ESPD - europeisk egenerklæringsskjema

Regeverk og framgangsmåte for å fylle ut det europeiske egenerklæringskjemaet. Veiledning for både oppdragsgivere og leverandører.

Publisert: 04. sep 2018, Sist endret: 02. nov 2018

Felles europeisk egenerklæringsskjema (ESPD) skal benyttes i alle anskaffelser som følger anskaffelsesforskriftens del III og forsyningsforskriften del II. Skjemaet må fylles ut elektronisk.

Footer inn her

ESPD skal fylles ut av både oppdragsgiver og leverandør 

Oppdragsgiveren plikter å fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet (ESPD-forespørsel) for anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Forespørselen skal gjøres tilgjenglig på XML-format sammen med kunngjøringen av konkurransen eller invitasjonen til å bekrefte interesse.

Leverandører som vil delta i konkurransen skal levere ESPD egenerklæringsskjema som foreløpig dokumentasjon på at de oppfyller følgende krav:

  • Kvalifikasjonskravene

  • Utvelgelseskriteriene i en konkurranse hvor det er satt grense for antall deltakere

  • At de ikke er i en situasjon som medfører at de kan eller skal avvises

Dersom en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, skal virksomhtene levere separate egenerklæringer.

Dersom flere leverandører deltar i konkurransen i fellesskap, skal de deltakende leverandørene levere separate egenerklæringer.

 

Hva er ESPD

Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) er et midlertidig bevis for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Kravene fylles først ut av oppdragsgiver, og denne ESPD-forespørselen følger anskaffelsesdokumentene.

Leverandøren legger inn sine svar med utgangspunkt i de kravene oppdragsgiver har stilt, og sender det utfylte skjemaet (ESPDen) til oppdragsgiver sammen med tilbudet eller forespørselen om å delta i konkurranse.

 Flytskjema ESPD

Norsk standardformular for det europeiske egenerklæringsskjemaet

Egenerklæringsskjemaet har de samme feltene med samme innhold i hele EØS-området. Nærings- og fiskeridepartmentet har laget det norske standardformularet. utdypende informasjon om ESPD finner du i Nærings- og fiskeridepartementets veileder for ESPD.

Se Pdf som viser hvordan ESPD-skjemaet ser ut. NB! Pdf-en skal ikke brukes til utfylling. Oversettelsen er oppdatert per 16.2.2017.

Hvordan du som oppdragsgiver lager og mottar en elektronisk ESPD

Det er nødvendig med en tjeneste/verktøy for å kunne lage og motta ESPD elektronisk. De fleste standard KGV-løsninger har fra 2017 kunnet tilby integrert funksjonalitet for ESPD slik at alt arbeid gjøres av deg som oppdragsgiver inne i din egen KGV-løsning.

Difis veiledningspakke for anskaffelse av standard KGV har definert krav om integrert KGV-funksjonalitet.
Referansekatalogen med obligatoriske krav til EHF ESPD

Hvordan du som leverandør besvarer en ESPD forespørsel

Det er nødvendig med en tjeneste/verktøy for å kunne lese og besvare den elektroniske ESPD-forespørselen fra oppdragsgiver. Har du anskaffet deg en innleveringsløsning som har integrert funksjonalitet for ESPD, vil du kunne besvare forespørselen i eget system.

Dersom du ikke har tilgang til slik funksjonalitet i egen løsning, kan du bruke den europeiske ESPD-tjenesten (denne er gratis å bruke). Du må da laste opp forespørselen fra oppdragsgiver i tjenesten, fylle den ut og generere et ferdig utfylt skjema på en fil som du laster ned, lagrer og legger ved tilbudet ditt. Se figuren under.

Flytskjema europeisk ESPD-tjeneste

Regler for dokumentasjon

Leverandøren trenger ikke legge frem dokumentasjon som oppdragsgiveren har mulighet til å fremskaffe fra offisielle registre, eller som oppdragsgiveren allerede har på grunn av tidligere kontraktforhold. Oppdragsgiveren trenger ikke etterspørre denne dokumentasjonen fra de øvrige leverandørene.

Dokumentasjon underveis i anskaffelsesprosessen

Oppdragsgiveren kan på ethvert tidspunkt i anskaffelsesprosessen be leverandørene om å levere den dokumentasjon som er nødvendig for en korrekt gjennomføring av prosessen. 

Oppdatert informasjon før tildeling av kontrakt

Før oppdragsgiveren tildeler kontrakten, skal den leverandøren som oppdragsgiveren vil tildele kontrakt, legge frem oppdatert dokumentasjon for de forholdene han tidligere bare har lagt frem egenerklæring om.

Prekvalifisering og dokumentasjon

Dokumentasjon vil særlig være aktuelt i anskaffelsesprosesser hvor det gjennomføres en prekvalifisering.

Hensikten med en prekvalifisering er å velge ut kvalifiserte leverandører, og da vil man gjerne ha behov for å kontrollere kvalifikasjonene. Kontrollbehovet gjelder særlig dokumentasjon som ikke utstedes av offentlige myndigheter eller uavhengige tredjeparter.

Eksempler på slik annen dokumentasjon kan være diverse redegjørelser og beskrivelser fra leverandøren om dennes tekniske og faglige kvalifikasjoner. Ved denne typen dokumentasjon må oppdragsgiveren gjerne gjøre en subjektiv vurdering av om leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene, og det kan være vanskelig på bakgrunn av en egenerklæring.

Dette vil særlig være utfordrende i begrensede konkurranser, hvor det settes en grense for antall leverandører som blir invitert til å levere tilbud. Utvelgelsen vil ofte være basert på hvilke leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene best.

 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*