Kontraktsoppfølging i byggefasen

Korleis handtere problem og uregelmessige ting som oppstår under kontraktsperioden, og ha gode rapporterings- og kontrollrutinar.

Publisert: 18. okt 2019, Sist endra: 11. nov 2019

I byggeperioden er oppfølging av entreprenøren sine leveransar avgjerande for å oppdage avvik og få rask retting av eventuelle feil og manglar.

Kontrollrutinar er viktige for å sikre at du får det du har betalt for og for å sjå til at leverandøren oppfyller sin del av kontrakten.

Utføring

    Kontroll av utføring

    Ofte peiker byggherren ut ein eller fleire byggeleiarar som skal følge opp arbeidet i byggeperioden. Det er viktig at byggeleiar har gode rutinar for oppfølging og -verktøy slik at alle kontraktkrav kan oppfyllast.

    Eksempler på gode verktøy for byggeleiarar er:

    • Kontrollplan og sjekklister for utføringskontrollar og prestasjonsmålingar.
    • Møteplan og fast møteagenda for byggemøter og status-/samhandlingsmøter.
    • Rapporteringsrutinar for produksjonskalkylar, økonomi, framdrift og endringar.

    Endringsarbeid

    Det vil normalt vere behov for større eller mindre endringar gjennom byggeperioden. Det er viktig at du som byggherre følgjer opp endringsordrane frå entreprenøren.

    Du må etablere rutinar for loggføring av varsel om endringar og endringsmeldingar. Standardkontraktane har lagd eit regime for endringsvarsling som skal følgjast. Ikkje alle endringar har økonomiske konsekvensar, men det er likevel viktig at endringsmelding blir sendt. På denne måten sikrar du deg kontroll over prosjektet.

    Spesielle oppfølgingspunkt

    Utskifting av personell

    I nokre tilfelle ønskjer leverandøren å skifte ut personell i løpet av kontraktperioden. Oppdragsgjevar må få skriftleg melding om dette. Det er viktig at oppdragsgjevar kontrollerer kompetansen til ein ny person opp mot kva som krevst i det enkelte prosjektet, og om timesatsen er tilpassa kompetansenivået.

    Oppfølging av verdien på kontrakten og fakturering

    Oppdragsgjevar bør ha internkontrollrutinar for mottak av faktura. Det er viktig å kontrollere at leverandøren fakturerer i høve til kontrakten.

    I prosjekt med fastpris vil det vere relativt enkelt å følgje opp faktureringa. Du bør uansett be om å få tilsendt spesifisert faktura, ikkje berre totalsum.

    For andre arbeid er det viktig å kontrollere at leverandøren har brukt avtalte einingsprisar, under dette timeprisar og stykkprisar. Vidare må det kontrollerast at fakturaen er i samsvar med det som er avtalt og levert.

    For rammeavtalar og løpande kontraktar må det etablerast rutinar for kontroll på kor mykje som samla sett er fakturert og betalt under avtalen. Sjølv om estimert verdi i kunngjeringa ikkje er bindande for oppdragsgjevar, skal du ikkje gå vesentleg utover dei opplyste verdiane. Dette er både av omsyn til rettsvissa, og overskriding av terskelverdiar.

    Oppfølging av seriøsitetskrav

    I anskaffingar med risiko for brot på løns- og arbeidsvilkår vil det vere nødvendig med ei meir omfattande oppfølging av kontakta. Forskrift om løns- og arbeidsvilkår i offentlege kontraktar pålegg offentlege oppdragsgjevarar å gjennomføre nødvendig kontroll av at det ikkje førekjem brot på løns- og arbeidsvilkår ved kjøp av tenester og bygg- og anleggskontraktar. Sjå DIFI sin rettleiar om løns- og arbeidsvilkår i offentlege kontraktar.

    Etablere rutinar for å sikre internkontroll av HMS-kort på byggeplassen.

    Etisk forsvarleg produksjon

    Dersom det blir stilt krav til ein etisk forsvarleg produksjon av varer skal desse følgjast opp, og verksemda må ha rutinar som beskriv korleis dykk skal følgje opp dei etiske krava. Oppfølginga og kva for nokre kontrolltiltak som skal iverksettast vil vere avhengig av risikoen for brot på etiske krav, verdi og lengde på avtala, samt ressursane i verksemda.

     Konfliktløysing

    Konfliktløysing generelt

    Nokre gongar oppstår det konfliktar i eit prosjekt. Då er det nødvendig å prøva å løyse desse så raskt som mogleg. Det finst ei rekke ulike mekanismar for tvisteløysing. Fleire av desse er beskrivne i NS-standardane. Dette er kontraktuelle mekanismar som beskriv korleis partane skal løyse usemje i prosjekta.

    Det er i hovudsak to typar konfliktløysing: Enten partane direkte gjennom forhandlingar åleine eller ved hjelp av ein tredjepart, eller ved at andre enn prosjektpartane tek ei avgjerd.

    Nokre generelle prinsipp for konfliktløysing

    • Det må vere genuin vilje til forhandling – Forhandling handlar om å gi og ta 
    • Når konflikten først finn stad bør den løysast så tidleg som mogleg 
    • Gode førebuingar gir effektiv konfliktløysing – Gir klarheit i kva konflikten er samansett av før ei felles konfliktløysing startar 

    Sjå meir om mekanismar for konfliktløysing i professor Lasse Simonsens foredrag på Norsk kommunalteknisk forbund (NKF) og Entreprenørforeningen eiendom bygg og anleggs (EBA) konferanse om konfliktløsning her (start 1 time 1 min ut i videoen. 48 minutter lang)

    Dei viktigaste formane for konfliktløysing før rettssak

    Forhandlinger

    NS8401 pkt 18.1, NS8405 pkt 43.1, NS8406 pkt 31.1, NS8407 pkt 50.1. 

    Oppmann

    Regulert i NS8101 pkt 18.2 og 3, NS8405 pkt 43.2, NS8407 pkt 50.3. Nøytral tredjepart som enten kjem inn og meklar mellom partane, eller som kjem inn og tek ei avgjering som partane held seg til. Kvar av partane kan fram til overtaking krevje å få ein tvist avgjort av ein oppmann. Ei prosedyre som ofte er brukt er at partane blir einige om ein oppmann; kvar av partane kjem med sine innlegg og tilsvar, før oppmannen presenterer avgjerda si innan 14 dagar etter møter med partane. Avgjeringa er rettleiande, men partane skal innan ein månad melde frå om dei aksepterer avgjerda, eller vil prøve den for domstol eller skilsdom innan seks månader.  

    I tillegg kan oppmenn komme med midlertidig bindande avgjeringar etter NS8405 pkt 26.2, NS8407 pkt 50.3.2 på ueinighet om endringar eller forhold som byggherren svarar for, såkalt midlertidig tvisteløysing. Denne avgjerda kan bli omgjort ved seinare domstol- eller behandling av skilsdom. Viss partane er einige om det kan oppmann avgjere omfang på vederlag i tillegg til sjølve konfliktspørsmålet.  

    Mekling

    Finst i ulike variantar. Utgangspunktet er at mekling alltid er frivillig for partane. Prosjektintegrert mekling (PRIME) eller konfliktløysingsråd (KLR) er regulert i NS8407 pkt. 50.2. Partane bestemmer sjølv korleis dei ønsker å legge opp meklinga (pkt. 50.2.5). Som det framgår av pkt. 50.2.6 skal kostnadane ved arbeidet til utvalget delast mellom partane. Ad-hoc mekling er ikkje regulert i NS-standardane, men blir i nokre tilfelle brukt med referanse til reglane i tvistemålslova kapittel 7. Advokatforeningen har også lagd retningslinjer. Ei tydeleg skissert løysing er viktig.

    Dei viktigaste formane for konfliktløysing ved, eller i førebuing til rettssak

    Rettsmekling

    Førebuande dommar, ein person fra domstolen sitt faste utvalg av meklarar, eller ein annan viss partane er einig om dette. Dette kan gjerne vere ein advokat. Det finst ingen særskilte saksbehandlingsreglar, meklar bestemmer dette saman med kontraktspartane. 

    Skilsdom

    Regulert i NS8405. NS8405 legg opp til at tvistar som handlar om mindre enn 100G i omtvista beløp skal behandlast i domstolane, medan beløp større enn dette skal avgjerast ved skilsdom. Det blir skilt mellom Ad-hoc skilsdom og institusjonell skilsdom. Juridisk kyndige kan berre oppnevnast viss begge partar er einige om dette. 

    Sluttresultat: Avslutta byggeperiode

    Etter byggeperioden er dei fysiske arbeidene ferdigstilte. Behov for endringar eller tilleggsarbeid kan i mellomtida bli dekka som del av prøvedrift, eller i garanti- og reklamasjonsperioden.  

    Typiske leveransar

    • "Som bygd"-dokumentasjon - spesifikasjon av bygd løysing
    • Leveranse av fysisk utføring og dokumentasjon. Prestasjonsmålingar
    • Søknad om ferdigattest
    • Ved behov: Kontrahere produksjons- og leveranseteamet i tilfelle utføringentreprise. Kontraktsoppfølging.
    • Produksjonskalkylar
    • Ferdigstilling av FDV-dokumentasjon

    Huskeliste

    • Hold oppstartsmøte med entreprenør. Avtal konkrete måle- og rapporteringstidspunkt eller milepelar for heile prosjektperioden allereie ved oppstart.
    • Ha faste møte med leverandør. Eventuelt per telefon for å sjekke status. Skriv referat, sjølv om det berre er telefonsamtalar
    • Ha ein fast mal for leverandøren si rapportering undervegs.
    • Etablere ei sjekkliste for kontroll av levert materiale i forhold til spesifikasjon. Forme om avtalen sine krav til sjekkpunkt
    • Ha eit godt system for å avklare og dokumentere avklaringar både som ikkje får noko å seie for avtalen og som får noko å seie for avtalen.
    • Sikre at rollene overfor bygningsmyndigheiter og forskrifter blir fulgt opp, herunder innsending av søknadar om igangsetting.
    • Følg opp kontrollarbeid. Om nødvendig: Sikre tredjepart sine kontrollar av levert materiale
    • Følg opp endringsarbeid.
    • Følg opp krav til ID-kort/ HMS-kort på byggeplassen. Dette vil redusere faren for sosial dumping.
    • God dokumentasjon av all kontraktsoppfølging gjev erfaringsgrunnlag for seinare innkjøp.

     

    Hjelp oss å bli bedre

    Fant du det du lette etter?

    Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

    Hjelp oss å bli bedre
    *