranse

Alminnelig kunngjøring av konkurranse reguleres av FOA § 8-17 (del II) og FOA § 21-2 (del III). Kunngjøringen må minimum inneholde en beskrivelse av det som skal anskaffes, en frist for mottak av forespørsel om å delta i konkurransen (for begrensede konkurranser der det er prekvalifisering) eller frist for å innlevere tilbud (ved åpne konkurranser). 

Veiledende kunngjøring

For å varsle markedet om kommende konkurranser kan du også publisere en veiledende kunngjøring på Doffin, jf. FOA § 21-3. Denne kunngjøringen skal inneholde en kort beskrivelse av anskaffelsen. Du må likevel kunngjøre selve konkurransen på Doffin eller TED.

Fordelen med veiledende kunngjøringer er at markedet varsles om kommende anskaffelser og får tid til å forberede seg. I tillegg kan du forkorte fristen for å levere inn tilbud til 10 dager, under forutsetning av at den veiledende kunngjøringen tidligst ble publisert 12 måneder og senest 35 dager før kunngjørinen av konkurransen. 

Forhåndskunngjøring

I en begrenset anbudskonkurranse eller en konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring kan du kunngjøre konkurransen gjennom en forhåndskunngjøring. 

Fordelen med denne kunngjøringen er at det gir deg muligheten til å være tidlig ute med å informere markedet om dine planer, at du kan kunngjøre flere konkurranser samlet og at det vil være den eneste kunngjøringen av konkurransene. Leverandører som er interessert vil melde sin interesse og du inviterer disse direkte senere om å komme med tilbud.

Etter forskriftens del III er det kun ikke-statlige virksomheter som kan benytte forhåndskunngjøring som eneste kunngjøring av konkurransen, jf. FOA § 21-2 (2). Statlige virksomheter må benytte seg av alminnelig kunngjøring for anskaffelser etter del III.

En forhåndskunngjøring etter forskriftens del III må

  • Inneholde en presis beskrivelse av hvilke ytelser kontrakten omfatter
  • Angi at kontrakten vil bli tildelt uten annen kunngjøring av konkurransen, og må derfor informere om at interesserte leverandører inviteres til å melde sin interesse
  • Angi frist for når interesserte leverandører må melde sin interesse
  • Sendes til publisering tidligst 12 måneder og senest 35 dager før den dagen du inviterer leverandørene til å bekrefte sin interesse

Forskriften del II gir mer fleksibilitet i anskaffelsesprosessen. Det settes ingen begrensninger hvem som kan anvende forhåndskunngjøring, eller når kunngjøringen kan brukes.  Det betyr at både statlige og ikke statlige virksomheter kan benytte forhåndskunngjøring.

En forhåndskunngjøring etter forskriftens del II må angi

  • hvilke ytelser som skal anskaffes
  • at kontraktene vil bli inngått uten annen kunngjøring av konkurransen
  • at interesserte leverandører inviteres til å melde sin interesse
  • frist for når interesserte leverandører må melde sin interesse

Kunngjøring av kjøperprofil

Du kan også opprette en kjøperprofil på internettsiden til virksomheten din. Kjøperprofilen kan innholde opplysninger om kommende anskaffelser, pågående konkurranser, inngåtte kontrakter og avlyste konkurranser, jfr FOA § 21-4.

Dersom du  bruker kjøperprofilen til å publisere opplysninger om kommende anskaffelser, dvs som en "veiledende kunngjøring", så må du publisere på TED at du har opprettet en kjøperprofil på internettsiden din. Du må ikke publiseres denne veiledende kunngjøringen på kjøperprofilen din før den dagen du kunngjør på TED at du har opprettet en kjøperprofil. Begrunnelsen for dette er at alle leverandørene skal få lik mulighet til å vite om planlagte anskaffelser og Doffin og TED er den databasen som når flest leverandører.

Det er ingen tilsvarende bestemmelser for anskaffelser etter forskriftens del I og II, men det kan være hensiktsmessig å publisere også slike anskaffelser som en kjøperprofil på internettsiden. Det må imidlertid gjelde tilsvarende regler som for del III i forskriften; en slik publisering av kjøperprofilen må ikke gjøres før den dagen bruken av kjøperprofilen sendes til Doffin for del II anskaffelser.

Intensjonskunngjøring

Der du mener det foreligger hjemmel for å ikke kunngjøre, dvs en såkalt "direkte anskaffelse", kan du før du inngår kontrakt publisere en intensjonskunngjøring for å informere markedet at du har til hensikt å inngå en kontrakt, jf. FOA § 8-18 (del II) og FOA § 21-5 (del III). 

Intensjonskunngjøringer er anvendelig der du mener 

  • anskaffelsen ligger utenfor anskaffelsesregelverkets virkeområde, eller
  • hvor kontrakten er unntatt regelverket etter FOA § 5-2 (del II) eller
  • hvor vilkårene for konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring i FOA § 13-3, feks der du allerede har kunngjort en anskaffelse og det ikke kom inn tilbud eller alle tilbudene som kom inn var uakseptable,eller 
  • anskaffelse uten konkurranse i FOA § 13-4 er oppfylt (del III), eks der ytelsen kun kan leveres av en person fordi det er et unikt kunstnerisk verk.

I intensjonskunngjøringen må du oppgi hvem kontrakten vil bli inngått med. Reglene om karensperiode gjelder også for intensjonskunngjøring, og du må avvente minimum 10 dager før du kan inngå kontrakten. KOFA har slått fast at du må foreta en faglig forsvarlig vurdering for å anvende en intensjonskunngjøring. Dersom det ikke kommer innsigelser mot kontraktsinngåelsen, kan du lovlig inngå kontrakten med leverandøren.

Det har store rettslige konsekvenser om en intensjonskunngjøring er foretatt eller ikke. Har du publisert en intensjonskunngjøring etter en forsvarlig vurdering, kan ikke den senere påviste ulovlige direkteanskaffelsen rammes av sanksjonene avkortning eller overtredelsesgebyr etter LOA § 12 og LOA § 14 eller kjennes uten virkning etter LOA § 13. Dette gjelder kun hvis du tidligst har inngått kontrakten etter utløpet av karensperioden på 10 dager regnet fra dagen etter datoen for kunngjøringen, og at det foreligger en forsvarlig vurdering.

Bruk av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)

Et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) vil gjøre det mulig å gjennomføre hele eller deler av konkurransegjennomføringen digitalt. Du lager da kunngjøringen i ditt KGV, som sender kunngjøringen videre for publisering i Doffin.

Et standard KGV har dynamiske maler for de vanligste aktivitetene, og du kan i tillegg legge inn egne maler og integrere det opp mot eget sak- og arkivsystem. KGV vil sikre effektivitet, og at lovens minimumskrav til elektronisk kommunikasjon og elektronisk tilgjengelig konkurransegrunnlag blir ivaretatt.

Les mer om KGV og andre fagsystemer for elektronisk handel.

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*