ESPD - europeisk egenerklæringsskjema

Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) er et midlertidig bevis for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner på grunn av forhold ved leverandøren.

Publisert: 04. sep 2018, Sist endret: 13. Mai 2019

Det europeiske egenerklæringsskjema (ESPD) skal benyttes i alle anskaffelser som følger anskaffelsesforskriftens del III og forsyningsforskriften del II. Skjemaet må fylles ut elektronisk, ikke papir.

Merk at EU-kommisjonens ESPD-tjeneste ble lagt ned 1.5.2019. KGV-verktøy i det norske markedet har funksjonalitet for å lage og fylle ut en ESPD, både for oppdragsgiver og levererandør.

Footer inn her

ESPD skal fylles ut av både oppdragsgiver og leverandør 

Oppdragsgiveren plikter å fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet (ESPD-forespørsel) for anskaffelser over EØS-terskelverdiene.

Forespørselen skal gjøres tilgjenglig for leverandører på elektronisk format (XML) sammen med kunngjøringen av konkurransen eller invitasjonen til å bekrefte interesse. Selve ESPD-"skjemaet" kan opprettes og fylles ut via et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

Leverandører som vil delta i konkurransen skal levere ESPD egenerklæringsskjema som foreløpig dokumentasjon på at de oppfyller følgende krav:

  • Kvalifikasjonskravene

  • At de ikke er i en situasjon som medfører at de kan eller skal avvises på grunn av forhold ved leverandøren

  • Eventuelle utvelgelseskriterier

Dersom en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, er denne ansvarlig for at det blir levert ESPD-erklæring med skjemaets del II, del III og de relvante kvalifikasjonskravene i del IV for de leverandørene han støtter seg på.

Dersom flere leverandører deltar i konkurransen i fellesskap, skal de deltakende leverandørene levere hver sin komplette ESPD-egenerklæring.

Hva er ESPD

Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) er et midlertidig bevis for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Kravene fylles først ut av oppdragsgiver, og denne ESPD-forespørselen følger anskaffelsesdokumentene. ESPD er en forkortelse for European Single Procurement Document.

Leverandøren legger inn sine svar med utgangspunkt i de kravene oppdragsgiver har stilt, og leverer det utfylte skjemaet (ESPDen) til oppdragsgiver sammen med tilbudet eller forespørselen om å delta i konkurranse.

 Flytskjema ESPD

Norsk standardformular for det europeiske egenerklæringsskjemaet

Egenerklæringsskjemaet har de samme feltene med samme innhold i hele EØS-området, og det er Nærings- og fiskeridepartmentet som har laget det norske standardformularet. Utdypende informasjon om ESPD og hvordan du skal fylle ut en ESPD finner du i Nærings- og fiskeridepartementets veileder for ESPD.

Se PDF som viser spørsmålene i ESPD-skjemaet. NB! PDF-en skal ikke brukes til utfylling, den er kun en visning. Oversettelsen er oppdatert per 16.2.2017.

Hvordan du som oppdragsgiver lager og mottar en elektronisk ESPD

Det er nødvendig med et verktøy for å kunne opprette og fylle ut ESPD elektronisk. De mest brukte KGV-løsningene i det norske markedet tilbyr integrert funksjonalitet for ESPD, slik at alt arbeid gjøres av deg som oppdragsgiver inne i din egen KGV-løsning.

Difis veiledningspakke for anskaffelse av standard KGV foreslår integrert KGV-funksjonalitet som et "må-krav".
Referansekatalogen med obligatoriske krav til EHF ESPD

Hvordan du som leverandør besvarer en ESPD forespørsel

Det er nødvendig med en tjeneste/verktøy for å kunne lese og besvare den elektroniske ESPD-forespørselen fra oppdragsgiver. Har du anskaffet deg en innleveringsløsning som har integrert funksjonalitet for ESPD, vil du kunne besvare forespørselen i eget system.

De fleste leverandører har idag ikke en egen løsning for innlevering av tilbud, og har frem til nå enten fylt ut ESPD-erklæringen i oppdragsgivers KGV eller brukt den europeiske ESPD-tjenesten.

Den europeiske ESPD-tjenesten ble lagt ned 1.5.2019. Leverandører må etter denne datoen besvare ESPD-forespørselen i oppdragsgivers KGV. I de fleste KGV-løsninger fyller leverandør ut ESPD samme sted som han leverer tilbudet sitt.

Regler for dokumentasjon

Leverandøren trenger ikke legge frem dokumentasjon som oppdragsgiveren har mulighet til å fremskaffe fra offisielle registre, eller som oppdragsgiveren allerede har på grunn av tidligere kontraktforhold. Oppdragsgiveren trenger ikke etterspørre denne dokumentasjonen fra de øvrige leverandørene.

Dokumentasjon underveis i anskaffelsesprosessen

Oppdragsgiveren kan på ethvert tidspunkt i anskaffelsesprosessen be leverandørene om å levere den dokumentasjon som er nødvendig for en korrekt gjennomføring av prosessen. 

Oppdatert informasjon før tildeling av kontrakt

Før oppdragsgiveren tildeler kontrakten, skal den leverandøren som oppdragsgiveren vil tildele kontrakt, legge frem oppdatert dokumentasjon for de forholdene han tidligere bare har lagt frem egenerklæring om.

Prekvalifisering og dokumentasjon

Dokumentasjon vil særlig være aktuelt i anskaffelsesprosesser hvor det gjennomføres en prekvalifisering.

Hensikten med en prekvalifisering er å velge ut kvalifiserte leverandører, og da vil man gjerne ha behov for å kontrollere kvalifikasjonene. Kontrollbehovet gjelder særlig dokumentasjon som ikke utstedes av offentlige myndigheter eller uavhengige tredjeparter.

Eksempler på slik annen dokumentasjon kan være diverse redegjørelser og beskrivelser fra leverandøren om dennes tekniske og faglige kvalifikasjoner. Ved denne typen dokumentasjon må oppdragsgiveren gjerne gjøre en subjektiv vurdering av om leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene, og det kan være vanskelig på bakgrunn av en egenerklæring.

Dette vil særlig være utfordrende i begrensede konkurranser, hvor det settes en grense for antall leverandører som blir invitert til å levere tilbud. Utvelgelsen vil ofte være basert på hvilke leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene best.

Ofte stilte spørsmål om anskaffelser

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre